Omstillingshåndbok Fusjonsprosessen mellom Universitetet for miljø og biovitenskap(umb) og Norges veterinærhøgskole(nvh)

Transkript

1 Omstillingshåndbok Fusjonsprosessen mellom Universitetet for miljø og biovitenskap(umb) og Norges veterinærhøgskole(nvh)

2 Innhold 1 Formål med boken Ansvar Virksomhetenes øverste ledelse Avdelingsledere/instituttledere ved NVH og UMB Avdelingsledere/instituttledere ved NMBU Personalenheten ved NVH/UMB - NMBU Bemanningsgruppe Tjenestemannsorganisasjonene Den enkelte tilsatte Arbeidsavtalen Bibehold av lønn Bemanningsplan Nærmere om omstillingsprosessen Stillinger som ikke blir berørt av fusjonen Stillinger som blir berørt av fusjonen Omstillingssamtale Vurdering av krav om direkte innplassering (tidligere kalt rettskrav) Alternative utfall som følge av vurderingen av direkte innplassering i stilling A: En kandidat er vurdert å ha krav på direkte innplassering i stillingen Oppsigelse Virkemidler

3 1 Formål med boken Omstillingshåndboken har som formål å klargjøre begreper og beskrive prosessen ved innplassering i stillinger ved NMBU. Tidsplan for praktisk gjennomføring av omstillingsprosessen, mal for omstillingssamtale og bekreftelse på gjennomført omstillingssamtale er en del av håndboken og følger vedlagt. Håndboken skal sammen med vedlagte tidsplan bidra til å skape gode innplasseringsprosesser og legge forholdene til rette for at alle ansatte skal få sine rettigheter ivaretatt på bakgrunn av omstillingsavtalen og de rettsregler som regulerer de aktuelle forholdene i statlig sektor. Håndboken skal i tillegg klargjøre hvem som er ansvarlig for fremdriften i de ulike prosessene. Håndboken tar utgangspunkt i omstillingsavtalen av 24. mars Omstillingsavtalens formål er å sikre de ansattes medbestemmelsesrett og rettigheter i henhold til lov og kollektive og individuelle avtaler, samt sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsprosesser i statlig sektor i forbindelse med fusjonen mellom UMB og NVH. Et omstillingsarbeid krever samarbeid, rollebevissthet og profesjonalitet for å lykkes. Det er svært viktig at virksomhetens ledelse etablerer et samarbeid mellom de involverte aktører i prosessen som er basert på tillit og kunnskap om spillereglene i arbeidslivet. Det er avgjørende at aktørene har klart for seg hvilket ansvar den enkelte har etter lov- og avtaleverk, at de blir involvert i prosessen og gis anledning til reell medvirkning. Dette vil bidra til å skape trygghet og forutsigbarhet under prosessen, noe som er viktig både for den enkelte ansatte og for arbeidsmiljøet. 2 Ansvar 2.1 Virksomhetenes øverste ledelse. Virksomhetenes øverste ledelse har ansvar for: Å planlegge, initiere og gjennomføre omstillingsprosessen i henhold til lov- og avtaleverk. At det utarbeides informasjonsrutiner. 2

