Case-presentasjon: Forsvarets Program Golf

Transkript

1 The Minister Case-presentasjon: Forsvarets Program Golf Erfaring fra eier og ekstern kvalitetssikrer Jonny M Otterlei Temadag: Kvalitetssikring av komplekse prosjekter, 15. oktober 2003 Norsk senter for prosjektledelse og Concept,

2 Mediebildet Royal Ministry of Defence

3 Innhold Hva er Program Golf? Fra totalprosjekt til program Leveranseprosjekt nr 1 Programledelse Usikkerhetshåndtering Omfang og fremdrift Friksjon Avslutning

4 Hva er Program Golf? Forsvaret igangsatte uten suksess flere prosjekter på 90-tallet for å oppnå en bedre og mer rasjonell styring og forvaltning Lønnsprosjektet og økonomiprosjektet (1996) Mandatendringer Prosjekt Golf (juni 2000) Program Golf (desember 2001) Et felles integrert forvaltningssystem for styring og kontroll av personell-, materiell- og økonomifunksjonene Et verktøy for å understøtte Forsvarets omstilling Forsvarets organisasjon og prosesser skal tilpasses slik at det oppnås betydelig innsparing og effektivisering

5 Omfattende strukturendringer i Forsvaret Etablere integrert strategisk ledelse (1. august 2003) Forsvarsdepartement og forsvarsstab Nedleggelse av Forsvarets overkommando Innen utgangen av 2005 redusere med 5000 årsverk 2 mrd kroner på drift 1 mill m2 eiendom, bygg og anlegg Etablere Forsvarets logistikkorganisasjon Felles logistikkprosesser Avvikle forsyningskommandoene Kraftig nedbemanning

6 Fra totalprosjekt til program Golf ble fremsendt som et totalprosjekt (2001) Omstillings- og IT-innrettet (komplekst) Stor gjennomførings- og kostnadsusikkerhet (ekstern kvalitetetssikring) FD beslutter strategiendring og etablering av program! Strategi for programutvikling Sikre en gradvis og kontrollerbar innføring av et felles integrert forvaltningssystem (flere beslutningspunkter) Etablere et antall prosjekter med egne kostnader og målsettinger slik at det enkelte prosjekt kan vurderes og godkjennes ut fra sin egennytte og bidrag til å etablere FIF Programmets totalkostnad blir dermed så dyrt som en beslutter Benytte ekstern kvalitetssikring for hver prosjekt Fase 1: Lønn- og regnskap

7 Leveranseprosjekt nr 1 PAKSBUDSKAP 650KOPI Dagens regnskapssystemer Gevinster Forsvaret tilfredsstiller ØR Kun Eksternregnskap 1999 Reduksjon med 210 årsverk Oracle (2) ES2 (2) SAP (15) IFS (7) D-52 (15) Navision (7) DØS4 (37) 1997 FIF grunninvesteringer Syv ulike regnskapssystemer med ulike internkontoplaner Ingen integrasjon mellom de ulike systemene Felles Integrert Forvaltningssystem 10 Totale kostnader mill kroner (drift og investering) 600 FP 1 og LP 1 FIF Regnskapssystemer etter lp Ikke besluttet F I F Eksternregnskap og internregnskap Annet Fase 1 Oracle (2) ES2 (2) Navision (7) IFS (7) 100 Fem ulike regnskapssystemer med felles ekstern- og internkontoplaner Bedre integrasjon mellom de ulike systemene Felles Integrert Forvaltningssystem 11

8 Programledelse Departementet vurderer og godkjenner oppstart og gjennomføring av leveranseprosjekt(er) Deltar i programstyret som observatør Forsvarets militære organisasjon gjennomfører leveranseprosjekt og frembringer styringsgrunnlag for beslutning om oppstart av nye leveranseprosjekter Sjef Forsvarsstaben leder programstyret Programleder rapporterer til Sjef Forsvarsstaben via Sjef Argus Programleder er merkantilt ansvarlig Prosjektleder (LP 1) rapporterer til Programleder

9 Usikkerhetshåndtering Departementet Strategivalg Godkjenner styringsgrunnlag og kontrakt for forprosjekt og leveranseprosjekt Bruk av tidlig fase ekstern kvalitetssikring for å frembringe tilstrekkelig styringsgrunnlag Informeres om fremdrift i programmet, herunder leveranseprosjekt nr. 1 Forsvarets militære organisasjon Eget element i programledelsen for oppfølging og usikkerhetshåndtering Fokus på leveranseprosjekt nr. 1 Forbereder gjennomføring av forprosjekt for klarlegging av styringsgrunnlag for LP 2 Eget programstyre

10 Press for økt omfang og fremdrift Historien Unngå at Program Golf fungerer som problemkurv Press på Forsvaret for å vise handlekraft når det gjelder årsverkreduksjoner Nødvendig å kunne konkretisere omfang og kostnader før beslutning tas, men Fremdrift utfordring å synliggjøre omfang og tilhørende kostnader Hensynet til raskest mulig å få på plass FIF En omfattende og hurtig implementering stiller store krav til Forsvarets evne til å ta i bruk ny funksjonalitet samtidig som store deler av organisasjonen omstilles Fremdrift i stor grad bestemt av fremdrift i LP 1 Ekstern kvalitetssikring viktig for å sikre styringsgrunnlag

11 Friksjon Til tross for beslutning om fellesløsninger, er det fortsatt press for å videreføre/-utvikle forsvarsgrensvise løsninger Omfattende og forskjellig systempark lite rasjonell drift betydelig grensesnittsutfordringer datakvalitet Utfordring å utvikle og beholde egenkompetanse Departementet Forsvarets militære organisasjon Implementering av FIF parallelt med Forsvarets omstilling gir både muligheter og utfordringer

12 Avsluttende kommentarer Royal Ministry of Defence Omlegging fra totalprosjekt til program var nødvendig for å sikre styring Ekstern kvalitetssikring 3. parts vurdering av risiko fremstår som nødvendig for å sikre tilstrekkelig kvalitet i beslutningsgrunnlaget (tid, kostnad, ytelse) Tidlig fase involvering gir bedre beslutningsgrunnlag og reduserer saksbehandlingstiden for godkjennelse