Dato: 12. oktober 2010 AMUHOS /10. Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavd. helse og inkludering. Endret organisering av forvaltningsenhetene SARK

Transkript

1 Dato: 12. oktober 2010 AMUHOS /10 Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavd. helse og inkludering Endret organisering av forvaltningsenhetene KJMO SARK Hva saken gjelder: På bakgrunn av sterk vekst i utgiftene innen tjenestområde 3, bestilte byrådet i Bergen en ekstern evaluering. Oppdraget gikk til AGENDA Utredning & Utvikling AS. Rapport forelå sommeren 2009 (BKSAK ) og resulterte i etablering av 4 etater: Etat for forvaltning, etat for alders- og sykehjem, etat for tjenester til utviklingshemmede og etat for hjemmesykepeleie. Når etatene nå er etablert, skal de funn som er gjort i forbindelse med evalueringen, danne grunnlag for videre tiltak som kan bidra til å sikre et utgiftsnivå som er på linje med andre norske storkommuner. For å realisere anbefalinger gitt av AGENDA, er det for forvaltningsetaten nødvendig å redusere antall enheter som tildeler tjenester. Dette muliggjør styrking av den faglige ledelse og etablering av sentral veilednings- og kontrollfunksjon. Antall stillinger som totalt brukes til saksbehandling, vil ikke endres. Enhetenes ledere får endret stillingsinnhold. Enhetens øvrige ansatte berøres ved at det blir færre kontor og noen vil dermed også få ny kontoradresse. Omorganiseringen skal ledes av en styringsgruppe hvor hovedtillitsvalgte og hovedverneombud deltar. Forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Finn Strand Kommunaldirektør Vedlegg: organisasjonskart og stillingsoversikt 1

2 Saksutredning: 1. Agendas anbefalinger For etat for forvaltning, ble følgende anbefalinger gitt: 1. Det er behov for en mer enhetlig styring av forvaltningsenhetene, hvor deres ansvar for økonomistyringen av tjenestene er hovedfokus. 2. Det bør sikres at forvaltningsenhetene har eller får tilgang til den økonomikompetanse som er nødvendig for ivareta den økonomiske styringen av tjenestene. 3. Både forvaltningsenheter og utførende enheter bør ha kontinuerlig fokus på at brukere med størst behovet prioriteres. 4. Arbeidet med å sikre likhet i tildelingen av tjenester (type tjeneste) og utmålingen av bistanden innenfor hjemmetjenesten bør videreføres. 5. Det er behov for en større opprydding i vedtakene innenfor botjenesten til utviklingshemmede. Det må etableres felles verktøy (maler) og felles arbeidsmetodikk mellom forvaltningsenhetene. Verktøy og metodikk må bygge opp under den modell for aktivitetsbasert finansiering som velges for denne tjenesten. Det er nødvendig å styrke forvaltningsenhetenes kapasitet og kompetanse på tjenesten til utviklingshemmede for å lykkes med dette. 2. Forvaltningsetatens visjon og hovedoppgaver Forvaltningsetatens visjon er rettsikkerhet likebehandling faglig forsvarlighet. Dette er grunnleggende rettslige prinsipper som har utgangspunkt i norsk rett. Etat for forvaltning gjør behovsvurderinger og tildeler tjenester til den enkelte innbygger. Enheten har som "bestiller i smått" ansvar for aktivitetsnivået innen pleie- og omsorgstjenesten. Forvaltningsetaten skal forvalte de ressurser som er stilt til rådighet av bestiller i stort. Bestiller i stort ved fagseksjon i byrådsavdeling for helse og inkludering, bestemmer hvilke tjenester som fordeles og hvor mye som er til fordeling av de enkelte tjeneste. Den enkelte innbyggers rettsikkerhet skal ivaretas ved at søkere får hjelp til dagliglivets gjøremål når de ikke kan dra omsorg for seg selv eller er helt avhengige av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, eller nødvendig helsehjelp i form av hjemmesykepleie eller sykehjem. Samtidig som den enkelte skal sikres tjenester vedkommende har rettskrav på, skal søkere også likebehandles. Det er en rekke andre formkrav til