4 Å samarbeide med- og involvere tjenestemannsorganisasjonene i arbeidet i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. 2.2 Direktører/avdelingsledere ved UMB/NVH og instituttledere Direktører/avdelingsledere ved UMB/NVH og instituttledere har ansvar for: At prosedyren for omstillingsarbeidet følges i forhold til ansatte ved instituttet/avdelingen. Å gjennomføre omstillingssamtaler. Å gi/tilrettelegge for informasjon til ansatte. 2.3 Enhetsledere* ved NVH/UMB - NMBU Enhetsledere ved NVH/UMB - NMBU har ansvar for: Å utarbeide overordnet bemanningsplan for enheten. Å utarbeide stillingsbeskrivelser der det er behov for det. Å foreta innplassering av ansatte i stillingene etter gjeldende prosedyre. Å gi/tilrettelegge for informasjon til ansatte. *Tittelen enhetsleder blir benyttet der lederansvaret er klart, men konkret tittel/nivå p.t. ikke er fastsatt 2.4 Personalenhetene ved NVH/UMB - NMBU Personalenhetene ved NVH/UMB NMBU har ansvar for: Informasjon/opplæring av ledere i omstillingsarbeidet. Koordinere arbeidet, og bistå ledere ved behov. Å utarbeide skriftlig informasjon, dokumentasjon og kontrakter til ansatte. Det faglige innholdet i informasjonen som går ut til ansatte. 2.5 Bemanningsgruppen Det opprettes en bemanningsgruppe med følgende fire medlemmer; administrerende direktør og personalsjef fra NVH samt universitetsdirektør og personal- og organisasjonsdirektør ved UMB. Gruppen suppleres ved behov med en ekstern arbeidsrettsadvokat. Bemanningsgruppen har følgende funksjon: 3

5 Ha den overordnede oversikt og kontroll med gjennomføringen av alle innplasseringene. På bakgrunn av bemanningsplaner fra enhetslederne skal bemanningsgruppen forberede/foreslå innplassering i stillingene overfor rektor. Samtlige innplasseringer skal behandles av bemanningsgruppen. Ved behandling av de øverste administrative stillingene i NMBU består bemanningsgruppen av fellesstyrets leder, styrelederne ved hhv. NVH og UMB samt den eksterne arbeidsrettsjuristen. Ved behandling av stilling som øverste leder for personal- og organisasjonsavdelingen i NMBU består bemanningsgruppen av styreleder og administrerende direktør ved NVH og styreleder og universitetsdirektør ved UMB samt den eksterne arbeidsrettsadvokaten. 2.6 Tjenestemannsorganisasjonene Tjenestemannsorganisasjonene har ansvar for: Å utøve medbestemmelse i prosessen slik det er omtalt i hovedavtalen og omstillingsavtalen. Å medvirke/bidra i prosessen som rådgiver overfor den enkelte ansatte. Å bidra med informasjon fra ansatte til ledelsen, men også å formidle informasjon ut i organisasjonen. 2.7 Den enkelte tilsatte Den enkelte ansatte har ansvar for: Å holde seg orientert. Å bidra i prosessen. Å gi tilbakemeldinger innen oppsatte frister. 3 Arbeidsavtalen Den enkelte ansattes arbeidsavtale består selv om virksomheten blir berørt av omstilling i forbindelse med fusjonen. Dette innebærer at den ansatte i utgangspunktet har rett til å beholde sin stilling i den nye organisasjonen uavhengig av fusjonen. Arbeidsavtalen er 4

6 gjeldende helt til en av partene lovlig har brakt den til opphør eller at man ved enighet har inngått en ny avtale. 3.1 Bibehold av lønn Dersom en ansatt, på grunn av fusjonen, omplasseres til en lavere lønnet stilling beholder vedkommende sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning, jf. hovedtariffavtalen 10 nr Bemanningsplan På bakgrunn av vedtatt organisasjonskart har nærmeste enhetsleder ved NMBU ansvar for at det utarbeides bemanningsplaner for de enkelte enhetene. Med bemanningsplan menes en oversikt over antall og type stillinger ved den enkelte enhet. Bemanningsplanene skal ikke være mer omfattende enn nødvendig. Bemanningsgruppen saksbehandler bemanningsplanene før de oversendes rektor. Bemanningsplanene godkjennes av rektor etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene. Bemanningsplanene for NMBU sett opp mot ansattes gjeldende arbeidsavtale og nåværende arbeidsoppgaver vil være utgangspunktet for arbeidet med innplassering i stillinger ved NMBU. 5 Nærmere om omstillingsprosessen Virksomhetens øverste ledelse har ansvar for at det er jevnlig kontakt med tjenestemannsorganisasjonene gjennom omstillingsprosessen vedrørende gjennomføringen av prosessen. Omstillingsprosessen starter med lederstillingene. Dette fordi lederne ved NMBU vil ha en viktig funksjon i det videre arbeidet. 5

