Tildelingskontor i Søndre Land kommune

Transkript

1 Rapport pr november 2014 Undertittel eller rapportnummer el.l. Tildelingskontor i Søndre Land kommune

2 Innholdsfortegnelse BAKGRUNN Mandat og oppnevning av arbeidsgruppe Gjennomføring av arbeidet Tildelingskontorets organisasjonsmessig plassering PERSONELL KONKRETISERE/SYNLIGGJØRE KONSEKVENSER Kvalitetssikre ressursbruk Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene Rekruttering FAG Kriterier for tildeling av tjenester Oppgaver for tildelingskontoret... 4 Lovpålagte tjenester... 5 Ikke lovpålagte tjenester (forvaltningsvedtak)... 5 Annet Lovverk Internkontroll og rutiner for arbeidet Samarbeidsarenaer Vurderingsbesøk ØKONOMI Samarbeid mellom tildelingskontor og avdelingene Budsjett for avdelingen Bruk av eksterne leverandører ANNET Informasjon Lokaler ROS ANALYSE Side 1

3 1 BAKGRUNN Søndre Land har over flere år gjort endringer på organisering av saksbehandling av helse- og omsorgstjenester. Målet har vært å få saksbehandling over på færre hender. Det ble høsten 2013 gjennomført en evaluering av dagens saksbehandling blant saksbehandlere og avdelingsledere. Resultat fra dette arbeidet viser en tendens til at færre bør saksbehandle og at dagens organisering ikke er tydelig nok. Tildeling av tjenester er en viktig oppgave som først og fremst er av stor betydning for den som skal motta tjenester. Rettferdig og riktig fordeling av tjenesten er et uttalt mål. Tildelingen har også betydning for omgang av tjenester som blir gitt, og hvilke tjenester den enkelte får tilbud om. Jo flere personer som er inne og ufører denne oppgaven, jo større er sjansen for at vurderinger gjøres ulikt. Krav til å oppfylle lovverket med forskrifter og rundskriv, stiller krav til god kunnskap innenfor både fagfeltet, men også innenfor saksbehandling som fag. 1.1 Mandat og oppnevning av arbeidsgruppe Arbeidsgruppa har bestått av følgende personer: Randi Marta Berg kommunalsjef helse, omsorg og velferd (leder i arbeidsgruppen) Lene Nilssen konsulent helse, omsorg og velferd (sekretær i arbeidsgruppen) Gerd U Sogn mogleder i hjemmetjenesten Marianne Ege Lundberg avdelingsleder i hjemmesykepleien Benthe Bakken avdelingsleder hjemmetjenesten Line Eriksen hovedtillitsvalgt sykepleierforbundet MÅL: Søndre Land kommune organiserer tildeling av tjenester innen helse og omsorg på en mest mulig hensiktsmessig og effektiv måte. Organiseringen skal være tydelig for alle samarbeidsparter, og skal fremme samarbeid. Arbeidsgruppens mandat: Konkretisere og synliggjøre konsekvenser ved innføring av tildelingskontor i Søndre Land kommune. Forhold som angår personell, økonomi og fag må være tydelige. Følgende tema bør være med, og listen kan utvides: Personell: Fag: Økonomi: Kvalitetssikre ressursbruk Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene Rekruttering Stillingsbeskrivelser Kriterier for tildeling av tjenester må samles og klargjøres for bruk Avklare aktuelle oppgaver for kontoret Lovverk Samarbeidsarenaer Ta stilling til tildelingskontoret opp mot pasientforløpsprosjektet Kompetanseplan Samarbeid mellom kontoret og avdelingene vedr økonomi Budsjett for avdelingen Side 2

