Å STARTE ET LOKALLAG. Alle med verv i organisasjonen må levere politiattest.

Transkript

1 Å STARTE ET LOKALLAG Voksne for Barn har et landsomfattende siktemål og ønsker etablering av flere lokallag. Medlemmer som ønsker å være aktive kan i samarbeid med hovedkontoret vurdere om de skal starte lokallag. Et lokallag med aktive medlemmer i forskjellige livssituasjoner blir mer åpent og gjør det enklere å bli synlig lokalt. Prøv å invitere vanlige foreldre, voksne uten barn, de som arbeider med barn og de som selv har erfaringer fra hjelpeapparatet til å engasjere seg i lokallagsarbeidet. Alle har noe viktig å bidra med. Engasjement i lokallag bygger på frivillig arbeid. Lokallag er egne juridiske subjekter som er ansvarlige for egen økonomi og finansiering. Hovedkontoret er behjelpelige med søknader om økonomisk støtte. Alle med verv i organisasjonen må levere politiattest. Organisasjonen har en ansatt som er ansvarlig for lokallagsvirksomheten. Det er riktig person å kontakte for spørsmål og annet som handler om dette. Navn og kontaktopplysninger til denne og til andre på hovedkontoret finnes i kontaktoversikten på vfb.no. 1. Interimstyre Det man da gjør er i første omgang å etablere et interimstyre og avklarer navn og det område som lokallaget ønsker å dekke i sitt arbeid. Hovedkontoret bistår med medlemsliste og sprer informasjon om etableringen på sosiale medier. Et interimstyre må ha minimum 3 medlemmer. Alle må være personlige medlemmer i Voksne for Barn. Etableringen av lokallaget må skje innenfor rammene som hovedvedtektene gir og VfBs årlige handlingsplan som ligger på organisasjonens hjemmesider og i tillegg sendes i papirformat til lokallagene. Opprett et «stiftelsesdokument» som tar opp følgende: Sted og dato Hovedorganisasjonens navn Hva som blir stiftet Navnet på lokallaget Navnene samt signaturene til medlemmene i interimstyret 1.1 Arbeidsoppgaver Arbeidsoppgavene tilpasses lokale behov, ressurser og muligheter. Husk at dette skal være lystbetont og at det er viktig å ikke legge aktivitetsnivået for høyt, samt at grunnlaget for styremedlemmenes engasjement tas med i diskusjon om prioritering av saker laget ønsker å arbeide med lokalt. Deretter settes det opp oversikt over oppgaver, roller og mulig tidsbruk.

2 Interimstyret kommuniserer sine aktiviteter og arbeidsplan for inneværende periode til medlemmene, andre lokale samarbeidsparter, offentlige instanser/tjenester og hovedkontoret. Til hovedkontoret sendes også referat fra møtene. Interimstyret vil på sin side få relevant informasjon og hjelpemiddel fra hovedkontoret. Representanter for interimstyret blir invitert og får dekket reise og opphold til: 2 stk. på lokallagssamling pr dd 1 2 ganger årlig 2 stk. på årsmøtet sentralt som observatør med talerett NB! Det er mulig å sende flere, men reise og opphold dekkes ikke av hovedkontoret. Alle i interimstyret inviteres også til: Felles samlinger for frivillige Et interimstyre regnes ikke som et juridisk subjekt og kan ikke opprette konto eller søke om organisasjonsnr. eller oppstartstilskudd. Det er derfor lurt å ikke vente lenge med å arrangere første årsmøte som velger et ordinært styre mm. 1.2 Facebook Vi anbefaler lokallaget å opprette en egen side på Facebook. Hovedkontoret ordner med logo og distribuerer de profilelement som skal brukes på siden. Lokallaget inviterer selv sine følgere/de som vil like siden. Det finnes en lukket Facebook-gruppe for alle lokallagsaktive hvor aktiviteter og erfaringer med lokallagsvirksomheten deles. 1.3 E-postadresse Når interimstyret har funnet navn for lokallaget ordner hovedkontoret en e-postadresse. Den får hver styremedlem tilgang til. Hovedkontoret vil bruke denne for alt som hører til lokallagsvirksomhet. Hovedkontoret bruker styremedlemmenes private e-postadresser kun for individuell medlemsinformasjon. 1.4 Webside Hvert lokallag får en side på vfb.no. Der legges i utgangspunktet kontaktinformasjon, et bilde av styret og hvilket geografisk område lokallaget dekker i sitt arbeid. Det er ansatte på hovedkontoret som publiserer det som lokallaget ønsker skal vises der. Send derfor bilde av styret så raskt som mulig og etter hvert annet ekstra som skal legges ut. 2. Årsmøte og valg av ordinært styre Når et interimstyre har fungert i en periode og bestemt seg for å starte et lokallag innkalles det til årsmøte. Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av april. Innkallingen skal være tilgjengelig minst to uker før møtet. Innkalling skjer gjennom: Kunngjøring/annonsering i lokalpressen E-post eller brev til medlemmene i lokallagsområdet Egen Facebook-side Hovedkontoret er behjelpelig med: Oppdatert medlemsliste Postutsendelse til medlemmene Publisering på web og Facebook (hovedside)