7 5.1 Stillinger som ikke blir direkte berørt av fusjonen Stillinger som ikke blir direkte berørt av fusjonen, og som videreføres, innplasseres direkte i NMBU. Dette vil blant annet være grupper av ansatte ved de institutter som består uendret inn i NMBU. Prosedyre For ansatte som ikke berøres direkte av fusjonen vil innplassering skje tidlig i prosessen. Bemanningsgruppen foreslår innplassering av grupper av ansatte på bakgrunn av vedtatte bemanningsplaner. Rektor godkjenner endelig innplassering. Den enkelte ansatte vil få skriftlig informasjon vedrørende sitt tilsettingsforhold. Hvilke stillinger dette gjelder vil også framkomme av tidsplanen for den praktiske gjennomføringen av omstillingsprosessen. 5.2 Stillinger som blir direkte berørt av fusjonen På bakgrunn av organisasjonskart og bemanningsplaner for NMBU vil man få en oversikt over hvilke stillinger som vil kunne bli eller blir direkte berørt av fusjonen. Med dette menes stillinger med arbeidsoppgaver som endres, faller bort, eller der det er enheter ved NVH og UMB som slås sammen, eller deles/flyttes. Prosedyre Enhetsledere ved NVH/UMB utarbeider oversikt over hvilke stillinger som blir/kan bli berørt av fusjonen på bakgrunn av organisasjonskartet og bemanningsplaner. Oversikten oversendes bemanningsgruppen og rektor. Oversikten over berørte stillinger tas opp til drøfting med tjenestemannsorganisasjonene. Ny enhetsleder ved NMBU* utarbeider stillingsbeskrivelse etter en fastsatt mal for disse stillingene innenfor sin enhet i henhold til bemanningsplan. Tjenestemannsorganisasjonene informeres om stillingsbeskrivelsene *ev. fellesstyret dersom enhetsledere ikke er tilsatt 6

8 5.2.1 Omstillingssamtale Enhetsleder skal i utgangspunktet gjennomføre omstillingssamtale med alle ansatte som blir direkte berørt av omstillingen. Det kan besluttes at omstillingssamtaler ikke gjennomføres i de tilfeller arbeidsoppgavene hovedsakelig videreføres med mindre medarbeideren selv ønsker omstillingssamtale. I samtalen skal det gis tilstrekkelig og relevant informasjon om den ansattes rettigheter og plikter i forbindelse med omstillingen, samt konkret informasjon om prosessen og andre forhold som kan være av betydning for den ansatte i denne sammenheng. Det bes om at arbeidstaker utarbeider en CV til samtalen i hht. mal. Arbeidstaker kan la seg bistå av tillitsvalgt eller annen rådgiver dersom det er ønskelig. Samtalen skal resultere i en skriftlig oversikt over/avklaring av: den ansattes nåværende arbeidsoppgaver, tidligere arbeidserfaring, formal- og real kompetanse. ønsker ved en eventuell endring/overgang til andre arbeidsoppgaver/stilling behov for kompetanseutvikling (jf. omstillingsavtalens punkt om karriereplanlegging) Prosedyre Enhetsleder ved NVH/UMB har ansvar for at det innkalles til omstillingssamtalene. Enhetsleder kan delegere gjennomføringen av samtalen til en annen leder der dette anses formålstjenlig. Det skal skrives et kort referat fra samtalen etter en fastsatt mal. Referatet skal godkjennes av begge parter. Ved behov vil det kunne avholdes flere samtaler. Det videre arbeid med innplassering i stillinger kan ikke gjøres før det foreligger bemanningsplan med stillingsbeskrivelser for de stillinger hvor dette er nødvendig i forbindelse med etablering av ny organisasjon. Hvilke rettigheter/plikter den enkelte ansatte har, avhenger av nåværende stilling ved NVH/UMB vurdert opp mot stillinger ved NMBU. Det vil være ny leder ved NMBU som har ansvar for det videre arbeidet. (ev. andre som får oppgaven delegert) 7

