Regnskap. Mamut Kunnskapsserie Lønns- og trekkoppgaver i Mamut Business Software

Transkript

1 Regnskap Mamut Kunnskapsserie Lønns- og trekkoppgaver i Mamut Business Software

2 Lønns- og trekkoppgaver i Mamut Business Software Innhold INNLEDNING... 1 OM LØNNS- OG TREKKOPPGAVER... 1 NYTTIG Å VITE FØR UTSKRIFT AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER... 2 SATSER FOR LØNNS- OG TREKKOPPGAVER FOR UTSKRIFT AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER... 6 TILLEGGSKODER FOR LØNNS- OG TREKKOPPGAVE... 8 HVORDAN TILPASSE EN RAPPORT SLIK AT FELTENE TREFFER KORREKT PÅ BLANKETTEN?... 9 ELEKTRONISK INNLEVERING INNLEVERING AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER VIA ALTINN NYTT I Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. I

3 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

4 INNLEDNING INNLEDNING Om lønns- og trekkoppgaver Hvert år må alle arbeidsgivere som har utbetalt lønn til arbeidstakere sende arbeidstakeren en lønns- og trekkoppgave i papirutgave. I tillegg må alle opplysninger som fremkommer på hver lønns- og trekkoppgave sendes inn til skatteoppkreveren enten elektronisk eller på papir. Da disse opplysningene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter er det svært viktig at arbeidsgiver innberetter lønn, og andre ytelser og godtgjørelser, med riktig kode. Innleveringsfrist Fristen for innlevering av lønns- og trekkoppgaven er 20. januar året etter lønnsåret (inntektsåret). Fristen gjelder ved innlevering papir. Velger du å levere på diskett, CD eller elektronisk via Altinn er fristen 31. januar. Skjemaer til lønns- og trekkoppgave RF-1015 Lønns- og trekkoppgaver RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven Vær oppmerksom på at du kan skrive ut ovennevnte rapporter så mange ganger du måtte ønske det uten å godkjenne utskriftene. På den måten kan du gjøre de tilpasningene som er nødvendige før du skriver ut det endelige eksemplaret som sendes til myndighetene. Endringsoppgave Dersom du har kjørt lønn, eller gjort andre endringer som påvirker lønns- og trekkoppgavene etter at disse er godkjent og sendt inn, må du skrive ut og sende inn endringsoppgaver. Endringsoppgaver genereres fra veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. 1

5 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver Hvert år rundt årsskiftet kommer det en ny versjon av Mamut Business Software som inneholder blant annet oppdaterte skattetabeller, satser og nye rapportfiler for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave. Det er derfor viktig at du oppdaterer til denne lønnsversjonen før du begynner å generere lønns- og trekkoppgaver for fjoråret samt utføre lønnskjøringer i nytt regnskapsår. Viktig! Du må oppdatere til ny versjon av ditt Mamut-system før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver for fjoråret. Nyeste versjon kan til enhver tid lastes ned fra Blanketter Før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver må du skaffe deg lønns- og trekkoppgave blanketter som du legger i skriveren din før utskrift. Blankettene får du hos ditt lokale skattekontor eller på Tilleggskoder For flere av lønnskodene kreves det tilleggsinformasjon på lønns- og trekkoppgaven. Dette gjelder for eksempel kodene for diett hvor du skal legge inn antall døgn. Du må registrere tilleggskodene før utskrift av lønns- og trekkoppgavene. Les mer om dette i eget avsnitt senere i heftet. Avstemmingsrapporter for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave for arbeidsgiveravgift I rapportmodulen finner du to ulike rapporter som kan være til god hjelp ved avstemming av lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for arbeidsgiveravgift. Rapporten Avstemming av lønns- og trekkoppgave bryter ned tallene fra lønns- og trekkoppgavene til linjene som er grunnlaget for hver enkelt post. Rapporten Avstemming av Årsoppgave for arbeidsgiveravgift viser en oversikt over lønnslinjene som danner grunnlaget for summeringen av kodene samt avgifts- og innberetningsgrunnlag. Innlevering for flere firmaer på diskett Ønsker du å levere lønns- og trekkoppgaver på fil, og har flere firmaer å levere for, kan du benytte samme diskett til dette. Følg veiledningen på neste side for alle firmadatabaser, når du kommer til sjekken for lønns- og trekkoppgavefilen vil du få melding om at filen finnes fra før på disketten. Klikk knappen Legg til, og dataene vil bli lagt til i samme fil på disketten. 2

