Forslag til nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune

Transkript

1 /13 Forslag til nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune SISS ESARK Hva saken gjelder: I forbindelse med rullering av HR-strategien for Bergen kommune, behandlet i Bergen bystyre sak 119/12, ble nytt policydokument for omstilling vedtatt. Det fremgår av satsingsområdene at eksisterende prosedyre for omstilling av overtallige arbeidstakere skal utvikles og oppdateres. Forslag til nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere følger vedlagt. Disse bygger på innspill fra administrasjonene og hovedsammenslutningene i forbindelse med utarbeidelse av policydokumentet, og drøftingsmøter med organisasjonene siste gang 6. mars De nye retningslinjene tar utgangspunkt i tidligere prosedyrer for omstilling vedtatt av byrådet i sak , utviklet i forbindelse med nedlegging av bydelsadministrasjonene i Det har vært gjennomført to høringsrunder. Høringsuttalelser fra organisasjonene og byrådsavdelingene er vurdert og delvis tatt til følge i forslag til retningslinjer. Den største endringen i vedlagte retningslinjer knytter seg til håndtering av omstilling og omstillingsprosesser i forkant av vedtak om overtallighet. Retningslinjene er generelle og skal anvendes i alle omstillinger som fører til, eller kan føre til overtallighet. Forslag til uttalelse: 1. Hovedarbeidsmiljøutvalget gir sin tilslutning til nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune.. Ove Foldnes Kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-sjef 1

2 Saksutredning: I forbindelse med rullering av HR-strategien for Bergen kommune, behandlet i Bergen bystyre sak 119/12, ble policydokument for omstilling vedtatt. Et av satsingsområdene her er utvikling og oppdatering av eksisterende prosedyre for omstilling av overtallige arbeidstakere. Oppdaterte prosedyrer (retningslinjer) for omstilling av overtallige arbeidstakere følger vedlagt. Den største endringen i vedlagte retningslinjer knytter seg til håndtering av omstilling og omstillingsprosesser i forkant av vedtak om overtallighet. Retningslinjene er gjort tydeligere knyttet til blant annet ansvars- og arbeidsfordeling i omstillingssaker. Retningslinjene er generelle og skal anvendes i alle omstillinger som fører til, eller kan føre til overtallighet. Bakgrunn Dagens prosedyrer for omstilling av overtallige arbeidstakere ble utarbeidet og vedtatt av byrådet 5. februar 2003 i sak , i forbindelse med nedlegging av bydelsadministrasjonene i Prosedyrene er senere justert jfr endringer i kommunens organisering og arbeidsmiljøloven, men har ikke vært gjenstand for helhetlig gjennomgang siden I forbindelse med siste revisjon av HR-strategien i 2012, og parallell utarbeidelse av policydokument, ble det opprettet en partssammensatt gruppe hvor alle hovedsammenslutningene og de store byrådsavdelingene var representert. I den forbindelse kom det frem behov for en helhetlig revisjon av prosedyrene. Utvikling og oppdatering av omstillingsprosedyren ble på den bakgrunn vedtatt som et satsingsområde tilknyttet «omstilling» i HR-strategien. Dagens prosedyrer har i hovedsak fungert tilfredsstillende, og danner utgangspunkt for oppdatering og videreutvikling av de nye retningslinjene. Det har vært et uttalt ønske, og et behov å beskrive omstillingsprosessene frem til vedtak om overtallighet. Dette forhold er tatt inn i de nye retningslinjene. Hovedutfordringen ved håndtering av omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune, knytter seg til hvordan vi som konsern medvirker til gode omstillingsprosesser på tvers av enheter, byrådsavdelinger og bedrifter. Det er et felles konsernansvar å ivareta ansatte i omstilling. Holdningsskapende arbeid er en viktig forutsetning for å lykkes, og må fremheves i lederopplæring og andre relevante fora. Gode holdninger kan ikke vedtas gjennom retningslinjer. Oppdatering og videreutvikling av prosedyre for omstilling. HR-strategien med policy dokument ble vedtatt i Bergen bystyre i sak I drøftingsmøte med hovedsammenslutningene ble arbeid med videreutvikling og oppdatering av omstillingsprosedyren diskutert. På HR-seksjonen sitt faste møte med personalrådgiverne var innspill til nye retningslinjer hovedtema. Administrasjonene og hovedsammenslutningene har senere gitt innspill til retningslinjene gjennom møter og høringer. På bakgrunn av erfaring med dagens prosedyrer, møter, muntlige og skriftlige uttalelser fra hovedsammenslutningene og administrasjonene, har HR-seksjonen utarbeidet forslag til nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere. Høringsuttalelser Hovedsammenslutningene har hatt retningslinjene til uttale i to omganger. Første gang med uttalelsesfrist , hvor også ledende hovedverneombud ble bedt om uttalelse. LO-K, YS-K og Akademikerne har gitt skriftlige uttalelser vedlegg. Uttalelsene fra hovedsammenslutningene ble gjennomgått i drøftingsmøte med alle organisasjonene Retningslinjer ble deretter bearbeidet og sendt ut på høring til byrådsavdelingene, bedriftene og hovedsammenslutningene med frist

