Standard leveransevilkår for CS. regnskapsføringsoppdrag

Transkript

1 Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag Innholdsfortegnelse 1. Etablering av oppdrag Partenes representanter Informasjonsplikt og regnskapsansvar Oppbevaring Kontrollarbeid Opplysnings- og bistandsplikt overfor offentlige myndigheter Behandling av personopplysninger CS s rådighet over personopplysninger Informasjonssikkerhet Mislighold Tilbakeholdsrett ved mislighold Oppsigelse Opphør av avtale Oppdragsavtalen eller bilag til Oppdragsavtalen Tvister Motstrid... 5 Disse Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag gjelder for avtaler mellom Kunde og Crystal Screen as som Regnskapsbyrå (CS) som har inngått Oppdragsavtale. 1. Etablering av oppdrag Ved etablering av oppdrag skal CS sammen med Kunden vurdere de av Kundens interne rutiner som påvirker oppdraget og søke å tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring. Kunden skal orientere CS om sin drift og beskrive konkrete økonomiske og rettslige forhold som er av betydning for at CS skal kunne utføre oppdraget etter de regler som følger av regnskaps- og skattelovgivningen mv. Kunden er ansvarlig for å umiddelbart orientere CS om endringer av betydning for oppdragsutførelsen/regnskapsavleggeisen regnskapsmessige opplysninger som har en naturlig sammenheng med Oppdragsavtalen. Videre er CS i henhold til Hvitvaskningsloven av nr 41 5, ansvarlig for at det foretas en IDkontrol av kunden. Det vil bli gjort med kopi av offentlig godkjent legitimasjon, som lagres blant våre papirer. 2. Partenes representanter Kundens kontaktperson anses å ha fullmakt til å gi, motta og kommentere alle regnskapsmessige opplysninger som har en naturlig sammenheng med Oppdragsavtalen. Dersom oppdraget omfatter bankbelastning (remittering), jf Oppdragsavtalen punkt 1 h), anses kontaktpersonen også å inneha fullmakter på vegne av Kunden i betalingsforhold. Side 1 av5

2 Kompetent foretaksorgan hos Kunden kan ved skriftlig varsel til CS trekke tilbake fullmakt til Kundens kontaktperson og gi ny fullmakt til annen person. Partene skal ved bytte av kontaktperson eller Oppdragsansvarlig orientere hverandre skriftlig om endringen. 3. Informasjonsplikt og regnskapsansvar Kunden plikter uoppfordret å overlevere alt grunnlag og gi alle nødvendige opplysninger for at CS skal kunne utføre sitt oppdrag i samsvar med Oppdragsavtalen. Avtalepartene skal til enhver tid sørge for å orientere hverandre om forhold av betydning for at regnskapsarbeidet kan utføres etter gjeldende lover og regler. Kunden skal så snart regnskapet og andre rapporter/oppgaver er mottatt fra CS gå igjennom disse og gjøre CS oppmerksom på eventuelle feil som måtte foreligge. CS skal videre søke å orientere og rådgi Kunden om relevant lovgivning innen rammen av det arbeid som reguleres i Oppdragsavtalen. CS har intet ansvar dersom regnskapet skulle bli feilaktig som følge av manglende eller mangelfull regnskapsdokumentasjon, eventuelt mangelfull informasjon fra Kunden, med mindre CS åpenbart måtte oppdage manglene. Avtale om regnskapsføring reduserer uansett ikke Kundens eget ansvar for korrekt bokføring, regnskapsavleggelse og oppgaveinnlevering. 4. Oppbevaring Den del av Kundens regnskapsmateriale som etter Oppdragsavtalen er overlatt i CSs besittelse, skal oppbevares aktsomt og etter de krav bokføringsloven stiller. Det eventuelle ansvar som CS har påtatt seg for oppbevaring av Kundens oppbevaringspliktige regnskapsmateriale (jf Oppdragsavtalen punkt 1 f)), faller uansett bort ved terminering av Oppdragsavtalen. Dersom regnskapsmateriale lagres elektronisk hos Regnskapsfører, plikter denne å sørge for betryggende datasikkerhet og backup som sikrer mot tap av lagret informasjon. Kunden er ansvarlig for å ajourholde dokumentasjon av de deler av regnskapssystemet mv. som etter Oppdragsavtalen håndteres av Kunden selv. Det er også Kundens ansvar å ta løpende backup dersom oppdraget føres over datalinje. Det eventuelle ansvar som CS har påtatt seg for oppbevaring av Kundens oppbevaringspliktige regnskapsmateriale (jf Oppdragsavtalen punkt 1 f)), faller uansett bort ved terminering av Oppdragsavtalen. 5. Kontrollarbeid CS skal oppklare tekniske feil ved bokføringen, samt bokførings/registreringsmessige feil som oppdages i de avstemte konti. Uopprettede feil som skyldes manglende bilag eller opplysninger, søkes oppklart ved rapportering fra CS til Kunden. Rapporten forutsettes besvart og returnert senest sammen med neste periodes bilagsoversendelse 6. Opplysnings- og bistandsplikt overfor offentlige myndigheter Kunden har etter offentligrettslig lovgivning plikt til å besvare henvendelser fra offentlig myndighet om Side 2 av5

