Forvaltningsrevisjon BKR. Oppfølging av forvaltningsprosjektet «Internkontroll innen pleie- og omsorgstjenesten» fra januar 2015

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon BKR Oppfølging av forvaltningsprosjektet «Internkontroll innen pleie- og omsorgstjenesten» fra januar

2 Innhold Bestillingen fra kontrollutvalget Formål og problemstilling Gjennomføring revisjon - informasjon Svar på anbefalingene fra BKR

3 Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget bestilte i møte 6. desember 2016 en prosjektplan for oppfølging av revisjonen i Ikke oppfølgingsundersøkelse, men en helt ny revisjon med de samme problemstillinger og mot de samme omsorgsdistriktene

4 Formål og problemstilling Prosjektets formål er å vurdere i hvilken grad rådmannen har fulgt opp revisjonens anbefalinger. Prosjektet har følgende tilleggsproblemstillinger: Er det etablert velfungerende rutiner som er tilpasset lokale risikoforhold? I hvilken grad bidrar uønskede hendelser til læring? I hvilken grad har administrasjonen vurdert om iverksatte tiltak har ønsket effekt? Problemstillingene kan bli noe endret, justert eller supplert underveis. Dette vil gjøres i dialog med kontrollutvalget

5 Gjennomføring: Oppfølging av forvaltningsrevisjon Oppstartsmøte ble gjennomført 10.okt.17 med BKR Holdt en presentasjon for å si noe om hva som er gjort siden revisjonen ut fra anbefalingene gitt i rapporten Relevant dokumentasjon er oversendt per 17.okt.17 Gjennomføring av intervjuer i uke 45 og 46 Utkast til rapport skal foreligge ca uke januar 2018 sendes rapport til høring til rådmannen (rådmannens uttalelse vedlegges rapport) Endelig rapport til kontrollutvalget i februar

6 Anbefalinger fra rapport hva er gjort? I hvilken grad har rådmannen fulgt opp revisjonens anbefalinger?

7 Rutiner for internrevisjon på området etableres Interne revisjoner er en viktig del av forbedringsarbeidet Gjennomføres blant annet på legemiddelhåndtering og journaler Jobber med revisjonsplan for 2018 Eksempler på interne revisjoner i HSO er oversendt til BKR Utvikling av helhetlig kvalitets- og styringssystem Felles rutiner for internrevisjon skal etableres Øke kompetansen og økt kvalitet på internrevisjon

8 Det etterstrebes å følge egne godkjente rutiner på området Tydeliggjøring av roller og ansvar gjennom organisering av kvalitetsarbeidet i HSO Kvalitetsledelse Ledelse av kvalitetssikringen Kvalitetssikring Kvalitetskontroll Rådmann RÅDMANN VIRKSOMHET Virksomhetsleder Virksomhetsleder Avdelingsleder Prosjektleder AVDELING Ledere, prosjektledere, ansvarlig for tjenesten Oppgaveansvarlig DRAMMEN Alle ansatte KOMMUNE Alle ansatte Kvalitetsutvalg for ledergruppen i HSO og kommuneoverlegen Kvalitetsråd for lederteamet i virksomheten Kvalitetsforum for alle medarbeiderne per avdeling Melding avvik og uønskede hendelser Komme med forbedringsforslag

9 Det etterstrebes å følge egne godkjente rutiner på området Prosesskartlegging for å gi en helhetsforståelse og synliggjøre dagens praksis tydeliggjøre ansvar og roller hvem skal gjøre hva når? knytte støttedokumentasjon direkte til arbeidsprosessen legge grunnlag for en risikobasert tilnærming til tjenestene vi leverer og hvordan disse kan forbedres Dette bidrar til at det enklere å sikre etterlevelse av rutiner å synliggjøre og identifisere utfordringer og tiltak en mer proaktive tilnærming

10 Under arbeid

11 Enkelte rutiner oppdateres Oppdateringen av rutiner gjøres løpende Forenklingen gjøres i forbindelse med prosesskartleggingen som pågår Mål om å gjøre flest mulig felles for HSO for å sikre at vi leverer like tjenester har bedre etterlevelse har færre og mer presise prosesser og rutiner

12 Internkontrollen tilpasses lokale risikoforhold og det utarbeides rutinebeskrivelse for dette I utviklingen av konsernovergripende kvalitetssystem er det besluttet at Drammen kommune skal kartlegge prosesser og ha en risikobasert tilnærming Det gjennomføres risikovurderinger (ROS) i HSO Etterspørres i rapportering og ledelsens gjennomgang Pågående prosesskartlegging bidrar til å knytte risikovurderingen nærmere til tjenesteleveransen Deltakelse i pilotnettverk i regi av KS for læring Egenkontroll og internkontroll Basert på «Rådmannens internkontroll orden i eget hus»

13 Dokumentasjon på «læring» av uønskede hendelser bedres Utgangspunkt i Demings sirkel i forbedringsarbeidet PUFF (Planlegge, Utføre, Følge opp og Forbedre) er tilnærmingen vi har til forbedring og læring av uønskede hendelser og avvik Eksempel læring av avvik og uønskede hendelser: Registrerte meldinger på legemiddel gitt til feil person i EQS Forslag til tiltak Det skal være bilde av pasient/bruker på legemiddelkort for hjemmebaserte tjenester på dosett. For pasienter på institusjon skal bilde av pasient ligge sammen med medisinene i skuffen i medisintralla (ref Utdeling av legemidler, ID 4236). Det ble sjekket ut om dette var fulgt opp i ledelsens gjennomgang i

14 Interne dokumenterte svakheter følges bedre opp De etablerte arenaen for kvalitetsarbeid benyttes Prosesskartlegging bidrar til å synliggjøre risiko og forbedringsområder Meldinger om forbedringer, avvik og uønskede hendelser Verdifull informasjon i de systematiske forbedringsarbeidet Bidrar til av vi kan sikre etterlevelse av lover og regler, øke kvaliteten på tjenestene og sikre helhetlig styring og riktig utvikling. Bruker- og pårørendeundersøkelse 2016 Undersøkelse for 2017 pågår

15 Det tilstrebes å måle tiltak på bakgrunn av avvik, har ønsket effekt Alle som jobber i HSO er ansvarlige for kvaliteten som gjøres på jobb hver dag, noe som også innebærer melding om forbedringer, avvik og uønskede hendelser For å ivareta læringsperspektivet jobber vi etter forbedringssirkelen PUFF også når det kommer til avviksmeldinger. Fokus i 2017 og 2018 er mer systematikk i forbedringsarbeidet Klager, tilsyn og meldinger til Fylkesmannen løftes inn i kvalitetsutvalg for læring på tvers

16 Ordningen med «Ris og ros skjema» evalueres HSO fortsetter med «Ris og ros» skjemaet Skjemaet er revidert pr september 2017 Meldingen sendes til aktuell virksomhet via meldingssystemet for avvik Drammen kommune ønsker å få tilbakemeldinger direkte fra innbyggerne Egen varslingsside er tilgjengelig på kommunens nettsider Forbedring av innbyggerdialogen er tatt inn i utviklingen av helhetlig kvalitets- og styringssystem