3 Ved fristens utløp har HR-seksjonen mottatt totalt 9 uttalelser. Hovedsammenslutningene (LOK, Akademikerne og YS-K) opprettholder tidligere uttalelser. 6 byrådsavdelinger har gitt uttalelse: 3 muntlige og 3 skriftlige som følger vedlagt: Byrådsavdeling finans, eiendom og eierskap, Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing og Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke har gitt muntlige uttalelser. De peker på viktigheten av å være tydelig i beskrivelsen av arbeidsgivers ansvar/myndighet i omstillingssaker. Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø har ingen vesentlige kommentarer til utkastet til retningslinjer. Byrådsavdeling for barnehage og skole savner generelt henvisninger til lov og avtaleverk i dokumentet, dette tas hensyn til ved utforming av endelig dokument. Byrådsavdeling for helse og omsorg, LOK, YS-K og Akademikerne har gitt grundige og detaljerte uttalelser. Alle uttalelsene er vurdert og i noen grad tatt til følge ved utforming av vedlagte retningslinjer. Forslag som ikke medfører realitetsendringer i forhold til innhold eller praktisering av retningslinjene, er tatt inn uten ytterligere kommentarer der det er funnet hensiktsmessig. Generelle merknader til høringsinnspill til retningslinjene del I og del II. Bergen kommune er èn arbeidsgiver/en virksomhet. Omstillinger skal alltid søkes løst på lavest mulig nivå i virksomheten. Overtallig arbeidstaker overføres/tilbys annet «passende arbeid» på det til enhver tid lavest mulige nivå i organisasjonen, utfra organisasjonstilknytning før endring. Overordnet mål, prinsipper, definisjoner og begreper i retningslinjene følger av gjeldende personal- og arbeidsreglement og vedtatt policydokument for omstilling. De til enhver tid gjeldende lover, avtaler, reglement, retningslinjer og rundskriv danner rammene for alt omstillingsarbeid. Rammeverket omfatter både juridiske, organisatoriske og mellom-menneskelige forhold. Flere høringsuttalelser etterlyser konkrete henvisninger til bestemmelser i lov og avtaleverk. Dette er lagt inn i retningslinjene der det er funnet hensiktsmessig. Merknader til del III Omstilling som fører til overtallighet. Pkt.3 Risikovurdering YS-K og Akademikerne stiller i sine uttalelser spørsmål ved punkt 3 - risikovurdering. I følge arbeidsmiljøloven 3-1 og internkontrollforskriften skal risikofaktorer vurderes når omstilling og nedbemanninger er aktuelt. Det vil føre for langt å gi en detaljert beskrivelse av risikovurdering som metode i retningslinjene. Det henvises til overordnet HMS-håndbok og HR-nett. Pkt 4 Arbeidsmiljøkonsekvenser. Hovedsammenslutningene ber særlig om at hensyn til personvernet fremheves i dette punktet. I all personalbehandling må hensynet til personvern tilknyttet den enkelte ivaretas. Dette følger av overordnede rammer i retningslinjene bl.a. arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven. Pkt. 5 Reaksjoner på endring 3

