RAPPORTEN # TID FOR FERIEPENGER FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: HAR DU AVTALENE I BOKS? ALT KLART FOR PAPPAPERM?

Transkript

1 RAPPORTEN # TID FOR FERIEPENGER FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: HAR DU AVTALENE I BOKS? ALT KLART FOR PAPPAPERM?

2 SUNN VEKST FOR ØKONOR ALT KLART FOR PAPPAPERM? Fedre skal selvsagt også få sin tid med den nyfødte, og loven har lagt til rette for nettopp det. Bedriftsledere og ansatte har mange spørsmål knyttet til fedrekvote eller pappaperm som det kalles i det muntlige språket. En kort orientering kan hjelpe på de vanligste spørsmålene. Jeg ønsker å bruke siste leder i Kvartalsrapporten før sommerferien til å si noe om fjorårsresultatet. Det er urolige tider det norske næringslivet nå har vært igjennom. Ettersom vi har en såpass diversifisert kundeportefølje, har vi ikke merket like mye til urolighetene som mange andre. Men det som påvirker våre kunder påvirker i sin tur igjen oss, det er ikke til å unngå. Sett i lys av dette er vi svært fornøyde med resultatene for fjoråret, og fortsetter ufortrødent på vår vei som landets største norskeide regnskaps- og rådgivningskjede. Omsetningen økte fra 375 til 419 millioner kroner, noe vi naturlig nok ser på som svært positivt, og et viktig skritt i vår samlede vekststrategi. Driftsmarginen gikk i samme periode noe ned, fra ni til nærmere syv og en halv prosent. Vi ønsker alle en riktig god sommer! Det kan være en god begynnelse å oppdatere personalhåndboken med et avsnitt om fedrekvote. Det er flere forhold både bedriften og den kommende pappa må ha tenkt igjennom og beslutte i fasen før en permisjon kan begynne. For eksempel må bedriften avklare om den skal forskuttere utbetalingen til arbeidstaker eller om utbetalingen skal skje direkte fra Nav. Her følger de fleste bedriftene det samme som de gjør ved utbetaling av sykepenger. MORS OPPTJENING AVGJØR Mor må ha hatt minimum 50 % stilling før fødselen for at far skal få rett til fedrekvoten. I disse dager pågår en diskusjon om fedrekvote bør stå fritt eller om far skal ha ti uker lovfestet rett til fedrekvote. I dag har far krav på ti uker av mors fødselspermisjon. ØKONORS RÅD TIL KUNDENE Som regnskapsfører i Økonor har man vanligvis ikke kontakt med alle de ansatte hos en kunde. Kommunikasjonen fra Økonor til kunde Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør Økonor Norge 2 KVARTALSRAPPORTEN 2/10

3 ved pappapermisjon og fedrekvoten vil da være: 1. Far må i god tid før fødselen informere arbeidsgiver om når fødsel vil finne sted, og når og hvor lang permisjon som ønskes. Husk at det er lang behandlingstid hos Nav og far kan ikke gå ut i permisjon før søknaden om fødselspenger er behandlet der. Far må ta stilling til når han vil ta ut sin fedrekvote når mor sender inn sin søknad om fødselspenger til Nav. Regnskapsfører kan be om en kopi av vedtaket til mor fra Nav. Her fremkommer det når far skal ta sin pappapermisjon. Endringer i fars permisjon må varsles i god tid og før mor starter sin permisjon. Fars permisjon kan utsettes og endres, men må tas innen barnet fyller tre år (husk at man da må søke utsettelse av fedrekvoten). 2. Planlegg sammen med arbeidsgiver tidspunktet for pappapermisjonen. Arbeidsgiver kan ikke si nei til permisjon siden det er lovfestet, men god personalpolitikk og kommunikasjon er viktig for at alle parter skal bli fornøyd. Når både mor og far har opparbeidet rett til foreldrepenger, har mor ved fødsel krav på foreldrepenger i minimum ni uker (tre uker før og seks uker etter fødsel). Far har i dag krav på ti ukers fedrekvote. Resten av foreldrepengeperioden kan foreldrene dele mellom seg slik de selv ønsker. HAR DU AVTALENE I BOKS? Selv om en muntlig avtale er like bindende som en skriftlig, vil det i de fleste tilfeller hvor det oppstår uenighet være betydelig større sjanse for å finne løsning i saken når det finnes en signert avtale. Det er viktig at partene har et bevisst forhold til det som fremforhandles og nedfelles skriftlig. Espen Berg Knutsen er jurist og juridisk ansvarlig i Økonor Norge, og ansvarlig for alle avtaler som inngås i kjeden. Dette omfatter franchiseavtaler mellom Økonor Norge som franchisegiver og det enkelte Økonorkontor samt ramme- og kjedeavtaler med aktuelle tjenesteleverandører. I tillegg bistår han det enkelte Økonorkontor ved spørsmål rundt arbeidsavtaler og andre avtaler de inngår. - Min erfaring er at mange virksomheter, uavhengig av bransje, ikke alltid har et like sterkt fokus på viktigheten av en skriftlig avtale og av den grunn kommer opp i unødvendig mange situasjoner der det oppstår tvil om innholdet av hva partene egentlig var enige om. Ved å ta seg litt bedre tid under forhandlingene og ved gjennomlesing av avtaleutkastet, vil det være mulig å luke bort de fleste uklarheter. Det er derfor viktig å ha fokus på alle typer avtaler som den enkelte virksomhet inngår, sier Espen. Alle virksomheter har en rekke avtaler som regulerer det rettslige forholdet mellom dem og en annen part. Det kan være arbeidsavtaler, leie- eller kjøpsavtaler med 3 KVARTALSRAPPORTEN 2/10 leverandører, leie- eller kjøpsavtaler for lokaler eller lignende. - Utgangspunktet er som nevnt at det er avtalefrihet i forhold til om en avtale skal være skriftlig eller muntlig, med unntak av noen typer avtaler som betinger skriftlighet som for eksempel arbeidsavtaler og oppdragsavtaler, sier Espen. FORMÅLET MED AVTALEN Formålet med enhver avtale er å klargjøre og regulere hvilke rettigheter og plikter partene har overfor hverandre. Det kan være mellom arbeidsgiver og den enkelte ansatte, mellom virksomheten og en leverandør det kjøpes tjenester av, eller mellom virksomheten og en kunde de utfører tjenester for eller selger varer til. - Den tiden som brukes på å skrive en avtale samt en grundig gjennomgang for begge parter før signering, kan fort hentes inn igjen. Uenighet i ettertid er ressurskrevende og koster ofte mye tid og penger, sier Espen.

