Delrapport 4. Hjelpemiddelhåndtering

Transkript

1 Delrapport 4. Hjelpemiddelhåndtering Innledning Denne delrapport omfatter en plan for organisering av kommunens framtidige hjelpemiddelhåndtering. Planen er starten av alt arbeid som må til for å ha et forbedret, bærekraftig og effektivt system for hjelpemiddelhåndtering når Helsehuset tas i bruk. Hjelpemiddelhåndtering er et viktig område i å få til et bærekraftig omsorgstilbud i Rauma kommune. Bruk av riktige hjelpemidler til hjemmeboende bidrar til at mennesker kan mestre hverdagsaktiviteter selv og bli en selvstendig deltaker sosialt og i samfunnet. Dermed sørger hjelpemidler for at mennesker kan bo lenger hjemme og oppleve bedre livskvalitet. Hjelpemidler er til like store nytte for mennesker som bor på sjukeheim og de som jobber der. Det forventes at behovet for hjelpemidler øker framover. Hjelpemidler, velferdsteknologi og hverdagsrehabilitering er framtidenes løsninger for en mer bærekraftig organisering av omsorgstjeneste i en situasjon med flere eldre og personell og ressurser som mangelvarer. I denne delrapporten blir en framdriftsplan presentert. Planen har kommet til stand etter drøfting i arbeidsgruppen som består av representanter fra Enhet for Hjemmebasert Helse og Omsorg, Enhet for Institusjonsbasert Helse og Omsorg og Enhet Formålsbygg (vedlegg 1). Gruppen har samlet 3 ganger (inkludert TOT startmøte). En del av arbeidsgruppen sammen med enhetsleder for Institusjonsbasert Helse og Omsorg har vært på omvisning for å lære om hjelpemiddelhåndtering på Råkhaugen i Molde. Arbeidsgruppe fikk som oppdrag å utarbeide en plan som omfatter: Krav, regelverk og ansvarsforhold som gjelder formidling av tekniske hjelpemidler. Status for hjelpemiddelhåndtering i Rauma kommune. Utfordringer ved dagens løsninger, herunder ROS analyse av prosessen med formidling av tekniske hjelpemidler. Forslag til framdriftsplan for gjennomføringsfasen (fram til helsehuset tas i bruk ) herunder hvilke oppgaver som skal inngå i samspillsfasen for byggeprosjektet. Krav, regelverk og ansvarsforhold Hjelpemiddelområdet er sammensatt og består av svært ulike elementer der stat og kommune i dag har et delt ansvar. Staten har hovedansvaret for hjelpemidler til personer med varig behov for hjelpemidler i arbeid/og hjemmet, mens kommunene har ansvaret for hjelpemidler til å dekke kortvarige behov (under 2 år). Kommunene er førstelinjetjeneste i de fleste saker som gjelder hjelpemidler, både kort- og langvarig behov. Hjelpemiddelsentralen (NAV) har et overordnet og koordinerende ansvar for hjelpemidler i hver fylke. Sentralen er en andrelinjetjeneste og et ressurs- og kompetansesenter i hjelpemiddelformidling både for brukere, fagpersoner og kommuner. Kommunen og hjelpemiddelsentralen skal sammen sørge for gode hjelpemiddelløsninger for brukerne. Samarbeid mellom kommune og sentralen er avgjørende i kvalitet av forvaltning og formidling av hjelpemidler ut til brukerne. I rammeavtalen mellom Rauma kommune og NAV hjelpemiddelsentral Møre og Romsdal og tilhørende samhandlingsdokument blir ansvaret og oppgavene til hjelpemiddelsentralen og kommunen klargjort (vedlegg 2). 1

