Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune, vedtatt av byrådet den xxxxxxx

Transkript

1 Fagområde: Omstilling Dok. type: Prosedyre Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: xxxxxx Gyldig til: Side 1 av 7 Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune, vedtatt av byrådet den xxxxxxx I. OVERORDNET MÅL OG PRINSIPPER Bergen kommune er én arbeidsgiver. Bergen kommune skal møte og ivareta organisasjonens behov for utvikling, og slik gjøre kommunen konkurransedyktig både faglig og økonomisk. Omstillingspolititikken skal bidra til: - Å møte og ivareta organisasjonens behov for endring - Å sikre at omstillingsprosessen foregår innen forutsigbare og tydelige rammer - Å klargjøre roller og ansvar for personer under omstilling Medarbeidere i omstilling skal behandles respektfullt og bli ivaretatt gjennom hele omstillingsprosessen, samt gis mulighet til medvirkning gjennom åpen dialog. Bergen kommune opptrer som én arbeidsgiver i omstillingssaker. Ledere på alle nivå, både i mottakende og avgivende enheter, er forpliktet til å bidra til gode prosesser og løsninger. Under omstilling skal arbeidstaker ivaretas gjennom dialog og medvirkning, og sikres rettigheter som er nedfelt i lov og avtaleverk. Omstilling skal søkes løst på lavest mulig nivå i organisasjonen. SENTRALE BEGREP Disse retningslinjene skal anvendes i alle omstillinger i Bergen kommune som fører til, eller kan føre til, overtallighet. Retningslinjene kan også brukes som prosesshjelp i andre omstillinger, så langt de passer. Omstilling Organisatorisk enhet Overtallig Overtallighetserklæring omfatter vesentlige endringer som effektiviserings- og utviklingstiltak, omstruktureringer, konkurranseutsetting og vesentlige endringer av tjenester og oppgavefordeling hele eller deler av resultatenhet/byrådsavdeling/kommunalt foretak, flere resultatenheter/byrådsavdelinger/kommunale foretak, eller kommunen som helhet arbeidstaker som har fått melding om at funksjonen hun/han innehar ikke skal videreføres i ny organisering dokumentasjon for at en arbeidstaker er definert som overtallig. Utløser fortrinnsrett til ny stilling i Bergen kommune Virksomhet Bystyrets kontor, byrådsavdelinger, kommunale foretak, jfr. Personal- og arbeidsreglementet (PA) punkt 3

2 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 7 Virksomhetsleder Delegasjon bystyredirektøren, kommunaldirektør, direktør kommunale foretak (jfr. PA punkt 3) Byrådet og forretningsutvalget har vedtatt å delegere sin avgjørelsesmyndighet i saker som er regulert av Personal- og arbeidsreglementet til virksomhetsleder slik disse er definert i PA punkt 3. Slik avgjørelsesmyndighet kan tilsvarende delegeres etter styrevedtak i kommunens respektive foretak. For byrådsavdelinger, bystyrets kontor, foretakene og etatene vises det til de interne delegasjonsvedtak.

