HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 NINA MEVOLD KOMMUNALDIREKTØR KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

Transkript

1 HØRING OM BESLUTNINGSPROSESSER I KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL 11. JANUAR 2018 NINA MEVOLD KOMMUNALDIREKTØR KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT

2 Generelle spørsmål - 1 Hva kjennetegner en god prosess? Hva er din formelle rolle i de nevnte prosessene? Hvordan utøver du ideelt sett rollen din best? Hvordan har prosessene vært i praksis?

3 Pågående omstillingsarbeid i BHO Smart omsorg (ca 30 prosjekter) Etatsorganisering med ny struktur som treffer enhetsnivået samarbeid på tvers og brukerorientering Normtidsjustering og påfølgende Tillits- og faglighetsreform Bergen legevakt - virksomhetsoverdragelse En innbygger en journal og e-helse referansekommuneoppdrag fra Direktoratet for e-helse Avgrensning i denne presentasjonen: De to første punktene

4 Bakteppe: Kraftig økning i antall timer hjemmesykepleie per bruker 4

5 Bakteppe: Økning i tjenester til utviklingshemmede 5

6 Bakteppe: Stort overforbruk og streng økonomistyring , ,7-40,3-81,2 3,7 6

7 Bakteppe: Framskrivninger viser økte kostnader Fremtiden Økende behov for helsetjenester, færre hender og strammere budsjett

8 Vedvarende politisk bestilling på Smart omsorg og gevinstrealisering gjennom to byråd Byrådet Smith-Sivertsen Helsebyråd Hilde Onarheim Byrådet Schjelderup Helsebyråd Rebekka Ljosland Helsebyråd Vigdis Gåskjenn Helsebyråd Rebekka Ljosland

9 Fullmakter økonomistyring Bestilling av logistikkanalysene Kommunaldirektørens økonomifullmakter Er videreført fra byrådens fullmakter. Byrådets økonomifullmakter, vedtatt av Bystyret: «Kravet til å holde budsjettrammene skal gå foran kravet til å oppfylle mål- og resultatkravene, dvs. at mål- og resultatkravene må være i samsvar med inntektsrammen, og ikke omvendt.» «Alle deler av administrasjonen plikter å administrere i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme.»

10 Politiske vedtak og plandokumenter Forsvarlige tjenester (lovgrunnlag) Budsjettrammer

11 Hvordan foregår prosessene i byrådsavdelingen fra strategier i «Smart omsorg» til implementering i organisasjonen? (1) Politisk behandling Vedtatt i bystyret, etter innstilling fra Smith-Sivertsen-byrådet Oppstart juni 2015 (tertial ) Lagt fram september 2015 (2016-budsjettet) Omtalt i rapportering årlig til bystyret via komité på vanlig måte Smart omsorg-melding, orientering om logistikkanalyser til bystyret Statusmelding for tjenester til utviklingshemmede, Statusmelding for hjemmebaserte tjenester Muntlige orienteringer i Komite for helse og sosial Byrådens føringer, og oppfølging i løpende dialog med byråden

12 Eksempel1: Smart omsorg- oppstart juni 2015 Tertial (Byrådet Smith Sivertsen) Hjemmetjenester: «Det er et betydelig potensial for mer effektiv drift i denne satsingen. Arbeid med logistikk og tjenestedesign vil kunne effektivisere de hjemmebaserte tjenestene, hvor det er behov for å bruke mindre tid på transport, administrasjon og tilrettelegging.» Tjenester til utviklingshemmede: «Det er dokumentert at Bergen kommune har høye kostnader innenfor tjenester til utviklingshemmede. ( ) Byrådet vil arbeide for å bedre arealutnyttelsen, kombinert med kompetanseutvikling og modernisering av turnusarbeid for å kunne gi bedre og mer effektiv drift (s. 6 forts.). 12

13 Eksempel 2 Smart omsorg- oppstart juni 2015 Tertial (Byrådet Smith Sivertsen) Tjenester til utviklingshemmede: «Byrådet legger vekt på at de kostnadsreduserende tiltakene som er forutsatt i budsjettet for 2015 gjennomføres med minst mulig konsekvenser for brukerne, og godt innenfor forsvarlighetsgrensen. Kostnadsreduksjoner i denne størrelsesorden innebærer færre ansatte, mindre tilstedeværelse i enkelte sammenhenger, noe som av brukere og ansatte vil kunne oppfattes som endret kvalitet. Sammenligning med andre store byer gir likevel en indikasjon på at tjenestenivået i Bergen innenfor disse tjenestene er høyt.» (Smith Sivertsenbyrådet)- tabell på s

14 Eksempel 3 Budsjett 2016 (September 2015) Et gevinstrealiseringsarbeid ( ) tjenestedesign, logistikk ( ) sikring av reell kostnadsreduksjon. Støttekontakttjenesten, bemanningen på bofellesskapene og andre tjenester må derfor gjennomgås med sikte på en reduksjon av dagens aktivitetsnivå. Smart omsorg utgjør byrådets satsing for blant annet å sikre bedre arealutnyttelse, kompetanseutvikling og turnusplanlegging som vil gi bedre og mer effektiv drift. (Side 53) 14

15 Eksempel 4 Finansieringsmodell som ble lagt inn i 2015 (fremstilt i budsjett 2016) og innhenting av overforbruk ÅR Totalt 10 mill 20 mill 20 mill 20 mill Smart omsorgbudsjett Krav til gevinstrealisering Budsjettavvik -81,2 mill -23,7 mill 3,7 mill -44 mill -48 mill -48 mill -48 mill -81,2 mill 15

