Manual Egenandelstak 2 Rehabiliteringssenter for Extensor05 versjon

Transkript

1 Manual Egenandelstak 2 Rehabiliteringssenter for Extensor05 versjon

2 Innhold Nødvendige oppsett... 4 Oppsett... 5 Oppsett Administrator:... 5 Oppsett av samhandler Arbeids og Velferdsetaten... 6 Oppsett på avdeling... 7 Oppsett på brukerkontoen til den ansatte...8 Døgnopphold... 9 Avreise... 9 Dagbehandling Helfo-modulen sende oppgjør:...11

3 Dette versjonsbrevet tilhører versjon 1.25 og beskriver endringene i Extensor 05 for rehabiliterings sentre. Ordningen med egenandelstak 2 automatiseres fra 1. januar For pasientene betyr det at de skal slippe å søke om å få frikort, men at de får det automatisk tilsendt når de har betalt egenandeler opp til egenandelstaket. For de private rehabiliteringsinstitusjonene betyr det at de må innrapportere pasientenes egenandeler til Helsedirektoratets/Helfos egenandelsregister. Helsedirektoratets utgangspunkt er at egenandelene skal innrapporteres hver 14. dag, med fullt fødselsnummer på pasientene (11 siffer). Rapporteringen skal skje elektronisk ved hjelp av enten NPR Behandlerkravmelding eller Behandlerkravmeldingen. Extensor har i den anledning valgt å benytte NPR Behandlerkravmelding som er implementert i denne versjonen. Meldingen må sendes innenfor Norsk Helsenett og selve meldingen skal signeres med Virksomhetssertifikat. Den elektroniske innrapporteringen av egenandelene vil erstatte dagens papirbaserte innrapportering av fakturaer til Helseforetakene. Det er fastsatt egne takster for egenandelen ved døgn og dagbehandling. Takst R01 brukes ved dagbehandling og R02 ved døgnopphold. Satsene er de samme som har vært for Det vil ikke være mulig å repetere egenandelstakstene på samme regning. Derfor må det registreres en enkeltregning pr. pasient pr. døgn, også ved døgnopphold. Egenandelssatsen for 2016 og 2017 er kr. 138, for både R01 og R02. Satsene er som følger: Takst Beskrivelse Honorartakst Refusjon Egenandel R01 Egenandel dagbehandling R02 Egenandel døgnbehandling Hvis pasienten har frikort vil det bli utbetalt refusjon for egenandelen direkte til rehabiliteringsinstitusjonen. Selve registreringen i Extensor vil bli svært lik den dere er vant til fra før, både når det gjelder døgnog dagpasienter. Forskjellen vil bli at rehabiliteringssentrene på linje med andre behandlere under egenandelstak 2 nå må kjøre elektroniske meldinger inn til Helfo. Når det gjelder pasienter med døgnopphold, må disse registreres som før via serier og rombookinger. Dagbehandlingen registreres som før via regningskortet i planleggeren, men nå med fastsatt takst fra takstplakaten Andre takster. Alt dette vil være implementert i versjon Når du installerer versjonen, er det svært viktig å gjøre dette som administrator. Høyreklikk derfor på installasjonsfilen og velg «Kjør som administrator». For å sikre at databasen oppdateres, må man dobbeltklikke på Extensor.DBUpdate.exe i programkatalogen. Det er svært viktig at du etter installasjonen oppdaterer takstplakaten for rehabilitering. Etter at du har installert versjonen så starter du programmet; Gå så på Fil > Søk etter oppdateringer > Oppdatere koder Velg ønsket takst/kodeoppdatering. I dette tilfellet velger vi Rehabiliteringstakster.

4 Hak på i begge boksene «Tving oppdatering» og «Oppdater fra internet». Trykk «Oppdatere koder». Når oppdateringen er gjort står det «Ferdig!» nederst. Rehabilitering bør forøvrig også oppdatere kontrollfilen til sin faggruppe. Det er denne som bl.a. kontrollerer hvor mange ganger en takst kan gjentas. Kontrollen vil bli implementert i en senere versjon. Velg så Rehabiliteringskontroll Trykk «Oppdatere koder». Pass på å hake av for begge boksene «Tving oppdatering» og «Oppdater fra Internet». Når oppdateringen er gjort står det «Ferdig!» nederst. Trykk «Lukk» når du er ferdig å oppdatere koder. Nødvendige oppsett Det er en rekke oppsett som må settes for at systemet skal ha nødvendige verdier som er grunnleggende for at man skal få korrekte verdier med til det elektroniske oppgjøret.