saksbehandlingen som også skal innfris. Disse kravene fremgår av Forvaltningsloven. Når en innbygger har et rettskrav på en tjeneste kan ikke kommunen avslå å sette i gang tiltak med henvisning til økonomi. Samtidig er det klart at innbygger med rettskrav ikke kan kreve det optimale. Et tilbud skal alltid være faglig forsvarlig. Etter å ha hørt bruker er det kommunen som beslutter hvilket tilbud som tilbys. Tilbudet vil være utformet i tråd med LEON prinsippet (Laveste Effektive OmsorgsNivå). Bergen kommune har i dag et høyere aktivitetsnivå enn andre norske storkommuner og bruker mer enn det som er budsjettert til tjenesten. Aktivitetsnivået skal ned, men det er viktig å styre reduksjonen slik at ikke brukere med rettskrav på tjenester gis avslag. Reduksjon i aktivitetsnivå skal gjøres i samsvar med de rettsregler som gjelder. For å klare å gjennomføre dette, krever det endring i måten forvaltningsenhetene er organisert på. 2

3 3. Forvaltningsenhetenes utfordringer med dagens organisering a. Hva vi ser selv Likebehandling har vært et fokusert område gjennom flere år. De 8 enhetene har vært ledet av 8 selvstendige ledere. For å få til en lik praksis, er det utarbeidet en rekke sentrale retningslinjer som klargjør kriterier for tildeling av de tilgjengelige tjenester, samt generelle saksbehandlingsregler. Dette har sammen med felles undervisning vært gjort for å få til ens praksis i enhetene. Når en ser på forskjeller mellom bydelene i forhold til for eksempel dekningsgrader og utmåling av hjemmetjenester til tjenestemottakerne, har allerede iverksatte tiltak vist seg å ikke vært tilstrekkelige. Vurdering av om det foreligger et rettskrav på tjenester samt hvor mye som skal utmåles, krever utøvelse av skjønn. I mange saker er dette vanskelige vurderinger, og det er da viktig at leder har en sentral rolle i forhold til veiledning av den enkelte saksbehandler. Dagens praksis viser at det er bydelsvise forskjeller som ikke er enkle å finne forklaringer på. Bydelene har ulike dekningsgrader med hensyn til hvor mange hjemmeboende eldre som mottar tjenester. For tjenesten "hjemmesykepleie" har Årstad, Åsane, Fyllingsdalen og Bergenhus en dekningsgrad for gruppen 80+ på ca 30, mens Fana, Ytrebygda, Laksevåg og Arna har en dekningsgrad på ca 22. I forhold til antall timer hjemmesykepleie og hjemmehjelp som tildeles den enkelte bruker pr måned, er det også forskjeller mellom bydelene. Dette indikerer at det ikke er lik utmåling av tjenestene i bydelene. b. Brukerorganisasjoner Brukerorganisasjoner som foreldreforeningen for funksjonshemmede barn, hevder at det er enkelte bydeler som lettere tildeler tjenester enn andre. Kommunen er invitert til et møte med organisasjonen hvor de ønsker å ta dette opp som tema. Enkelte medlemmer gir uttrykk for at de vurderer å flytte til bydeler som de registrerer har en romsligere tildelingspraksis enn andre. Erfaringer fra brukerorganisasjoner er uttrykk for enkeltpersoners opplevelser i møte med forvaltningen og man kan ikke tillegge disse for stor vekt. Ingen saker er helt like, og selv om brukere og pårørende har tett kontakt, har de ikke alltid kunnskap om alle sider ved den enkelte sak. Dersom disse uttalelsene støtter opp under våre egne observasjoner, er det all grunn til å se nærmere på problemstillingen. c. Kommunal klagenemnd Den kommunale klagenemnden er første klageinstans for alle enkeltvedtak om tjenester hjemlet i kommunehelsetjenesteloven samt endelig klageinstans for vedtak om kommunale særytelser. Nemnden har ved flere anledninger gitt uttrykk for at de opplever at de 8 forvaltningsenhetene ikke har ens praksis. Antall klagesaker varierer mellom bydelene og saksbehandlingen er også varierende. Nemnden har gitt klart uttrykk for at den ønsker at klagesaker skal behandles sentralt i forvaltningsetaten før de oversendes kommunal klagenemnd. 4. Behov for endringer i tråd med Agendas anbefalinger Agenda har påpekt at det er behov for å få til en mer enhetlig styring av forvaltningsenhetene. Dette er begrunnet med den forskjellige praksis som ble observert i enhetene. Som nevnt tidligere, er det ikke enkelt å lage så klare retningslinjer at en gjennom 3