3 egen økonomi og virksomhet. CS har rett til å besvare slike henvendelser hva angår spørsmål som anses som en naturlig del av oppdraget. CS skal normalt orientere Kunden dersom slike opplysninger/bistand blir avkrevd CS. CS har rett til å fakturere Kunden for denne bistand etter de prinsipper for honorarberegning som gjelder mellom partene. CS har rapporteringsplikt til Økokrim i medhold av hvitvaskingsloven. Dersom Kunden selv er rapporteringspliktig etter samme lov, har Kunden fullt ansvar for overholdelse av egne rapporteringsplikter. 7. Behandling av personopplysninger 7.1 CS s rådighet over personopplysninger CS har ikke rett til å behandle personopplysninger på annen måte enn det som fremgår av Oppdragsavtalen. CS har ikke rett til å overlevere personopplysningene til andre for lagring eller bearbeidelse uten etter forutgående skriftlig avtale med Kunden Informasjonssikkerhet Kunden (behandlingsansvarlig) og CS (databehandler) skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger som er omfattet av lov om behandling av personopplysninger. Sikkerhetstiltakene omfatter både organisatoriske, fysiske og tekniske sikkerhetstiltak. For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal avtalepartene dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for medarbeiderne hos den behandlingsansvarlige og hos databehandleren. Dokumentasjonen skal også være tilgjengelig for Datatilsynet og Personvernnemnda. 8. Mislighold Avtalepartene har rett til å heve avtalen ved vesentlig mislighold fra den annen part. CS anses uansett vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom: - Bokføringen og/eller det utarbeidede regnskap i vesentlig grad avviker fra de regler som gjelder for bokføring/utarbeidelse av regnskap. - CS s frist for levering av regnskapet ikke er overholdt, og det fortsatt ikke er levert innen en uke etter at skriftlig varsel er mottatt fra Kunden. Kunden anses uansett vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom: - Kunden ikke har betalt CS s honorarkrav eller andre krav ved forfall, og betaling heller ikke er skjedd innen 14 dager etter skriftlig purring fra CS. - CS ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, så som ved at CS ikke får utlevert de relevante regnskapsbilag mv. CS blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med lover og regler. Heving skal skje ved skriftlig erklæring benevnt "Hevingserklæring" og fremsendes på betryggende måte. Hevingserklæringen skal gi en kortfattet summarisk henvisning til hevingsgrunnen. Side 3 av5