2 Status i Rauma kommune og dagens utfordringer I 2013 hadde Rauma kommune 175 brukere med hjelpemidler fra hjelpemiddelsentralen, herav var det 62 nye brukere. I 2013 ble hjelpemidler utlevert og 752 innlevert til hjelpemiddelsentralen. Utleverte hjelpemidler fra sentralen til Rauma kommunen hadde en verdi av kr Rauma kommune har ikke et eget budsjett til innkjøp av hjelpemidler. Arbeidsgruppen er enstemmig i at mye kan forbedres rundt hjelpemiddelhåndtering i Rauma. Stor innsats av enkelte personer gjør at dagens hjelpemiddelhåndtering fungerer. Hjelpemiddelhåndtering består av mange delprosesser; det går fra vurdering av henvendelse via bestilling/mottak/utlevering av hjelpemidler til oppfølging, reparasjon, innlevering og tilbakelevering til hjelpemiddelsentralen. Det er mangel på rutiner og systemer for hver delprosess. Det er for lite planlegging og dermed blir utlevering av hjelpemidler ofte til en hastesak. Hjelpemiddellageret er lokalisert på flere plasser, Åndalsnes sjukeheim og Realskolebygget. Det mangler et lagerstyringssystem slik at man har oppdatert innsikt i hjelpemiddelbeholdningen på lager og i hva som er utlevert. Det finnes pr i dag ingen oversikt over minimum og maksimum beholdning i forhold til det enkelte hjelpemiddel. Det er en person som står for mottak, lagring, utlevering, reparasjon, innhenting og tilbakesending. Forespørsel fra brukere, hjelpemiddelkontaktpersoner eller ergoterapeuter om utføring av disse typer oppgaver kommer inn direkte på telefon. Hjelpemiddelhåndtering er dermed sårbart, person basert og ikke overførbart. Hjelpemiddelkontaktpersoner utfører oppgaver når de har anledning til det. De har i for liten grad fått frigjort tid til bestilling, opplæring og oppfølging. Henvisninger kan ligge lenge på vent, både ved kontaktpersoner og ved ergoterapeut. Ergoterapeuter har venteliste og ventetid kan ligge på rundt et halvt år. Det er behov for en fast og stabilt hjelpemiddelteam inkludert lageransvarlig/ hjelpemiddeltekniker. Framdriftsplan for gjennomføringsfasen Resultatmål for gjennomføringsfasen er at det er tatt i bruk et system for effektiv hjelpemiddelhåndtering når Helsehuset åpnes ( ). Dette omfatter: 1. Ansvarsfordeling for hjelpemiddelhåndtering internt i kommunen og samarbeid med eksterne aktører er avklart og formalisert. 2. Organisering av lagerfunksjoner for hjelpemidler i Helsehuset er på plass. 3. Lagerstyringssystem er valgt og tatt i bruk. 4. Kompetanse- og kapasitetsplan for hjelpemiddelhåndtering er utarbeidet, og aktuelle medarbeidere har fått nødvendig opplæring. 5. Internkontrollrutiner er etablert og implementert. Arbeidsgruppen skisserer i framdriftsplanen alt arbeid som må settes i gang fra høsten 2015 fram til høsten Framdriftsplanen må utarbeides underveis mer konkret med tidsplanlegging og ansvarlige/involverte parter for gjennomføring. Hovedoppgave Kort beskrivelse Tidsperiode Utforming lager i Helsehus Utarbeide rutiner rundt utlevering av enkle hjelpemidler via hjemmetjenesten Utforming av hjelpemiddellager i nytt Helsehus- innspill fra TOT- gruppe. Hvilke hjelpemidler kan hjemmetjenesten levere ut til brukere? Opplæring av hjemmetjenesten i forklaring av Høst 2015 Høst