4 dette klarer å få til en mer ens praksis. Vanskelige vurderinger som krever utøvelse av skjønn, forutsetter en leder som veileder saksbehandler i den enkelte sak. 5. Hva vi oppnår med færre enheter og sentralt forvaltningskontor Gjennom etablering av en egen etat for forvaltning, er det første og viktigste tiltak iverksatt for å muliggjøre mer enhetlig styring. Instruks og oppfølging av den enkelte enhet er nå samlet ett sted. Etatssjef kan sammen med spesialrådgiver overvåke den enkelte enhet og gripe inn der det avdekkes feil. Vurdering av behov og tildeling av tjenester tar utgangspunkt i den enkeltes konkrete situasjon. I mange saker er det vanskelig å avgjøre hvor mye tjenester som skal tildeles den enkelte. Det kan også være uenighet mellom ulike fagpersoner hvorvidt vilkår for å tildele tjenester er innfridd. Også utmålingen av den enkelte tjeneste er krevende. Ingen saker er helt like. Både når det gjelder vurdering av om en person har rett til tjenester eller ikke, og i forhold til utmåling av tjenesten, må det utøves skjønn. Det er presisert gjennom kommunale retningslinjer hvilke momenter som skal vektlegges, men i den enkelte sak må det alltid gjøres en konkret vurdering basert på den konkrete saken. Utarbeiding av normtider er ett virkemiddel for å forenkle utmåling av tjenester til den enkelte og er dermed et bidrag til å sikre likebehandling. Det er beregnet hvor mye tid en gjennomsnittelig pasient må få avsatt til å løse en oppgave. Denne tiden blir da utgangspunktet når tid tildeles den enkelte: Noen skal ha mer tid til oppgaven, andre mindre. Avvik fra norm begrunnes. For å sikre en lik praksis med hensyn til aktivitetsnivå, er det viktig å se om tjenestetildeling svarer til kjennetegn ved befolkningen i definerte geografiske områder i kommunen. Bydel har tradisjonelt vært en slik enhet, og vil fortsatt være utgangspunkt for å følge opp aktivitetsnivået, selv om antall forvaltningsenheter reduseres. Det må utvikles systemer som kan avdekke om tjenestetildeling samsvarer med befolkningen i det aktuelle området ved å for eksempel se om antall personer som mottar tjenester innen et område svarer til aldersgruppen i området (dekningsgrader). Med tanke på den viktige veiledningsoppgaven leder har i forhold til skjønnsutøvelse, må denne ivaretas av færrest mulig personer for å sikre lik praksis. Det er viktig at denne oppgaven ivaretas av ledelsen i den aktuelle enhet. Når ledelsen i den enkelte enhet styrkes med en spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon, muliggjør dette ivaretakelse av flere ansatte, samtidig som færre personer styrer skjønnsutøvelsen. Dette vil gi både større fagmiljø og bedre styring av skjønnsutøvelsen. Overvåking av alle forvaltningsenhetenes tildelingspraksis ligger til etatens sentrale ledelse. Det må etableres system som kan avdekke enheter som avviker fra kommunens praksis slik at korrigerende tiltak kan iverksettes raskt. Samtidig må bestiller i stort tidlig få varsel dersom behovet i befolkningen øker slik at det må tilføres midler eller at utmåling av tjenester til befolkningen må reduseres. Det er laget system for oppfølging av enhetene på både økonomi og aktivitet. Dette vil avdekke hvor det er avvik. For å følge opp avvik og korrigere praksis, er det behov for å undersøke mer i dybden. Personell med god saksbehandlerkompetanse må gjennomgå vedtak for å avdekke feil eller avvikende skjønnsutøvelse. Dersom det viser seg at det i et område er en avvikende praksis i 4

