Kom i gang med Nextsys Dental Office. for den offentlige tannhelsetjenesten

Transkript

1 Kom i gang med Nextsys Dental Office for den offentlige tannhelsetjenesten

2 Om dokumentet Denne brukerhåndboken er en beskrivelse av brukerfunksjonaliteten i Nextsys Dental Office for det offentlige. 1.1 Endringslogg Versjon 1.0 Denne versjonen er bygget på Brukerhåndbok for Nextsys Dental Office, versjon 1.1 XXX Innholdsfortegnelse Om dokumentet Endringslogg Versjon Starte programmet... 3 Pålogging Pålogging direkte mot Nextsys Pålogging via Single Sign On... 4 Funksjonstaster... 5 Hurtigtaster... 5 Hente opp en pasient... 7 Registrere ny pasient... 8 Avtalebok Funksjoner i avtalebok Navigering i avtalebok Registrere time Journal Navigering i journal Registrere utført behandling Betaling Knytte en behandling til en refusjon Regnskap KASSADAGBOK (DAGSOPPGJØR) Omsetningsskjema Forklaring på kolonner i omsetningsskjemaet Nextsys Dental Office 2

3 Starte programmet Dobbeltklikk på ikonet Pålogging 3.1 Pålogging direkte mot Nextsys Før du kan fortsette må du vite tre ting: Den klinikken du tilhører Brukernavn Passord Systemet gir mulighet til å endre brukerinformasjon, eller legge inn nye brukere se Registrere ny bruker 1. Velg den databasen du skal benytte 2. Velg den klinikken du er tilknyttet. 3. Skriv inn brukernavnet. 4. Skriv inn passordet. 5. Klikk på «Login» Er din bruker koblet til AD (Active Directory) vil du bli automatisk logget inn og trenger ikke oppgi passordet ditt. Dette er beskrevet senere i dokumentasjonen. Nextsys Dental Office 3

4 MERK: Dersom den behandleren som logger seg på, har flere forskjellige roller, som for eksempel systemadministrator og tannlege, vil det dukke opp et vindu der en må velge hvilken rolle en skal benytte mens en er pålogget. 3.2 Pålogging via Single Sign On I større selskaper er Nextsys Dental Office knyttet mot Microsoft Active Directory (AD). Dette muliggjør at når bruker logger seg på damaskinen, vil påloggingen også gjelde for Nextsys. Fordelen er at en slipper å oppgi påloggingsinformasjon for Nextsys Dental Office, og vil, når en starter programmet, komme rett inn i det med det brukernavnet som er satt i Active Directory. Dette er særdeles nyttig for datamaskiner som benyttes av samme bruker over lengre tid. Ulempen er at de endringer som da gjøres i Nextsys, automatisk vil bli gjort i den påloggedes navn. Derfor bør bruker logge seg av når en ikke sitter ved skjermen. Single Sign On fungerer derfor ikke så bra med PCer som skifter bruker ofte i løpet av en arbeidsdag. Nextsys Dental Office 4

5 Funksjonstaster Programmet kan brukes effektivt med funksjonstaster. Disse er som følger: F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F12 Hjelp/Brukerhåndbok Søk etter pasient eller organisasjon Vis journal til aktiv pasient eller organisasjon Dagens pasienter Regnskap Avtalebok Recall Statistikk Påminnelse/SMS Journaltekstsøk Velg behandler Hurtigtaster De fleste og viktigste delene av programmet nås raskt med bruken av hurtigtaster. Ved å klikke på kontrolltasten CTRL og en ekstra tast, kommer en direkte inn i ønsket funksjon. Disse er som følger: Snarveier/Hurtigtaster generelt: ALT+F4 CTRL+A CTRL+E Avslutt programmet Se timeavtaler til aktiv pasient Endre tilgang (bytte rolle) SHIFT+CTRL+F Flyttet time-oversikt CTRL+Up SHIFT+CTRL+I CTRL+H Forrige journal Innbetalingsskjema Helseskjema SHIFT+CTRL+H Henvisningsoversikt CTRL+I CTRL+K Innbetalingsoversikt Offentlig Kasse SHIFT+CTRL+K Kontakter CTRL + L CTRL + X CTRL + M CTRL + Down Logg ut Lukk pasient Meldingsmodul Neste journal Nextsys Dental Office 5

6 ALT + 0 Nextsys Notat CTRL+O Omsetningsskjema SHIFT+CTRL+P Pasientoversikt CTRL+P Personalia SHIFT+CTRL+S Slettet time-oversikt Snarveier/Hurtigtaster i journalen: CTRL+ALT+Q CTRL+ALT+R CTRL+ALT+F CTRL+ALT+E CTRL+ALT+I CTRL+ALT+P CTRL+Z CTRL+ALT+Y CTRL+ALT+O Vis kun ansvarlige behandlers linjer Vis kun innbetalinger Vis kun fritekst linjer Vis kun endo linjer Vis kun implantat linjer Vis protese linjer Utvidet journaltekst visning Vis U+D journal Vis kjeveortopedisk journal Nextsys Dental Office 6