4 - Ved å ha tydelige avtaler vil mye av usikkerheten og mulig uenighet bli borte, noe som igjen fører til et bedre samarbeidsklima for partene. ULIKE TYPER AVTALER Arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker skal uten unntak være skriftlig. Den skal regulere hvilke arbeidsoppgaver den ansatte har, om lønn, forhold rundt prøvetid, ferie og tidspunkt for lønnsjusteringer m.m. - Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å få en slik avtale på plass. En arbeidsavtale bør uten unntak være signert før arbeidstaker starter opp i jobben. I Økonor er det utarbeidet maler for forskjellige typer stillinger i regnskapsbransjen som benyttes av kontorene våre. Malene tilfredsstiller de krav som fremgår av Arbeidsmiljøloven, sier Espen. En annen ting som glemmes er at også arbeidsavtalene må oppdateres. Hvis en ansatt har fått nye oppgaver eller endringer i forhold til utgangspunktet ved ansettelse, bør det lages ny arbeidsavtale. Det er ikke så mange som husker på det ettersom årene går. Oppdragsavtalen er avtalen som inngås mellom Økonorkontoret og den enkelte kunde det utføres regnskapstjenester for. Disse avtalene skal også være skriftlige. Her benytter regnskapsbransjen som regel en standardavtale som er utarbeidet av NARF. - Standardavtalen er i utgangspunktet en mal og må tilpasses det enkelte oppdrag, og det er viktig at Økonorkontoret gjennomgår avtalen grundig med kunden. Det gjøres for å få en felles forståelse av avtalens innhold - hvem som skal levere hva, tidsfrister og priser. Det er mange kunder som ikke ser at de selv har et leveringsansvar, og at mislighold av det ansvaret kan føre til merkostnader, sier Espen, og fortsetter: - Min fornemmelse er at det ikke alltid settes av tilstrekkelig tid til å gjennomgå oppdragsavtalen med kunden slik at de skjønner innholdet av den før oppstart av oppdraget. Jeg tror også det finnes oppdragsavtaler med kunder som ikke er oppdaterte i tid, slik at eventuelle endringer i oppdraget ikke er regulert skriftlig. Leverandøravtaler er avtaler som inngås mellom den enkelte virksomhet og aktuell leverandør. Her er det ikke krav til skriftlighet, men det anbefales uavhengig av størrelse på leveranse og pris. - I Økonor har vi en rekke rammeavtaler som er forhandlet og gjennomgått av oss i Økonor Norge. Her vil det enkelte Økonorkontor vurdere om de vil benytte seg av rammeavtalen og inngå egen avtale med leverandør ut fra de vilkår og priser som fremkommer av rammeavtalen inngått av kjeden. Her har vi i samarbeid med leverandørene også utarbeidet avtaleutkast som skal benyttes. Ved å benytte seg av disse avtalene vil Økonorkontoret i tillegg til å oppnå stordriftsfordeler også ha en avtale som regulerer de forhold som er viktige å ha med i avtalen. Noen av rammeavtalene er fremforhandlet med slikt innhold at det også mulig for kundene å benytte seg av den via sitt lokale Økonorkontor. På denne måten oppnår også de stordriftsfordeler ved å være kunde i Økonor. Også her har vi utarbeidet avtaleutkast som kan benyttes. Det enkelte Økonorkontor vet hvilke områder vi har slike avtaler for. IKKE GLEM Å FORHANDLE Mange ledere tenker ikke alltid på at enhver avtale kan forhandles og signerer den derfor altfor fort. Pris og innhold på leveranse er som regel mulig å diskutere frem til en bedre fordel for en selv, og muligheten bør benyttes. Det er mer å forhandle om enn pris. Også leveringsvilkår og misligholdsbeføyelser har stor verdi i enhver avtale og bør diskuteres av partene. - Ofte ser man at standardavtaler har ensidige bestemmelser som ivaretar leverandørens interesser, og det er viktig å få balansert dette med egne forventninger og betingelser. Ta derfor alltid tid til å forhandle, samt våg å sette frem egne betingelser. Du vil bli hørt oftere enn du tror, avslutter Espen. TID FOR FERIEPENGER Ferien står for dør, og som regnskapsfører skal man ha tungen rett i munnen når det gjelder feriepenger. Inger Løkkeberg er økonomikonsulent for lønn og personal i Økonor Drammen, og svarer daglig kundene på spørsmål rundt ferie og feriepenger. - Vi opplever at mange kunder er usikre når det kommer til beregning av feriepenger og hva som er arbeidsgivers plikt og arbeidstakers krav. Noe av forvirringen skyldes at ferieloven ikke 4 KVARTALSRAPPORTEN 2/10 er endret til tross for at flere i dag har fem ukers ferie, sier Inger. 4 ELLER 5 UKER I dag er det slik at omtrent 85 prosent av de ansatte i Norge har fått innvilget fem ukers ferie. - Mange små og mellomstore bedrifter har ikke endret sine personalhåndbøker, arbeidsavtaler eller

