Syklistenes Landsforening Systembeskrivelse AvtaleGiro

Transkript

1 Syklistenes Landsforening Systembeskrivelse AvtaleGiro Dette dokumentet er tiltenkt regnskapsansvarlig hos Syklistenes Landsforening og kontaktpersoner i bank og hos Nets. Eilert Sundt Systemdesign AS Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og oversikt Prosjektinvolverte Systembeskrivelse Avtalefangst medlemmenes opprettelse av FBO Innkrevning av kontingent via AvtaleGiro (Betalingsanmodning) Stopping av AvtaleGiro-krav (Sletteanmodning) Oppfølging av avviste og ubetalte krav Brukerveiledning Innsending av betalingsanmodninger Innsending av sletteanmodninger Teknisk spesifikasjon Oppbygning av KID Filutveksling med Nets (import / eksport) Annen relevant dokumentasjon...13 Side 2

3 1 Bakgrunn og oversikt Eilert Sundt Systemdesign AS har utviklet Syklistenes Landsforenings (Syklistenes) melldemssystem i FileMaker. Systemet brukes blant annet til innkreving av årlig kontingent, og Syklistene ønsker nå å tilby sine medlemmer betaling av kontingenten via AvtaleGiro. Dette dokumentet gir en samlet oversikt over elektroniske og manuelle rutiner for innkreving av kontingent via AvtaleGiro. Dokumentet vil kontinuerlig oppdateres i utviklingsfasen. 1.1 Prosjektinvolverte Systemutvikler: Eilert Sundt, Eilert Sundt Systemdesign AS, e-post@eilert.no, tlf Prosjektleder, Syklistene: Trond Berget, Syklistenes Landsforening, trond@syklistene.no, tlf Regnskapsansvarlig, Syklistene: May Jorun Busvold, Syklistenes Landsforening, may@syklistene.no, tlf Kontaktperson, bank: Amir Ali, DnB NOR Bank ASA, amir.ali@dnbnor.no, tlf Kontaktperson, Nets: Wenche Marie Eltoft, Nets Norway AS, wenche.marie.eltoft@nets.eu Side 3

4 2 Systembeskrivelse AvtaleGiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som tilbys betaler og betalingsmottaker. Betalingsmottaker sender inn betalingskrav for kunder som har opprettet et fast betalingsoppdrag (FBO) i sin bank. En FBO er en avtale med banken om å benytte AvtaleGiro som betalingsform for fakturaer fra en spesifikk betalingsmottaker. Banksystemet sørger for at betaler trekkes automatisk på forfallsdato. Betaler mottar varsel før forfall om kommende betalinger, og har mulighet til a stoppe betalingen, om ønskelig. Varsel om kommende betalinger kan formidles via betalers bank eller det kan sendes direkte fra betalingsmottaker. Syklistene krever inn medlemskontingent ved innmeling, og siden ved årlig fornyelse av medlemskapet. I og med at medlemmet må opprette en FBO i sin bank før AvtaleGiro kan benyttes som betalingsform, er det bare for fornyelsesfakturaene som det er aktuelt å kreve inn betaling. 2.1 Avtalefangst medlemmenes opprettelse av FBO For opprettelse av FBO trenger medlemmene å oppgi en AvtaleGiro-referanse til sin bank, eller i nettbanken. For denne referansen benyttes enten KID-nummeret fra en eksisterende faktura, eller KID-nummer som finnes i medlemsmodulen i medlemssystemet: Muligheten for betaling via AvtaleGiro må markedsføres overfor medlemmene. Noen aktuelle markedsføringskanaler kan være: Side 4

5 1. Informasjon på innmeldingsfaktura og fornyelsesfaktura. Disse fakturaene printers i dag på fortrykte giroark, der det ikke finnes mye ledig plass, slik at dette vil kreve en layoutendring på de fortrykte arkene. 2. Utsendelse av DM eller vedlegg ved andre utsendelser. Eksempel på slike utsendelser finnes her: 3. AvtaleGiro-referanse tilgjengelige på "Min Side" på Syklistenes nettsted, Informasjon om hvert medlems AvtaleGiro-referanse (KID) kan enten eksporteres ut fra medlemssystemet eller beregnes ut fra medlemsnummeret, se definisjon av KID på side 12 Informasjon om inngåtte FBO-er oversendes fra Nets sammen med innbetalingsmeldinger i fil med OCR giro. Disse behandles automatisk ved innlesning av OCR-giro, og medfører ingen endring i manuelle rutiner fra nåværende system. Informasjon om det enkelte medlems FBO-status og historikk over mottatt FBO-informasjon fra Nets finnes i medlemsmodulen i medlemssystemet: Eventuelle oppsigelse av FBO må medlemmet selv gjøre i sin bank, og dette kan ikke initieres fra medlemssystemet. 2.2 Innkrevning av kontingent via AvtaleGiro (Betalingsanmodning) Innkreving av kontingent via AvtaleGiro skjer ved at det skapes en fil med betalingsanmodninger som skal senes inn til Nets. Side 5