4 Annet: Hvordan handtere behov for ekstra ressurs i NAV saker TT-ordningen Utarbeide rutine for bruk av eksterne leverandører Involvering Informasjon Lokaler Kvalitetssikre forslag til organisering 1.2 Gjennomføring av arbeidet var oppstartmøte for hovedprosjektet hvor en ferdigstilte prosjektplanen. Samtidig ble det foretatt ROS-analyse samt satt opp møte- og framdriftsplan. Bakgrunnen for etablering av eget tildelingskontor med virkning fra er angitt i forprosjektet og er i hovedsak følgende: Likebehandling Mer effektiv saksbehandling Kompetanse Færre kontaktpunkt for brukere Arbeidsgruppa har hatt 4 arbeidsmøter pr Komite for Helse, omsorg og velferd har vært orientert om prosjektet. Det samme har ledermøtet i helse, omsorg og velferd. Rapport fra hovedprosjekt skal behandles i formannskap som orienteringssak. 1.3 Tildelingskontorets organisasjonsmessig plassering Det var først tenkt å legge tildelingskontoret direkte under kommunalsjef, men arbeidsgruppa ser mange fordeler ved å plassere tildelingskontoret under avdeling for hjemmesykepleie. Fordelene er en videreføring av en allerede etablert praksis samt at en har god kompetanse og gode rutiner som fungerer meget godt. En har en etablert praksis for henvendelser på tidspunkt hvor tildelingskontoret vil være stengt (etter kl på hverdager, helligdager/helg etc) En har allerede et felles søknadsmottak En har etablerte rutiner for utskrivningsklare pasienter Ulemper med denne plassering er dagens lokaliteter. Hjemmesykepleiens lokaler er for små til å huse tildelingskontor. Det er meldt inn behov for egnede lokaler til avdeling for Bygg og vedlikehold., og det jobbes med å skaffe egnede lokaler. Fagansvarlig for tildelingskontoret har vedtaksmyndighet og vil ha ansvar for drift av fagområdet. Stillingen er direkte underlagt avdelingsleder for hjemmesykepleie. Saksbehandlere vil ha fagansvarlig som faglig overordnet og avdelingsleder for hjemmesykepleie som nærmeste leder. Side 3

5 2 PERSONELL KONKRETISERE/SYNLIGGJØRE KONSEKVENSER 2.1 Kvalitetssikre ressursbruk I forprosjektet ble det gjort et anslag på hva de enkelte avdelingene benytter av ressurser til saksbehandling. Det ble tatt ut rapporter fra Gerica for å se på omfanget av saker samt at alle involverte avdelinger ble kontaktet med henblikk på å få oversikt over omfang samt kvalitetssikret uttak av saksbehandlerressurser. Det knytter seg usikkerhet rundt omfang av saksbehandling psykisk helse, der en i dag ikke utarbeider vedtak ved tildeling av tjenester. En har endt opp med følgende stillingsstørrelse knytta til saksbehandling: NAV: 30%, Hjemmesykepleien: 50%, Hjemmetjenesten: 100%, Helse og Familie: 10%, Stab: 10%, Sykehjem 1.etg: 7%, Sykehjem 2.etg: 7%, Eldresenter: 7%. Til sammen 2,2 årsverk. 2.2 Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene Det ble sendt ut invitasjon til alle avdelinger om en idedugnad for å få innspill på hvordan dette kunne gjøres i praksis. Det møtte opp 3 avdelingsledere, og en fikk diskutert en praktisk tilnærming til hvordan personelluttak kan foretas. Det vil være vanskelig å ta ut ressurser der en kun har fast ansatte som ikke bare jobber med saksbehandling. I hjemmetjenesten må det foretas strukturendringer for å få tatt ut ressurser da saksbehandlingen blir foretatt av flere ansatte. I hjemmesykepleien har det vært en egen ressurs til saksbehandling. Eldresenter og institusjon reduserer vikarbudsjett. NAV har til nå ikke fattet vedtak innen psykisk helse, og må finne ressurser til dette innenfor sin ramme. Helse og familie reduserer rammen tilsvarende ressurs til saksbehandling av støttekontakt til barn. Saksbehandling for TT-ordningen, ledsagertjenesten og parkeringsbevis har tidligere vært gjort i kommunalområdet stab. Stab overfører en ressurs til tildelingskontoret. 2.3 Rekruttering Arbeidsgruppa har sett på hva vi stiller som krav til utdanning og ønskelige kvalifikasjoner for ansatte ved tildelingskontoret. Minst 3-årig høgskoleutdanning innen helse og sosialfag, gjerne med tilleggsutdanning. Det er utarbeidet utlysningstekst for fagansvarlig og saksbehandlere, utlysning er planlagt foretatt november/desember. Det er utarbeidet egne stillingsbeskrivelser for fagansvarlig og saksbehandlere ved tildelingskontoret. 3 FAG 3.1 Kriterier for tildeling av tjenester Det er utarbeidet kriterier for tildeling av tjenester for de aller fleste typer tjenester. Kriteriene samles og legges på et område som alle har tilgang til: (K:/HO/Tildelingskontoret/kriterier) 3.2 Oppgaver for tildelingskontoret Tildelingskontoret skal være mottaker av søknader til alle kommunale helse og omsorgstjenester. Det skal være kontaktpunkt for spesialisthelsetjenesten vedrørende utskrivningsklare pasienter. Side 4

