RETNINGSLINJER OG SAKSBEHANDLING VED OMSTILLING/OMORGANISERING, NEDBEMANNING OG OPPSIGELSE

Transkript

1 RETNINGSLINJER OG SAKSBEHANDLING VED OMSTILLING/OMORGANISERING, NEDBEMANNING OG OPPSIGELSE Hovedavtalens 1-4: Omstiling og utvikling Målsettingen med omstilings- og utviklingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Det er partenes forutsetning at omstillings- og utviklingsarbeid tar utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre offentlig virksomhet konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Dette stiller krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeidere om å ta et medansvar om videreutvikling av virksomheten. Formål Retningslinjene er utarbeidet for å sikre at Notodden kommune gjennomfører prosesser innenfor gjeldende lov og avtaleverk, og at medarbeidere og arbeidsmiljøet ivaretas i slike prosesser. Hva er omstilling. Omstilling kan forstås som endringer i virksomhetens organisering, struktur, teknologi, mål eller andre endringer som kan ha betydelig innvirkning på medarbeidernes arbeidssituasjon. Endringene trenger ikke å innebære alvorlige utfall (f.eks. nedbemanning) for at ledere plikter å rette oppmerksomhet mot mulige arbeidsmiljøkonsekvenser og aktuelle tiltak. Eksempler: Omfordeling/reduksjon av personell, sammenslåing/oppdeling av avdelinger/enheter, innføring av nye datasystemer, endring i arbeidsflyten/tjenestetilbudet. Saksbehandling: Informere/drøfte med vernetjenesten og tillitsvalgte Leder skal informere og rådføre seg med de tillitsvalgte og verneombudene så tidlig som mulig i omstillingsprosessen. (Aml. og Hovedavtalens del B og 3-1) Både tillitsvalgte og vernetjenesten skal vite hva som kan komme til å skje, hvorfor og hvordan. Leder må kunne fremlegge dokumentasjon for situasjonen og gi innsyn slik at tillitsvalgte kan kontrollere fakta. Dersom arbeidsgiver ønsker at informasjon som blir gitt skal behandles fortrolig, kan tillitsvalgte pålegges taushetsplikt. I forbindelse med budsjettbehandling skal drøftingsmøtet med tillitsvalgte gjennomføres i h.h.t HA 3-1 c) og senest når rådmann framlegger sitt budsjettforslag. Hovedverneombud deltar også på dette drøftingsmøtet. AMU skal innformeres om eventuelle omstillingsprosesser. Formelt sett er det formannskapet som fremlegger budsjett for kommunestyret. Dersom formannskapet har gjort endringer som har konsekvenser for de ansatte, skal rådmann innkalle til nytt drøftingsmøte før kommunestyrets behandling. I den grad det er mulig, bør det unngås at det fattes vedtak i kommunestyret på bakgrunn av benkeforslag som kan ha konsekvenser for ansatte og som ikke er drøftet. Skjer dette, inntrer drøftingsplikten umiddelbart.

2 Omstillingsprosess/prosjektgruppe: Som hovedregel skal dett gjennomføres ROS-analyse ved imstillinger, jfr.aml 3-1 / Internkontrollforsikrift 5 andre ledd nr. 7. (Skjema) Større omstillingsprosesser etableres som prosjekt. Leder oppretter gruppen, tillitsvalgte og vernetjenesten skal være med. Gruppens mandat er å utarbeide prosjektbeskrivelse som skal inneholde: Hvorfor omstilling? Hvem kan bli berørt av endringen? Mulige konsekvenser for tjenesten? ROS-analyse Medvirkning Fremdriftsplan/tidsramme Etter at omstillingsprosessen er ferdig har prosjektgruppen ansvar for å evaluere de tiltakene som ble iverksatt for å ivareta arbeidsmiljøet under omstillingen. Hensikten er å ta med seg erfaringene fra omstillingsprosessen for fremtidig læring. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget I henhold til arbeidsmiljølovens d, skal Amu behandle saker som gjelder: d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak. Virksomhetsleder fremmer saken til AMU. Omstillingsprosesser som medfører bemanningsendringer: Ved omstillingsprosesser som medfører behov for omorganisering/nedbemanning oppstår arbeidsrettslige spørsmål. Nedenfor er satt opp tidslinje som viser stoppunkter i prosessen med tilhørende beskrivelse av de ulike fasene. Virksomhetsleder har ansvar for at prosessen gjennomføres i tråd med disse retningslinjene. Personalavdelingen skal bistå når det iverksettes prosess med nedbemanning. Personal har et koordineringsansvar for at overtallige medarbeidere tilbys annet passende arbeid.

