Hva skal jeg med en regnskapsfører?

Transkript

1 TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE 41 Hva skal jeg med en regnskapsfører? For en liten eller nyetablert virksomhet kan det ofte virke som om regnskapsføreren har en enkel hverdag. Føre noen bilag og fakturere litt, og vips så ryker det titusen av kroner i regnskapshonorar. Penger som nok hadde gjort seg bedre på bunnlinja i eget resultat. Eller? Mange næringsdrivende som vurderer kostnadene sine, lurer på om det kan være et sparepotensiale i for eksempel å kutte på honoraret til regnskapsfører. Et kjent mantra som til stadighet gjentas er at «penger spart er penger tjent», men man kan også «spare seg til fant». I dette ligger det flere betydninger, en av dem går på å spare eller kutte i feil type kostnader, med dertil uheldige konsekvenser. For en utleier av fast eiendom er kostnader til vedlikehold på bygningsmassen noe man normalt prioriterer, for uten vedlikehold risikerer man til slutt å miste inntektsgrunnlaget. Å kutte kostnader er ikke like enkelt som å si at «en krone spart er en krone tjent». Før man kutter må man alltid se på hvilke konsekvenser kuttet medfører, så man ikke ender opp med et kostnadskutt som enten medfører inntektsbortfall eller at man pådrar seg andre utilsiktede kostnader. Enkelte kostnader rører man ganske enkelt ikke, da de er kritiske for fortsatt drift. Andre ting lar seg forhandle til en lavere pris for samme vare eller tjeneste. Det er ikke uten grunn at mange har en rutine for en periodisk gjennomgang av forsikringspoliser, lisensavtaler og abonnement. Andre ting kan man ganske enkelt avstå fra. Flere store selskaper droppet julebordet i Dette er ikke et kritisk arrangement for fortsatt drift, men det kan være med på å vedlikeholde og pleie et godt arbeidsmiljø. I hvilken kategori havner så regnskapsføreren? Hva gjør en regnskapsfører, og hva må du ivareta om du skal ta regnskapet selv? De aller fleste næringsdrivende i Norge er også bokføringspliktige. Med denne plikten følger det krav om å oppfylle gitte oppgaver innen gitte frister. En del av dette danner grunnlaget for hva som skal rapporteres inn til myndighetene i mva., skattetrekk, arbeidsgiveravgift, ligningspapirer og regnskap for de som i tillegg er regnskapspliktige. Det vil være for omfattende for denne artikkelen å lage en uttømmende liste over alle spesifikasjoner, oppgaver til myndighetene og andre plikter som følger av den virksomheten som drives. I tillegg til å orientere seg om hva som skal produseres, må man også vite hvordan produksjonen skal skje. Er dette noe du har tanker om å gjøre selv må du ha interesse for og kompetanse til å holde på med regnskap, skatt, merverdiavgift og lønn. Å tilegne seg slik kompetanse er ikke gjort i en håndvending. Til tross for myndighetenes lovnader om forenkling for næringslivet, vil behovet for kompetanse og forståelse for dette faget ikke nødvendigvis bli mindre ved slike forenklinger. Tips fra Skatteetaten Skatteetaten har gitt ut eget informasjonshefte med tips og råd om kontorarbeid og regnskapsføring. Dette finner du på skatteetaten.no Går du med planer om å kutte i kostnadene ved å gå løs på regnskapsførerhonoraret, er det mye i dette skrivet som er verdt å ta med i vurderingen. Her har Skatteetaten laget en liste med 10 oppgaver man må kunne utføre før man vurderer å ta hele regnskapet selv. Er det en eller flere oppgaver her man ikke forstår eller vet hvordan man gjør, anbefales det å få bistand til hele eller deler av regnskapet. forts. Sticos Magasinet nr