5 interne regler vedrørende ferieavvikling, ei heller antallet uker den ansatte har ferie, sier Inger. NYANSETTELSER OG FERIEAV- VIKLING Når man har fått en ny ansatt er det et gjentagende spørsmål om den ansatte har rett til ferie, og eventuelle feriepenger. - Ved jobbytte fra en arbeidsgiver til en annen vil den ansatte ha full rett til ferie om det ikke allerede er tatt ut ferie hos tidligere arbeidsgiver i ferieåret. Feriepengene betales alltid etterskuddsvis og opptjenes året før, sier Inger. Antallet dager ferie har man uansett rett til, og feriepengene blir utbetalt fra ny eller gammel arbeidsgiver, siste lønningsdag før ferien. Deltidsansatte har krav på feriedager i henhold til stillingsprosent. ARBEIDSTAKERS RETT TIL IKKE Å TA FERIE Alle har krav på ferie og arbeidsgiver er pliktig til å påse at alle ansatte tar seg minimum tre ukers ferie i løpet av hovedferieperioden. Likevel, om den ansatte har hatt permisjon, har vært permittert eller langtidssykemeldt, kan vedkommende avtale å jobbe i ferien, for eksempel i to uker. Om arbeidsgiver har sommerstengt eller ikke har oppgaver til den ansatte i ferieperioden, må arbeidstaker ta ferie. FERIELOVEN GIR ARBEIDSGIVER FULL STYRINGSRETT Arbeidsgiver kan også kreve at arbeidstaker skal ta ferie. - Vi anbefaler alle våre kunder å være tydelige i kommunikasjonen med sine ansatte. Det er viktig at alle føler seg hørt når det gjelder tidspunkt for ferie, samtidig som arbeidsgiver er den som godkjenner ferie i de ulike periodene for at driften skal gå rundt. Ved å være tidlig ute med ferielister og ønsker, mener vi at de aller fleste får sine ønsker innfridd, sier Inger. TREKK 4/26 Ferieloven opererer med 6 dagers uke. Det er altså 6 feriedager pr uke, altså 26 feriedager pr måned (6*52/12). Dersom man har ferie etter ferieloven, 4 uker + Gro-dagen, har man 25 dager ferie og skal derfor ha ubetalt 1/26 månedslønn i tillegg for å få full måned. Dersom man i tillegg har avtalefestet ferie, den femte ferieuka har man 30 dagers ferie og må derfor trekkes 4/26 månedslønn for de dagene som går inn i neste måned hvor det utbetales full lønn. For de over 60 år som har den 6. ferieuka, seniluka, skal det trekkes fastlønn for den også. De skal altså trekkes 6/26 i tillegg, totalt 10/26. Eventuelt trekkes 4/26 dersom de kun har ferie etter ferieloven. TIPS! Oppdater personalhåndboken om bedriftens rutiner rundt ferie og feriepenger. Da vil alle ansatte ha de samme reglene og forholde seg til, og misforståelser kan unngås. DEFINISJONS- AVKLARINGER Hovedferieperiode: 1. mai 30. september. Virkedager, dvs. 5 dager pr uke Feriedager, dvs. 6 dager pr uke Opptjeningsår: året før ferien tas ut og feriepengene utbetales Sjekk ferieloven her: TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS Svolvær Telefon: Telefaks: Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Arctic Public Relations AS 5 KVARTALSRAPPORTEN 2/10