3 Behov for å omorganisere/ nedbemanne Utarbeide bemanningsplan Drøftingsmøte om hvor edbemanning Kriterier ved nedbemanning/ innplassering Drøfting - alt. tilbak Info/drøfte Dok.krav Nåsituasjon Etter endring Se bekrivelse Styringsrett Omplassering/ tilbud Overtallighetssamtale Forhåndsvarsel Drøftingsmøte Interesseavveining Oppsigelse Flytte arbeidstaker til andre oppgaver Forvaltnings-loven 16 Aml Aml Sikkerhetsventil Fortrinnsrett Bemanningsplan nåsituasjon og etter endring I alle virksomheter skal det til en hver tid foreligge bemanningsplan som viser - a) de oppgaver/mål virksomheten har - b) antall arbeidstakere (stillinger) virksomheten har for å utføre oppgavene og mål som er satt og - c) beskrivelse av den kompetanse ansatte må ha for å kunne utføre oppgavene. Oppdatert hjemmelsregister ivaretar i stor grad pkt. b og c. Ved bemanningsreduksjon må det tilsvarende beskrives - a) reduserte oppgaver - b) de reduserte antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene og - c) den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene Drøftingsmøte om hvor nedbemanning skal skje På bakgrunn av bemanningsplan avgjører arbeidsgiver etter drøftinger med tillitsvalgte, hvilke type stillinger (se pkt. A under) som skal inndras. Kompetanse (formal og/eller annen spesialkompetanse/erfaring) vil som regel være det mest sentrale kriteriet. Den enkelte virksomhet i Notodden kommune defineres som Arbeidsområde jfr. Hovedtariffavtalens kap Kriterier ved nedbemanning A Kompetanse Virksomhetens behov for faglige kvalifikasjoner. Eksempler: Formalkompetanse, spesialkunnskap innen fagområder, erfaringsområde (nøkkelpersonell) Ansatte uten nødvendig fagkompetanse blir berørt B Tjenesteansiennitet Ansatt med kortest sammenhengende tjeneste i Notodden kommune blir berørt. Permisjon i forbindelse med fødsel (inkl. ulønnet permisjon jfr. Arbeidsmiljølovens 12-5) og militærtjeneste medregnes som tjenesteansiennitet i denne sammenheng.