6 Søknadene skal saksbehandles etter gjeldende lover, retningslinjer og ut fra interne kriterier og rutiner. Tildelingskontoret er ansvarlig for å kontakte aktuelle samarbeidsparter, og skape rammer for gjensidig informasjon. Kontoret tildeler tjenester for alle aldersgrupper. Lovpålagte tjenester Tjenester gitt med hjemmel i Helse- og omsorgstjenesteloven som skal behandles av tildelingskontoret er: Praktisk bistand, avlastning i og utenfor hjem, støttekontakt, omsorgslønn, BPA, hjemmesykepleie, psykisk helse, LAR, institusjonsopphold (lang- og korttid) og dagopphold Ikke lovpålagte tjenester (forvaltningsvedtak) Matombringing, trygghetsalarm, dagtilbud TT-ordningen, ledsagerbevis, parkeringsbevis Annet Spesialundervisning for personer med nedsatt funksjonsevne, hjemlet i opplæringsloven. Overordnet ansvar for arbeid med individuell plan (lovpålagt i hht Helse- og omsorgstjenesteloven) Koordinerende enhet for habilitering/rehabilitering (lovpålagt i hht Helse- og omsorgstjenesteloven) Tildelingskontoret må involvere aktuelle tjenester/avdelinger og dette gjelder spesielt der det vil være sammensatte behov for tjenester. Vi nevner noen områder der andre må involveres: Tjenester til barn med ulike behov Oppstart ved tildeling av tjenester til nye brukere med omfattende behov. Kontoret koordinerer oppstarten Inn- og utskrivinger fra sykehjem og eldresenter, gjelder korttidsplasser, rehabiliteringsplasser mv Søknad om tildeling av bolig saksbehandles av tildelingskontoret, tildelingen skjer i boligkomiteen Oppfølgingsmøter knytta til kap 9 Tilsynslege på sykehjem involveres ved behov, og det samme med fastlege der dette anses nødvendig 3.3 Lovverk Helse og omsorgstjenesteloven, pasientrettighetsloven, forvaltningsloven, offentleglova, helsepersonelloven. 3.4 Internkontroll og rutiner for arbeidet Det skal utarbeides rutiner for tildelingskontoret. Arbeidsgruppa ser det som naturlig at dette arbeidet initieres av fagansvarlig ved tildelingskontoret så snart kontoret er etablert. Side 5

7 Internkontroll: Kvalitetslosen er under implementering i Helse, omsorg og velferd, og vil være en del av vår internkontroll. For øvrig er det utarbeidet kriterier, prosedyrer og retningslinjer som vil kunne videreføres til tildelingskontoret. Kompetanseplan utarbeides ved etablering 3.5 Samarbeidsarenaer Arbeidsgruppa har vært i kontakt med kommuner som har tildelingskontor for hvordan samarbeid internt er løst. I tillegg er spørsmålet tatt opp i SAUHS (samordningsutvalget for helse og sosialtjenester). Dialog mellom tildelingskontor og avdelinger er viktig, og en må holde fokus på tverrfaglighet. Rutiner for informasjonsflyt må være på plass, og prosjektgruppen mener at disse må utarbeides av de ansatte på kontoret i samarbeid med avdelingene. 3.6 Vurderingsbesøk Pasientforløpsprosjektet skal sikre bedre overgang fra sykehus til eget hjem for pasienter. Vurderingsbesøk foretas i dag av hjemmesykepleien, og det er gjennomført omfattende opplæring og utarbeidet rutiner for vurderingene. Dette fungerer veldig godt, og det vurderes som formålstjenlig at hjemmesykepleien fortsatt foretar disse vurderingsbesøkene. Vurderingsbesøk kan også skje i samarbeid ergoterapeutene i forhold til hjelpemidler og tilrettelegging i hjemmet. Andre vurderingsbesøk foretas av tildelingskontoret. Endringer i tjenestebehov kan meldes via endringsmeldinger til tildelingskontoret av ansatte, brukere og andre. 4 ØKONOMI 4.1 Samarbeid mellom tildelingskontor og avdelingene Vedtak gjort av tildelingskontoret vil forplikte økonomisk den enkelte avdeling som utøver tjenestene. Tydelige kriterier (nivå) for tildeling av tjenestene er derfor svært viktig. Det samme er god informasjon og tidlig involvering fra tildelingskontoret til avdelingsledere for å sikre en best mulig forutsigbarhet. Gjensidig informasjon om vedtak og endringer er helt nødvendig for å ha oversikt. En god hjelp i informasjonsutvekslingen er elektroniske meldinger i Gerica. Endringsmeldinger brukes fra avdelingene til tildelingskontoret når det avdekkes endringer i behov hos tjenestemottaker. 4.2 Budsjett for avdelingen Budsjett 2015 for tildelingskontoret er beregnet innenfor en ramme på 2,5 årsverk og en økonomisk ramme på 1,7 mill (helårsvirkning), hvor det meste er lønnskostnader for bemanning samt lisenser, kjøregodtgjørelse m.v. Finansiering av tildelingskontoret skjer ved omfordeling av midler foretatt ved reduksjon av budsjettrammene for 2015 fra de avdelingene som har saksbehandling i hht det som fremkommer under pkt 2.1, samt en kostnadsfordeling av ikke-lønnsposter etter tilsvarende Side 6