6 SATSER FOR LØNNS- OG TREKKOPPGAVER FOR 2008 SATSER FOR LØNNS- OG TREKKOPPGAVER FOR 2008 Nedenfor følger en oversikt over de mest brukte satsene, og oppjusterte tall for disse. Satsene skal benyttes for lønns- og trekkoppgaver for år Skattepliktig lønn Når samlede trekkpliktige utbetalinger til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger kr kreves dette ikke lønnsinnberettet. Skattefrie selskaper, foreninger og institusjoner er fritatt for plikten til å sende inn lønnsoppgave når samlet lønnsutbetaling til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger kr Trekkfri utgiftsgodtgjørelse som utbetales til dekning av merutgifter med inntil kr ved et medlems innsats eller opptreden for sin forening, er også fritatt for lønnsinnberetning. Om beløpsgrensen overskrides, skal hele beløpet lønnsinnberettes. MINSTEGRENSE FOR LØNNSINNBERETNING OG SKATTEPLIKT 2008 Ordinær arbeidsgiver kr Organisasjoner og skattefrie selskaper, lønnsytelser kr Arbeid i tilknytning til eget hjem eller fritidsbolig kr Organisasjoner og skattefrie selskaper, tilleggsytelser kr Diett Diettgodtgjørelse i utlandet varierer fra land til land, og i enkelte tilfeller mellom de ulike byene innenfor hvert land. Detaljerte opplysninger og satser for disse finner du på Finansdepartementets nettsider. UTGIFTSGODTGJØRELSER OVERNATTING (I INNLAND) GODTGJØRELSE TIL KOST OG Diett på reiser UTEN overnatting t.o.m. 30. april 2008 Fra 5 til 9 timer kr 140 Fra 9 til 12 timer kr 200 Over 12 timer kr 320 Diett på reiser UTEN overnatting f.o.m. 1. mai 2008 Fra 5 til 9 timer kr 160 Fra 9 til 12 timer kr 250 Over 12 timer kr 380 3

7 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Diett på reiser MED overnatting på hotell t.o.m. 30. april 2008 Fra 8 til 12 timer kr 250 Over 12 timer kr 460 Diett på reiser MED overnatting på hotell f.o.m. 1. mai 2008 Over 12 timer kr 530 Diett på reiser MED overnatting på pensjonat, hybel eller brakke t.o.m. 30. april 2008 Uten kokemuligheter kr 256 Med kokemuligheter kr 169 Diett på reiser MED overnatting på pensjonat, hybel eller brakke f.o.m. 1. mai 2008 Uten kokemuligheter kr 269 Med kokemuligheter kr 174 For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt nytt døgn. Måltidstrekk i godtgjørelsen Frokost kr 75 Lunsj kr 175 Middag kr 210 Nattillegg t.o.m. 30. april 2008 Ulegitimert nattillegg kr 400 Ulegitimert nattillegg ved overnatting på hotell (hotellets navn må oppgis) Nattillegg f.o.m. 1. mai 2008 kr 700 Ulegitimert nattillegg kr 400 NB! Statens satser for kost og losji jf over gjelder eventuelle ansatte i virksomheten. Som eier/næringsdrivende har du krav på pådratte utgifter til kost og losji etter originalbilag på vanlig måte som for andre utgifter i regnskapet. Mottar du som næringsdrivende godtgjørelse i hht. ovennevnte satser fra oppdragsgiver, skal godtgjørelsen inntektsføres i regnskapet og du kan kreve fradrag for reelle pådratte utgifter jf bilag. 4