5 forhold til tildeling av en eller flere tjenester, kan det også være aktuelt å begrense fullmakter slik at enhetens saker innen gjeldende område kvalitetssikres sentralt før endelig vedtak gjøres. Denne kontrollen må fortrinnsvis skje i forkant, da det er sterkt begrenset adgang til å endre vedtak til søkers ugunst i ettertid. For å få mer enhetlig ledelse, må noen av de tilgjengelige ressurser benyttes til sterkere sentral styring. Det er ikke aktuelt å utvide antall stillinger som er avsatt til saksbehandling/forvaltning. Reduksjon i antall forvaltningsenheter muliggjør en slik styrking. Ved å etablere 3 enheter med leder og spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon, frigjøres 2 av dagens ledere til arbeide med byomfattende styringsoppgaver. Reduksjon i antall forvaltningsenheter vil ha tre viktige effekter: 1. Mer enhetlig veiledning ved skjønnsutøvelse da det blir færre ledere som gir veiledning 2. Frigjøring av ledere til å jobbe byomfattende med kontroll av vedtak og konkrete undersøkelser når det påvises avvik i et geografisk område. Sentralisering av klagesaksbehandling gir viktig informasjon om hvordan enhetene utøver skjønn og ellers om saksbehandlingen i forvaltningsenhetene er i samsvar med gjeldende krav. 3. Færre og større forvaltningsenheter gir mer robuste enheter og større fagmiljø. Det er innen den enkelte enhet en stor grad av spesialisering. Ved sykdom og ferier utgjør dette er problem i dagens små enheter. Spesielt er dette et problem der det er få personer med aktuell kompetanse (vernepleiere, personell med videreutdanning i psykiatri og rehabilitering) For å nå dette, bør følgende oppgaver ivaretas i sentral stab: - Undervisning - Klagesaksbehandling - Tildeling av byomfattende tjenester (boliger til utviklingshemmede og psykisk syke) - Veiledning før enhet gjør enkeltvedtak om tjenester som er spesielt kostnadskrevende (eks: brukerstyrt personlig assistanse) - Kvalitetsarbeide utarbeiding av retningslinjer - avviksrutiner - Samarbeidsavtaler mellom enheter i kommunen - Kompetanseplan - Stillingsbeskrivelser - Foreslå endringer i kriterier for tildeling og utmåling av tjenester (vedtas av byrådsavdelingen) 6. Spesielt om tjenester til utviklingshemmede Agenda påpeker en særlig utfordring i forhold til tildeling av tjenester til utviklingshemmede: Det er behov for en større opprydding i vedtakene innenfor botjenesten til utviklingshemmede. Det må etableres felles verktøy (maler) og felles arbeidsmetodikk mellom forvaltningsenhetene. Verktøy og metodikk må bygge opp under den modell for aktivitetsbasert finansiering som velges for denne tjenesten. Det er nødvendig å styrke forvaltningsenhetenes kapasitet og kompetanse på tjenesten til utviklingshemmede for å lykkes med dette. Innen utgangen av 2010, vil det være utarbeidet en modell for å muliggjøre at penger følger vedtak også for mennesker som bor i bofellesskap. Budsjett også for tjenester til mennesker 5

6 med utviklingshemming er planlagt lagt til forvaltningsetaten fra og med Agenda avdekket for dette området store forskjeller mellom enhetene. Det har vært foreslått at tildeling av tjenester til utviklingshemmede, bør skje fra en egen forvaltningsenhet. Problemet med å trekke ut tjenestetildeling til utviklingshemmede fra andre målgrupper, er at man risikerer at denne enheten utvikler andre normer for tildeling enn de som gjør behovsvurderinger av andre målgrupper. Utviklingshemmede har spesielle behov, men det er den enkeltes funksjonssvikt som må legges til grunn for tjenestetildeling. Utmåling må stå i forhold til det brukere i andre målgrupper med tilsvarende funksjonssvikt får. Dette tilsier at det ikke bør være egne enheter som tildeler tjenester til mennesker med utviklingshemming. Når personell som arbeider med tildeling av tjenester til utviklingshemmede samles i 3 enheter, vil dette innebære en styrking av fagmiljøet sett i forhold til dagens situasjon hvor de fleste vernepleiere er alene vernepleier i sin enhet. Den opprydding i vedtak som Agenda påpeker må gjøres, må koordineres mellom de 3 enhetene. Oppryddingen må skje i nært samarbeide med botjenestene. 