3 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 7 II: RAMMEVERK Arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen, hovedavtalen, forvaltningsloven, Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement, retningslinjer og rundskriv i Bergen kommune, samt øvrige avtaler med arbeidstakernes organisasjoner danner den formelle basis for all personalledelse i Bergen kommune. Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere er et supplement til gjeldende lovog avtaleverk. Retningslinjene skal anvendes i alle typer omstillingsprosesser som kan føre til overtallighet, men kan også brukes i andre omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidssituasjonen til arbeidstakere i Bergen kommune. Hensikten med retningslinjene er å sikre en god prosess for arbeidstakere i en omstillingssituasjon og sikre at overtallige arbeidstakere får en rask avklaring på sitt fremtidige arbeidsforhold i kommunen. Det er viktig å være tydelig på årsakene til en omstillingssituasjon og hva målene med omstillingen er. Omstilling som kan medføre overtallighet har sitt utgangspunkt i mange ulike situasjoner og kan f.eks. oppstå som følge av planlagte organisatoriske endringer, politiske vedtak eller endring i økonomiske og organisatoriske rammebetingelser. Det skal være tett samarbeid mellom arbeidsgiversiden og arbeidstakerorganisasjonene gjennom hele prosessen. Hovedavtalens bestemmelser i Del B 1-1, 1-4, 3 og Del C 1 og 3 om tillitsvalgtes rett til medbestemmelse skal etterleves og tillitsvalgte skal involveres så tidlig som mulig. Det er avgjørende for en god gjennomføring at berørte arbeidstakere informeres så tidlig som mulig og regelmessig gjennom hele prosessen. III: OMSTILLING SOM FØRER TIL OVERTALLIGHET. 1. Involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste Leder med beslutningsfullmakt innen det området omstillingen omfatter, har ansvaret for at lover, avtaler og retningslinjene følges, og at medvirkning, drøfting og behandling i arbeidsmiljøutvalg (AMU) skjer på riktig nivå i organisasjonen. Arbeidstakere som er berørt av omstillingen, deres tillitsvalgte og verneombud skal involveres i tråd med Arbeidsmiljøloven 1-1 og Hovedavtalen Del B og Del C. Behandling i arbeidsmiljøutvalg (AMU) er hjemlet i Arbeidsmiljøloven 7-2. AMU skal ha fokus på tiltakenes effekt på arbeidsmiljøet, vurdere risikofaktorer, foreslå tiltak og gi råd til ledelsen for å redusere risiko for negative effekter på arbeidsmiljøet. 2. Avgrensing av omstillingsprosessen Personalmessige konsekvenser av omstilling skal løses på lavest mulig nivå i kommunen. Omstilling kan omfatte hele eller deler av en resultatenhet, byrådsavdelingen, flere byrådsavdelinger eller kommunen som helhet. Noen omstillingsprosesser er så omfattende at beslutninger skjer på flere nivåer. Det er viktig at ledere som har beslutningsfullmakt på de ulike nivåene involverer og drøfter tiltak og konsekvenser med tillitsvalgte på sitt nivå.

4 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 7 3. Risikovurdering I omstillingsprosesser må risiko vurderes i samsvar med arbeidsmiljøloven 3-1 og 4.1. Med risiko menes sannsynligheten for at noe uønsket skal skje og de konsekvensene det kan få. For informasjon om risikovurdering som metode, se overordnet HMS-håndbok og Bedriftshelsetjenesten sine sider på HR-nett. 4. Arbeidsmiljøkonsekvenser Omstilling kan få konsekvenser for både arbeidsmiljøet og den enkelte arbeidstaker. Ledelsen skal sikre at arbeidsmiljøet er i samsvar med lovens krav under hele omstillingsprosessen, også etter at endringer er innført. Det er viktig å ha fokus på både den ytre organisatoriske endringen og på den enkeltes reaksjoner. 5. Reaksjoner på endring Arbeidstakerne kan oppleve en omstilling som kan føre til overtallighet, som en utrygg situasjon. Reaksjonsmønstrene er ulike og kan komme til uttrykk på mange måter. Informasjon fra leder og god dialog med berørte arbeidstakere er av avgjørende betydning for å sikre en god gjennomføring av omstillingsprosessen. Ved behov kan Bedriftshelsetjenesten og HR-seksjonen kontaktes for bistand. 6. Framdrift- og informasjonsplan Erfaring viser at god kommunikasjon og informasjon er viktige suksessfaktorer i omstillingsprosesser. Berørte arbeidstakere må informeres fortløpende. Tillitsvalgte, verneombud og mellomledere skal bli orientert i forkant av informasjon til arbeidstakere. Det vises til Arbeidsmiljøloven 4-2 (3) «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakerens arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø». Leder med beslutningsfullmakt har etter drøftinger med tillitsvalgte ansvar for å utarbeide en fremdrifts- og informasjonsplan i omstilling som medfører endring av betydning for arbeidstakerens situasjon. Denne gjøres tilgjengelig for tillitsvalgte og berørte arbeidstakere. Tid er en kritisk faktor i endringsprosesser. Det er avgjørende at man under hele prosessen har målet klart for seg, overholder avtalte tidsfrister og har god framdrift i arbeidet. 7. Utvelgelse av overtallige Omstilling skal søkes løst på lavest mulig nivå i organisasjonen. Før utvelgelse av overtallige skal kriterier for utvelgelse drøftes med arbeidstakerorganisasjonene. Se hovedtariffavtalen 3 pkt 3.3. Leder har ansvar for å anvende kriteriene, foreta utvelgelse og fatte beslutning om hvem som defineres som overtallig. Arbeidstakeren og hans/hennes tillitsvalgte skal straks informeres om dette. Leder gjennomfører en samtale med den overtallige for å kartlegge kompetanse, ønsker og muligheter. Kommunen er forpliktet til å finne en annen passende stilling, fortrinnsvis på samme nivå jfr Arbeidsmiljøloven 15-7 (2).