8 SATSER FOR LØNNS- OG TREKKOPPGAVER FOR 2008 Fri bil BIL OG ANNEN FORDELSBESKATNING Bilbeskatning 2008 Fordelen beregnes som en andel av bilens listepris som ny inkludert verdien av ekstrautstyr, etter følgende satser: 2008 Listepris som ny, inntil kr % Den delen av listeprisen som overstiger kr % Når bilen er eldre enn 3 år (pr ), skal listeprisen settes til 75 % Når det kjøres mer enn km pr. år, skal listeprisen settes til 75 % I de tilfeller hvor bilen både er eldre enn 3 år, og det kjøres mer enn km i året, settes verdien til 56,25 % av listepris (listepris * 75 % * 75 %) Standardfordelen skal beregnes for det antall hele eller påbegynte måneder bilen har stått til arbeidstakers disposisjon. Brukshindringer som ferie, tjenestereiser, verkstedbesøk, sykdom skal ikke redusere den skattepliktige fordelen. I forhold til forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift fordeles fordelen likt på antall måneder fordelsbeskatning skal skje. 5

9 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE UTSKRIFT AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Opplysninger i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiverne foretar riktig lønnsinnberetning. Prosessen for å skrive ut lønns- og trekkoppgavene ledes av en veiviser. Denne leder deg gjennom prosessen og gjør arbeidet med utskriftene enklere. Merk! I veiviseren for lønns- og trekkoppgaver kan du, i tillegg til å skrive ut oppgavene på blanketter, også generere en maskinlesbar fil som inneholder dataene fra oppgavene. Du trenger derfor ikke velge utskriftsmedium på vanlig måte i nedtrekkslistene Send til ved utskrift av lønns- og trekkoppgaver. 6

10 UTSKRIFT AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Hvordan skrive ut lønns- og trekkoppgaver 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre og marker Lønns- og trekkoppgave. 3. Klikk Skriv ut. 4. Velg aktuelt år i nedtrekkslisten for dette. 5. Merk av for Lønns- og trekkoppgave (RF-1015) og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven (RF-1025). 6. Klikk Neste. 7. Skriv ut oppgaven for Alle ansatte eller Én ansatt. Dersom du ikke har testet utskriften mot årets blankett anbefaler vi at du skriver ut for bare én ansatt. Treffer ikke utskriften korrekt, kan du redigere rapporten før du skriver ut for alle. 8. Klikk Neste. 9. Klikk Skriv ut i forhåndsvisningsvinduet for å skrive ut lønns- og trekkoppgavene på forhåndstrykte blanketter. 10. Velg om du vil produsere en maskinlesbar oppgave med standard filnavn til diskett, bruke et annet filnavn og/eller å lagre filen i en annen katalog. 11. Klikk Neste. 12. Klikk OK på meldingen som bekrefter at maskinlesbar oppgave er skrevet. 13. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven og klikk Neste. 14. Velg om du vil skrive ut Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven, RF Velg i så fall rett Kategori og fyll ut eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra NAV og Annen bagatellmessig støtte. Merk av dersom refusjonsbeløpene er korrigert via lønnsmodulen. 15. Klikk Neste. 16. Klikk Skriv ut fra forhåndsvisningsvinduet for utskrift av Årsoppgave for arbeidsgiveravgift, følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. 17. Klikk Fullfør for å avslutte veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Merk! Har du levert lønns- og trekkoppgaven maskinelt må du avvente en kvittering på denne før du sender inn Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. Altinn: Har du levert oppgaven til Altinn skal det ikke sendes inn årsoppgave. Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF- 1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. 7