7. Rammer for ny organisering Utgangspunktet for å endre dagens organisering er at det skal endres minst mulig, men så mye som nødvendig for å oppnå mål om større grad av likebehandling og endring av aktivitetsnivå slik at det er på nivå med andre storkommuner. Hva som er den optimale størrelse på en enhet er vanskelig å svare sikkert på. Det som er sikkert, er at dagens 8 enheter har for ulik praksis. Dette tiltross for en rekke tiltak som felles undervisning, felles normtider og sentrale retningslinjer. Spørsmålet om antall enheter har vært til debatt i en årrekke, og det er ulike oppfatninger omkring hva som er det rette antall. Det er bred enighet om at antall enheter må reduseres fra dagens 8 og at det må bygges opp en sentral funksjon med byomfattende oppgaver. Enhetene må være så store at de har mulighet til å ha et godt fagmiljø innen de tjenesteområder de skal dekke, samtidig må de ikke være så store at leder ikke kan styre enhetens praksis. Antall årsverk i dagens forvaltningsenheter: Arna Bergen hus Fana Fyllings dalen Lakse våg Ytre bygda Årstad Åsane Årsverk i forvaltningsenheten 5,5 11,5 9, , ,5 Innbyggere pr. årsverk Innbyggere 80 +pr. årsverk Innbyggere pr. årsverk I tallene er trygghetssykepleierne (trspl) talt med. Arna og Ytrebygda har felles trspl - still er plassert i Arna. Laksevåg og Fyllingsdalen har felles trspl og still er plassert i Laksevåg. Trspl jobber ikke med saksbehandling.. Som det fremgår av tabellen (over) har den minste enheten totalt 4.5 saksbehandlerårsverk. En så liten enhet er svært sårbar ved fravær og det er vanskelig å sikre kompetanse på alle 6

7 områder, selv når alle er tilstede. Enheten skal ha kompetanse på alt fra somatisk sykdom til psykiatri og mennesker med utviklingshemming. Tjenester tildeles til mennesker i alle aldersgrupper slik at enheten må ha kompetanse på både barn, voksne og eldre. Yrkesgruppene det er færrest av i forvaltningsenhetene, er vernepleiere, ergoterapeuter og fysioterapeuter. Det å være alene med en kompetanse innen et område, er ikke heldig over tid. Tverrfaglighet er prioritert når enkeltsaker skal løses, men en må ikke glemme at muligheten til å drøfte faglige spørsmål med kollega som har samme kompetanse er viktig for å vedlikeholde og utvikle kompetanse innen eget fagfelt. Etatens ledergruppe har drøftet ulike alternativer med tanke på hva som er den optimale enhet. Enheten må være så stor at den kan ha et godt fagmiljø for alle yrkesgrupper, samtidig må enheten ikke være større enn at leder og spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon klarer å følge opp den enkelte saksbehandler slik at en sikrer større grad av likhet i skjønnsutøvelsen. 3 enheter vil gjøre det mulig å finne/omdisponere lokaler til enhetene som da vil bestå av ca årsverk. Det kan vurderes om en enhet skal ha to kontorlokasjoner, eller om det er mulig å ha sambruk av lokaler med utførere slik at reisetid i det daglige kan reduseres. Noen av enhetene har åpent kontorlandskap og har gode erfaringer med dette. Åpne landskap reduserer arealbehovet. Eventuelt direkte oppmøte hos bruker om morgenen vil også kunne redusere transporttid. Dette er spørsmål som må avklares i de kommende diskusjoner omkring organisering av arbeidet. Forvaltningsetaten har ansvar for at det finnes en koordinerende enhet i kommunen jf Forskrift om habilitering og rehabilitering. Med 3 enheter er det naturlig å tenke seg at det innen hver enhet er en stilling som ivaretar de praktiske oppgavene knyttet til koordinerende enhet samt utpeking