8 fordelingsnøkkel. Utgifter og inntekter knytta til selve tjenesteutøvinga, blir belastet den enkelte avdeling som yter tjenester til brukerne. 4.4 Bruk av eksterne leverandører Pr i dag er det utarbeidet skriftlig avtale med Steffensrud opptreningssenter om kjøp av plasser når kommunen selv ikke har plass til utskrivningsklare pasienter. Evt innkjøp av tjenester gjøres i samråd med eksisterende innkjøpsreglement. 5 ANNET 5.1 Informasjon Foreløpig rapport sendes avdelingsledere til høring med frist for tilsvar Endelig rapport vil bli sendt ut til komite for helse, omsorg og velferd. Rapport legges fram som orienteringssak i formannskapsmøte den Lokaler Behov for lokaler er meldt til leder til Bygg og vedlikehold. Må avklares før oppstart av tildelingskontor. 6. ROS ANALYSE HVA KAN GÅ GALT? KONSEKVENS SANNSYNLIGHET RISIKO 1. Problemer med uttak av stillinger fra avd Manglende økonomisk inndekning Lite sannsynlig Alvorlig 2. Ingen søkere til stillingene Ikke oppstart til rett tid Sannsynlig Alvorlig 3. Manglende lokaler Ikke oppstart til rett tid Sannsynlig Alvorlig 4. Avdelingene mister ressurspersoner til tildelingskontoret Redusert kompetanse for en periode Sannsynlig Alvorlig 5. Tildeling av tjenester øker i omfang Overforbruk på budsjettet Lite sannsynlig Lite alvorlig 6. Samarbeid som ikke fungerer Vi får en dårligere løsning enn i dag Lite sannsynlig Alvorlig 7. Ikke tilstrekkelig avstand mellom forvaltning og tjenesteyting Avdelingsleder overstyrer fagansvarlig Lite sannsynlig Lite alvorlig Side 7

9 Sannsynlighet Konsekvens Lite sannsynlig Sannsynlig Meget sannsynlig Svært sannsynlig Svært alvorlig Meget alvorlig Alvorlig 3, nr 1, 6,7 4, nr 2, 3, Lite alvorlig 2, nr 5, Risikoanalysen viser at det er forbundet størst risiko med det praktiske rundt etablering av tildelingskontoret. Det kan diskuteres om det er alvorlig at vi ikke får startet opp til oppsatt tid, men når ressurser er trukket ut fra avdelingene for å ivareta andre oppgaver, vil det kunne by på problem i en overgang. Dette må bli hensyntatt i planleggingen. Dersom avdelingene mister ressurspersoner, enten ved at de søker seg til tildelingskontoret, eller at de søker andre stillinger, vil dette være et tap. Det kan ta noe tid å rekruttere nye personer inn i stillingene. Det anses som liten risiko at tjenestene øker i omfang. I stor grad vil det avhenge av behovet, heller enn av endring av organisering. Dersom samarbeidet internt skulle bli dårligere, vil brukere oppleve en dårligere tjeneste utad. Dette er alvorlig, og er forsøkt hensyntatt. Det vil også være alvorlig om vi ikke har økonomisk inndekning for stillingene i enheten. En siste risiko kan være at det blir for tett band mellom avdelingsleder hjemmesykepleie og fagansvarlig for kontoret med vedtaksmyndighet, og at avdelingsleder overstyrer fagansvarliges vedtak. Klare stillingsinstrukser, og gode rutiner må på plass for å hindre dette. Konsekvensen er at vi ikke oppnår det skillet vi ønsker mellom forvaltning og tjenesteyting. Side 8