RAPPORTEN # SANDRA RIISE OM FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: PANDEMIPLAN? OPPBEVARING AV REGNSKAPSMATERIALE

Transkript

1 RAPPORTEN # SANDRA RIISE OM STATSBUDSJETTET FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: PANDEMIPLAN? OPPBEVARING AV REGNSKAPSMATERIALE

2 EN HENDELSES- RIK HØST NARF S SANDRA RIISE OM STATSBUDSJETTET Velkommen til høstens utgave av Kvartalsrapporten. Det har vært en hendelsesrik høst så langt i næringslivet. Spesielt spennende har det vært å se hva den ny-gamle regjeringen har foreslått i årets Statsbudsjett, noe NARF-sjef Sandra Riise ikke lar gå upåaktet hen. Men også internt i Økonorkjeden har det skjedd mye, blant annet hva gjelder vår satsing på storkunde- og kjedemarkedet. Som mange av dere sikkert allerede har lest i media har Raise, tidligere Nikita-Gruppen, valgt å fornye avtalen med oss for fem nye år. Dette er gledelig, og en stor tillitserklæring til oss i sterk konkurranse med andre aktører i markedet. Avtalefornyelsen viser også at kvaliteten på vår tjenesteleveranse er tilfredsstillende og at vi er svært konkurransedyktig også i storkundeog kjedemarkedet. Dette er viktig for oss når vi vet at flere og flere aktører innen dette markedssegmentet vil outsource økonomifunksjonene sine. Vi går en spennende vinter i møte, og jeg benytter meg av muligheten til å takke for et godt samarbeid så langt, samt ønske lykke til med årsavslutningen. Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør Økonor Norge Før Statsbudsjettet for 2010 ble lagt fram tirsdag 13. oktober klokken 10, var mange spente på om skattetrykket ville forbli uendret, slik Stoltenberg hadde lovet. Vi snakket med Sandra Riise, Administrerende Direktør i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF), om hennes første reaksjoner. Din første reaksjon på presentasjonen av Statsbudsjettet? - Statsbudsjettet inneholder overraskende lite i forhold til det som berører oss i regnskapsførerbransjen og våre kunder både økonomisk og næringspolitisk, sier Riise. - Det brukes mye penger for tiden, så renten forventes å øke. Dette betyr igjen at privatpersoner og bedrifter med lån får økt belastning, noe som er tøft. Norge er i ferd med å bli et annerledesland med en stadig voksende offentlig sektor og altfor lite fokus på verdiskapning, slår hun fast. I forkant av presentasjonen sa regjeringen at de ville ha en grundig evaluering av skattereformen av 2006, med særlig blikk på fordelingsvirkningene samt verdiskaping? - Jo da, men det er egentlig Soria Moria 2 som omtales her, som er Regjeringens politiske plattform, der det på punktet om skatte- og avgiftspolitikken nevnes at de skal 2 KVARTALSRAPPORTEN 3/09

