Novell GroupWise 6.5

Transkript

1 Novell GroupWise 6.5 Nye muligheter Brukerveiledning Tilpasset av Cross Platform AS 2003 Side 1

2 Innholdsliste 1.Innledning Å starte GroupWise Programvinduet Sende og motta meldinger Sende melding Sende melding til adressater på internett Åpne mottatt melding Endre på emnet på en epost Svare på meldingen du mottar Legge ved filer Hurtigvisning i hovedvinduet Håndtere meldinger i postkassen Slette meldinger Vise meldinger du har sendt Sorter meldingene dine Sende en melding på nytt Tilbakekalle meldingen du har sendt Undersøke statusen til meldinger Bekrefte levering av meldinger du har sendt Håndtering av useriøs post/spam Blokkering av epost Useriøs post Håndtering av useriøs post Rydde og arkivere Lag mappe i mappelisten Flytt meldinger til en mappe Bruke adresseboken Åpne adresseboken Søke etter adressat Se på informasjon om adressater Sortere adresseboken Filter Kontakter i mappelisten Endre i adresseboken Legge til adressater i adresseboken Bruke distribusjonslister Opprett ny adressebok Dele adressebok med andre Bruke kalenderen Planlegge en personlig avtale Lage en avtale Lese en avtale Endre en avtale...21 Side 2

3 10.4 Flytte en avtale Legge inn gjentatte avtaler Legge inn en privat avtale Planlegge en felles avtale Lage en felles avtale og booke møterom Søke etter ledig tid hos andre Hvor er de ansatte? Finn ledig tidspunkt Flytte en felles avtale Endre en felles avtale Godta eller avslå en avtale Annullere en avtale Hvem kommer på møte? Utskrift av kalenderen Skriv ut din tidsplan Skrive ut tidsplaner for flere brukere Tilrettelegging og tilpassninger Gi andre tilgang til din kalender Snarvei til andres avtalebok Administrere andre brukeres postkasse/kalender Alarm er satt opp GroupWise varsling Ikonene i kalenderen Flere åpne vinduer Andre muligheter Delte mapper Dele en mappe med andre GroupWise-brukere Plassere et element i en delt mappe Svare på en melding i en delt mappe Oppgaveliste Lag plassert oppgave Tildele oppgaver til andre brukere Signatur Regler Ferieregel Hjelp Hjelp i GroupWise Legg til nyttige ikon Tastatur snarvei Ikon beskrivelser...31 Side 3

4 1.Innledning GroupWise 6.5 er et elektronisk kommunikasjonssystem med mange muligheter. Brukerveiledningen for GroupWise 6.5 er delt inn i fire deler, meldinger(e-post), kalender, adressebok og andre muligheter. Sikkerhetstips All elektronisk kommunikasjon er forbundet med sikkerhetsrisiko. De viktigste farene er: Man kan sende eller motta datavirus Man kan miste hele meldinger eller deler av meldinger Meldinger kan komme på avveier Opplysninger kan komme i urette hender 2 Å starte GroupWise Du starter GroupWise ved å dobbeltklikke på ikonet I GroupWise er det ofte at klikk på høyre museknapp gir deg de mulighetene du er ute etter 2.1 Programvinduet Når du har startet GroupWise, kommer du til hovedvinduet. I hovedvinduet kan du lese meldinger, planlegge avtaler, vise kalenderen og mye annet. Du kan åpne mer enn ett hovedvindu i GroupWise. Dette er nyttig hvis du er stedfortreder for en annen bruker. Du kan se på ditt eget hovedvindu og samtidig se et hovedvindu som tilhører en annen bruker. Du vil kanskje også åpne en bestemt mappe i et vindu og se på kalenderen i et annet. Side 4

5 Hvordan åpne et nytt hovedvindu: Klikk på Vindu og deretter Nytt hovedvindu Grunnkomponentene i hovedvinduet er beskrevet nedenfor. 1. Menylinje (kommandolinje) - Ved klikk på et av menyordene kommer det fram en rullegardinmeny med ulike valg 2. Verktøylinje - Med verktøylinjen kan du raskt utføre vanlige oppgaver, for eksempel åpne adresseboken, sende melding og vise kalenderen. Plasser musepekeren over en verktøylinjeknapp, så vises det et verktøytips med navnet på funksjonene. Hvis verktøylinjen ikke vises, velger du på Vis Verktøylinje. 3. Mappeliste - I mappelisten til venstre i hovedvinduet kan du organisere meldingene du sender og mottar. Du kan også opprette nye mapper for oppbevaring av meldingene dine. Dette finner du i standardmappene: Ikon Beskrivelse Brukermappen din (angitt av navnet ditt) representerer GroupWise-databasen. Brukermappen inneholder også andre mapper, e-postmeldinger og andre elementer. Postkassen din inneholder alle meldingene du har sendt og mottatt. Bruk verktøylinjeknappene til å vise bare sendte eller mottatte meldinger. Side 5