7 Hente opp en pasient 1. Klikk Søk eller velg hurtigtast F2 2. Fyll ut søkekriterier, for eksempel etternavn eller journalnummer. 3. Klikk Søk. (Det kan gjøres en brukerinnstilling som automatisk søker ved å taste inn tre bokstaver eller mer...) 4. Du får da opp en liste over pasienter som stemmer med søkekriteriene. Velg pasient ved å klikke på navnet og Åpne, eller ved å dobbeltklikke på pasienten. Pasienten som er søkt frem, legger seg i toppen av Nextsys som aktiv pasient. 5. Klikk Journal eller hurtigtast F3 for å se journal. 6. Klikk Avtalebok eller hurtigtast F6 for å åpne avtalebok. Nextsys Dental Office 7

8 Registrere ny pasient Klikk Søk, eller hurtigtast F2 Fyll ut Etternavn- og/eller Fornavn-feltene på pasienten og klikk Søk. Klikk Ny hvis den ikke allerede finnes. TIPS: Ny-knappen er skjult inntil søk er foretatt første gang. Dette for å unngå at en registrerer pasienter to ganger. Fyll ut pasientopplysninger. Klikk på fanen «Innkalling (recall)». Nextsys Dental Office 8

9 Fyll ut recallinformasjon for pasienten. MERK: Automatisk recall vil bare bli sendt, dersom den tiden som oppgis for recall her, faktisk er innenfor den tiden som eiende behandler har satt opp i sin avtalebok som godkjent recalltid. Klikk på fanen «Pasientadministrasjon». Fyll ut eventuelle valg, og klikk OK. TIPS: En ny pasient kan også registreres via avtalebok. Nextsys Dental Office 9

10 Avtalebok Nextsys Dental Office har en avtalebok hvor du enkelt kan administrere timeavtalene for behandlerne/ klinikken. Det er også mulig å registrere ferier og kurs for de ansatte. På de neste sidene blir funksjonene i avtaleboken nærmere beskrevet. 8.1 Funksjoner i avtalebok Avtalebok åpnes ved å klikke på knappen Avtalebok, eller hurtigtast F6 TIPS: Du kan også åpne avtaleboken under menyvalg «Hoved», «Avtalebok». 8.2 Navigering i avtalebok Du kan velge å vise avtaleboken for en dag, uke eller måned. Det er også mulig å se en egen stoloversikt, dersom dette valget er satt i innstillingene Du kan raskt sjekke andre behandleres avtalebok uten å måtte skifte ansvarlig behandler ved å klikke her. Her ser du opplysninger om den valgte pasientens fremtidige timeavtaler og behandlinger. Klikk her for å vise Klikk her for å Ved å klikke på en av Klikk på Utvidet for å ledige timer i vise helgedagene disse knappene, vise avtaleboka over et avtaleboka. i avtaleboka. navigerer du frem, eller større område. Dermed tilbake i kalenderen. kan en se flere opplysninger vtaleboka. på hver avtale. Nextsys Dental Office 10

11 8.3 Registrere time 1. Registrer en enkelttime (et step) ved å dobbeltklikke på rute for riktig dag/klokkeslett. TIPS: Venstreklikk på rute for starttidspunkt, og hold knapp nede mens du drar musa nedover til ønsket lengde på time. 2. Velg pasient timen skal registreres på på en av følgende måter: 1. Gjeldende pasient (åpen journal) 2. Søk etter pasient 3. Ny pasient (Fyll ut opplysningene om ny pasient) 4. Hent fra venteliste 3. Velg behandling, og skriv eventuelt merknad. (Merknad vil automatisk legge seg i journalen og på timen i avtaleboka.) 4. Velg om pasienten ønsker påminnelse. 5. Klikk OK. TIPS: En registrert time kan endres, flyttes og slettes TIPS: Flere pasienter kan registreres på samme time i avtaleboka. Dette kan være nyttig dersom behandleren benytter flere stoler samtidig. Nextsys Dental Office 11

12 Journal 9.1 Navigering i journal Info om fremtidige avtaler Valg av behandlinger Mulighet for å legge inn egen behandlingstekst. Recall, neste innkalling Anmerkning om helsestatus og betaling Hente opp eksterne programmer, slik som røntgen Journal for ulike stadier i behandlingen Betaling og fakturering Ekstensive statistikkmuligheter for pasienten Ekstensive statistikkmuligheter for pasienten Diverse funksjoner og skjemaer. Nextsys Dental Office 12