3 NB! Denne bekrivelsen gjelder for FØRSTE årsmøte. For senere årsmøter, sjekk beskrivelsen for drift av lokallag. En innkalling må ha med følgende: Hva innkallingen gjelder Underskrift av interimstyret og kontaktinfo Tid Sted Sakliste (arbeidsplan og budsjett for kommende periode, valg av styre, valgkomite, revisor samt delegater på sentralt årsmøte, vedtekter (ved lokallagets første årsmøte)) Rammer for stemmerett Beskrivelse av eventuelt foredrag/tematisk innslag Påmeldingsinfo Sted for årsmøte Når lokale skal velges for årsmøtet bør det være enkelt å komme seg dit og inn i selve lokalet slik at det inviterer mange å dukke opp. Viktig å sette opp oppslag for å vise hvor, men også gjøre møtet synlig for enda flere. Tilgjengelighet for personer med fysiske funksjonsnedsettelser bør også ivaretas Arbeidsplan og budsjett Interimstyrets oppgaver før årsmøtet er å sette opp en arbeidsplan og budsjett for kommende periode. Arbeidsplanen utarbeides på bakgrunn av organisasjonens strategiplan og felles handlingsplan. Arbeidsplan og budsjett presenteres på årsmøtet. Arbeidsplanen skal godkjennes av årsmøtet, og skal også ha en økonomisk plan for finansiering av det man vil arbeide med. Disse dokumentene skal også sendes til hovedkontoret Valg av ordinært styre mm Et ordinært lokallagsstyre må ha minimum 3 medlemmer og 2 vara. Alle 5 må være personlige medlemmer i Voksne for Barn. Det er altså ikke mulig å velge et bedriftsmedlem til et styreverv. Det stilles ingen krav til antall medlemmer i valgkomiteen. Årsmøtet velger nytt styre, valgkomite, revisor og hvem som skal være delegater på neste årsmøte sentralt. Hvert lokallag velger 2 delegater til årsmøtet Vedtekter for lokallaget Et lokallag må ha egne vedtekter som skal godkjennes av årsmøtet og etterpå også landsstyret. Interimstyret forbereder vedtektforslag til årsmøtet. Det er lurt å bruke «normalvedtekter for lokallag» og gjøre eventuelle tilpassinger der Rammer for stemmerett Kun personlige medlemmer i lokallagene har stemmerett. Juridiske personer (selskaper, foreninger og andre sammenslutninger) har ikke stemmerett og kan ikke inneha verv Eventuelt foredrag/tematisk innslag For å engasjere flere kan det legges inn et foredrag eller lignende med et tema som lokallaget ønsker å fokusere på Protokoll for første årsmøte i lokallaget Det må føres protokoll for årsmøtet og signeres av to personer som var tilstede. En slik protokoll må ha med følgende vedtak:

4 Godkjennelse av innkalling Hvem som skal signere protokollen Godkjennelse av arbeidsplan Hvem som blitt valgt til: o Nytt styre (leder, medlemmer og varamedlemmer) o Revisor o Valgkomite o Delegater på neste årsmøte sentralt Godkjennelse av vedtekter Den signerte protokollen skal sendes til hovedkontoret. Det er ok med en skannet versjon som sendes via e-post. 2.2 Opprette bankkonto For å opprette kontonummer trengs organisasjonsnummer. Det søker lokallaget om i frivilligregisteret (Brønnøysund). Hva som trengs for å søke om dette, se 2.4 nedenfor. Organisasjonsnummeret gir lokallaget tilgang til «Grasrotandelen» (se egen veiledning). Når lokallaget har organisasjonsnr. går de til en valgfri bank. Banken har en egen blankett som først lokallaget fyller ut og etterpå sender til hovedkontoret. NB! Erfaring har vist at det er viktig at en fra hovedkontoret har tilgang til kontoen hvis lokallaget en gang skulle legges ned. Enklest er at dette er økonomiansvarlig. Hovedkontoret fyller ut og signerer sin del av blanketten. Det har også vist seg at det går raskere å sende blanketten tilbake til lokallaget og at det tar det videre til banken enn å sende det direkte til banken. 2.3 Oppstartstilskudd Valgt ordinært styre, innsending av arbeidsplan og budsjett utløser et oppstartstilskudd fra hovedorganisasjonen på inntil kr ,-. Egen søknad om oppstartstilskudd oversendes til hovedorganisasjonen. Eksempel på kostnader som kan legges inn i søknadsbudsjettet er servering på styremøter, års- eller medlemsmøte, lokalleie, annonsering eller foredragsholder for års- eller medlemsmøte, innkjøp av materiell til aktivitet. Søknader behandles fortløpende innenfor rammen av gjeldende års budsjett. 2.4 Organisasjonsnummer / registrering i Brønnøysundregisteret For å få et eget organisasjonsnummer for lokallaget registreres dette på internett (Altinn). Før du begynner å fylle ut meldingen, må du ha på plass: Engangskoder, registrert passord eller smartkort for innlogging og signering i Altinn. Engangskoder finner du i kodebrev fra Skatteetaten eller i eget brev med engangskoder fra MinID (kan bestilles i ID-porten). Smartkort kan du allerede ha hvis du har tippekort fra Norsk Tipping. Innlogging i Altinn er nødvendig både for utfylling og for signering av meldingen. Hvis det ikke er samme person som skal signere meldingen, må dere passe på at den som skal signere også har det som trengs for innlogging. Vedlegg som filer på maskinen - enten som skannede kopier eller som dokumenter. Du bør ha disse dokumentene tilgjengelig: o Vedtekter (godkjent på årsmøte i lokallaget) o Stiftelsesdokument hvis det finnes. Hvis ikke kan du bruke en kopi av protokoll fra siste årsmøte eller et dokument fra fylkeslag/sentralorganisasjon som viser at foreningen er godkjent som lokallag o Årsmøteprotokoll som viser valg av de personene som sitter i styret

5 Navn og fødselsnummer på kontaktperson som Brønnøysundregistrene kan bruke ved henvendelser Navn og fødselsnummer på alle som sitter i styret Registrering av frivillig virksomhet i Frivillighetsregisteret kan du gjøre med Samordnet registermelding i Altinn. Du finner skjemaet for registrering i Frivillighetsregisteret enten ved å følge en direkte lenke til skjemaet, eller ved å gå om Altinns startside på Går du om Altinns startside, må du selv velge skjema fra tjenestekatalogen i Altinn. Et lokallag kan, innenfor kontortid, få assistanse ved hovedkontoret for å gjennomføre dette.