3 ha en grundig evaluering av skattereformen av 2006 med særlig blikk på fordelingsvirkningene samt verdiskapning, presiserer Riise. - Der sier regjeringen også at de skal se på diskriminering av enkeltpersonsforetak, noe vi har mast om i mange år, så det er veldig bra, poengterer hun. - I forbindelse med evalueringen av finanskrisetiltakene foreslo vi at man burde videreføre ordningen med tilbakeføring av overskudd mot tidligere års underskudd, men dette fikk vi ikke gjennomslag for, fortsetter Riise. - En ting vi reagerte spesielt på i statsbudsjettet, og som vi skal i møte med Finanskomiteen om, er en endring i formuesverdien på næringseiendom som ikke leies ut. Det er små endringer som skal iverksettes allerede 1.1 neste år, men forskriftene kommer ikke før våren Det å iverksette tiltak før tilhørende forskrifter er utarbeidet er en uskikk som vi må komme bort fra, sier Riise. Et annet punkt nevnt i forkant var at regjeringen ville opprettholde formuesskatten, men arbeide med endringer som bidrar til mer rettferdig fordeling og gode rammebetingelser for norske bedrifter? - Selv om de signaliserer dette, møter budsjettet fortsatt ikke næringslivets ønske og behov når det gjelder formuesskatten. Næringslivet vil frita arbeidende kapital for formueskatt, men som kjent støttes ikke dette av de rød-grønne, forklarer Riise. - Igjen, tilbake til Soria Moria 2, på punktet om næringspolitikken, sier regjeringen at de vil forenkle rammevilkårene for næringslivet, spesielt for små og mellomstore bedrifter; de lover at de skal se på aksjeloven og regnskapsloven, noe vi synes er veldig bra. De vil videreføre Skattefunnordningen, noe vi også støtter fullt ut, sier hun. - Men, det er fortsatt viktige saker på bordet som ikke er avklart, og som kan gi betydelig forenkling. En av disse er fjerning av revisjonsplikten for de minste aksjeselskapene, belyser hun. - Vi har kommunisert at det er viktig å think small først, gjennom å maksimere vilkårene for små bedrifter og legge til rette for nyetableringer, og politikerne er enige, men tross det skjer det veldig lite, sier hun. Hva gjør dere for å opprettholde presset? - Våre medlemmer og deres kunder forteller oss hvor skoen trykker. Vi arbeider aktivt og målbevisst med informasjons- og påvirkningsarbeid på disse områdene, sier hun. - Vi møter politiske beslutningstakere, vi deltar i utvalg, råd og politiske høringer, og vi har hele tiden fokus på forenkling, forbedring og utvikling, slår Riise fast. Til sist noe du vil legge til? - I forhold til Statsbudsjettet og Soria Moria 2, er det en viktig ting å nevne: vi har hatt en regjering sittende i fire år som nå får fire år til. Dette er en kjempemulighet til å gjennomføre gode ting for næringslivet; gå fra planer til konkret handling. Det vil bli spennende å se hva som skjer framover, sier hun. PANDEMIPLAN? Myndighetene rapporterte nylig at H1N1-viruset, eller svineinfluensaen, har spredd seg langt saktere enn ventet, selv om vi i disse dager opplever en ny bølge smittede. Myndighetene anslår at 20 prosent av befolkningen vil kunne bli syke, noe som betyr rundt en million nordmenn. Dette kan ha alvorlige konsekvenser for hvordan kritiske oppgaver løses i virksomheter og regnskapsbyråer. Hva er en pandemi? En pandemi er en epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis affiserer en stor andel av befolkningen. For influensa kan en pandemi beskrives som en verdensomspennende epidemi, global spredning av et «nytt» virus der ingen eller bare ganske få har immunitet mot det nye viruset. Inkubasjonstiden for influensa er kort, vanligvis en til tre dager. En 3 KVARTALSRAPPORTEN 3/09 person er vanligvis smittsom i tre til fem dager fra symptomstart. Barn kan være smittsomme i opptil sju dager. Den nasjonale beredskapsplanen for pandemisk influensa har delt pandemi inn i tre faser: 1. Grønn fase: periode mellom pandemier 2. Gul fase: pandemisk overvåkenhetsperiode 3. Rød fase: pandemisk periode Pandemien kan komme i flere bølger og den andre bølgen pleier erfaringsmessig å komme tre til ni måneder etter første bølge, noe som kan stemme godt med hva vi opplever nå. PANDEMIPLAN Regjeringen sendte i mai ut brev til statlige institusjoner som sykehus, høgskoler og universiteter der de ble bedt om å sette opp pandemiplaner