4 9. Tilbakeholdsrett ved mislighold CS har tilbakeholdsrett i eget utarbeidet regnskapsmateriale (regnskapsrapporter, oppgaver, spesifikasjoner mv.) for sitt krav på honorar og eventuelle andre krav overfor Kunden 10. Oppsigelse Oppsigelsestiden er gjensidig avtalt i Oppdragsavtalen. Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er foretatt. CS skal i oppsigelsestiden utføre de oppgaver som normalt etter avtalen vil bli foretatt i de måneder oppsigelsestiden omfatter og utføre de oppgaver som naturlig hører sammen med regnskapsføringen for disse måneder, så som f eks innsendelse av oppgaver for skattetrekk/arbeidsgiveravgift, merverdiavgift mv. Dersom oppsigelsestiden utløper i løpet av årsregnskapsperioden omfatter CS s oppgaver også å avslutte årsregnskapet, eventuelt med ligningsoppgaver, med mindre Kunden samtidig med oppsigelsen underretter CS om at det ikke skal forestå utarbeidelse av årsregnskapet. Dersom Kunden i oppsigelsestiden velger å ikke la CS utføre det avtalte arbeid har CS likevel krav på honorar, men slik at honoraret reduseres til 75% av honoraret som anses å være et gjennomsnittshonorar basert på honoraret i de 12 siste måneder forut for oppsigelsen. Dersom deler av oppsigelsestiden sammenfaller med Kundens sedvanlige årsoppgjørsperiode, og CS normalt utfører dette, skal siste års honorar for årsoppgjøret medregnes i grunnlaget 11. Opphør av avtale Ved opphør av samarbeidet etter Oppdragsavtalen skal CS overlevere alt regnskapsmateriale som ikke tidligere er kommet i Kundens besittelse, med mindre punkt 9 om tilbakeholdsrett kommer til anvendelse. Overleveringen skal skje i det formatet (papir/elektronisk filformat) som er avtalt generelt for oppdraget. Oppdraget forutsetter at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, overleveres til Kunden på en måte som gjør at Kunden kan overholde kravet i bokføringsloven 13 annet fedd om fortsatt elektronisk tilgjengelighet i 3 år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Denne bestemmelse medfører ingen endringer i eiendomsretten til registreringene, eller CS s rett til å ta seg betalt for de bokførte/registrerte opplysningene Der Kunden er unntatt fra kravet i bokføringsforingsloven 13 siste ledd, jf bokføringsforskriften kapittel 7, må eventuell overlevering av elektroniske registreringer avtales særskilt mellom partene, enten i bilag til Oppdragsavtalen eller i det situasjonen oppstår. Den programvare som er benyttet for registreringen, utarbeidelse av spesifikasjoner, rapporter mv. kan uansett ikke overdras sammen med registreringene uten samtykke fra programvarens rettighetshaver. 12. Oppdragsavtalen eller bilag til Oppdragsavtalen Mindre justeringer av inngått Oppdragsavtale eller bilag til Oppdragsavtale kan skje ved daterte endringsbilag. Slike endringer er gjeldende når CS utferdiger og undertegner bilaget, og Kunden er orientert. Oppdragsavtalen skal etter GRFS nr 0 pkt løpende gjennomgås for å påse at avtalene dekker endringer i oppdragene, og at de dekker kravene i regnskapsførerloven med tilhørende forskrift. Dette vil for vår det bli gjort årlig og regnes som fakturerbar tid. Side 4 av5

5 13. Tvister Dersom det oppstår uenighet mellom partene om forståelsen av denne Oppdragsavtale med bilag eller Standard leveransevilkår, eventuelt andre tvistepunkter i tilknytning til avtalen, har hver av partene anledning til å be om en uttalelse fra disiplinærutvalget i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF). Foreleggelse av spørsmål for disiplinærutvalget innebærer ingen begrensning i partenes rett til å prøve spørsmålet for domstolene 14. Motstrid Ved motstrid mellom Oppdragsavtalen og disse Standard leveransevilkår skal Oppdragsavtalen gå foran. Ved motstrid mellom Oppdragsavtalen og bilag til avtalen skal bilagene gå foran Nittedal Side 5 av5