Rapport fra tilsyn med Bergen kommune, Nav Laksevåg sosialtjeneste

Transkript

1 Saksbehandler, innvalgstelefon Hilde Ordemann, Vår dato Deres dato Vår referanse 2014/ Deres referanse Rapport fra tilsyn med Bergen kommune, Nav Laksevåg sosialtjeneste Adressen til virksomheten: Postboks 7700, 5020 Bergen Tidsrom for tilsynet: 22. og 24. oktober 2014 Kontaktperson i virksomheten: Leiv Tungesvik Sammendrag Tema for tilsynet var behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. Vi undersøkte om kommunen sørger for at søknader om økonomisk stønad fra forsørgere blir behandlet i samsvar med krav i lov og forskrift. Vi hadde et særlig fokus på situasjonen for barna i forbindelse med kartlegging. Videre så vi på om det ble gjort tilstrekkelige individuelle vurderinger i sakene slik at vurderinger er forsvarlige, også her med særlig vekt på situasjonen til barna. Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtjenesteloven 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte, kommunen si ledelse fulgte med på at de oppgaver som er pålagt etter loven blir gjennomført. Bergen, 17. november 2014 Hilde Ordemann Revisjonsleder Øystein B Jacobsen Revisor Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Postboks 7310, 5020 Bergen Telefaks: Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett:

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. Vurdering av styringssystemet Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet... 5

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Nav Laksevåg sosialtjeneste 22. og 24. oktober Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland gjennomfører dette året. Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tjenester hjemmel i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten Etat for sosiale tjenester er del av Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing. Bergen kommune og Nav Hordaland har på overordnet nivå avtale om drift av åtte Nav-kontor i Bergen og har i den forbindelse inngått en partnerskapsavtale. Nav Laksevåg sosialtjeneste er resultatenhet i etat for sosiale tjenester og et av de åtte kommunale Nav-kontorene. Nav Laksevåg sosialtjeneste har om lag 70 ansatte og er inndelt i syv avdelinger. Søknader om økonomisk stønad blir behandlet i fire av avdelingene, to tiltaksavdelinger og to omsorgsavdelinger. Søknader om stønad fra personer med forsørgeransvar blir hovedsakelig behandlet i de to tiltaksavdelingene. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Melding om tilsyn ble sendt 2. september Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble holdt 22. oktober. Under tilsynet ble syv personer intervjuet. Sluttmøte ble holdt 24. oktober. 4. Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtjenesteloven 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Vi undersøkte om kommunen gjennom sin

4 styring sørger for at søknader om økonomisk stønad fra forsørgere blir behandlet i samsvar med krav i lov og forskrift. Vi undersøkte på denne bakgrunn om kartleggingen av sakene var tilstrekkelig. Vi hadde et særlig fokus på situasjonen for barna i forbindelse med kartleggingen. Videre så vi på om det ble gjort tilstrekkelige individuelle vurderinger i sakene slik at vurderinger er forsvarlige, også her med særlig vekt på situasjonen til barna. 5. Funn Det ble ikke funnet grunnlag for avvik under tilsynet. 6. Vurdering av styringssystemet Ansvarsforhold som gjelder tema for tilsynet, opplæring av ansatte og vedlikehold av faglig kompetanse, innføring, oppfølging og evaluering av praksis er avklart og kjent. Det blir lagt vekt på å kartlegge søkere, og barn er i forbindelse med kartleggingen tema i et bredt perspektiv. Det er felles praksis, og skriftlige rutiner er implementert og i samsvar med praksis. Ledere er tilgjengelige, og det er lagt til rette for faglige drøftelser av enkeltsaker. Bergen kommune har i rutine for kartlegging av saker bestemt at det som et ledd i styringen skal gjennomføres stikkprøvekontroll av sakstypen tilsynet omhandler. Gjennom slik kontroll er det avdekket mangler som nå blir fulgt opp av ledelsen ved Nav Laksevåg sosialtjeneste. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av nr. 131 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen Forvaltningsloven av Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet: Organisasjonskart Oversikt over personer med ansvar innenfor tema for tilsynet Stillingsoversikt Nav Laksevåg sosialtjeneste Avtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland Partnerskapsavtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland Beskrivelse av tiltaks- og omsorgsgruppene Delegasjonsskriv for delagasjon av fagfullmakter fra Etatssjef til resultatsenhetsledere Rutiner og retningslinjer innenfor tema for tilsynet: Opplæringsplan for Nav Laksevåg sosialtjeneste Kompetanseplan for Nav Laksevåg sosialtjeneste Kompetanseoversikt Opplærings- og kompetanseaktiviteter Nav Laksevåg sosialtjeneste Kompetanseutvikling Nav Laksevåg sosialtjeneste 2013/-14 Sjekkliste nyansatte Kompetansekartlegging Nav Laksevåg sosialtjeneste Dokumentasjon som ble gjennomgått: Elektronisk versjon av internkontroll håndbok

5 Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Hordaland: E-post fra Nav Laksevåg sosialtjeneste med navn på kontaktperson E-post fra fylkesmannen med program for tilsynet 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Lovise Justad Saksbehandler X X X Hilde B Nielsen Avdelingsleder X X X Anna Elina Søderlund Saksbehandler X X X Janne Grete Stigedal Avdelingsleder X X X Ann Helen Hauge Saksbehandler X X X Elisabeth Aae saksbehandler X X X Leiv Tungesvik Sosialsjef X X X Jostein Hestnes Etatssjef X X X Hege Sletteland Saksbehandler X Kari Bauge Saksbehandler X Cecilie Kirø Saksbehandler X Anita Normann Saksbehandler X Tone Duesund Saksbehandler X Ragnhild Dalsbø Saksbehandler X Kathrine Nesse Saksbehandler X X Anniken Kringslåk Saksbehandler X X Ragnhild Olsen Saksbehandler X Berit Fjugstad Rådgiver X Linda Holth Saksbehandler X X Jeanette Steinholm Saksbehandler X Bodil Sigdestad Saksbehandler X Ane E Markestad Saksbehandler X Trond E Sæther Miljøarbeider X Beathe Renland Saksbehandler X Trine G Hjelle Saksbehandler X Merethe Høyland Saksbehandler X X Elisabeth Helle Saksbehandler X X

6 Nina Skotnes saksbehandler X X Hilde Anne Dahlberg Saksbehandler X X Cecilie Hansen Saksbehandler X X Jeanette Rinnan Saksbehandler X Elin Hollevik Avdelingsleder X X Tone Herstad Avdelingsleder X X Eli Marie Soltvedt Saksbehandler X X Birthe Dahlberg Saksbehandler X X Mari Tyborg Saksbehandler X X Jorunn Eidesen Saksbehandler X Ingvild Gjervik Saksbehandler X X Silje Hildrestrand Saksbehandler X X Nermina Kovac Saksbehandler X X Marte Aune Ottesen Saksbehandler X X Camilla Fortun Saksbehandler X X Janicke Kilian Saksbehandler X X Ole Fjæra Student i praksis X Charlotte Herbertson Saksbehandler X X Fra Fylkesmannen deltok: Sigrid Tro, Øystein B. Jacobsen og Hilde Ordemann, med sistnevnte som revisjonsleder.