11 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave Valget for å legge inn tilleggsfelter for lønns- og trekkoppgaver finner du ved å velge Vis - Lønn og klikke Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave. Du får da opp et vindu med en liste som viser lønns- og trekk-kodene den ansatte skal innrapportere det aktuelle året. (Korrekt ansatt og aktuelt år velges i nedtrekkslistene.) Slik registrerer du tilleggsinformasjon på koder for lønns- og trekkoppgave 1. Velg Vis - Lønn - Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave. 2. Velg hvilken ansatt og hvilket år du vil se lønns- og trekkoder for i de to øvre nedtrekkslistene. 3. Samtlige koder som er registrert på den ansatte vises i feltet til venstre i vinduet. Marker den koden du vil se tilhørende lønnslinjer for. 4. Feltet i midten viser lønnslinjene som tilhører koden du markerte i feltet til venstre. Legg linjene i grupper (1-6) ved hjelp av nedtrekkslistene i kolonnen Gruppe. Når du klikker på fanekortene (1-6), ser du hvordan utrapporteringen på lønns- og trekkoppgaven blir. 5. Når du markerer ett av fanekortene (1-6), vil det i mange tilfeller komme til syne et tilleggsfelt til høyre i vinduet. Hvis du ønsker tilleggsverdier på noen av linjene, må du fylle ut disse manuelt her. Tilleggsinformasjonen på koder for lønns- og trekkoppgaven er nå registrert. Merk! Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på Lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil knappen Tilleggskodeinfo vises. NB! Mamut Business Software støtter ikke automatisk beregning av tilleggsfeltene. 8

12 UTSKRIFT AV LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Hvordan tilpasse en rapport slik at feltene treffer korrekt på blanketten? Dersom du opplever at samtlige felter på en rapport ikke treffer korrekt ved utskrift på en ferdigtrykt blankett, kan du redigere rapporten og deretter skrive ut på nytt. Årsaker til at utskrifter ikke bestandig treffer korrekt kan være ulike type skrivere og skriverdrivere. NB! For at du skal få skrevet ut rapportene du har redigert, må du velge å skrive ut Firmarapporter og ikke Fellesrapporter når du tar ut rapporten. I brukerinnstillingene kan du velge hvilket rapportområde som skal være forvalgt når du tar ut rapporter. Hvordan flytte alle felter på en rapport 1. Velg Vis - Innstillinger - Rapporter. 2. Klikk Rapport-/Etiketteditor. 3. Marker aktuell rapport, f.eks. Lønns- og trekkoppgave. 4. Klikk Rediger. 5. Velg Edit - Select all. Samtlige felter blir nå markert. Tips! Dersom du kun skal flytte et felt, markerer du kun dette ene feltet ved å klikke på det en gang med venstre museknapp. 6. Bruk deretter pil-tastene på tastaturet til å flytte feltene i riktig retning. 7. Velg File - Save. 8. Deretter velger du File - Close. 9. Skriv ut rapporten på nytt. Kontroller at utskriften treffer korrekt, hvis ikke må du sjekke at standard rapportområde er satt til Firmarapporter i brukerinnstillingene dine. Se mer om dette ovenfor. 9

13 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE ELEKTRONISK INNLEVERING Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Altinn har åpnet opp for elektronisk innlevering av lønns- og trekkoppgaver og Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF- 1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. Muligheten for elektronisk innlevering gjelder både ved innsending fra fagsystem og ved manuell registrering på Altinn-portalen. I Mamut er dette løst ved at du velger Lever oppgave til Altinn i veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Skjemaet er i Altinn og Mamut for Altinn bygd opp slik at du har en hovedside med en liste over de ansatte, samt totaltallene (tilsvarende årsoppgaven), og en underside (vedlegg) pr. ansatt (tilsvarende lønns- og trekkoppgaven). Du kan i Mamut for Altinn gå over tallene og kontrollere de, før du sender de endelig inn til Altinn-portalen. Inne på portalen vil du kunne ta ut en rapport (RF-1025e) over informasjonen som er sendt inn. Bruker du Altinn for innsendelse av Lønns- og trekkoppgaver, erstatter RF-1025e dagens RF Det skal ikke sendes inn noen RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift på papir til skatteoppkrever. Skatteoppkrever har fått all nødvendig informasjon fra denne oppgaven. Den enkelte ansattes Lønns- og trekkoppgave må fortsatt skrives ut på papir og oversendes den ansatte. Dette gjøres via rapportmodulen i Mamut uavhengig av levering via Altinn. 10

