Ekstern evaluering av tjenesteområde 3 Eldre og særlig omsorgstrengende - rapport og plan for oppfølging

Transkript

1 Dato: 16. september 2009 Byrådssak 371/09 Byrådet Ekstern evaluering av tjenesteområde 3 Eldre og særlig omsorgstrengende - rapport og plan for oppfølging NSNY SARK Hva saken gjelder: Bergen kommune har opplevd en betydelig kostnadsvekst innenfor tjenestene til eldre og særlig omsorgstrengende. For å få et bedre grunnlag for vurdering av kostnadsreduserende strategier og tiltak, har byrådet gjennomført en ekstern evaluering av tjenesteområde 3 Eldre og særlig omsorgstrengende. Evalueringen konkluderer med at Bergen kommune har en noe lavere terskel for tildeling av tjenester og at kostnadene for tjenester er noe høyere enn i andre kommuner. Det pekes også på at Bergen kommune har en organisering hvor styringslinjene oppleves uklare. Byrådet vil følge opp anbefalingene i rapporten med sikte på å oppnå mer effektiv drift med bedre styring. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Bystyret har det overordnete ansvar for styring av virksomhetene. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret tar sak om ekstern evaluering av tjenesteområde 3 Eldre og særlig omsorgstrengende til orientering 2. Bystyret slutter seg til byrådets plan for oppfølging av anbefalingene i rapporten. Monica Mæland byrådsleder Christine B. Meyer byråd 1

2 Saksutredning: Bakgrunn Bergen kommune har de senere årene opplevd en betydelig kostnadsvekst innen tjenestene til eldre og særlig omsorgstrengende. Dette har gitt seg utslag i en kraftig vedtaksvekst når det gjelder hjemmesykepleie, brukerstyrt personlig assistent, avlastning og annen hjelp knyttet til enkeltpersoner. Denne vedtaksveksten fører til et utgiftsbilde som ikke er bærekraftig over tid, i forhold til kommunens vedtatte økonomiplan og de økonomiske utsikter når det gjelder årene som kommer. På enkelte områder har kommunen store utfordringer knyttet til krysspresset mellom de faglige utfordringene og økonomistyring på resultatenhetsnivå. I forbindelse med budsjettarbeidet for 2009 vedtok byrådet å foreta en ekstern gjennomgang av Bergen kommunes utgifter til eldreformål og tjenester for særlig omsorgstrengende, sett i sammenheng med andre store byers utgifter til samme formål / annet relevant erfaringsmateriale. Formålet med gjennomgangen var å avklare: Hva økningen i kommunens utgifter til formålet skyldes (særlig siste to år). Hvordan tjenestenivået og tjenesteprofilen er i Bergen i forhold til andre store byer. Hvor effektive er Bergen kommune i utførelsen av disse tjenestene. Hvordan kommunen bør innrette seg for å dempe utgiftsveksten. Fokus for gjennomgangen har vært på hjemmetjenestene til eldre og utviklingshemmede (herunder tjenester i bofellesskap), som er områder der kommunen har store økonomiske utfordringer. Bergen kommune ønsket en ekstern og uavhengig analyse av i hvilken grad kommunen overfor gruppene eldre og særlig omsorgstrengede, herunder utviklingshemmede: a. Utmåler mer eller mindre hjelp enn andre store kommuner (terskler / tjenestenivå / standard). b. Utfører tjenestene mer eller mindre effektivt. I tillegg ønsket en svar på hva den store utgiftsveksten særlig de siste to årene skyldes, og hvordan kommunen bør innrette seg for å dempe denne utgiftsveksten. Bergen kommune ønsket også å få identifisert spesifikke tiltak som bør iverksettes for å oppnå dette, for eksempel knyttet til forhold som tjenesteprofil, tjenestenivå, organisering, ledelse og arbeidsmetodikk. Oppdraget ble lagt ut som et offentlig anbud med innleveringsfrist , og kontrakten for oppdraget ble tildelt Agenda Utredning & Utvikling AS. Rapporten skulle forutsetningsvis danne grunnlag for prioriteringer og beslutninger i forbindelse med byrådets budsjettarbeid for 2010 og økonomiplan for Agenda har levert ulike delrapporter i løpet av oppdragsperioden, og den endelige rapporten ble avlevert 11. juni Rapporten følger saken som trykt vedlegg. 2