4 som tar utgangspunkt i et scenario på 40 prosent arbeidsfravær. Det samlede arbeidsfraværet vil være betydeligere større enn selve sykefraværet, for folk vil holde seg borte fra jobben fordi de er syke selv, har familiemedlemmer som er syke eller er redde for å bli smittet. Dette er en grei list å legge seg etter i næringslivet. Administrative systemer for å bruke IKT-nettverk vil rammes hardt, i tillegg til systemer for lønn og regnskap. En situasjon der betydelige deler av en virksomhets medarbeidere blir fraværende fra jobb som følge av egen eller barns sykdom, er fortsatt sannsynlig, og alle byråer bør sette seg ned for å vurdere planlagte tiltak som følge av omfattende sykdom i løpet av høsten eller vinteren. PRIORITERINGER NARF har kommet fram til en liste over de mest kritiske oppgavene et regnskapsbyrå har: - Utbetale lønn til kundenes ansatte - Fakturere for kundene - Remittere / betale for kundene - Følge opp manglende betalinger fra kundene Dette er ifølge NARF oppgaver som direkte berører kundene, og man kan velge å prioritere innenfor disse områdene og også vurdere å utsette oppgaver som kan vente. For kunder som er avhengige av økonomisk rapportering er bokføringen en kritisk oppgave som bør prioriteres, spesielt i tilfeller der regnskapet brukes aktivt i styringen. Særlig foretak som sliter økonomisk vil være spesielt utsatt. Kunder som søker finansiering vil også være avhengig av å levere et oppdatert regnskap. Når det gjelder rapportering til offentlige myndigheter, kan det bli kostbart å utsette dette. Ved et worst-case-scenario der sykdommen rammer svært mange, vil kontinuerlig dialog med myndighetene gjennom bransjeinstanser settes i full sving. En tommelfingerregel NARF foreslår når det gjelder prioritering er i hvilken grad kunden påvirkes dersom en oppgave ikke utføres som planlagt. Jo større sannsynlighet for at konsekvensen blir alvorlig, jo høyere prioritet bør oppgaven få. Dialog med kundene Det anbefales at man etter å ha satt opp en pandemiplan kontakter de kundene man tror vil bli mest utsatt, som selv vil stå overfor mange utfordringer om pandemien slår inn. Her gjelder det å komme fram til en ordning der man kan fungere som backup for hverandre, slik at de viktigste oppgavene blir utført. INTERNE TILTAK? Ifølge NARF er det viktig å etablere backup-planer som tar for seg eksempelvis hvem som skal omfattes, prioritering av oppgaver og forholdet til brukerrettigheter. En sentral fremdriftslogg som de involverte kan få tilgang til, muligheten til å arbeide hjemmefra og ikke minst koordinering med andre kontorer kan være nyttig. ANALYSE ANALYSE ANALYSE Høyt skattet RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR AVSTEMMING AVSTEMMING REGNSKAPS - INTEGRASJON AKSJEBOK KRAFT DIMENSJONER Norges mest brukte programmer for regnskaps avslutning, regnskapsanalyse, skatte beregning og lignings dokumenter. Våre programmers brukervennlige løs ninger og avanserte teknologi har gjort FINALE til markeds leder på sitt område. FINALE Årsoppgjør som er midtpunktet i FINALEs programvarefamilie benyttes hvert år til mer enn norske regn skaps avslutninger. Spesielt for FINALE-systemet er at de enkelte moduler hver for seg utgjør selvstendige programmer, samtidig som de sammen fungerer tett integrert og gir brukeren avanserte verktøy. FINALE tilbyr også et omfattende service program, som bl.a. består av program vedlikehold, konsulent bistand og kurs. Gjennom avtaler sikres brukerne kontinuerlig brukerstøtte og telefonsupport. For mer informasjon om hvorfor så mange velger FINALE, se Hovedkontor Tromsø: Tlf.: , faks: Avd. kontor Oslo: Tlf.: , faks: E-post: firmapost@finale.no 4 KVARTALSRAPPORTEN 3/09

