Retningslinjer for omstilling og organisasjonsendring i Sykehusapotek Nord HF

Transkript

1 UTKAST til styrebehandling Retningslinjer for omstilling og organisasjonsendring i Sykehusapotek Nord HF 1 Bakgrunn Styret i Helse Nord RHF har i sak 120/2003 behandlet og vedtatt regionale retningslinjer for omstilling og nedbemanning. Det følger av disse at det enkelte foretak selv er ansvarlig for gjennomføring av retningslinjene i eget foretak, men innenfor rammen av de regionale retningslinjer. Behovet for omstilling kan ha mange årsaker. Det kan skyldes endringer i rammevilkår, økonomisk situasjon, pasientgrunnlag, endrede funksjoner og/eller fordeling av oppgaver mellom helseforetakene og/eller internt i foretaket. I en verden med økende konkurranse og større krav til effektivitet, er endring det eneste som er sikkert. Derfor må virksomheten være innstilt på og ha evne til forandring. Omstilling krever kompetanse og ressurser, slik at endringene kan gjennomføres effektivt, riktig og med ønsket resultat. 1.1 Følgende overordnede prinsipper og etiske retningslinjer skal gjelde Formålet med retningslinjene er å beskrive prosess og virkemidler som skal gjelde ved omorganisering, overtallighet og nedbemanning i helseforetaket samt sikre de ansattes medbestemmelsesrett i henhold til lov og avtaleverk. Et viktig mål er at det skal være trygghet gjennom ryddige og forutsigbare prosesser for berørte parter. Disse retningslinjene bygger på Arbeidsmiljøloven (AML), Hovedavtalen i Spekter, samt aktuelle særavtaler. Retningslinjene begrenser ikke de rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter og øvrig avtaleverk. Retningslinjene er ment som en utdyping av en del rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte medarbeider i forbindelse med omstillingsprosesser i Sykehusapotek Nord HF. Arbeidsgiver skal være saklig, og det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers og virksomhetens behov. Det pålegges arbeidsgiver å foreta en avveining mellom økonomiske hensyn og arbeidstakers forhold. Videre legges følgende prinsipper fra Helse Nord RHF til grunn: Omstillingsarbeidet skal følge lov og avtaleverk. Behandling av ansatte innen likeverdige rammer. Omstilling fortrinnsvis uten oppsigelser. Før nedbemanning iverksettes, skal den totale kostnads- og driftssituasjonen vurderes. Bemannings og kompetansebehovet i forhold til funksjoner og oppgaver skal også vurderes. Omstillingen forankres i foretaksledelsen, gjennomføres i linjeledelsen i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud Sykehusapotek Nord HFs kompetansebehov er det viktigste kriterium for utvelgelse. I tillegg skal det legges vekt på andre kriterier som ansiennitet og sosiale hensyn. Individuelle tiltak og ordninger tilpasses foretakets samlede økonomisk situasjon. Kompetanse tilknyttet omstillingsprosessen ivaretas i samhandling på regionalt nivå. Omdømmet vårt skal være godt også etter omstillingsprosesser. Sykehusapotek Nord HFs omstillingsprosesser skal til enhver tid tilpasses eventuelle vedtak og retningslinjer som vedtas eller gis av Helse Nord RHF. 2 Beslutningsmyndighet Kapittelet om beslutningsmyndighet har til hensikt å gi en oversikt over hvordan ansvarsfordelingen i helseforetaket er ved omstillingsprosesser. Det er styret ved Sykehusapotek Nord HF, foretaksdirektør og ledere som har beslutningsmyndighet og ansvar i forhold til planlegging og gjennomføring av omstillingsprosesser. Side 1 av 7

