Trinnvis prosessbeskrivelse ved omstilling

Transkript

1 Trinnvis prosessbeskrivelse til bruk ved i stilling (omhandler utarbeidelse av bemanningsplaner, gjennomføring av omstillingssamtaler og vurdering av rettskrav ved i stilling) Ansvarlig for trinn 1: Universitetsdirektøren (nivå 1 institusjonsnivå) Ansvarlig for trinn 2: Enhetens overordnede (nivå 2) Vurderinger godkjennes og kvalitetssikres av universitetsdirektøren Ansvarlig for trinn 3: Enhetens underordnede e med personalansvar i ny organisasjon (nivå 3) Vurderinger godkjennes og kvalitetssikres av enhetens overordnede (nivå 2) Trinn 1 o intern organisering o utarbeidelse av bemanningsplaner Utarbeide foreløpig oversikt over enhetens interne organisering og arbeidsområder 1 1 Enhetens overordnede 2 Styrevedtak: o o Seksjonsinndelinger o Formell organisering av administrasjonen ved Finnmarksfakultetet skal vedtas av universitetsstyret i løpet av juni Høgskolestyrets vedtak om Felles politisk plattform mellom UiT og HiF og søknad om fusjon, Sak ST Universitetstyrets vedtak om Felles politisk plattform for fusjon mellom UiT og HiF og søknad om fusjon, S Sak o Styringsgruppens vedtak om styring og ledelse, sak SG 12-13, o Styringsgruppens vedtak om Integrering - administrativ og faglig organisering, sak SG Utarbeide forslag til bemanningsplan for berørte enheter 2 Enhetens overordnede i samarbeid med Mal for bemanningsplan for fakulteter/avdelinger 1 Gjelder for Finnmarksfakultetet 2 For fakulteter vil ansvaret ligge til dekan, i samarbeid med fakultetsdirektør Side - 1 av 7

2 øvrige e ved enheten Informere tillitsvalgte/verneombud lokalt om arbeidet med bemanningsplan 3 Enhetens overordnede Fremlegge forslag til bemanningsplan for fakultetsstyret-/enhetens styre (til orientering) Oversende samlet bemanningsplan til universitetsdirektøren for godkjenning, senest 3. juni 2013 Drøfte bemanningsplaner sentralt med hovedsammenslutningene i møte 4. juni 2013 o Lokale tillitsvalgte fra aktuell enhet kan inviteres med i drøftingsmøtet Universitetsdirektøren godkjenner bemanningsplan innen 10. juni Enhetens overordnede 5 Personalavdelingene ved HiF og UiT 6 Universitetsdirektøren Trinn 2 o Vurdering og av e ved enheten Informere e å om den videre prosessen med hensyn til o gjennomføring av omstillingssamtaler o vurdering av rettskrav før 7 Enhetens overordnede Ledermøter Side - 2 av 7

3 Med utgangspunkt i godkjent bemanningsplan gjennomføres omstillingssamtale (ssamtale) med e 3 8 Enhetens overordnede Veiledning for gjennomføring av omstillingssamtale (ssamtale) Avgrense mulige/aktuelle kandidater 9 Enhetens overordnede Foreta en vurdering av aktuelle kandidater, dokumentere rettskrav og foreløpig av e 10 Enhetens overordnede Vurderinger om oversendes 11 Enhetens overordnede universitetsdirektøren for kvalitetssikring og godkjenning Universitetsdirektøren godkjenner forslag 12 Universitetsdirektøren om av underordnet nivå Informere aktuelle e om 13 Enhetens overordnede arbeidsgivers foreløpige vurderinger om o informere om den enkeltes rettighet til å fremme skriftlig ønsker om Gjennomføre ny omstillingssamtale 14 Enhetens overordnede (oppfølgingssamtale) med e som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om Mal: Forslag til i stilling Jf Omstillingshåndbokas kap 3 Personlig kontakt Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale 3 Fakultetsdirektør gjennomfører omstillingssamtaler med administrative og tekniske e ved enheten. Dekan gjennomfører samtaler med institutte. Side - 3 av 7