5 Oppsett For å sende elektroniske meldinger så er det nødvendig og angi plassering for inngående og utgående meldinger hvor Extensor skal levere og hente meldingene. Dette angis her: Velg Systemadministrasjon 2. Velg Oppsett 3. Klikk på linjen for Bane for innboks for elektroniske meldinger. Bla deg så frem til riktig mappe i forhold til din meldingstjener som håndterer innsendingen. Ved bruk av DIPS Communicator er dette en nettverksmappe på DIPS serveren med navn «Inbox». 4. Klikk på linjen for Bane til innboks for elektroniske meldinger. Bla deg så frem til riktig mappe i forhold til meldingstjener som håndterer innsendingen og lagre filen. Ved bruk av DIPS Communicator er dette en nettverksmappe på DIPS serveren med navn «Outbox». Oppsett Administrator: For at systemet skal kunne beregne korrekt refusjon på døgnopphold og holde orden på frikorts grensen er det nødvendig å registrere disse verdiene før du starter registreringer på pasientene. Dette gjør du her: Velg Systemadministrasjon 2. Velg Administrator 3. Klikk så nytt vindu på «Sett egenandelstak og døgnpris (opphold)» under «Egenandelstak og døgnpris».

6 4. Klikk på Ny og registrer inn Egenandelstak 2 grensen. Velg Egenandelstak 2 i nedtrekksmenyen for «Fast beløp for», registrer så beløpet 1990 og sett dato Gjelder fra Klikk på Lagre. 5. Døgnpris (opphold) som tilsvarer takst R02 er den samme satsen som for Pass på at den står registrert i ditt system og med gyldighet fra Gjør den ikke det så registrer den. 6. I tillegg må man passe på at det står innstilt «Nei» på «Tillate egenandel ved full refusjon» under «Regnskap». Informasjon om grensen for Egenandelstak 2 finner du her: for helsetjenester/frikort for helsetjenester Egenandelstaket for 2017 er 1990 kroner. Videre skal du i samme bilde sette oppsett for sending av EDI meldinger se neste side: Oppsett av samhandler Arbeids og Velferdsetaten 1 2 1) Arbeids og Velferdsetaten skal registreres med organisasjonnummer Dette setter du inn i feltet for «NAVs elektroniske ID ved innsending (mottakers ID)» under «Elektroniske meldinger». 2) Feltet «Sende elektronisk egenandelsspørring automatisk» er satt som standard til Nei, inntil Extensor vil aktivere automatisk spørring på egenandeler på pasienter. Helsedirektoratet har definert denne ordningen som frivillig ordning. Funksjonen vil derfor implementeres i en senere versjon.

7 Oppsett på avdeling 1 4a 2 5 4b Velg Fellesadm 2. Velg Ansattes personalia 3. Velg avdelingen som skal kjøre behandlerkrav til Helfo, «Extensor Rehabiliteringssenter» i dette eksempelet. 4. a) Velg klikk på avdelingsknappen b) stå markert på avdelingen i listen 5. Fyll inn feltene, adresse, postnummer, Org.nr, HERID (på avdelingen din fra NHN Adresseregister) 6. Sett kryss for «Avd/regnskap rapporterer NPR(BKM)». Dette vil gi tilgang til takstplakaten for Andre takster, hvor du vil finne takst R01 og R02.

8 Oppsett på brukerkontoen til den ansatte For å få tilgang til refusjonsberettiget behandling må alle brukere som skal takts R01 ha kryss for «Regnskapsmodul» og «Rehabiliteringsmodul». I tillegg må den/de som skal være ansvarlig for å sende inn rehabiliteringsoppgjøret til Helfo sette kryss for at man skal ha tilgang til Rehabiliteringsoppgjør Velg Fellesadm 2. Velg Brukerkonto 3. Velg bruker 4. Alle brukere skal ha kryss for «Regnskapsmodul» og «Rehabiliteringsmodul». Om dere fra før ikke har det, så sett kryss for det. Den/de som skal være ansvarlige for å sende inn selve oppgjøret til Helfo skal i tillegg ha kryss for «Rehabiliteringsoppgjør». Denne innstillingen vil sørge for at man i Helfo modulen får opp oppgjør fra avreise modulen (takst R02) og registreringer i planleggeren som er registrert med taksten R01 fra den nye takstplakaten som er lagt inn for rehabilitering.