9 5.2.2 Vurdering av krav om direkte innplassering (tidligere kalt rettskrav) Det første som må avklares er hvem av de berørte arbeidstakerne som vil kunne ha krav på direkte innplassering i stilling ved NMBU (tidligere kalt rettskrav). Ansatte som i det vesentligste ser sine arbeidsoppgaver/arbeidsavtale videreført i en stilling ved NMBU vil ha rett og plikt til å følge arbeidsoppgavene. Vedkommende vil kunne bli direkte innplassert i den stillingen vedkommende ser oppgaver videreført i. Det må foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle om den ansatte har krav på en bestemt stilling. Momenter som særlig må vurderes er likhet/ulikhet med hensyn til arbeidsoppgaver/arbeidsområde, ansvar og nivå i organisasjonen. Det gjøres en før-/ etter vurdering der stillingens innhold før fusjonen og den nye stillingens innhold etter fusjonen blir avgjørende for vurderingen av om det skal foretas en direkte innplassering. Stillingens «grunnpreg» (hovedinnhold/ kjerneinnhold) er et viktig vurderingsmoment. Den konkrete vurderingen vil ikke være begrenset til arbeidsavtalen. Det må foretas en vurdering av hele arbeidsforholdet. Det stilles krav om at man kjenner igjen arbeids- og ansvarsområde i den nye stillingen sett opp mot den gamle. Det er ikke avgjørende at alle arbeidsoppgavene er videreført eller om det er lagt til nye oppgaver til den nye stillingen. Det kan ikke stilles som krav at det foreligger identitet mellom den nye og den tidligere stillingen, for eksempel at det kreves samme stillingskode, lønnsramme osv. Endring i ansvar kan vurderes som endring i lederoppgaver, endring i omfang/bortfall av personalansvar eller endring i fagansvar/faglig arbeidsområde. Stillingens nivå vurderes med hensyn til organisatorisk plassering, formalstruktur og beslutningsstruktur. Det vil ikke være mulig å angi noen prosentvis andel av tidligere stillings ansvarsog arbeidsoppgaver som må være i behold. Det er imidlertid ikke tilstrekkelig at stillingens grunnpreg er videreført. Det vil måtte gjøres en konkret og skjønnsmessig totalvurdering i forhold til den enkelte ansatte om det foreligger en rett til å følge stillingen. 8

10 Prosedyre Bemanningsgruppen utarbeider oversikt over hvilke ansatte de mener har krav på direkte innplassering i stilling ved NMBU og foretar en vurdering opp mot alternativene A, B og C jf. neste kapittel. Oversikten tas opp med de respektive enhetslederne ved NMBU. Avklaring av hvilke ansatte som har krav på direkte innplassering godkjennes av rektor ved NMBU. Enhetslederne orienteres om avklaringen Alternative utfall som følge av vurderingen av direkte innplassering i stilling Avhengig av konklusjonen vil det kunne fremkomme tre alternative utfall av vurderingen av direkte innplassering i stilling. Alternativ A: En kandidat er vurdert å ha krav på direkte innplassering i stillingen (tidligere kalt rettskrav på stilling) Alternativ B: To eller flere kandidater er vurdert å ha krav på direkte innplassering i stillingen. Alternativ C: Ingen kandidater har krav på direkte innplassering i stillingen A: En kandidat er vurdert å ha krav på direkte innplassering i stillingen Under dette alternativet er utfallet at det kun er én ansatt som er funnet å ha krav på direkte innplassering i stillingen. Prosedyre Den ansatte vil bli foreløpig direkte innplassert i stillingen. Grunnen til foreløpig innplassering er at det på et senere tidspunkt kan vise seg at også andre ansatte kan ha rett på stillingen. Tjenestemannsorganisasjonene informeres om foreløpig direkte innplassering. Den ansatte skal innenfor en angitt frist gis anledning til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen vektlegges før endelig beslutning tas. Etter at innplassering er bestemt, skal arbeidsgiver informere om beslutningen gjennom et møte med hver enkelt samt ved skriftlig underretning. Jf. omstillingsavtalen vedl. 1 punkt C. Personalenheten forestår saksbehandlingen B: To eller flere kandidater med krav om innplassering i samme stilling I denne situasjonen har to eller flere kandidater blitt vurdert for direkte innplassering i en konkret stilling. Dersom det vurderes slik at det er flere som har krav på samme stilling er det 9