5 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 7 Virksomhetsleder utferdiger en overtallighetserklæring som leveres arbeidstaker. Inntil overtallig arbeidstaker er overført til ny, fast stilling i kommunen eller det er funnet annen permanent løsning for vedkommende, beholder resultatenhet/byrådsavdeling/ kommunalt foretak arbeidsgiveransvaret, med tilhørende lønnsplikt. Leder skal informere den overtallige straks en passende stilling er ledig og henvende seg til tjenestestedet som har den ledige stillingen. Arbeidstaker oppfordres i tillegg, til selv å følge med på ledige stillinger. 8. Fortrinnsrett til ledig stilling. Arbeidstaker som har mottatt overtallighetserklæring kan melde fortrinnsrett til ledig stilling vedkommende er kvalifisert til. Fortrinnsrett som overtallig går foran fortrinnsrett for arbeidstaker med redusert funksjonsevne og fortrinnsrett for deltidsansatte som ønsker å øke sin stillingsprosent Mottakende avdeling (ansettelsesmyndigheten) har plikt til å ta imot en overtallig som søkes omplassert til ledig stilling. Den overtallige må være kvalifisert for stillingen, men ikke nødvendigvis best kvalifisert. Kompetansehevingstiltak kan vurderes, dersom dette kan medvirke til at den overtallige kan bli kvalifisert for stillingen innen rimelig tid. Krav om fortrinnsrett skal vurderes av mottakende avdeling og avklares så tidlig som mulig, primært før stillingen lyses ut eksternt. Dersom flere overtallige er kvalifisert for samme stilling, foretas en utvelgelse etter følgende kriterier: formell kompetanse yrkeserfaring egnethet for stillingen, særlige sosiale forhold sammenhengende tjenesteansiennitet i Bergen kommune. Dersom mottakende avdeling (ansettelsesmyndigheten) vurderer den overtallige som ikke kvalifisert for stillingen, skal ansettelsesmyndigheten utarbeide en skriftlig redegjørelse for beslutningen. Redegjørelsen sendes avgivende avdeling senest 7 dager etter omstillingssamtalen. Personal- og arbeidsreglementet (punkt 8) har bestemmelser som regulerer håndtering av uenighet om overføring til ledig stilling: - Overføring internt i resultatenheten avgjøres av resultatenhetsleder etter at berørte tillitsvalgte har fått uttale seg. - Vedtak om overføring mellom resultatenheter i samme byrådsavdeling, fattes av leder av resultatenheten i mottakende enhet etter at berørte tillitsvalgte har fått anledning til å uttale seg, jf. Hovedavtalen 3-2. Ved uenighet avgjør kommunaldirektøren i byrådsavdelingen saken.