14 ELEKTRONISK INNLEVERING Slik går du frem for å sende inn lønns- og trekkoppgaver til Altinn 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre. 3. Marker rapporten Lønns- og trekkoppgave. 4. Klikk Skriv ut. 5. Velg Lever oppgave til Altinn. 6. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven, og klikk Neste. 7. Velg rett Kategori, fyll ut NACE og eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket samt Annen bagatellmessig støtte. 8. Klikk Neste. 9. Skriv eventuelt ut årsoppgaven dersom du ønsker et eksemplar på papir eller lukk forhåndsvisningsvinduet. 10. Logg inn med ditt brukernavn og passord i Mamut for Altinn. (Vil bare være nødvendig dersom du benytter ulike brukernavn i Mamut og Mamut for Altinn). 11. Klikk Neste. 12. Skjemaer du har valgt å eksportere vises, klikk Neste. 13. Velg hvilken klient du ønsker å eksportere informasjonen til og klikk Neste. 14. Klikk Ferdig for å fullføre eksporten. 15. Klikk Ja for å importere nevnte skjemaer i Mamut for Altinn. 16. Kontroller at lønns- og trekkopplysningene stemmer og klikk OK. 17. Klikk Send skjema for å levere til Altinn. Merk! Du må ha installert siste versjon av Mamut for Altinn for å kunne sende inn lønnsog trekkoppgaver til Altinn. Om Mamut for Altinn Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til Altinn portalen på Programmet kan kobles til både Mamut Business Software, datax-programvare eller brukes uten kobling til et regnskapssystem. Kobles Mamut for Altinn til et Mamut Regnskapsprogram vil data kunne hentes direkte til skjemaer som støttes av regnskapssystemet. Skjemaer som ikke støttes kan legges til og fylles ut i Mamut for Altinn. Du kan laste ned Mamut for Altinn fra Internett: 11

15 NYTT I 2008 Arbeidsgiveravgift Satsene for arbeidsgiveravgift for 2008 er uendret i forhold til ARBEIDSGIVERAVGIFT I 2008 VIL BELØPE SEG TIL FØLGENDE SATSER Sone 1: 14,1 % av all avgiftspliktig godtgjørelse. Sone 1a: 14,1 % av avgiftspliktig godtgjørelse utover fribeløpet. Sats på 10,6 % innen fribeløpet. Sone 2: 10,6 % av all avgiftspliktig godtgjørelse. Sone 3: 6,4 % av all avgiftspliktig godtgjørelse. Sone 4: 5,1 % av all avgiftspliktig godtgjørelse. Sone 4a: 7,9 % av all avgiftspliktig godtgjørelse. Gjelder for Bodø og Tromsø. Sone 5: 0 % Bemerk at også offentlig sektor er omfattet av ordningen. Fribeløp Fribeløpet er per i dag satt til kr (kr for transportsektoren i sone 1a). Nytt innslagspunkt for oppgaveplikt Innslagspunktet for oppgaveplikt for frivillige organisasjoner er økt fra kr til kr med virkning fra 1. januar Nattillegg utover dokumenterte utgifter Det er innført skatteplikt på den delen av nattillegg etter statens særavtaler for reiser (reiseregulativet) som overstiger dokumenterte overnattingsutgifter. Slikt skattepliktig overskudd på nattillegg vil også bli gjort trekk- og avgiftspliktig. Denne regelendringen vil få betydning for nattillegg i utlandet og hotell-satsen på kr 700 ved reiser i Norge. Ved tjenestereiser i innlandet der overnatting ikke skjer på hotell er nattillegget kr 400. Dette nattillegget skal fortsatt være skattefritt. Fagforeningskontingent Maksimalt fradrag for fagforeningskontingent er kr Arbeidsgiveravgift for veldedig eller allmennyttig institusjon/organisasjon Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift dersom institusjonens/organisasjonens totale lønnskostnader ikke overstiger kr , og bare for lønnsutbetalinger opp til kr pr. arbeidstaker. 12

16 Notater: 13

17 LØNNS- OG TREKKOPPGAVER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE 14