4 C Sosiale forhold Ved spesielle forhold kan sosiale forhold bli vektlagt Drøfting av alternative tiltak Dersom det blir fattet vedtak som medfører så store nedskjæringer at oppsigelse kan bli en konsekvens, skal det igangsettes drøftinger om det er aktuelt å vurdere andre tiltak (for eksempel AFP, studiepermisjon,..) Styringsrett Ved nedbemanning skal arbeidsgiver foreta en vurdering om de påtenkte endringer ligger innenfor eller utenfor styringsretten. Endringer av stillingens grunnpreg vil ligge utenfor styringsretten. Dersom endringene er innenfor styringsretten vil arbeidsgiver kunne gi pålegg om endringene (for eksempel skifte av arbeidssted), og arbeidstaker må akseptere beslutningen. Arbeidsgiver skal likevel drøfte endringene med arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte (husk referater). Overtallighetssamtale Før arbeidsgiver treffes avgjørelse om hvem som er overtallig skal det gjennomføres en kartlegging av berørte. Hensikten er at arbeidsgiver skal være sikker på at alle opplysninger om kompetanse og ansiennitet er riktig og at særlige sosiale forhold og eventuelle ønsker om annet arbeid framkommer. Vedlagte kartleggingsskjema fylles ut og gjennomgås med arbeidsgiver i møte. De mulige overtallige er i en situasjon der de kan bli sagt opp og vil derfor ha rettigheter til å bli behandlet individuelt etter saksbehandlingsreglene både i forvaltningsloven og arbeidsmiljøloven. I overtallighetssamtalen orienterer arbeidsgiver om bakgrunn for nedbemanning (vedtak), går gjennom kartleggingsskjema og orienterer om alternative jobbmuligheter. Forhåndsvarsel Ved nedbemanning der mange kan bli berørt og på områder der det kan bli aktuelt med omplassering til stillinger utenfor styringsretten, skal det gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte om hvilke arbeidstakere som kan bli overtallige. Før de overtallige blir pekt ut skal det sendes forhåndsvarsel, jfr. Forvaltningslovens 16 til alle som kan bli berørt. I varselet skal det framkomme skriftig (kort) om bakgrunn for nedbemanning og at NN kan bli berørt. Hvem defineres som overtallig Etter at overtallighetssamtaler er gjennomført og drøftingsmøte avholdt med de tillitsvalgte, bestemmer arbeidsgiver hvem som er overtallige ut fra Kriterier ved nedbemanning (se foran). Drøftingsmøte aml 15-1 De overtallige vil være arbeidstakere som er i en posisjon der de kan bli sagt opp og vil dermed ha rettigheter til å bli behandlet individuelt etter bestemmelsene i forvaltningsloven og arbeidsmiljøloven. Når det er avklart hvem som er definert som overtallig, innkalles den/de berørte til individuelle drøftingsmøte. Tillitsvalgte skal også innkalles med mindre arbeidstaker ikke selv ønsker det. Omplassering/tilbud om annen stilling

5 Omplassering skjer fortløpende både til faste stillinger og vikariater. Det forutsettes at medarbeider er kvalifisert for stillingen (kompetanse/egnethet). Før omplassering skjer, skal det gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte, bl.a. om hvem som skal pålegges endringer. Så langt det er mulig, skal den overtallige få tilbud om flere stillinger samtidig slik at medarbeideren har mulighet til å velge. Ved omplassering bør det forsøkes å oppnås enighet med den enkelte arbeidstaker. Dersom endringen er innenfor styringsretten, vil arbeidsgiver kunne gi pålegg om endringene og medarbeider må akseptere beslutningen. Skriftlig tilbud om ny stilling utarbeides og medarbeider bekrefter skriftlig at han/hun tar i mot tilbudet. Ved tilbud om ny stilling som faller utenfor styringsretten, kommer oppsigelsesvernreglene i arbeidsmiljøloven til anvendelse. Det vil si at medarbeideren kan bli sagt opp fra sin stilling, men samtidig få tilbud om annen stilling (endringsoppsigelse). Takker medarbeideren nei til stillingen kommer bestemmelse om oppsigelse til anvendelse. Dersom medarbeider samtykker i omplassering til stillingen som faller utenfor styringsretten, er veien om endringsoppsigelse unødvendig. Skriftlig tilbud om ny stilling utarbeides og medarbeider bekrefter skriftlig at han/hun tar i mot tilbudet. Interesseavveing Dersom det blir aktuelt å si opp ansatte, må arbeidsgivere i større grad foreta en individuell interesseavveining ut fra lokale kriterier og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Oppsigelse Personalavdelingen har ansvar for saksbehandling på vegne av rådmann. Fortrinnsrett Ansatte som er sagt opp fra sin stilling på grunn av nedbemanning, har fortrinnsrett til ny stilling (kvalifikasjonskrav) i ett år.