Tilpasninger i Picasso i henhold til Kassaloven

Transkript

1 Tilpasninger i Picasso i henhold til Kassaloven 1. Registrering av cashbox/vekselkasse Når man åpner Cashier kommer det opp en boks som spør om registrering av veksel. Denne boksen kommer opp hver gang man åpner kassemodulen, men du skal kun sette inn vekselbeløp når kassen telles om morgenen eller ved vaktskifte. Rutiner rundt kassetelling må settes av hotellene selv. Skal det ikke registreres et beløp trykk «Nei». Det er viktig at vekselkasse registres minst 1 gang i løpet av en dag. Tips: Ikke lukk Cashier (kassemoulden) etter at du har åpnet kassen for dagen. Slik unngår du å få denne boksen opp mange ganger. Skal du bytte modul bruker du hurtigknappene i midten av modulen for å veksle mellom modulene. Du kan også veksle mellom åpne vindu på start-linja. Selv om du ikke har en kasseskuff tilkoblet den maskinen du er logget på, vil du allikevel få opp denne boksen. Trykk «Nei» da du ikke har noe å registrere. Det skal kun registreres veksel der du har en fysisk kasseskuff med kontanter. 1

2 Det er kun veksel som skal registreres, f.eks kroner, ikke kontantsalg/totalbeløp du har fått inn i løpet av dagen. 2. Alle maskiner som skal kunne ta imot kontanter må ha en kasseskuff tilkoblet. Du kan ikke bruke én kasseskuff på flere maskiner. Det må enten settes opp flere skuffer, eller kun være mulig med kontantsalg på ett kassepunkt. Dersom du skal kunne sende fakturaer fra maskinen f.eks. på et kontor, så må maskinen settes opp med virtuell kasseskuff. Ta kontakt med Techotel Norge for å sette opp en virtuell kasse. 3. Emergency mode/ikke kontakt med kasseskuff Dersom systemet ikke får kontakt med kasseskuffen (f.eks. mangler strøm eller nettverk/vpn), vil den gå i emergency mode. Dere kan benytte kassen i emergency mode, merk da at dere vil få flere påminnelser/varslinger. Les disse nøye. Dersom dere forblir i emergency mode, kan kassen brukes som normalt uten automatisk åpning av kasseskuff. Dersom kassen går i emergency mode får dere denne beskjeden: Dere kan da svare Yes for å åpne kassen. Følgende beskjeder får dere som en påminnelsen om at kasseskuffen ikke har kontakt: 2

3 eller Feilsøking/retting før dere tar kontakt med support: - Ta bort strømkabel til kasseskuffen og sett inn igjen - Les statusmelding på bunnen i kassemodulen. Markert felt i bildet under viser at vi har kontakt til kassen. Det kan vises en Error eller feltet mangler helt. Dersom feltet mangler helt, start cashier modulen på nytt. 4. Å overskrive tekst på varer er ikke lov Tidligere var det mulig å endre teksten på en vare. F.eks. Mineralvann kunne overskrives til Cola. Du kan fremdeles endre teksten, men nå vil ny tekst legges til originaltekst på en vare. Som du ser i eksempelet under vil Cola vises som en tilleggstekst til Mineralvann. 3

4 5. Utsjekk av regning går automatisk når man velger betalingsmåte. Tidligere måtte man trykke på bankkort, og deretter check-out/utsjekk for å gjøre opp regningen. Nå blir salget gjort opp med en gang du velger betalingsmåte. Kvittering blir da sendt til utskrift (alternativt e-post eller EHF) uten å måtte trykke på check out. HUSK: For å gjøre opp et salg i kassen må folio være i 0,-. Dersom du skal delbetale, må beløp flyttes til egen folio for at kvittering skal bli skrevet ut. Dersom du har lagt en betalingstype på en folio MÅ du gjøre opp salget. Du kan ikke lukke folio med en betalingslinje som ikke er skrevet ut. Ved forhåndsbetaling kan en benytte pre-charge. 6. Nye kvitteringer Det står salgskvittering, ikke kvittering for salg eller elektronisk kvittering på toppen av kvitteringen. Sistnevnte vises ved utsending av kvittering på e-post. Der det er regninger til utlandet vil det stå både norsk og engelsk tekst da Skatteetaten ber om norsk tekst på alle underlag. 7. Kopi av kvitteringer Det er kun mulig med 1 ekstra kopi. Det vil si 1 til kunden, 1 til hotellet, og deretter 1 utskrift til. 4

5 Det fremkommer tydelig på kvitteringen dersom det er en kopi. Dersom det er skrevet ut flere eksemplarer enn det som er lov, kan du likevel skrive ut på nytt. Merk da at det vil stå Ikke gyldig for salg på utskriften. 8. Settlement/oppgjørsrapport Enkelte steder har vi måtte endre betalingstyper. I praksis merker dere ikke dette, men dersom dere skal ta ut en settlementsrapport/oppgjør tilbake i tid, så må dere huske å huke av for show cancelled wares/payments / vis slettede varer/betalinger. 5

6 9. Ny rapport X/Z En ny rapport som er lagt til er X/Z rapporten. X rapporten viser salg for dagens dato, Z viser data bakover i tid. I rapportene finnes det informasjon om: a. Antall salg i hver varegruppe og sum b. Antall tilbakebetalinger og sum c. Rabatter d. Totalt antall salg og sum pr. betalingstype (kontant, kort, kredittkort) e. Antall kvitteringer, antall kopier, antall kasseåpninger f. Totalsum fra start. g. Hver kasseskuff har sin egen X/Z rapport. 10. Elektronisk journal Dersom det blir kontroll fra Skatteetaten kommer de til å be om en elektronisk journal. Denne tas ut fra Cashier oppe på topplinjen reports/rapport elektronisk journal 6

7 Her velger du periode i kalenderen, og lar ellers alt annet være huket av. Vil du ha den på fil lar du haken stå i Just save to xml file. Vil du ha den på papir mange sider så tar du bort haken. XMl filen lagres i en mappe dere kan få tilgang til. 7