2 2.1 Forholdet mellom ledelsen og tillitsvalgte Arbeidsmiljølovens og overenskomstens bestemmelser om informasjons- og drøftingsplikt skal følges. Det skal være en nær dialog mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte på alle nivå, både i utrednings- og gjennomføringsfasen. Med tillitsvalgte menes representanter for de ansatte, både fagforeningstillitsvalgte, verneombud eller andre ansatte som representerer dem. Enhver bemanningstilpasning forutsetter dialog med tillitsvalgte gjennom hele prosessen. Ledere på alle nivå skal derfor involvere de tillitsvalgte på en slik måte at de aktivt kan ta del i arbeidet med å nå målsettingene for bemanningstilpassningen. 2.2 Styret Styret i Sykehusapotek Nord HF har ansvar for den totale driftssituasjonen i foretaket, og skal dermed bli fremlagt nødvendig informasjon for å kunne ta dette ansvar og fatte de nødvendige beslutninger for å sikre en forsvarlig drift, og rapportere til eier. Styret er ansvarlig for å fatte prinsipielle beslutninger av betydning for omstillingsprosessen. Etter at de prinsipielle beslutningene er fattet, delegerer styret fullmakt til gjennomføringen av omstillingsprosessen til foretaksdirektør. 2.3 Foretaksdirektøren er ansvarlig for at styrets vedtak gjennomføres i henhold til lover, regler og avtaleverk til beste for pasientene, de ansatte og organisasjonen må sikre at alle ledere får nødvendige informasjon og skolering for å kunne gjennomføre omstilling fastsetter omfanget av en eventuell nedbemanning er ansvarlig for å utvikle informasjonsstrategi, internt og eksternt tar stilling til fremtidig organisering tar stilling til hvilke virkemidler som skal benyttes ved nedbemanning er ansvarlig for de tillitsvalgtes og verneombudenes involvering i prosessen er ansvarlig for at følgene av omstillings- og nedbemanningstiltak konsekvensvurderes er ansvarlig for en konkret fremdriftsplan for hele prosessen Foretaksdirektør har det formelle ansvar for gjennomføring av de ovenstående momenter. Den praktiske oppfølging vil i hovedsak skje i samarbeid med og ved delegasjon til apoteker og/eller stab. 2.4 Ledere underlagt Apotekere i Sykehusapotek Nord er ansvarlig for den omstillingsprosessen ved de respektive apotek og har tilsvarende ansvar på sitt nivå som beskrevet for foretaksdirektør ovenfor. 2.5 Stab og lederstøtte Direktørens stab bistår aktuelle ledere med spesielle oppgaver i omstillingsprosessen. Dette kan være: veiledning i forhold til lov og avtaleverk, samt praktisk anvendelse av regelverket. personalsaksbehandling hjelp med å skaffe til veie styringsinformasjon og dokumentasjon koordinere arbeidet med omplassering av overtallige arbeidstakere vurdere tolkningsspørsmål vedrørende forståelse av disse retningslinjene vurdere om kompetansebehovet ivaretas ut ifra hvilke tjenester apoteket skal tilby iverksette evt behov for opplæring informasjon 2.6 Verneombud og arbeidsmiljøutvalg For å få til en vellykket omstilling er det viktig at vernetjenesten og ledelsen samarbeider på en god måte, gjennom hele forløpet. Verneombudene skal ivareta de ansattes arbeidsmiljøinteresser i omstillingsprosesser, og reagere dersom de ikke kan slutte opp om arbeidsgivers framgangsmåte.verneombudene skal være viktige Side 2 av 7

3 samarbeidspartnere til ledelsen, og har ansvar for å melde fra til ledelsen om eventuell misnøye med måten omstillingen håndteres. Aml. 7-2 (2) bokstav d krever at når arbeidsgiver har omfattende planer om endringer av driften, og om endringer på arbeidsplassen, legges dette fram for arbeidsmiljøutvalget. Utvalgets oppgave er ikke bare å øve innflytelse på de planer som legges, også de arbeidsmiljømessige konsekvensene av planene må drøftes. 3 Informasjon Direktøren skal utarbeide en oversikt over nødvendige informasjonsaktiviteter som skal iverksettes i prosessen. Dette gjelder informasjonsaktiviteter overfor Sykehusapotek Nord som helhet, og overfor de apotek og ansatte som rammes. Det skal legges opp til en åpen og redelig informasjon. Informasjon bør foreligge regelmessig, for eksempel i form av møter, referater, e-post og intranett. Arbeidsgiver har også informasjonsansvar i forhold til ansatte som er i permisjon, er sykemeldt og liknende. 4 Konsekvensvurdering i omstillingsprosesser Følgende regler i Arbeidsmiljøloven er viktig å ta hensyn til med tanke på forberedelse og iverksetting av omstillingsprosesser. Kravet er hjemlet i arbeidsmiljølovens 4-1 nr. 1 om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 2-1 og 3-1 om arbeidsgivers plikt til å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet 2-3 om arbeidstakernes plikt til å medvirke ved gjennomføringen av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. 