4 o Avklare eventuell uenighet i forbindelse med arbeidsgivers vurdering om o Diskutere andre mulige likeverdige eller passende stillinger Ved eventuell uenighet foretar 16 Universitetsdirektøren universitetsdirektøren ny vurdering av de aktuelle kandidater Sende ut formelt tilbud om med rettskrav etter universitetsdirektørens godkjenning 17 Enhetens overordnede Mal for standardbrev for tilbud Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ uten rettskrav fra e som foreløpig står uten formelt tilbud om 18 Enhetens overordnede i samarbeid med universitetsdirektøren o Dokumentere vurderinger om alternativ Vurdere intern utlysning/kunngjøring av stillinger der ingen har rettskrav o Sikre informasjon til e uten rettskrav o Like muligheter til å vise interesse for stilling på tvers av enheter Ved utlysning av stilling skal vanlige tilsettingsprosedyrer følges Mal: Forslag til i stilling Side - 4 av 7

5 Vurdering for uten rettskrav kvalitetssikres og godkjennes av overordnet nivå 21 Universitetsdirektøren o Tjenestemannsorganisasjonene gis mulighet til uttalelse Sende ut tilbud om uten 22 Enhetens overordnede Mal for tilbud rettskrav til aktuelle kandidater (tilbud om likeverdig eller passende stilling) Der enighet ikke oppnås vurderes muligheten for foreløpig til annen stilling i påvente av annen passende stilling 23 Universitetsdirektøren i samarbeid med enhetens overordnede Side - 5 av 7

6 Trinn 3 o Vurderinger og av øvrige ansatte Fastslå hvilke ansatte som ikke får endring i arbeids- og ansvarsområder Informere ansatte som får videreføring av arbeids- og ansvarsområde Avholde avdelingsmøter og /eller seksjonsmøter for å sikre informasjon om fusjonsarbeidet o orientere om arbeidet med bemanningsplaner o gjennomføring av omstillingssamtaler o kriterier for tilbud om samtale o i stilling Gjennomføre omstillingssamtaler med aktuelle kandidater (ssamtale) Foreta en vurdering av aktuelle kandidater, dokumentere rettskrav og foreløpig til stilling Foreløpige vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av enhetens overordnede Informere aktuelle kandidater om arbeidsgivers foreløpige vurderinger om o Klargjøre den enkeltes rettighet til å fremme skriftlige ønsker om 24 Enhetens overordnede i samarbeid med e ved enheten 4 Godkjent bemanningsplan 25 Nærmeste Personlig kontakt eller i informasjonsmøter 26 Enhetens overordnede i samarbeid med ansattes nærmeste Se håndbokens beskrivelse av informasjonsmøter, kap 3 27 Nærmeste Veiledning for gjennomføring av ssamtale 28 Nærmeste Mal: Forslag til i stilling 29 Enhetens overordnede 30 Nærmeste Jf Omstillingshåndbokas kap 2 Gjennomføre ny omstillingssamtale 31 Nærmeste Veiledning for gjennomføring av 4 Dette gjelder e med personalansvar, som seksjonse, kontorsjefer og institutte Side - 6 av 7

7 (oppfølgingssamtale) med ansatte som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om o Avklare eventuell uenighet i forbindelse med arbeidsgivers vurdering om o Diskutere andre mulige likeverdige eller passende stillinger Ved uenighet bringes skriftlig ønsker inn for universitetsdirektøren Ved eventuell uenighet foretar universitetsdirektøren ny vurdering av aktuelle kandidater Sende ut formelt tilbud om med rettskrav, etter universitetsdirektørens godkjenning 32 Enhetens overordnede 33 Universitetsdirektøren 34 Enhetens overordnede oppfølgingssamtale Mal for tilbud Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ for de som foreløpig står uten formelt tilbud Dokumentere vurderinger for uten rettskrav til likeverdig eller annen passende stilling Vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av overordnet nivå 35 Nærmeste 36 Enhetens overordnede Mal: Forslag om i stilling Tjenestemannsorganisasjonene gis mulighet til uttalelse ved forslag til uten rettskrav Sende ut tilbud om uten rettskrav til aktuelle kandidater om likeverdig eller passende stilling 37 Enhetens overordnede Mal for tilbud Side - 7 av 7