5 OPPBEVARING AV REGNSKAPSMATERIALE Truls Aanstad, rådgiver ved Økonor Fauske, minner på at regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig skal sikres mot ødeleggelse, tap og endring. Materialet skal også være ordnet og skal kunne legges fram for offentlig kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør kontroll i ettertid. Har det noe å si i hvilken form man oppbevarer materialet? - Det stilles ingen krav til oppbevaringsmedium, sier Aanstad. - Man kan selv velge digitalt, tape eller papir. Hvis regnskapsmaterialet er oppbevart digitalt, skal det foreligge en sikkerhetskopi som må oppbevares adskilt fra originalen. Det er heller ikke tillatt å oppbevare kun dataene, det skal være ferdigproduserte spesifikasjoner, legger han til. Hva regnes som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale? - Dette dekker bokføringslovens paragraf 13, men for å få en idé over hva man er pliktig til å lagre kan det bety årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, nummererte brev fra revisor og korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning. For en fullstendig liste bør man konsultere lovteksten, sier Aanstad. Hva kan man makuleres? - Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, forklarer Aanstad. - Annen papirdokumentasjon, unntatt for varetellingslister og timelister for bygg- og anleggsbransjen, kan altså skannes og makuleres, sier han. Sticos Regnskapsmetodikk Full kontroll på oppdragsavtalene Ivaretar lovpålagte krav Enkelt i bruk 5 KVARTALSRAPPORTEN 3/09

6 Hva med tidsbegrensing på materialet? - Der spesifiserer loven forskjellige tidsbegrensninger: Oppbevares i 10 år (primærdokumentasjon): Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning Bokføringsspesifikasjon Kontospesifikasjon Kundespesifikasjon Leverandørspesifikasjon Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte Spesifikasjon av merverdiavgift Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller) Dokumentasjon av regnskapssystemet Nummererte brev fra revisor Dokumentasjon av balansen (for eksempel kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister) Oppbevares i 3,5 år: Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift Hvilke unntak gjelder? - Loven sier blant annet at: Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet, siterer Aanstad. - Bokføringsforskriften sier at i utgangspunktet skal regnskapsmaterialet oppbevares i Norge, men Skattedirektoratet kan ved søknad gi dispensasjon fra kravet. Slik dispensasjon forutsetter at regnskapsmaterialet er tilgjengelig fra terminal eller lignende i Norge, sier han. - I forhold til oppbevaringstid, skal dokumentasjon oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, dette i henhold til Bokføringsforskriftens kapittel 7, 5-6 femte ledd, gjør Aanstad oppmerksom på. - Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven 13 annet ledd om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Når en bokføringspliktig virksomhet som ikke omfattes av første punktum avvikles, skal bokføre opplysninger være tilgjengelig elektronisk i minst 6 måneder etter at virksomheten er avviklet, fortsetter han. Hva med oppbevaringssted? - Når det gjelder unntak fra oppbevaringssted, skal bokføringspliktige som fører regnskap i utlandet overføre regnskapsmateriale til oppbevaring i Norge innen en måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt, sier Aanstad. - Men, Departementet kan ved enkeltvedtak pålegge den bokføringspliktige å føre og oppbevare regnskapet i Norge dersom den bokføringspliktige vesentlig tilsidesetter bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven, fortsetter han. - Departementet kan ved enkeltvedtak også pålegge den bokføringspliktige å føre og oppbevare regnskapet i Norge dersom den bokføringspliktige vesentlig tilsidesetter bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven, legger Aanstad til. Totalleverandør av forbruksvarer Corporate Express Norge AS er Norges ledende totalleverandør av forbruksmateriell. Vi har hovedkontor i Oslo og salgskontorer i: Moss, Larvik, Hamar, Kristiansand, Stavanger, Haugesund, Bergen, Trondheim, Ålesund, Bodø og Tromsø. Corporate Express Norge AS Per Krohgs vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuset, NO-1001 Oslo Telefon: Telefaks: E-post: mailbox@cexp.no TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS Svolvær Telefon: Telefaks: Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Arctic Public Relations AS