Bedre styring i staten med Statens fellestjeneste for lønns og personaladministrasjon

Transkript

1 Bedre styring i staten med Statens fellestjeneste for lønns og personaladministrasjon Side 1

2 Hva styrer vi etter? Mål og resultatstyring i staten Strategidokumenter Stortingsmeldinger Flerårige mål og strategidokumenter Tildelingsbrev Oppdragsbrev Disponeringsskriv Virksomhetsplaner Lokale mål og virksomhetsavtaler Budsjett og planarbeid Økonomiinstruks Økonomireglementet Fullmaktsstruktur Rapporteringsmaler - Veiledere Årsrapporter Statusrapporter SSØ s veiledere Side 2

3 Hva styrer vi etter? Hva er styringsinformasjon i denne sammenhengen? Data som er etterspurt fra departementer, direktorater og etatseiere, samt data som er etterspurt og forankret internt i virksomhetsstyringen Data som gir beslutningsgrunnlag rapporteringsgrunnlag sammenligningsgrunnlag

4 Hva styrer vi etter? Styringsinformasjon skal være nyttig, korrekt og rettidig Nyttig styringsinformasjon Innebærer at informasjonen er betydningsfull for styringen Økonomireglementets krav er en viktig del av dette Korrekt styringsinformasjon Innebærer at informasjonsgrunnlaget som er framskaffet og behandlingen av dette, samt fremstillingen av informasjonen, tilfredsstiller på forhånd definerte kvalitetskrav. Rettidig styringsinformasjon Innebærer at styringsinformasjonen er oppdatert og gjort mulig for ledere i statlige virksomheter å bruke tidsnok til beslutning, styring og oppfølging Side 4

5 Hvorfor lønns- og personaldata i styringen? Styringsinformasjon fra lønnssystemet er viktig fordi: Dette er Statens fellestjeneste for lønns- og personaladministrasjon 78,4% av alle statlige virksomheter er våre kunder, dvs at lønns- og personaldata i staten i hovedsak er samlet i samme systemleveranse Uttak av styringsinformasjon fra lønnssystemet gir derfor mulighet for standardisert rapportering og sammenligninger (benchmarking)

6 Hvorfor lønns- og personaldata i styringen? Statens fellestjeneste for lønns og personaladministrasjon kjennetegn effektiv og god ivaretar statlig lovverk godkjent for offentlig rapportering lønnsrelaterte data du kan stole på

7 Hvorfor lønns- og personaldata i styringen? Resultatkjeden Uttak av styringsinformasjon fra Statens fellestjeneste for lønns og personaladministrasjon gir anledning til å styre på sammenhengen mellom ressursinnsatsen og resultatene

8 Benytt data som er tilgjengelig Utnytt mer av mulighetsrommet Sørg for god datakvalitet

9 Sammenstilling av lønns og personaldata gir solid styringsinformasjon, og er egnet til kraftige analyser og sammenligninger Lønnssystemet

10 Ubenyttede muligheter Lønnssystemet

11 Rapporteringsbehov innenfor lønns- og personalområdet. Sykefravær (intern/ekstern) Lønnsforhandlinger Lønnsutvikling Jubileer/fødselsdager Pårørendeinformasjon Medarbeidersamtaler Medl.i råd og utvalg Årsrapportering Intern rapportering Ekstern rapportering STATRES DBH og NIFU-STEP Statskalenderen SPK, NAV/AA, SST Lønnsglidning Mediaforespørsler Likestilling Årsrapportering Omfang av overtid Lokal lønnspolitikk Reiseomfang Miljøledelse Reisekostnader Omfang av midl. tils. Andel kvinnelige ledere Bedre beslutningsgrunnlag og intern kontroll Kjønn vs utdanning Lønn vs kjønn Andel høyere utdanning Lønn vs stillingskategori Side 11

12 Fokus Mål Etterspurte data fra overordnet nivå Effektivitetsgevinst Områder identifisert for standardisering Sykefravær Lokale lønnsforhandlinger Likestilling Lønnsglidning Kostnader v/lønnsoppgjør Norges Statskalender Turnover Utdanning Årsverk Å standardisere uttak av styringsinformasjon fra Statens fellestjeneste for lønns og personaladministrasjon

13 Sykefraværsstatistikk Standardisert rapport for kvartalsvise målinger Mann/kvinne Legemeldt/egenmeldt Heltid/deltid Eksempel fra lønnssystemet Side 13

14 Lokale lønnsforhandlinger Standardisert rapport for uttrekk, - og automatisk innlesning i etterkant Rapporten kan også benyttes til statistikk og sammenligning Eks: Gj.snittlig lønnstrinn pr stillingskode Uttrekk: Side 14

15 Likestilling Ny! Mann Midlertidige Permisjoner Månedslønn Kvinne Heltid/deltid Sykefravær Ledere Datagrunnlag: Side 15

16 Norges statskalender Oppdateres kvartalsvis manuelt via web 400 statsansatte benytter tid på manuelle oppdateringer Benytt uttrekk fra lønnssystemet (må tilpasses) Kommuneforlaget har program for automatisk innlesning Side 16

17 Årsverk Lønnssystemet inneholder data for beregning av årsverk Årsverk kan beregnes ved å benytte faktisk avlønningsprosent tilgjengelig via rapport i lønnssystemet i dag Utfordring: en autoritativ statlig beregningsmåte Turnover Lønnssystemet inneholder data for beregning av turnover Turnover er prosentvis differanse mellom antall ansatte ved inngangen og utgangen av en definert periode Utfordring: en autoritativ statlig beregningsmåte Side 17

18 Data fra lønnssystemet kan i dag integreres med virksomhetens øvrige systemer ved hjelp av eksport og import SSØ har fokus på integrasjon potensialet vil øke i tiden fremover Lønnssystemet Side 18

19 Selvbetjening i portalen Framtida er selvbetjent Grip muligheten til mer effektiv ressursbruk i staten! Elektronisk lønnsslipp 95% Elektronisk reise 94% Leder selvbetjening 59% Elektronisk tid 48% Side 19

20 Sørg for god datakvalitet Dramatiske konsekvenser ved dårlig datakvalitet Feil rapportering Feil beslutningsgrunnlag Feil i elektronisk arbeidsflyt Liten tillit til lønnssystemet med mer

21 Sjekkliste 3. Mulighetene Ta i bruk selvbetjening i portalen 2. Datakvalitet Sørg for god datakvalitet 1. Kompetanse Sørg for riktig fag- og systemkompetanse Side 21

22 Sjekkliste Ansatt selvbetjening elektronisk lønnsslipp Ansatt selvbetjening reiseregning Ansatt selvbetjening fravær/tilstedetid Ansatt selvbetjening endre egne data, inkl.pårørendeinformasjon Leder selvbetjening 3 Kontrollrutiner sørg for god datakvalitet i lønnssystemet Kontroller medarbeidergrupper, sykefravær og utdanning Kontroller budsjettdisponering i systemet (arbeidsflyt) 2 Kompetanse på lønn og regnskap Kompetanse på økonomi- og virksomhetsstyring Kompetanse på analyse av lønns og personaldata Systemkompetanse; lønnssystemet, Excel, PowerPoint, øvrig 1 Side 22

23 Takk for oppmerksomheten! Side 23