11 ikke avgjørende hvem som i størst grad har en gjenkjennelse/videreføring av arbeidsoppgaver. Arbeidsgiver skal foreta en saklig utvelgelse på bakgrunn av en helhetsvurdering i henhold til kvalifikasjonsprinsippet i offentlig forvaltning (jf. Statens personalhåndbok). De tre viktigste elementene i denne vurderingen er utdanning og andre formelle kvalifikasjoner, arbeidserfaring og personlig egnethet for stillingen. I tillegg vektlegges tjenestetid ved NVH/UMB Prosedyre Dersom flere har blitt vurdert, og funnet å ha krav på direkte innplassering i stilling, vil disse bli innkalt til samtale med ny leder ved NMBU. Det innhentes referanser fra tidligere leder. Den best kvalifiserte, ut fra en helhetsvurdering, vil bli foreløpig innplassert i stillingen. Tjenestemannsorganisasjonene informeres. Den ansatte skal innenfor en angitt frist gis anledning til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen vektlegges før endelig beslutning tas. Etter at innplassering er bestemt, skal arbeidsgiver informere om beslutningen gjennom et møte med hver enkelt samt ved skriftlig underretning. Jf. omstillingsavtalen vedl. 1 punkt C C Innplassering i andre tilfeller enn direkte innplassering Når det er avklart hvilke ansatte som har rett til direkte innplassering i stilling, vil innplasseringen i de øvrige stillingene foretas. Dersom fusjonen medfører endringer i stillingens innhold, er utgangspunktet at arbeidsgiver, innenfor styringsrettens grenser, kan pålegge den ansatte å finne seg i slike endringer jf. tjenestemannsloven 12 første punktum. Arbeidsgiver har en bestemmelsesrett i forhold til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet innenfor stillingens rammer. Dette betyr at arbeidstakeren ensidig kan pålegges noen endringer f.eks. med hensyn til arbeidsoppgaver. Hvilke endringer som kan gjøres vurderes i forhold til den enkeltes arbeidsavtale og i forhold til om endringene strider mot det som særpreger, definerer eller fremstår som vesentlig for arbeidsforholdet (stillingens grunnpreg). 10