av koordinator ved utarbeidelse av individuell plan. Den koordinerende enhet skal ha en generell oversikt over behov for habilitering og rehabilitering i kommunen og skal sikre at innbyggerne tilbys nødvendig utredning og oppfølging ved behov for habilitering og rehabilitering. Trygghetssykepleietjenesten er også lagt til forvaltningsetaten. Denne oppgaven vil også ivaretas av de tre enhetene. Gjennom trygghetsbesøk får trygghetssykepleier god innsikt i lokale tilbud og de kan iverksette enkle tiltak som kan utsette hjelpebehov hos eldre. Tett kontakt med saksbehandlerne er svært nyttig. Hvilke bydeler som kan fusjonere: Det er ikke slik at det er åpenbart hvilke bydeler som naturlig hører sammen når bydelene skal deles inn i tre soner. Bydeler som har felles grense må betraktes som potensielle fusjonspartnere. Samtidig bør enhetene ikke være for ulike med hensyn til antall innbyggere i målgruppene. Det bør også tillegges vekt at ingen soner skal få en stor overvekt av levekårsulemper, noe som er grunnen til at forslaget om at Årstad og Laksevåg skulle fusjonere, ikke ble anbefalt å gå videre med. Svært mange forslag har vært vurdert, og det som utpeker seg som det beste, er følgende: Sone 1: Arna, Bergenhus, Åsane Sone 2: Fyllingsdalen, Laksevåg Sone 3: Fana, Ytrebygda og Årstad 7

8 Aldersgruppe x levekårsindeks Fana, Ytrebygda,Årstad Åsane, Arna Bergenhus Fyllingsdalen, Laksevåg Sum 0-66 år år år år og eldre Sum Bydelene Bergenhus og Årstad har bydd på størst problemer med hensyn til hvem de best kan organiseres samme med, og det må i det videre arbeidet vurderes om det for noen av sonene vil være hensiktsmessig å opprettholde 2 kontor. Leder og spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon vil da måtte følge opp personell begge steder. Dette må avklares endelig i den videre prosessen. Noen har fremholdt at det vil være vanskeligere for innbyggerne å komme på besøk til forvaltningsenheten når antallet enheter reduseres. Enhetene får imidlertid sjelden besøk på kontoret av søkere. Kontakt skjer hovedsakelig ved hjemmebesøk eller pr telefon. For å kunne vurdere hva som er rett tjeneste, er det nødvendig å se søker i sin hjemmesituasjon. Det er også mulig å sende søknader og meldinger til forvaltningsenheten via internett. Dette benyttes foreløpig i svært liten grad. 8. Prosess for gjennomføring: Fremdriftsplan, arbeidsgruppe og tempoplan Når antall forvaltningsenheter reduseres, må kontorsituasjonen for de aktuelle enheter vurderes på nytt. Lederne vil bli direkte berørt ved at noen blir ledere for en større enhet, noen vil få spesialrådgiver med stedfortrederfunksjonfunksjon, mens andre ansettes i etatssjefens stab. Det har vært diskutert med tillitsvalgte hva som er den beste prosessen med hensyn til å komme best mulig i mål med endringen. Det første som må på plass, er innplassering av de dagens 8 ledere. Norsk sykepleierforbund organiserer 7 ledere, FO en. Det er foreløpig avtalt at innplassering av dagens 8 ledere, skal skje etter samtaler med de berørte hvor deres tillitsvalgte deltar. Forut for dette, utarbeides det beskrivelser for de 3 aktuelle stillingene: leder, spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon i sone og spesialrådgiver i etatssjefs stab. Når lederne er på plass, etableres det en styringsgruppe som består av tillitsvalgte, verneombud, ledergruppe og etatssjef. Gruppen skal lede arbeidet med etablering av de nye enhetene og sikre at enhetene ikke utvikler seg i forskjellige retninger. Innen hver av de nye enhetene etableres det arbeidsgrupper bestående av lokal tillitsvalgt, verneombud og leder. Gruppen starter arbeidet med å vurdere kontorsituasjon og andre praktiske forhold omkring sammenslåingen. Det vil være mulig å raskt redusere fra 3 til 2 kontor i sone 1 og 3. Reduksjon av antall forvaltningsenheter har vært et diskusjonstema i flere år, og mange er utålmodige etter å komme i gang. En rask omstillingsprosess er ønskelig, men samtidig må det avsettes tilstrekkelig tid til å vurdere konsekvenser av de valg som gjøres. Dersom lederkabalen kommer på plass innen utgangen av november, vil det være mulig å få samlet personell i sonene på 2 kontor i hver sone innen utgangen av året. Vurdering av 8