3 Hovedfunn Analysen viser at Bergen kommune har høyere utgifter til helse- og omsorgstjenester enn mange andre storbyer. Det pekes særlig på følgende forhold: Det tildeles hjelp til flere brukere enn i andre kommuner (høyere dekningsgrad), men hver enkelt bruker får i gjennomsnitt mindre tjenester. Dette innebærer at Bergen har en lavere terskel for å tildele tjenester enn andre kommuner. Det er store forskjeller i effektivitet mellom virksomhetene. Bergen kommune har svært få omsorgsboliger med heldøgns bemanning sammenlignet med andre storbyer. Sammenlignet med andre bykommuner bruker Bergen mer til utviklingshemmede og fysisk funksjonshemmede over 18 år og mindre til dem under 18 år. Bergen kommune yter botjenester og arbeids- og aktivitetstilbud til flere voksne utviklingshemmede enn andre kommuner. Helse- og omsorgstjenestene i Bergen har en flatere organisasjonsmodell enn andre storbyer, og denne organiseringen kan gi utydelige styringslinjer. Anbefalinger fra Agenda AGENDA Utredning & Utvikling anbefaler byrådet å gjennomføre følgende tiltak for å få kontroll over utgiftene: * Prioritere brukerne med størst behov og informere dem med lavest hjelpebehov om andre tilbud som kan ivareta deres behov. * Vurdere å gjøre organisatoriske endringer som gir klarere styringslinjer. Dette kan for eksempel gjøres ved å opprette et ledersjikt som ivaretar styringen av de enkelte deltjenestene innen helse og omsorg. Disse kan få ansvar for henholdsvis institusjoner, hjemmetjeneste, utviklingshemmede og forvaltningsenhetene. * Arbeide mer systematisk i oppfølgingen av resultatenheter som har lav effektivitet og samle mer kunnskap om enhetene som har høy effektivitet. * Øke satsingen på omsorgsboliger og boliger med service. * Effektivisere driften på dagtid i boliger til utviklingshemmede. Ha mer enhetlig styring av forvaltningsenhetene og sørge for at disse har hovedfokus på økonomistyringen av tjenestene. * Økt bruk av finansieringsmodellen aktivitetsbasert finansiering (ABF) på flere tjenesteområder. 3

4 Oppfølging av anbefalingene Byrådet har iverksatt ulike tiltak for å følge opp rapporten og anbefalingene. Tjenesteområdet eldre og særlig omsorgstrengende har også i 2009 et betydelig merforbruk, og hovedformålet med tiltakene er å få til en mer effektiv drift innenfor sektorens budsjettmessige rammer. Byrådet har valgt å fokusere på effektivisering av drift som første prioritet Det vil også arbeides med å etablere et ambulerende team som kan bistå enheter med særlige utfordringer. Det legges særlig vekt på å redusere vikar- og overtidsbruk og det arbeides med å identifisere og overføre beste praksis på de ulike virksomhetsområdene. I tillegg til økt fokus og skjerpet krav til økonomistyring og resultatrapportering er det igangsatt følgende prosjekter: Gjennomgang av driften i bofellesskap Det skal foretas en mer detaljert gjennomgang av driften i utvalgte bofellesskap med sikte på å bedre effektiviteten. Prosjektet vil ha fokus på følgende forhold som har særlig betydning for en effektiv utnyttelse av personalet. Organisering av personalet (turnus) Brukernes tilstedetid i boligen Ledelsesrutiner (fag, økonomi, personal) Flyten av oppgaver i boligen Brukernes behov Aktivitetsbasert finansiering (ABF) på flere tjenesteområder Aktivitetsbasert finansiering (ABF) er gjennomført for hjemmesykepleietjenesten. Forvaltningsenhetene har ansvar for vurdering av behov og tildeling av tjenester, og de har også fått overført budsjettansvaret. Det planlegges også gjennomføring av ABF på flere tjenesteområder. Det foregår et konkret arbeid med budsjettmodeller på tjenesteområdet for utviklingshemmede. Gjennomgang av natttjenesten Innen hjemmesykepleien vil fokus være på å øke effektiviteten slik at sonene har samme nivå. Det er etablert et prosjekt for gjennomgang av hjemmesykepleiens nattjeneste. I prosjektet vil en kartlegge dagens volum (i antall brukere og årsverk), oppgavetyper, stasjonering, kostnader etc. Ny organisering og dimensjonering av tjenesten skal også vurderes med sikte på mer effektiv ressursbruk. Organiseringsprosjektet Prosjektet skal gjennomgå byrådsavdelingens sentrale organisering innen pleie- og omsorgsfeltet. Det skal utredes en framtidig organisering som bedre ivaretar behovet for styring og kontroll med de utøvende tjenesteledd. Prosjektet skal levere forslag til ny organisasjonsstruktur, dimensjonering og kompetanse. 4

5 Medvirkning fra de ansatte Byrådet har invitert de ansattes organisasjoner til bred deltakelse i prosjekter og forbedringsog effektivitetsarbeidet for øvrig. Omstillingsprosesser er krevende og en konstruktiv medvirkning er nødvendig for å lykkes. 5