Å lede endringsprosesser

Transkript

1 Å lede endringsprosesser Hva var viktig for oss i Arendal kommune? Hva var viktig for meg som leder? Erfaringer fra en kommune som er i gang. v/ Ragnhild Vignes Enhetsleder Arendal kommune, Koordinerende enhet

2 Historien fra starten av omstillingen - til der vi er i dag Viktig ifm omstillingsprosessen Selve prosessen hovedtrekkene noen milepæler Ansvar/ledelse av prosessen Samling for ledere, tillitsvalgte og vernombud i mars 2012 Oppfølging i arbeidsgrupper / dialog på ulike måter etterpå Informasjonsarbeid når og hva til hvem Prosessen fram til politisk behandling Oppfølging etter bystyrevedtak i juni 2012 Endrede forutsetninger underveis - økonomi Reansettelser av enhetsledere, avdelingsledere og personalgrupper som ble berørt Endringer av enheter og innbyrdes flytting av grenser soner i hjemmesykepleien Hvordan på hva og når ble avdelingslederne, tillitsvalgte og ansatte involvert?

3 Hverdagsrehabilitering i Arendal kommune Innsatsteam hverdagsrehabilitering ble opprettet ,5 årsverk tverrfaglig sammensatt (fysio- og ergoterapeuter, sykepleiere, vernepleier, helsefagarbeidere, sosionom) Organisert med egen avdelingsleder Samlokalisert og samordnet med fysio- og ergoterapeuter Dekker alle tider på døgnet unntatt natt 3 ukers innsats Dokumentasjon registrering av tidsbruk Tjenestekontoret tildeler tjenesten hverdagsrehabilitering 2 mestringskontakter i hver hjemmesykepleiesone

4 Hverdagsrehabilitering Arendal kommune 2010/ 2011 Feb 2012 Mars juni 2012 Høst jan 2013 Jan 2015 Pilotprosjekt hjemmerehabilitering Prosess omstilling Struktur som understøtter mestring Ny struktur fra Hverdagsrehabilitering i drift

5 Rekruttering til innsatsteam- hva vektla vi? Ansatte ble rekruttert internt fra alle enheter - omgjorte stillinger fra hjemmesykepleie, rehabilitering, psykisk helse og tjenester for utviklingshemmede Kompetanse og interesse for jobbe med eldre brukere (størst antall saker innen denne målgruppen) Grunnleggende kompetanse på psykiske lidelser (derfor ansatte vi en fra psykisk helse og rus (sosionom) Kompetanse på personer med utviklingshemming Evne til å etablere og avslutte relasjon til brukere innenfor et kort tidsrom Tverrfaglig sammensetning og erfaringsbakgrunn 5

6 Dokumentasjon fortløpende evaluering Fra oppstart har vi registrert: Estimert tid hjemmesykepleie før og etter innsatsteam Antall timer som i innsatsteamet bruker i de 3 uker de er inne Grunnlag for anslag innsparte timer hjemmesykepleie

7 Tjenestekontoret (TK) FORLØP HVERDAGSREHABILITERING 3 uker Søknad/ henvendelse fra - bruker - sykehuset - utøvende tjenester - fastlegene Første vurdering Saksbehandlere TK vurderer om bruker skal til innsatsteam. Samarbeid er med rehab.rådgiver og avd. leder innsatsteam Saken overføres innsatsteam Målsetting Kartlegging Trening/behandl. 3 uker Avslutning innsatsteam Bruker klarer seg enten uten tjeneste videre Overføres til hjemmesykepleien eller andre tjenester Kriterier for inntak Rutiner for overføring til innsatsteam Brev /melding sendes bruker Innsatsteamet samarbeider med: bruker, pårørende, og nettverk hjemmesykepleie.frivillighetskoordinator m.fl.

8 Viktig ifm omstillingsprosessen Forankring i politisk og administrativ ledelse Utfordringsbilde Arendal kommune hvorfor satte vi i gang den store omstillingsprosessen Prosessen før og etter bystyrevedtak Samarbeid med tillitsvalgte Gode verktøy struktur- holde seg til fremdriftsplan De viktige spørsmålene som hele omstillingsprosessen tok utgangspunkt i

9 Noen lysbilder om bakgrunn for innføring hverdagsrehabilitering UTFORDRINGSBILDE ARENDAL KOMMUNE HVORFOR SATTE VI I GANG DEN STORE OMSTILLINGSPROSESSEN

10 Aldersdemografisk endring hvordan utfordrer dette oss? Photo: Colourbox.com

11 I 2013 var det 4078 innbyggere over 67 år i Arendal kommune Økning fra 2003 til 2013 var beskjeden Det vil bli en dramatisk vekst i eldrebefolkningen fra 2013 til 2030 Befolkningen eldre enn 67 år økte med 706 personer Prognose (høy vekst) fra 2013 til 2030 tilsier en vekst i samme aldersgruppe på 4094 personer

12 Forholdet mellom personellbehov og antall personer i yrkesaktiv alder fram mot 2050 Kilde: Meld. St. 29 Morgendagens omsorg, 2013:41-42 Figurene viser en av de største utfordringene vi står ovenfor når det gjelder planlegging av framtidas tjenester Den yrkesaktive del av befolkningen reduseres betydelig samtidig med at det blir en sterk vekst i den eldre del av befolkningen