13 9.2 Registrere utført behandling 1. Åpne journalen for ønsket pasient 2. Velg journalen «Utført». 3. Marker flate / tann ved et klikk, eller velg fri linje 4. Velg behandling. 5. Klikk «Lagre». 6. Gjenta punkt 3 til 5 til alle behandlinger er registrert 7. Klikk «Lagre» og «Lukk». TIPS: Informasjon om utført behandling legger seg på «Utført journal», og tannen blir markert. 9.3 Betaling 1. Åpne en pasientjournal 2. Marker behandlingslinjer på «Utført»-journalen på en av to måter: Flytt musepeker til den øverste linjen, og hold venstre mustast nede mens du drar markeringen over alle linjer. ELLER Hold CTRL-tasten nede mens du klikker på de ønskede behandlingslinjene. 3. Klikk på («Kontant»,) «Faktura» eller «Kort». 4. Sjekk at tallene stemmer og trykk OK for å bekrefte registrering av betalingsvalg. 5. For («Kontant» og) «Kort» blir det nå registrert inn en betaling, for «Faktura» blir beløpet utestående til fakturaen er betalt av pasienten eller en annen betaler. Nextsys Dental Office 13

14 Knytte en behandling til en refusjon 1. Åpne journal. 2. Registrer behandlingslinjen som vanlig, høyreklikk den markerte linjen. 3. Velg Tilknytt refusjon... i menyen som dukker opp Nextsys Dental Office 14

15 4. Velg takst fra vinduet som kommer opp, eventuelt legg til tann og flater. 5. Klikk OK Regnskap 11.1 KASSADAGBOK (DAGSOPPGJØR) 1. Gå til menyvalg Regnskap\Regnskap ELLER MERK: Dagsoppgjør må gjøres daglig! Sett av tid til dette. Klikk på knappen «Regnskap». ELLER Klikk F5 Klikk på «Kasse». TIPS: Du kan åpne kassadagboken direkte ved å velge menyvalg «Regnskap», «Kasse», eller med hurtigtastene CTRL+K. Nextsys Dental Office 15

16 Velg periode «I dag» Klikk Hent data. Foreta eventuelle endringer. Klikk på «Dagsoppgjør» for utskrift av dette. Klikk «Utskrift» for utskrift av tabell, eller «Kassarull» for utskrift av kassarullen som viser hver enkelt transaksjon med kort eller eventuelt kontanter. TIPS: Kassarull («sladrerull») kan også benyttes om man har tastet betaling med kort i stedet for kontant eller omvendt. Her ser du raskt hvilken pasient det er registrert feil på. TIPS: Dersom du har glemt å skrive ut dagsoppgjøret en dag, kan du bruke periode og velge fra og til dato for den datoen du har glemt. Klikk på Hent data, dobbeltklikk i tabellen og klikk på Kopi av dagsoppgjør 11.2 Omsetningsskjema Åpne regnskapsmodulen Klikk Oms.skjema. TIPS: Du kan åpne omsetningsskjema et direkte ved å velge menyvalg «Regnskap», «Omsetningsskjema», eller med hurtigtastene CTRL+O. Nextsys Dental Office 16

17 1. Velg periode. 2. Velg andre ønskede kriterier for oversikten. 3. Klikk «Hent data». 4. Klikk «Utskrift» hvis du ønsker å skrive ut listen. TIPS: Det er mulig å lagre rapporter i Excel format, tekstformat eller HTML format. Trykk da på Excel logoen ved siden av utskriftsknappen. TIPS: Det kan være ønskelig å vise flere omsetningsskjemaer samtidig, slik at en kan se på tall fra forskjellige perioder samtidig. Ved å velge menyvalg «Regnskap», «Åpne ny kopi av», «Omsetningsskjema», får en opp et tomt omsetningsskjema som kan brukes til nye utvalg. Forklaring på kolonner i omsetningsskjemaet Feltnavn i Beskrivelse omsetningskjema Beh. honorar: Alle honorarene fra journalene for en angitt periode. Salg mva høy sats Honorarer fra salg av varer (benyttet type salg i journal) hvor det er høy mva sats (25%) Salg mva med. sats Honorarer fra salg av varer (benyttet type salg i journal) hvor det er medium mva sats (15%) Salg mva lav sats Honorarer fra salg av varer (benyttet type salg i journal) hvor det er lav mva sats (8%) Salg uten mva Honorarer fra salg av varer (benyttet type salg i journal) hvor det ikke er mva Tekn.: Tekniker honorarer fra journalene Adm. Gebyr Gebyrer (purregebyr, fakturagebyr m.m) Hon. Red. Reduksjon f.eks. gruppe D Inntekt Inntekter til klinikken Helfo Refusjon/betaling fra Helfo Annen bet. Dersom utestående beløp skal betales helt eller delvis av en annen Sum å betale pasient Dette er beløpet som skal betales av vedkommende pasient Kontant bet. Betalinger man har fått inn i kontanter (sedler og mynter) Kort bet. Betalinger man har fått inn ved bruk av kontantkort via betalingsterminal Fakt. bet. Betalinger som er forettatt via nettbank eller bank (fakturainnbetaling) Tapsført Tapsførte beløp Utestående: Ikke betalt enda Alle tall viser bevegelse i tallene for perioden som er valgt. Nextsys Dental Office 17