4 Endring og omstilling oppleves ulikt fra person til person. Teksten i pkt 5 er endret i samsvar med uttale fra sammenslutningene. Pkt 6 og 7 nytt pkt 6 Fremdrift og informasjonsplan for omstillingsprosessen I samsvar med uttalelse fra Byrådsavdeling for helse og omsorg- BHO, slåes pkt 6 og pkt 7 sammen til nytt felles pkt 6 Framdrift- og informasjonsplan for omstillingsprosessen. Henvisning til arbeidsmiljøloven 4-2 (3) er i sin helhet tatt inn i retningslinjene. «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakerens arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.» Hovedsammenslutningene ønsker at det i tilknytning til dette punktet legges inn henvisning til hovedavtalen og hovedtariffavtalen. Ved utarbeidelse av fremdrifts- og informasjonsplaner må det tas hensyn til bestemmelser i alle relevante lover, avtaler og reglement. En henvisning til noen lover og avtaler, kan svekke hensynet til andre relevante lover når planen utarbeides. Retningslinjene for omstilling vil være et godt hjelpemiddel, og danner grunnlag ved utarbeidelse av en fremdrifts og informasjonsplan. Pkt 8 utvelgelse av overtallige nytt pkt 7 Flere høringsuttalelser berører punkt 8 utvelgelse av overtallige. Uttalelsene peker på viktigheten av å tydeliggjøre ansvaret i omstillinger, samtidig som drøftingsplikten, og hovedtariffavtalens bestemmelser framheves. Teksten i nytt pkt 7 er på denne bakgrunn tydeliggjort. Konkret gjennomføring av omstilling skal søkes løst på lavest mulig nivå. Utvelgelsesprosessen må tilpasses den enkelte konkrete omstillingssak. Virksomhetens behov for kompetanse etter gjennomført omstilling, og hvilke arbeidsområder som omfattes av omstillingen er noen av momentene som må vurderes. Etter kriterier for utvelgelse er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene, foretar leder den konkrete utvelgelsen av overtallige. Pkt 9. Fortrinnsrett til ledig stilling nytt pkt 8 Fortrinnsrett til ledige stillinger omhandler innplassering/overføring til ny stilling for ansatte med fortrinnsrett. Krav om fortrinnsrett må bygge på reelle forutsetninger. Omstilling og fortrinnsrett skal ikke benyttes for å «kvitte seg» med «uønskede» ansatte slik YS-K viser til i sin uttalelse. Ansatte med fortrinnsrett kan omplasseres til ledige stillinger i hele kommunen, inkl. kommunale foretak, når de er kvalifisert for stillingen. Utlysningsteksten til stillingen er bindende og danner grunnlag for kvalifikasjonsvurderingen. På bakgrunn av kvalifikasjonskrav i utlysningsteksten avgjør mottakende enhet (ansettelsesmyndigheten) om en ansatt med fortrinnsrett er kvalifisert for stillingen. Avgivende enhet kan anke avgjørelsen jfr beskrivelse under dette punkt i retningslinjen. Hovedsammenslutningene ber i sine uttalelser om endringer knyttet til beskrivelse av kriterier for utvelgelse og innplassering under dette punktet. Kriteriene skal anvendes når flere ansatte med fortrinnsrett «konkurrerer» om samme stillingen, og følger årelang praksis. Hovedtariffavtalen 2 pkt. 2.2 omhandler kvalifikasjoner og gir føringer når overtallige skal overføres til ledig stilling. BHO viser i sin uttalelse til muligheten for å benytte kompetansehevende tiltak i forbindelse med omplassering av overtallige. Kompetansehevende tiltak kan medvirke til gode løsninger i forbindelse med omstillinger, dette forholdet er tatt inn i retningslinjen. 4

5 BHO ber om at tekst tilknyttet bruk av vikartjenester fra vikarbyrå omformuleres. Fortrinnsrett og omplassering av overtallige ansatte har prioritet foran alle andre ansettelser. Dette gjelder også foran bruk av eksterne vikartjenester fra vikarbyrå, opprinnelig tekst opprettholdes. Pkt. 10 Overføring til ny stilling - nytt pkt 9. For å tydeliggjøre arbeidstakeres rettigheter og plikter i forbindelse med overføring til ny stilling, er tekst omformulert. Primært skal overtallige overføres til faste stillinger. Midlertidig omplassering kan unntaksvis benyttes. Overtallige som tilbys/overføres til midlertidig stilling, beholder sin fortrinnsrett inntil vedkommende er overført til fast ledig stilling. Pkt 13 Evaluering nytt pkt 12. Høringsuttalelse fra Akademikerne og LOK tas til følge. Dersom noen av partene ønsker det, evalueres omstillingen med tanke på læring, utvikling og forbedring av omstillingsprosessene. Pkt. 14 Fortrinnsrett for tidligere arbeidstaker i kommunen nytt pkt 13. Dette forholdet berører tidligere ansatte i kommunen, og må behandles særskilt. Teksten er omformulert i samsvar med innspill fra Akademikerne, LOK og BHO. Avslutning. Bergen kommune er èn arbeidsgiver. Alle ledere har et særlig ansvar for å medvirke til gode og forutsigbare omstillingsprosesser på tvers av byrådsavdelinger, enheter og bedrifter. Retningslinjene skal legges til grunn i alt arbeid med omstilling av overtallige arbeidstakere i kommunen. Så langt de passer, kan de benyttes som prosesshjelp i andre omstillinger. Arbeidstakere skal bidra til å videreutvikle kommunen. Under omstilling skal arbeidstaker ivaretas gjennom dialog og medvirkning, og sikres rettigheter som er nedfelt i lov- og avtaleverk. Retningslinjene vil danne grunnlag for informasjon og opplæring i omstilling og omstillingsprosesser på alle nivåer i kommunen. I dette arbeidet skal holdninger og holdningsskapende arbeid vektlegges. Vedlegg: Nye retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune. Poitikkdokument - omstilling. Vedlegg til bystyresak HR-strategien for Bergen kommune. Referat fra drøftingsmøte Høringsuttalelser fra: LO-Kommune datert YS-K datert Akademikerne datert Byrådsavdeling for helse og omsorg datert Byrådsavdeling for barnehage og skole datert Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø datert