7-2 og 6-2 om medvirkning fra verneombud og arbeidsmiljøutvalg under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet om informasjon og drøfting når oppsigelse av mer enn 10 arbeidstakere kan være aktuelt om fortrinnsrett for oppsagte til ny stilling i samme virksomhet om usaklig oppsigelse og kapittel 17 om tvister i arbeidsforhold I forskrift til arbeidsmiljøloven Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter ( nr 1127) stiller myndighetene krav til virksomhetene ved planlegging og gjennomføring av omstilling. Spesielt gjelder 5 som bl.a. setter krav til informasjon om endringer, arbeidstakernes medvirkning, kartlegging av farer og problemer og dokumentasjon av rutiner og tiltak. Momenter ved håndtering av konsekvensvurdering i omstillingsprosesser: Tilpasning av drift til nye mål og nye rammevilkår Risikovurdering av arbeidsmiljø før og etter endring Utarbeide handlingsplan (prioritering av tiltak) Kontinuerlig oppfølging av handlingsplan Gjennomføre tiltak Kontinuerlig rette opp feil og mangler 5 Risikovurdering av arbeidsmiljøet Risikovurdering av arbeidsmiljø i.f.m. omstilling er en del av det systematiske HMS-arbeidet som arbeidsmiljøloven pålegger virksomhetene. Det innebærer å risikovurdere de sider ved driften som kan ha negative og/eller skadelige konsekvenser for både arbeidsmiljøet og den enkelte ansatte. Risiko er muligheten for at noe uønsket skal skje og hvilke følger dette kan få. Dette kan for eksempel spenne fra store ulykker og fare for forurensning til samarbeidsproblemer, belastningslidelser og sykdom. Risikovurdering i den enkleste form: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva kan gjøres for å hindre dette? 3. Hva kan gjøres for å redusere konsekvensene dersom noe skjer? 4. Alternative løsninger Side 3 av 7

4 5.1 Følgende punkter bør risikovurderes Oppgaver Medfører omstillingen endring i oppgaveløsning? Det bør gjøres en gjennomgang av avdelingens ulike oppgaver og en vurdering av hvordan disse oppgavene løses i forhold til de personellressurser avdelingen har til rådighet. Bør noen oppgaver fjernes eller gjøres på en annen måte? Er det nye oppgaver som må håndteres? Arbeidsbelastning Medfører omstillingen økt arbeidsbelastning for andre avdelinger/enheter? Gjør en vurdering i samråd med ledere på avdelinger som vil bli berørt av omstillingen. Medfører omstillingen økt arbeidsbelastning/arbeidspress evt. negativt stress? På hvilke områder vil dette forekomme? Konkretiser og vurder nødvendige tiltak. Det bør gjøres en vurdering av dette både under og etter omstilling. Utstyr Er det behov for annet utstyr, maskiner, endring av lokaliteter etc.? Mestring Det er viktig at personalet opplever at de mestrer oppgavene både underveis og etter en omstilling. Er det behov for opplæring av personale, ledere, verneombud/tillitsvalgt pga. omstillingen? Evt. tiltak som må iverksettes? Trivsel Konkretiser mulige endringer i arbeidsmiljø/sosiale faktorer (helse, velferd og trivsel) og vurder nødvendige tiltak i forhold til: Trivsel; færre sosiale møtepunkter, endring av ansvar og myndighet for enkeltpersoner i organisasjonen, endringer i sosial status Samarbeid mellom ansatte/endrede samarbeidsmønster? Fare for personalkonflikter Sosial støy/uformelle maktstrukturer (ansatte med sterke meninger) Kulturendring/kulturbygging hvis ulike kulturer skal møtes/sammensmeltes Andre faktorer du ønsker å ha med Vernetjenesten/tillitsvalgtapparatet skal tas med på råd og informeres gjennom risikovurderingsprosessen. 6 Kartlegging av bemanningsbehov og kompetanse Ledelsen ved de berørte avdelinger har ansvaret for å definere kompetanse- og bemanningsbehov i forhold til den aktivitet som skal utføres. I den forbindelse skal det også kartlegges om det er mulig å redusere bruk av vikarer, midlertidig ansatte og innleid personell. Kartleggingen skal foretas etter nærmere fastsatte retningslinjer, slik at alle får en likeverdig vurdering. Ledelsen skal drøfte med de tillitsvalgte hvordan kartleggingen best kan gjennomføres, herunder om det skal brukes kartleggingsskjema eller andre hjelpemidler. Slik kartlegging er begrenset informasjon og slettes/makuleres etter bruk. Etter at kartleggingsprosessen er ferdig skal arbeidsgiver sette opp foreløpige lister med hvem som vurderes som overtallige, hvem som skal tilbys andre ledige stillinger. Disse listene skal drøftes med de tillitsvalgte. 