6 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 7 - Vedtak om overføring mellom to virksomhetsområder fattes av virksomhetsleder i mottakende virksomhet. Ved uenighet fatter kommunaldirektør i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap(bfee)vedtak i saken, etter at berørte virksomhetsledere og tillitsvalgte har fått anledning til å uttale seg. Inntil endelige beslutning foreligger, er det ikke tillatt å ansette noen i den aktuelle, ledige stillingen. Kommunaldirektør i BFEE har fullmakt til å overføre overtallige til ledige stillinger i hele virksomheten. Kommunaldirektør i BFEE har videre fullmakt til å stoppe utlysning av, og ansettelse i ledig stilling dersom overtallig arbeidstaker skal vurderes i forhold til stillingen. Det er ikke tillatt å kjøpe vikartjenester av eksterne vikarbyrå dersom det finnes overtallige i kommunen som er kvalifisert for vikaroppdraget. 9. Overføring til ny stilling Overtallig arbeidstaker skal som hovedregel overføres til ny fast, ledig stilling. Midlertidige omplasseringer skal brukes i minst mulig grad. Inntil overføring til ny fast stilling er gjennomført beholder overtallig arbeidstaker sin fortrinnsrett til ledig fast stilling. Resultatenhet/byrådsavdeling/kommunalt foretak må dokumentere skriftlig det arbeidet som er foretatt for å finne annet passende arbeid for den overtallige. Når arbeidstakerens kompetanse, ønsker og muligheter sett i forhold til de arbeidsmuligheter som finnes i kommunen er vurdert, har overtallig arbeidstaker plikt til å ta imot ny passende stilling. Forut for vedtak om overføring skal den overtallige og hans/hennes tillitsvalgte gis anledning til å uttale seg om innholdet i den nye stillingen som han/hun er planlagt overført til. Kun meget tungtveiende grunner fra arbeidstakers side kan medføre at arbeidsgiver endrer sitt forslag til stilling. Administrativ overføring til ny stilling blir gjort i medhold av arbeidsgivers styringsrett, og skal meddeles arbeidstakeren skriftlig. Overføringsvedtaket er ikke et enkeltvedtak etter forvaltningsloven og kan ikke påklages. Dersom arbeidstakeren ikke tar i mot annen passendestilling, kan kommunen gå til oppsigelse, jf. AML Virkemidler Kostnader til ev kompetansehevingstiltak/ omskoleringstiltak i forbindelse med overføring til ny stilling dekkes av den resultatenhet/byrådsavdeling eller kommunalt foretak som avgir den overtallige. Avgivende enhet kan søke om helt eller delvis utgiftsdekning fra omstillingsfondet i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Forutsetningen for å utløse midler fra omstillingsfondet til slike tiltak er at den overtallige er overført eller vil bli overført til ny, fast stilling i kommunen. Overføringsvedtak må være fattet. 11. Praktisk informasjon Nyttig informasjon og maler/skjema til bruk i omstillingsprosesser er tilgjengelig på HR-nett. Her finner du også kontaktinformasjon til arbeidstakerorganisasjoner, vernetjeneste, bedriftshelsetjeneste og HR-funksjonen i byrådsavdeling/foretak.

7 Rev. dato: Gyldig til: Dok. nr.: BKDOK Side: 7 av 7 Kontakt HR-funksjonen ved behov for råd og veiledning i planlegging og gjennomføring av prosessen. 12. Evaluering Dersom en av partene ønsker omstillingsprosessen evaluert skal arbeidsgiver innkalle til slik evaluering 13. Fortrinnsrett for tidligere arbeidstaker i kommunen En tidligere arbeidstaker i Bergen kommune som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har i henhold til Arbeidsmiljøloven 14-2 på visse vilkår, rett til ny ansettelse i kommunen. Når en arbeidstaker med slik fortrinnsrett selv søker ledig stilling, gjelder fortrinnsretten bare en stilling arbeidstakeren er kvalifisert for, dvs må inneha både de faglige og personlige egenskaper for stillingen.