3 Rydding og sortering av dagens lager Iverksetting av (opplæring) av fast hjelpemiddelgruppen Utvelgelse av lagerstyringssystem Utarbeide interne ansvarsfordeling og organisering Utarbeide kapasitet av drift av hjelpemiddelforvaltning Rutiner for registrering i pasientjournal. Utarbeide rutiner rundt innmelding av oppdrag til hjelpemiddelformidling Vurdering av direkte utlån til innbyggere av korttids hjelpemidler bruk, i montering/tilpassing av hjelpemidler. Sette av ressurspersoner fra Hjemmebasert, Institusjon og Formålsbygg. Kurs via NAV for bestilling av enkle hjelpemidler, for teknisk opplæring. Deltakelse regionale møter lagerpersonell. Frigjøre ressurspersoner for arbeid med bestillinger (antall timer/uke). Oppstart fast hjelpemiddelgruppe (ressurspersoner). Vurdere bruk av elektronisk lager-logistikk system. Skanning? Konkretisere stillingsbeskrivelse for lager/logistikkansvarlig og hjelpemiddelformidler i nye Helsehuset Tildele hvilken stilling ansvaret for hjelpemidler skal tilhøre- og denne stillingen må tilhøre Helsehuset. Utarbeide rollen/oppgavefordeling mellom lager/logistikkansvarlig hjelpemiddelformidler (vaktmester) ergoterapeut som kommunal hjelpemiddelansvarlig kontaktpersoner i institusjoner og hjemmebaserte tjenester. Hvor mange årsverk (deler av stilling) trengs for å få kontinuitet året rundt? Innsats hjelpemiddel er nytt tiltak? Evaluering av ønsket effekt av hjelpemidler? Komme til like rutiner rundt dødsfall (innlevering/innhenting). Interne elektroniske meldinger? Innføring: snarest eller ved åpning av Helsehuset? Åpningstider lageret (2 timer pr dag?) Bemanning hjelpemiddellager Okt/nov 2015 Høst vår 2016 Før 2016 Høsten 2016 Egenbetaling på hjelpemidler Ønskelig? Politisk vedtak? Fast sum? 2016 Krav til hjelpemidlerlageret i Helsehuset- innspill samspillsfasen for byggeprosjektet Effektiv hjelpemiddelhåndtering stiller krav både til organisering av hjelpemiddelprosesser og til bygningen av Helsehuset i seg selv. Siden et funksjonelt lager for hjelpemidler er avgjørende for et effektivt system for hjelpemiddelhåndtering har arbeidsgruppen følgende anbefalinger som innspill for bygningsprosessen: 3

4 For å kunne drifte et ryddig og effektivt hjelpemiddellager med mottak og utlevering kreves det minst 250 kvadratmeter (i dag har Rauma kommune rundt 380 kvadratmeter i bruk). Hjelpemiddellageret må kunne deles i to rom, et rom for korttids kommunalt lager, og et rom for langtids Nav lageret (der det skal være rullering mot Nav hovedlager). Størrelse av begge lager kan varieres over tid; en fleksibel vegg løsning anbefales. Lageret selv kan vurderes å være et kaldt lager med temperatur rundt 8-10 varmegrader. Det trengs en takheis for å kunne staple tunge hjelpemidler (f.eks. senger) til effektiv lagring. Lageret må inneholde et område/rom til reparasjoner. Et luftebrett for reparasjon kreves. Vaskerom må gi plass til spyling av flere hjelpemidler samtidig; risten må være minst 3 m. i lengde og 2 m. i bredde. Vaskerom til hjelpemiddellageret kan brukes i tillegg til vask av senger osv. fra sjukeheimsavdelinger. Vaskerom må kunne låses. Mottak må være plassert i direkte nærheten av lageret. Lastebilen må kunne kjøre helt inn til lageret. Porten må være høy og bred nok til det. Lageret må kunne låses slik at ingen kan hente hjelpemidler uten betjening av lagerpersonell. Dette er avgjørende for å kunne ha kontroll over logistikken av hjelpemiddelhåndtering. Institusjonsavdelinger trenger et eget beredskapslager (f.eks. rullator og alarmmatter) for akutte tilfeller slik at hjelpemiddellageret kan være låst om kvelden og helgen. Pressmaskin for håndtering av papp må være plassert i direkte nærheten av lageret. Kontor tilknyttet til lageret for minst en person trengs for å kunne registrere bestilling, mottak, utlevering, innhenting og retursending av hjelpemidler. Det er ikke ønskelig med et eksternt lager på et annet sted i kommunen. Lagring av hjelpemidler på flere steder er kostnadsineffektiv (man bruker mer kvadratmeter, mer tid til transport) og en hindring for å få til effektiv samarbeid med både institusjon og utetjenesten. Kort avslutning Det nye Helsehuset gir gode muligheter til å legge til rette for et effektivt system av hjelpemiddelhåndtering i Rauma kommune. Hjelpemiddelhåndtering er en viktig del av tjenestetilbud til brukere, hjemmeboende eller boende på institusjoner/boliger. Hjelpemiddelhåndtering fortjener å bli prioritert på likt linje med andre tjenester når man tenker kompetanser og kapasitet på rett plass til rett tid. God kvalitet av tjenestetilbud innebær raskt innsats av passende hjelpemidler. Det er helt avgjørende for folk for å kunne bo hjemme lengst mulig. Et effektivt system for hjelpemiddelhåndtering er forebyggende og kostnadsbesparende. Vedlegg: 1. Deltakere i arbeidsgruppe 2. Samhandlingsdokument til rammeavtale 3. Kommuneavtale 4

5 5