6 Skriftlig varsel Dersom betaler ikke uttrykkelig har valgt å ikke motta varsel, skal betaler alltid varsles om kommende betalinger. Dette kan enten gjøres av betalerens banke på vegne av Syklistene, eller av Syklistene selv, ved utsendelse av papirbasert skriftlig varsel. Det papirbaserte, skriftlige varselet skrives ut på samme fortrykte giroark som vanlige fakturaer, men teksten på girodelen er byttet ut: Dersom det er valgt varsling via bank, inneholder fila med betalingskrav den nødvendige informasjon til banken. Innsendingsfrister Betalingskrav varslet via bank må være mottatt i Nets senest kl. 14:00, siste virkedag i måneden, for betalingskrav med forfallsdag fra og med 15. i førstkommende måned, til og med 14. i påfølgende måned. Betalingskrav som varsles av Syklistene må være mottatt i Nets på en virkedag senest kl. 14:00, 9 kalenderdager før forfallsdato. 2.3 Stopping av AvtaleGiro-krav (Sletteanmodning) Dersom en faktura som er krevet inn via AvtaleGiro skal stoppes, for eksempel fordi et medlem har meldt seg ut, eller det er oppdaget en feil, kan det sendes inn en sletteanmodning for denne fakturaen. Det kan også sendes inn en sletteanmodning for et betalingskrav-oppdrag i sin helhet. Se brukerveiledningen, side 9. Fil med sletteanmodninger må være mottatt i Nets senest kl. 14:00 siste virkedag før forfall. Side 6

7 2.4 Oppfølging av avviste og ubetalte krav Fakturaer som er innkrevet via AvtaleGiro, men som ikke blir betalt på forfall, blir inkludert i purrerutiner, og papirbasert betalingspåminnelse sendes ut på samme måte som for andre fakturaer. Side 7

8 3 Brukerveiledning 3.1 Innsending av betalingsanmodninger Ved kjøring av normal økonomirutine Fornyelse av kontingenter vil det først vises en dialogrute med informasjon om det finnes medlemmer i denne kjøringen som har registrert aktiv FBO: "Varsling via bank" kan ikke velges dersom fristen for innsending av krav med bankvarsling er passert, se side 5. Dersom det er krysset av for "Krev inn via AvtaleGiro", vil det etter at fornyelsesfakturaene er opprettet automatisk bli laget en fil med betalingsanmodninger. Operatøren må velge mappe for lagring av fila: Eksportfila får navn "DIRREM" + serienummer. Fila må sendes inn til Nets. Fakturaer som kreves inn via AvtaleGiro og som er merket med Egenvarsling blir skrevet ut sammen med vanlige papirfakturaer. Side 8

9 Fakturaer som er krevet inn via AvtaleGiro ved at fil med betalingsanmodninger er opprettet blir merket med forsendelsesnummer og tidspunkt for oversendelse (opprettelse av fil): 3.2 Innsending av sletteanmodninger Sletting av individuelle betalingsanmodninger Dersom en innsendt betalingsanmodning skal slettes, må det krysses av for "Slett betalingskrav" på den aktuelle fakturaen: Hvis fristen for innsending av sletteanmodning er passert, vises en dialogrute med beskjed om dette, og fakturaen blir ikke merket for sletting a betalingskrav: Side 9

10 Når man krysser av for sletting av betalingskrav får man muligheten til å sende inn fil med sletteanmodninger direkte, og til å skrive ut fakturaen på papir. Innsending av fil for AvtaleGiro Dette er en ny Økonomirutine som brukes for innsending av betalingskrav dersom dette ikke har blitt gjort direkte etter opprettelse av fornyelsesfakturaer eller hvis det har skjedd noe feil med fila med betalingskrav, for innsending av nye sletteanmodninger dersom dette ikke har blitt gjort direkte etter avkrysning for sletting, eller for reversering av en hel forsendelse med betalingskrav. I vinduet for Økonomirutiner velges ny rutine nr. 11 Sending av AvtaleGiro-fil: Side 10

11 Det vises en dialogrute som gir valg mellom betalingskrav og sletteanmodninger: For betalingskrav må det markeres hvilken fornyelsesperiode det skal sendes inn ny betalingsfil for. For Sletteanmodninger angis enten "Nye sletteanmodninger" eller "Reverser et helt oppdrag". For reversering av et helt oppdrag må det markeres hvilket oppdrag det gjelder. Klikk på [OK] for å opprette fila, som må sendes inn til Nets. Side 11

12 4 Teknisk spesifikasjon 4.1 Oppbygning av KID KID-nummeret er på totalt 18 posisjoner (siffer) FELT INNHOLD 050 <Medlemsnr> <Fakturanr> <Kontrollsiffer> POSISJON Felt 1 Alltid "050" Felt 2 Medlemsnummer, høyrejustert numerisk, 7 posisjoner Felt 3 Fakturanummer, høyrejustert numerisk, 7 posisjoner Felt 4 Kontrollsiffer i Modulus 10, 1 posisjon For KID-nummer som beregnes direkte i medlemsmodulen, til bruk som AvtaleGiro-referanse, er felt nummer 3 fylt ut med nuller. 4.2 Filutveksling med Nets (import / eksport) Dette skjer via DnB Nors web-løsning og er dermed uavhengig av medlemssystemet og ikke beskrevet i denne dokumentasjonen. Side 12

13 5 Annen relevant dokumentasjon Nettsted for AvtaleGiro: AvtaleGiro kom i gang AvtaleGiro brukerhåndbok AvtaleGiro systemspesifikasjon Side 13