16 Hvordan foregår prosessene i byrådsavdelingen fra strategier i «Smart omsorg» til implementering i organisasjonen? (2) Idéfangst på prosjekter i tjenestene og byrådsavdelingen. Utredning av prosjektkandidater etter kriterier i Smart omsorg Idékandidater vurderes og evt. anbefales av programmets styringsgruppe Hovedlinjer og prosjekter som gir større konsekvenser forankres hos byråden, og følges opp med denne Sikre driftskompetanse: Bemanning også fra tjenestene, dels ved frikjøp Rapportering i Smart omsorg skjer i styringsgruppen Risiko, fremdrift, evt hindre og gevinstrealisering og økonomi Etter prosjektfase: Ny funksjonalitet legges i etatene, og gevinster hentes ut der ihht politiske krav, og oppdragsnotater til etatene Bergen kommunes prosjektmetodikk og KS sine gevinstrealiseringsverktøy

17

18 Hva er grunnlagskriteriene ved valg av eksterne konsulenter? Hvilke krav blir stilt før engasjement inngås? Sjelden innleid ekstern konsulenthjelp i byrådsavdelingen. Begrunnes i midlertidig kompetansebehov som ikke er vår kjernekompetanse Smart omsorg er et svar på mer langsiktig kompetansebehov som løses ved ordinær midlertidig tilsetting Politisk bestilling spesifikt på logistikk-analyse og tjenestedesign, kompetanseområder som vi ikke hadde i avdelingen. Logistikk: Prosess-støtte med brukerperspektiv i sentrum Tjenestedesign: Kunnskap om å styre prosesser mest mulig effektivt og rasjonelt Tjenestedesign-kompetanse ble det tilsatt i midlertidig i Smart omsorg, og kompetansen benyttes i mange prosjekter Logistikk-kompetanse var det mer avgrenset behov for, og det ble valgt innleie for innhenting av beslutningsdata innen hjemmesykepleie og tjenester for personer med utviklingshemming

19 Hvilke kvalifikasjonskrav stilles til eksterne utredere/konsulenter? Definerte krav til kompetanse: «Betydelig erfaring fra lignende oppdrag innenfor helse og omsorgstjenester». Krav til referanseinnhenting. Bestilt med minst mulig ekstern ressursbruk utover det som var nødvendig for tilstrekkelig og god logistikkfaglig analyse. Vi deltok med kommunal helse- og omsorgsfaglig kompetanse og kapasitet. Stor vekt på erfaring fra tilsvarende oppdrag i kommuner og grundig referansesjekk i andre kommuner Referansesjekk i to kommuner Halden kommune og Råde kommune (virksomhetsleder og rådmannsnivå)

20 Hvordan har de tillitsvalgte blitt tatt med og gitt mulighet til å uttale seg? (1) Eksempel etatsorganisering

21 Hvordan har de tillitsvalgte blitt tatt med og gitt mulighet til å uttale seg? (2) Eksempel etatsorganisering Beslutnings-notat 1 Geografisk inndeling Beslutningsnotat 2 Enheter i etater (unntak for 2 etater) Beslutningsnotat 3 Geografiske enheter TTU Beslutningsnotat 4 Bymfattende barn og familie Drøftet prinsipper før utkast Drøftet etter utkast forelå Drøftet etter utkast forelå Drøftet etter utkast forelå

22 Hvordan har de tillitsvalgte blitt tatt med og gitt mulighet til å uttale seg? (3) Eksempel Smart omsorg Oppstart samlinger i hver etat i 2015 Månedlige faste informasjons- og drøftingsmøter med tillitsvalgte på byrådsavdelingsnivå I snitt 2 drøftingsmøter i måneden i 2017: 19 møter, kommunaldirektør ledet 17 av disse Styringsgruppe: To tillitsvalgte, hovedverneombud-representasjon og ledere (inkl. alle etatsdirektører). Fire årlige møter i Styringsgruppen med grundig status på programmet, og på hvert prosjekt Tema på ledersamlinger og ledermøter Omfattende og oppdaterte nettsider om Smart omsorg-programmet. Alle prosjekter omtalt. Nyhetssaker om prosjektene Månedlige nyhetsbrev fra programkontoret

23 Hvordan blir ansatte involvert (i tillegg til tillitsvalgtrepresentasjon)? Eksempel Smart omsorg Direkte deltakelse i prosjekter for mange medarbeidere i tjenestene Tjenestedesign med workshops med ansatte, brukere og tillitsvalgte Programkontoret har deltatt med innlegg og dialog på fagdager Opplæring i ny funksjonalitet, prosjektmetodikk, gevinstrealisering mm. Kompetansedeling. Omfattende og oppdaterte nettsider om Smart omsorg-programmet alle prosjekter omtalt. Nyhetssider om prosjektene Månedlige nyhetsbrev fra programkontoret

24 Eksempel: «Sammen om riktig innsats for barn og unge»

25 Eksempel: «Digitalisere helse og omsorg»

26 Eksempel: «Modernisere tjenester til utviklingshemmede»

27 Generelle spørsmål - 2 Hvordan ble prosessene politisk, administrativt og faglig behandlet, og i hvilke organer, og hva var dine vurderinger av prosessene da? Var det noe som burde vært gjort annerledes? Ville du gjort det på samme måte i dag?