9 kontorsituasjon innen den enkelte sone og utarbeiding av felles kontorrutiner med mer, vil kunne starte opp umiddelbart, og målet må være at dette er avklart til senest Når nye enheter er på plass, må det lages en samlet kompetanseplan for forvaltningsetaten. Det er behov for å styrke den juridiske kompetansen sentralt med tanke på klagesaksbehandling og undervisning, og det må vurderes om enhetene har rett kompetanse blant sine saksbehandlere. 9. Tillitsvalgtes syn på saken Saken har vært diskutert på to møter med samtlige tillitsvalgte og ett hvor kun tillitsvalgte som representerer lederne var tilstede. Særlig tillitsvalgte for de med få fagstillinger i enhetene, ønsker større fagmiljø velkommen. De tillitsvalgte er opptatt av at de skal være representert i det videre arbeidet, og de har gitt uttrykk for ønske om at det opprettes en sentral styringsgruppe som kan sikre at de tre enhetene får en lik utforming og praksis. 10. Ansattes syn på saken Reduksjon i antall forvaltningsenheter kom første gang på dagsorden på en todagerssamling for alle ansatte i forvaltningsenhetene for 3 år siden. Tema på samlingen var sammenligning av enhetenes praksis. Gjennom gruppearbeid så flere at det var svært store forskjeller på vurderingene saksbehandlere fra forskjellige forvaltningsenheter gjorde. Etter dette har antall enheter vært tema med jevne mellomrom, og flere ansatte gir uttrykk for frustrasjon over ulik praksis samt små sårbare fagmiljø. De fleste enhetene har spesialisert sine saksbehandlere slik at kanskje en person har ansvar for et saksområde. Ved sykdom blir det da krevende for en annen å sette seg inn i saksområdet. Sammenslåing av enheter har vært presentert og snakket om på personalmøter, og de fleste ser behovet for en endring. Når ideer begynner å utkrystallisere seg i konkrete planer, blir den enkelte naturlig nok opptatt av hva dette vil bety konkret med hensyn til hvem som blir kollega og hvor kontoret skal ligge. Så lenge dette ikke er bestemt, vil dette skape en usikkerhet og utrygghet for den enkelt ansatte. Det er derfor viktig at beslutnings- og endringsprosesser ikke tar lenger tid enn nødvendig. Involvering av ansatte og god informasjon i omstillingsprosessen er avgjørende for å få et godt resultat. 9

10 Vedlegg 1: Fremtidig organisering Etatssjef Sentral stab (3 stillinger) -klagesaksbehandling -undervisning -tildeling byomfattende tjenester -vurdering av kostnadskrevende saker før vedtak -Kvalitetsarbeide/retningslinjer/avviksrutiner --overvåke tjenestproduksjon/statistikk -Økonomioppfølging -Samhandling 2. linjen Forvaltningsenhet sone nord (Arna, Bergenhus, Åsane) - Leder - Spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon - Saksbehandlere - Trygghetssykepleiere Koordinerende enhet Forvaltningsenhet sone vest (Fyllingsdalen, Laksevåg) - Leder - Spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon - Saksbehandlere - Trygghetssykepleiere Koordinerende enhet 10 Forvaltningsenhet sone sør (Fana, Ytrebygda, Årstad) - Leder - Spesialrådgiver med stedfortrederfunksjon - Saksbehandlere - Trygghetssykepleiere Koordinerende enhet

11 Vedlegg 2: Bemanning i forvaltningsenhetene pr (eksklusiv trygghetssykepleiere): Forvaltningsenhet Sykepleier Vernepleier Ergo/- fysioter. Andre Sum Arna ,5 4,5 Bergenhus ,5 11,5 Fana 4,4 1 1,8 0,8 8 Fyllingsdalen 4,9 1 0,8 1 7,7 Laksevåg 5,45 1,5 1 0,5 8,45 Ytrebygda ,5 5,5 Årstad Åsane 3, ,5 Sum 38,25 11,5 8,6 9,8 68,15 11