7 Prinsipper for utvelgelse av overtallige Utvelgelsen skal skje ved at ledelsen ved bruk av utvelgelseskriterier identifiserer ansatte som står i fare for å bli overtallige. På bakgrunn av oppgave- og kompetanseanalysen, kartleggingssamtalene og annen dokumentasjon av de ansattes kvalifikasjoner, innplasseres arbeidstakere med kvalifikasjoner som svarer til definerte stillinger i den nye organisasjonsplanen. Når den nye organisasjonsplanens stillinger er besatt, står arbeidstakere som ikke er innplassert, i fare for å bli overtallige i enheten. Ved en eventuell nedbemanning skal foretakets kompetansebehov, formalkompetanse og realkompetanse, være det viktigste utvelgelseskriteriet. Deretter følger øvrige kriterier som ansiennitet og sosiale forhold. Side 4 av 7

5 7.1 Kompetanse Med formalkompetanse menes godkjent utdanning i henhold til utdanningssystemet. Med realkompetanse menes arbeidserfaring og varighet. Det understrekes at erfaringen må kunne defineres som relevant i forhold til hvilke type stilling det dreier seg om. 7.2 Ansiennitet Ansiennitet dvs. sammenhengende tjenestetid i virksomheten fra tiltredelsestidspunktet. Kortvarige midlertidige fravær og lovbestemte permisjoner avbryter ikke ansienniteten. Ansiennitet fra ulike stillinger i forskjellige deler av virksomheten legges sammen. Ved virksomhetsoverdragelse skal ansiennitet fra tidligere arbeidsgiver regnes med. 7.3 Sosiale forhold Med sosiale forhold menes at virksomhetens behov for nedbemanning veies opp mot de konsekvenser det har for det enkelte menneske å miste arbeidet, jfr. AML Sosiale forhold som vektlegges er den enkeltes livssituasjon, medisinske og økonomiske forhold m.m. 7.4 Utvelgelseskrets Vurderingen av hvem som er overtallig skal avgrenses til den enkelte geografiske enhet. Innenfor det enkelte tjenestested skal utvelgelsen som hovedregel skje avdelingsvis, men slik at unntak kan gjøres etter drøfting med de tillitsvalgte for de ansatte som berøres dersom dette finnes rimelig. Ved overtallighet ved en avdeling kan ansatte bli tilbudt stilling ved en annen avdeling innen den samme geografiske enheten, eller ved en avdeling ved en annen geografisk enhet. 7.5 Interesseavveining Beslutningen om hvem som velges ut treffes av apotekeren ut fra en interesseavveining mellom helseforetakets behov for rasjonalisering og de ulemper en oppsigelse påfører den enkelte arbeidstaker, jfr. aml nr 2. Denne totalvurderingen gjøres på grunnlag av informasjon fra kartleggingssamtalene, drøftingsmøtene og annen dokumentasjon av arbeidstakernes kvalifikasjoner. Den endelige beslutningen tas i samråd med tillitsvalgte. Det sendes brev til den ansatte med melding om overtallighet. 7.6 Overtallighet Arbeidstakere som ikke er innplassert, innkalles til individuelle drøftingsmøter, jfr. AML Tillitsvalgte skal være tilstede på møtet med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker det. Apoteker informerer mulige overtallige i dette møtet om enhetens forslag. Den ansatte informeres om at flere personer i sykehuset er tilgjengelig for kontakt og samtale om den ansatte ønsker det, f. eks stab/støtte, tillitsvalgt, verneombud. 8 Frivillig avgang Ansatte som blir vurdert som overtallige og som ikke blir tilbudt ledig stilling eller lignende, kan, dersom foretaksdirektør vedtar det, tilbys en ordning med økonomisk kompensasjon ved frivillig avgang. Ordningen med økonomisk kompensasjon skal bare gjelde for de som blir overtallige og som ikke blir tilbudt ledig stilling. 9 Lønnsmessige forhold Dersom en ansatt på grunn av omstillingen overføres til en stilling som er lavere lønnet, skal vedkommende opprettholde de lønnsbetingelser som gjelder på overflyttingstidspunktet som en personligordning. Ved overgang til redusert stillingsdel som følge av overtallighet, avkortes lønnen tilsvarende. Fremtidig lønn skal følge plassering i den stillingskategori arbeidstakeren går inn i. Det innbærer at arbeidstakeren må akseptere at eventuelle forskjeller i lønnsbetingelser i forhold til de andre ansatte innenfor den nye stillingskategori arbeidstakeren inngår i, vil kunne bli utjevnet ved fremtidige lønnsforhandlinger. Side 5 av 7