9 Døgnopphold Døgnopphold registreres på samme måte som du er vant til via serier og rombookinger. I og med at man skal utløse egenandeler for hvert døgn som pasienten oppholder seg på institusjonen regnes det også døgnpris for lørdager, søndager og helligdager. Skal du ikke beregne disse så må du registrere permisjoner på disse dagene. Flyten i registreringen er som følger: 1) Registrer serie tilknyttet Helseregion på pasienten. Merk at det kun vil bli beregnet egenandeler og refusjoner på serier som står oppført som «i behandling» under serier. 2) Registrer romboking for oppholdet, registrer ev permisjon på dager pasienten ikke oppholder seg på institusjonen 3) Registrer så avreise. Avreise Avreisemodulen er endret slik at du i stedet for å fakturere manuelt til Helfo nå kan overføre registrerte egenandeler og refusjoner elektronisk via Helfo-modulen. I teorien skal disse overføres hver 14.dag. Dersom du velger å overføre disse ved oppholdets slutt, vil ikke pasienten tape retten til opparbeidet egenandelstak. Dersom du ønsker å overføre hele oppgjøret fra avreisemodulen til Helfo-modulen, vil de ikke passerte døgnene bli liggende i Helfo-modulen og vente på innsending derfra. Fra denne modulen vil du kunne sende inn hver 14.dag. Ved sending angir du til og med dato, og datoer etter dette blir liggende på vent til de har passert, så kommer de med i neste periode som du angir ved sending. Dersom man velger å overføre alle linjer til Helfo-modulen, så kan man ikke endre lengden på oppholdet (start og sluttdato) i rombookingen, permisjoner etc. Vi starter så eksemplet vårt i Avreisemodulen. Eksemplet tar utgangspunkt i 2016 tall og 2017 tall, altså Egenandelstak2 hvor frikortgrensen er i 2016 og 2017 tall hvor frikortgrensen er 1.990,-. Vi gjør oppmerksom på at pasienten må passere frikortgrensen før frikort på neste døgn iverksettes. Det vil si at pasienten må betale i 2016 og i 2017 før frikortet slår inn på beregningen av døgnet. I og med at satsen for R02 er pr døgn, så kan ikke døgnsatsen deles i to. Det overstigende over frikortgrensen vil bli utbetalt til pasienten direkte fra Helfo. Nedre grense for utbetaling fra Helfo er oppgitt til å være kr. 200,-.

10 Avreisemodulen ser veldig lik ut som du er vant til å se. Nederste del av bildet angir alle døgnene i oppholdet til pasienten. I øverste del fordeles egenandelen i to med sine respektive beregninger av egenandeler i henhold til de to års grenseverdier som er satt i oppsettet siden oppholdet strekker seg over årsskiftet. Nederst i bildet er det en knapp for Overføring til oppgjørsmodulen (Helfo-modulen). Når du klikker på den vil alle døgnoppholdene til Helfomodulen enten de utløser refusjon eller ikke. Også linjer med refusjonsbeløp kr. 0,- vil bli overført. Dette fordi pasientenes egenandeler skal innrapporteres løpende til Helfo. Klikk så på knappen «Overfør til oppgjørsmodul». NB! Avreisemodulen viser bare døgn som er koblet til serier som status «I behandling». Dagbehandling Dagbehandling registreres via planleggeren. For dagopphold så er det som kjent innført egen takst R01. Denne ligger i takst plakaten Andre takster som du får tilgang i planleggeren dersom du har gjennomført oppsettene beskrevet foran. Du registrerer timen på vanlig måte: ) 1. Velg refusjonstype 2. Klikk på Takst 3. Du må velge takstplakaten første gang 4. Velg dagtaksten ved å dobbeltklikke på den 5. Klikk så på knappen Velg Regningskortet er nå ført og ligger klar i timeboken. Denne vil nå bli hentet opp i Helfo modulen.

11 Helfo modulen sende oppgjør: NB For at Helfo-modulen skal hente oppgjør fra både dag- og døgnopphold, må korrekt refusjonstype være satt både i «Serien» i «Personalia» samt i «Regningskortet» i «Planleggeren» ) Klikk på Ny 2) Klikk på Kontroller 3) Velg oppgjørsdato det vil si at du her setterdato for hvilke linjer som skal være med på denne innsendingen. Det normale er at man setter dagens dato slik at poster til og med i dag overføres. Man skal ikke ta med poster etter i dag. 4) Klikk på knappen Start nå kontrolleres regningene og under kontrollen så vil poster etter oppgjørsdato slås av.

12 Kontrollen vil varsle om det er noe mangelfullt ved regningen. Klikk på linjene en etter en og gå gjennom hva som er mangler. Sørg for å rette opplysningene før sending, så slipper du avvisning. NB! Det er et krav at pasienten skal ha fullt fødselsnummer 11 siffer. Når du har korrigert alle de røde, så kan du kjøre en ny kontroll for så å lagre.

13 : 5) Da legger summen på samleregningen seg her 6) Klikk på send inn ) Sett kryss for signer elektronisk meldingen vil signeres med virksomhetssertifikatet som dere har lagt inn i henhold til beskrivelsen Import av virksomhetssertifikater for signering av refusjonskrav til Helfo (NPR Behandlerkravmelding) som du finner her: Videre behandling og oppfølgning/overvåkning foregår via meldingstjeneren DIPS, se egen beskrivelse her:

14 DIPS-Communicator-6.9.x-Brukerveiledning.pdf