2 42 TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE De 10 oppgavene du må kunne utføre er: Påføre kontokode på bilag Avgjøre hvordan kjøp skal behandles i forbindelse med merverdiavgift Avgjøre om en utgiftsgodtgjørelse er opplysningspliktig, trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig Avgjøre om større innkjøp av maskiner og inventar skal aktiveres eller kostnadsføres Bokføre regnskapsopplysningene Utarbeide periodisert resultatregnskap og balanse med jevne mellomrom Spesifisere kjøp/salg på motpart Avstemme konto for bank, kasse og offentlige utgifter Avstemme åpne poster i kunde - og leverandørspesifikasjonen Utarbeide lovpålagte dokumenter som skal sendes inn til Skattekontorene og Brønnøysundregistrene Om du vet hva som ligger i alt dette, og ser på dem som greie oppgaver, vil antakelig forutsetningene for å ta regnskapet selv være til stede. Tid er penger? Men så var det denne besparelsen da. Hvor mye er det egentlig å spare på dette? Benjamin Franklin lanserte en påstand om at «tid er penger», og det kan være en god tilnærming å se sin egen tid i lys av dette. Tid har en verdi, og hvordan utnytter du denne ressursen best mulig? Vil det gi gevinst for deg å ta tid bort fra kjernevirksomheten for å bruke på regnskapsføring? Det er viktig å legge inn riktige forutsetninger i regnestykket. Tenker man at dette er arbeid som kan utføres på kveldstid, eller at man har ledig kapasitet til å ta det, så er dette likevel tid som har en verdi. Et realistisk timebudsjett kan være vanskelig å sette opp om man har liten erfaring med denne typen arbeid fra før. Hvor mye tid kommer du til å bruke på en oppgave som regnskapsføreren bruker 1 time på? 1 time? 1,5 timer? Eller kanskje 3 timer? For de fleste fagfelt og arbeidsoppgaver sier det seg selv at den profesjonelle vil være mer effektiv enn amatøren, og det er ikke noe som tilsier at vi skal legge noe annet til grunn her også. For å komme videre legger vi inn en forutsetning. La oss anta at regnskapsføreren er minst 50 % mer effektiv. Denne forutsetningen betinger at den som skal utføre dette arbeidet er strukturert i arbeidet, og har noe erfaring med denne type oppgaver. Hvis formålet er å ha best mulig utnyttelse av tiden, må vi også se på alternative måter å bruke tiden sin på. Har du ledig kapasitet, eller for mye fritid, bør jo målet være å optimalisere bruken av denne tiden. Hvilken effekt vil det ha å bruke tiden sin på markedsaktivitet, eller finnes det andre tiltak som kan øke aktiviteten, og redusere på den ledige kapasiteten? Har du ledig kapasitet så er det normalt ikke regnskapshonoraret som er ditt største problem. Og hvilken konsekvens har det hvis du må si nei til oppdrag fordi du må bruke den ledige kapasiteten på fakturering og mva-rapportering? Vi kan for eksempelets skyld sette opp et regnestykke som kan gi en indikasjon på effekten av ulike disponeringer av tiden. Forutsetninger: Regnskapshonorar: kr pr. mnd., ca. 7 timer for regnskapsføreren. Tidsforbruk regnskap: 1 time regnskapsfører tilsvarer 1,5 timer egeninnsats Sticos Magasinet nr

3 TEMA: REGNSKAPSFØRER ELLER IKKE 43 Timer ledig kapasitet: 3 timer pr. uke, 12 timer pr. mnd. Timepris utfakturert tid: kr 700 Timepris interntid: kr 300 Innsats i markedsaktivitet for å generere aktivitet: 5 timer markedsarbeid gir oppdrag til ca. kr > 1 time innsats genererer 3 timer jobb. Disse forutsetningene må tilpasses den enkelte. Ut fra disse forutsetningene kan vi fastslå at det vil kreve ca. 10,5 timer av deg for å gjøre den samme jobben som regnskapsføreren bruker 7 timer på. Siden du har 12 timer ledig kapasitet, skulle ikke dette være noe problem. Med en interntimepris på kr 300, betyr det at din kostnad er kr 3 150, mot et regnskapsførerhonorar på kr Så langt ser dette ut til å være en besparelse på kr Ledig tid = økt aktivitet Men har vi alternative måter å disponere tiden på? Ledig kapasitet er en ressurs som må utnyttes på best mulig måte. Kan det være mer å tjene på å bruke tiden på markedsaktiviteter for å skape inntekter, fremfor et kutt i kostnader som ikke løser det grunnleggende problemet ditt - ledig kapasitet. Vi kan fortsette det samme eksempelet: Ved å bruke tiden på markedsaktivitet vil vi med disse forutsetningene måtte bruke 3 timer for å generere 9 timers arbeid. Dette vil generere inntekter på kr 700 * 9 timer = kr Bruker du kr til å dekke regnskapsførerhonoraret, sitter du igjen med en gevinst på kr 1 300, samtidig som du får økt omsetning og økt aktivitet innenfor kjernevirksomheten din. Risiko Det er også viktig å ta hensyn til risiko. I eksempelet over er det ikke tatt høyde for risikoen man utsetter seg for ved å ta regnskapet selv. Risiko kan også prises, men det blir et omfattende regnestykke hvor man først må sette opp en risikoanalyse for å kartlegge hvilke risiki som ligger i denne typen arbeid. Legger man inn dette i kalkylen over, blir nok besparelsen på kr ved å ta regnskapet selv en god del lavere. Hvis det i det hele tatt blir en besparelse. Dette eksempelet er et teoretisk oppsett med svakheter og forhold vi ikke har tatt hensyn til. Likevel gir det et bilde på noen vurderinger du bør ta med tanke på tidsbruk og kutt i kostnader. Interessen bør avgjøre Motivet for å ta regnskapsføringen selv må ses i et annet perspektiv enn kun å spare penger. Eksempelet over viser at besparelsen er begrenset, og at gevinsten ved å disponere tiden på en annen måte kan gi langt bedre effekt. Men det kan likevel finnes andre motiver. Er dette noe du har lyst til å gjøre? Har du interesse for regnskap, og ønsker å forstå din egen virksomhet på en bedre måte? Det er først og fremst dette som må bør være drivkraften for å ta ditt eget regnskap. Kanskje dette lar seg gjøre sammen med regnskapsfører? Det er i dag mange regnskapsførere som kan tilby ulike grader av egeninnsats i regnskapsføringen. Går du med tanker om å ta over regnskapet selv anbefaler vi først å ta en prat med din regnskapsfører, for å høre hvilke muligheter det er for å yte litt egeninnsats. Spesielt sett i sammenheng med den teknologiske utviklingen med EHF dokumentflyt og automatikk i de ulike løsninger, systemer og prosesser. I tillegg har du noen til å «holde deg i hånda» når du er i tvil. Sticos Magasinet nr