13 Endring de over 80 Økningen av eldre over 80 år vil være dramatisk fram til uavhengig av om en legger middels eller høy vekst til grunn 76 % - dvs. ca 1400 flere enn i dag (høy vekst) 64 % - dvs. ca 1200 flere enn i dag (middels vekst) NB - til sammenligning: I 2013 var det 1873 innbyggere over 80 år i Arendal kommune I perioden hadde befolkningen over 80 år økt med 115 personer, dvs. 6,5 % på 10 år

14 Innføring av hverdagsrehabilitering en del av et større bilde LITT OM PROSESSEN FRAM TIL POLITISK VEDTAK

15 Organisasjon som understøtter mestring Kompetanse som understøtter mestring Plan for tidlig og riktig innsats En ny velferdsmodell i samarbeid med ideelle organisasjoner Boliger med heldøgns omsorg HELHET SAMMENHENG MESTRING En vital og åpen omsorgstjeneste i samspill med brukere, pårørende, nærmiljø Velferdsteknologi 15

16 Omstillingsarbeidet tok utgangspunkt i disse spørsmålene Hva skal til for å få et gjennomgående fokus på mestring og rehabilitering i tjenestene våre? Hvilken organisering understøtter dette? 16

17 Mandatet for arbeidsgruppen Tilrettelegge for prosess som involverer tillitsvalgte og berørte ledere til å komme med forslag til struktur/ organisering som understøtter mestring. Sørge for at fordeler og ulemper ved alternative forslag blir belyst og presentert for styringsgruppen.

18 Sak; Struktur som understøtter mestring Saksprotokoll - Bystyret Arendal bystyre vedtar det framlagte forslag til ny organisasjonsmodell for omsorgstjenestene i Arendal kommune iverksatt fra Arendal bystyre slutter seg til prinsippet om hverdagsrehabilitering slik det er beskrevet i saken. Rådmannen får fullmakt til å iverksette endringene innenfor rammen av vedtatt budsjett og i tråd med de retningslinjer som gjelder for omstilling. 18

19 Prosess fra bystyrevedtak i juni til iverksetting Rebemanning enhetsledere i slutten av juni 2012 Handlingsplan/ budsjett. 2,5 % reduksjon i enhetenes rammer medførte at framdriftsplan og rammer for ny struktur måtte endres Rebemanning - avdelingsledere oktober 2012 Prosess i forkant på team-/avdelingsstørrelse (relasjonsledelse), ny inndeling soner i hjemmesykepleien Rebemanning ansatte i berørte team/avdelinger november 2012 (inkludert innsatsteam hverdagsrehabilitering)

20 Prosess fra bystyrevedtak i juni forts Grensejustering hjemmesykepleie/ nye soner, endringer korttidsplasser: ca 300 ansatte ble berørt Brukere/pårørende informasjon og ivaretakelse nov/des 2012 Praktisk tilrettelegging, økonomi, personal, dataprogrammer, brevmaler, brukerjournaler m.m. Informasjon og dialog: Diverse infoskriv, informasjonsmøter gjennom hele høsten

21 NOEN TALL OG RESULTATER

22 Resultater noen tall Antall personer som har fått tjeneste fra innsatsteam et Ca 55 % av brukerne er over 80 år Antall brukere hjemmesykepleien er redusert de siste 2 år med 11%

23 t/uke 5,5 Illustrasjon ressursinnsats- effekt i perioden jan-nov ,2 Reduksjon 1,8 t/uke 1,4 Ant uker 1 3 De første 3 ukene som innsatsteamet er inne er ressursinnsatsen stor 5,5 t/uke), for deretter å reduseres til gjennomsnittlig 1,4 t/uke. 44 Differansen på 1,8 t/uke er gj.snitt effekt av hverdagsrehabilitering for de 180 brukerne som har fått denne tjenesten i perioden

24 Antall timer hjemmesykepleie pr. uke etter at innsatsteamet har vært inne 4 % 8 % 1 % % 0, % 54 % % >10 Antall timer pr. uke hjemmesykepleie etter innsatsteam 0 0, >10 Antall brukere (i alt 244)

25 Effekt på individ og systemnivå Det tar tid å omsette effekt av hverdagsrehabilitering til innsparing drift. Men vi ser på produksjonstall at antall brukere hjemmesykepleie og timer går ned. Brukerundersøkelse i Arendal 2014: Høy svarprosent og svært gode resultater. Forskningsprosjekt over 5 år (medarbeider- og brukerundersøkelser) v/ Linda Lai, professor i organisasjonspsykologi og ledelse BI.

26 NYTT DATAPROGRAM TIL REGISTRERING OG RAPPORTERING

27 Nytt registreringsprogram hverdagsrehabilitering (et samarbeid mellom Arendal kommune og IKT-Agder)

28 Registrering tidsbruk, etc. for hver enkelt bruker

29 Rapport 2014

30 Prinsipper for endringsledelse Forankring i ledelsen politisk og administrativt starte på toppen Involvering av tillitsvalgte/ansatte alle lag i organisasjonen Involvering og informasjon til omgivelser innbyggere/brukere/pårørende Ta hensyn til de menneskelige sidene av endringen Sett av tid til å snakke med både personalgrupper og enkeltpersoner Struktur - orden på det formelle Eierskap Kommunisere budskapet hvorfor endrer vi? Uventede ting skjer - vær forberedt på å løse ting underveis