6 Dersom ansatte flyttes til en annen geografisk enhet som et ledd i prosessen, skal arbeidsgiver dekke flytteutgifter, dvs. dokumenterte utgifter iht. regulativ, samt gi nødvendig permisjon med lønn for å etablere husstand på nytt arbeidssted. Andre tilpasninger i arbeidstid/avspasering kan avtales, og det kan også avtales andre former for utgiftsdekning. 10 Oppsigelse Før oppsigelser finner sted skal alle alternative tiltak ha blitt prøvd. Dersom det blir nødvendig å gå til oppsigelser, skal foretaket sette opp foreløpige lister med hvem som vurderes oppsagt. Disse listene skal drøftes med tillitsvalgte. Etter dette skal arbeidsgiver gjennomføre drøftelsesmøte med den enkelte ansatte i henhold til AML. 15-1, med tillitsvalgte til stede dersom ansatte ønsker det. Det føres møtereferat fra drøftelsesmøte. Nærmere om innholdet i samtalen: - Redegjøre for utvelgelsen og for grunnen til at arbeidstakeren er blitt overtallig - Gi informasjon om konsekvenser og eventuelle omplasseringsmuligheter, jfr AML Gi tilbud om eventuell sluttpakke / utdanningspakke med akseptfrist hvis det ikke er mulig med omplassering. - Redegjøre for oppsigelsesalternativet og arbeidstakerens rettigheter. Har noen ansatte som vurderes oppsagt takket nei til tilbud om økonomisk kompensasjon ved frivillig avgang, skal det vurderes om tilbudet skal gjentas i drøftelsesmøtet eventuelt i noe redusert omfang, og etter at oppsigelse er levert. Det skal i tilfelle gis en svarfrist. I etterkant av drøftelsesrunden treffer ledelsen beslutning om oppsigelse overfor de som ikke har akseptert tilbud om slik kompensasjon, og leverer eller sender formriktig oppsigelsesbrev til den enkelte. De tillitsvalgte skal orienteres om hvilke personer dette gjelder. 11 Ivaretakelse av ansatte Ansatte som blir sterkt berørt av omstillingen/ nedbemanningen vil kunne få tilbud om rådgivning/veiledning av psykolog, prest, HMS-personell mv. 12 Fortrinnsrett til ny tilsetting Fortrinnsrett innebærer at medarbeideren som overtallig har prioritet til en annen passende stilling i Sykehusapotek Nord HF. Med en passende stilling menes fortrinnsrett til en stilling som vedkommende er skikket for. Kvalifikasjonskravet går imidlertid ikke lenger enn til at vedkommende må ha den ferdigheten som normalt forutsettes for det aktuelle arbeidet. Passende stilling kan også være vikariat eller annen midlertidig stilling, Ansatte som defineres som overtallige skal ha fortrinnsrett i ett år til stilling i foretaket, jf aml Fortrinnsretten gjelder fra oppsigelsestidspunktet og i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Fortrinnsretten beholdes ved omplassering internt i foretaket og gjelder også for deltidsstillinger, jf aml Retningslinjer for hvordan fortrinnsrett tildeles 1. Enhver passende ledig stilling behandles av Direktøren i samarbeid med den aktuelle apoteker, som beslutter hvem som skal tilbys/tildeles stillingen. 2. Dersom det er flere fortrinnsberettigede til en stilling, vil arbeidsgiveren følge de samme regler for inntak som var anvendt ved utvelgelse. 3. I hovedsak skal tildeling skje apotekvis. Dvs. at når det oppstår ledighet, skal stillingen tildeles de med fortrinnsrett som har tilhørighet til dette apoteket. Side 6 av 7

7 4. Når det oppstår ledighet i enheter som ikke er nedbemannet, vil disse stillinger bli vurdert opp mot alle fortrinnsberettigede. 5. En ledig stillings størrelse kan avvike ift de fortrinnsberettiges stillingsstørrelse. Direktøren vil i slike tilfeller gjøre faglige og rettferdighetsmessige vurderinger for å få en best mulig løsning. Side 7 av 7