12 Dersom omorganiseringen medfører endringer som ligger utenfor styringsrettens grenser, og den ansatte ikke frivillig går med på en endring av stillingen, må det vurderes om vilkårene for oppsigelse i tjenestemannsloven 9 og 10 er tilstede. Dersom vilkårene for oppsigelse er til stede er det to muligheter: Den ansatte kan pålegges å overta annen likeverdig stilling eller stå til rådighet for spesielle oppdrag jf. tjenestemannsloven 12 annet punktum. I dette tilfellet fattes det ikke vedtak om oppsigelse, men den ansatte innplasseres i en likeverdig stilling. Dersom dette ikke er aktuelt kan arbeidsgiver fatte vedtak om oppsigelse. Før slikt vedtak fattes skal den ansatte om mulig tilbys annen passende stilling ved NMBU Likeverdig stilling Ved vurdering av om en stilling anses «likeverdig» etter tjenestemannsloven 12 vil man legge vekt på at den nye stillingen har tilsvarende nivå i organisasjonen i form av status og lønn og noenlunde tilsvarende funksjoner for eksempel i form av lederfunksjoner, saksbehandlingsoppgaver, tekniske funksjoner, osv Passende stilling Begrepet «passende stilling» er videre enn begrepet «likeverdig stilling» og kan omfatte stillinger som ikke er likeverdige med den gamle stillingen. Som en følge av dette kan arbeidsgiver heller ikke pålegge den ansatte å overta en slik stilling, men vil kunne fremsette dette som et tilbud. Det er imidlertid en forutsetning at medarbeideren har de nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen eller kan få dette ved hensiktsmessig tilleggsutdanning. Prosedyre: Innplassering som følge av styringsretten/likeverdig stilling Enhetsleder vil i samråd med bemanningsgruppen foreslå innplassering i stillinger iht. tjenestemannslovens 12. Om ønskelig kan det avholdes intervju. Den ansatte skal gis anledning til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen vektlegges før endelig beslutning tas. Etter at innplassering er bestemt, skal arbeidsgiver informere om beslutningen gjennom et møte med hver enkelt samt ved skriftlig underretning jf. omstillingsavtalen vedl. 1 punkt C. Rektor avgjør endelig innplassering. Prosedyre: Tilbud om stilling som følge av fortrinnsretten/ annen passende stilling 11

13 Stillinger som etter at ovennevnte prosess er gjennomført fortsatt er ledige kunngjøres internt slik at ansatte som ikke er innplassert i stilling kan søke stillingene. For å kunne påberope fortrinnsrett er det en forutsetning at vedkommende tilfredsstiller de faglige og personlige krav som er knyttet til stillingen. Dersom det er flere som ønsker samme stilling skal arbeidsgiver foreta en saklig utvelgelse på bakgrunn av en helhetsvurdering i henhold til kvalifikasjonsprinsippet i offentlig forvaltning. Det skal så langt som mulig tas hensyn til personens kompetanse og ønsker slik at forslaget blir et reelt tilbud som bør kunne aksepteres. Tilsettingen behandles som en forenklet tilsettingssak jf. tjml. 13 nr. 5 siste ledd. Arbeidsgiver sender tilbud om ny stilling til den enkelte ansatte. Dersom arbeidstaker vil miste sin fortrinnsrett til ny passende stilling om vedkommende takker nei til tilbudet, må det opplyses om dette i tilbudsbrevet. 6 Oppsigelse Arbeidsgiver vil kunne gå til oppsigelse dersom vilkårene for oppsigelse etter tjenestemannsloven 9 og 10 er tilstede og det ikke finnes en ledig passende stilling ved NMBU. Tjenestemannslovens bestemmelser vedrørende oppsigelse kommer til anvendelse. Den ansatte vil i forbindelse med en oppsigelse ha fortrinnsrett til annen passende stilling ved NMBU i inntil ett år etter at vedkommende har fratrådt stillingen. Den ansatte vil også gis fortrinnsrett til annen passende statlig stilling. En ansatt som er vurdert til å ha fortrinnsrett til en konkret stilling behøver ikke være den best kvalifiserte for stillingen. Dersom det er flere som konkurrerer om den samme stillingen, vil en ansatt med fortrinnsrett går foran andre ansatte selv om den ansatte ikke vurderes å være best kvalifisert. 12

14 7 Virkemidler Staten har en egen særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten som medfører geografisk flytting av virksomheter og/eller nedbemanning. Virkemidlene utgjør rammen for hva virksomhetene kan tilby den enkelte arbeidstaker. Virksomhetene har styringsrett når det gjelder bruken av virkemidlene innenfor sine budsjetter. For informasjon om virkemidlene vises det til særavtalen, side 302 i Statens personalhåndbok