6 Ikon Beskrivelse Arkivskapet er en beholder for alle personlige og delte mapper. Under arbeid inneholder uferdige meldinger. Du kan arbeide med en melding og sende den senere. Denne mappen inneholder også referanser til dokumenter som er åpnet eller sjekket ut. Papirkurven inneholder alle meldingene du har slettet. Meldinger i denne mappen slettes automatisk etter 14 dager. 4. Meldingsliste - Meldingslisten til høyre i hovedvinduet viser post- og telefonmeldinger, avtaler, notater og oppgaver. Bruk knappene på verktøylinjen til å vise innkommende, utgående og personlige meldinger. 5. Stedfortrederikonet - Gir deg anledning til å administrere andre brukeres postkasse eller kalender 3 Sende og motta meldinger 3.1 Sende melding En melding har en primær mottaker, men kan også kopieres og blindkopieres til andre brukere. Du kan også legge ved filer, lyder og filmer. Kopi - Sender kopier av en melding til brukere som vil ha nytte av informasjonen, men som ikke er direkte ansvarlige for informasjonen eller beskjedene i meldingen. Alle mottakere kan se at en kopi ble sendt. Blindkopi Sender en kopi av meldingen til en mottaker, uten at de andre mottakerne får vite det. Bare avsenderen og blindkopimottakeren vet at en blindkopi ble sendt. Vedlegg Er en fil, lyd, film eller lignende som kan sendes sammen med postmeldingen. 1. Klikk på lag ny post på verktøylinjen. Da kommer «Post til:» vinduet opp. 2. I feltet Til begynner du med navnet og trykker på [Enter] når riktig adressat er funnet. Gjenta hvis du har flere navn. Hvis du vil velge navn fra en liste, klikker du på Adresse, dobbeltklikker på hvert navn og klikker på OK. 3. Skriv et emne. 4. Skriv meldingen. 5. Klikk på Send. Side 6

7 Når du begynner å skrive i feltet Til, Kopi eller Bkopi søker navnefullføringsfunksjonen automatisk i adresseboken, og foreslår navn som matcher. Hvis den finner personen du vil sende en melding til, kan du slutte å skrive. Hvis navnefullføringsfunksjonen finner et navn som ligner, men som ikke er nøyaktig det du ser etter, bruker du opp- eller nedpilen på tastaturet for å rulle til de nærmeste navnene i adresseboken. 3.2 Sende melding til adressater på internett Når du sender til adressater på internett, skal disse adressene bestå av minimum følgende elementer: navn@domene.no, hvor navn minimum består av et ord/navn (det som ligger mens domene skal bestå av to eller flere ord/navn (det som ligger 3.3 Åpne mottatt melding Når det kommer melding til deg, blir du varslet med lyd (et lite pip) og et meldingsskjema vises på skjermen en viss tid (noen sekunder). I dette skjemaet kan du velge å lese meldingen, du kan lukke skjemaet eller tømme skjemaet. Om du åpner hovedvinduet, vil du se i meldingsvinduet (under postkasse) at den nye meldingen vises med fet skrift. Meldingen kan åpnes ved å dobbeltklikke på den eller ved å høyreklikke på den og deretter velge åpne. Side 7

8 3.4 Endre på emnet på en epost Om du mottar en epost hvor emnet mangler, eller ikke er beskrivende nok, kan du endre dette ved å klikke på fanen Tilpasse i eposten. Du kan da legge inn et emne som er mere beskrivende en det opprinnelige. Du har også mulighet til å legge til en kategori til eposten. Se eksempel nedenfor. Du har også mulighet for å lage dine egne kategorier, med forskjellige fargekoder. I eksempelet nedenfor har jeg f.eks laget en kategori med navnet prosjekt, og satt fargekode til grønn. Dvs. at all epost som er kategorisert som prosjekt vil dukke opp som en grønn epost i GroupWise mappene på min konto. 3.5 Svare på meldingen du mottar Bruk Svar når du skal svare på en melding. Du kan svare alle som har mottatt den opprinnelige meldingen, eller bare avsenderen, uten at du må opprette eller adressere en ny melding. Du kan også inkludere en kopi av den opprinnelige meldingen i svaret. Svaret vil inneholde Ang: foran den opprinnelige emneteksten. Du kan endre emneteksten hvis du vil. Side 8

9 3.5.1 Svare på en melding 1. Åpne eller klikk på meldingen du vil svare på. 2. Velg Svar-knappen eller Handlinger Svar på menylinjen 3. Velg Svar til avsender. eller Svar til alle (avsender og mottakere). 4. Klikk på OK. 5. Skriv meldingen og klikk på Send. Hvis du svarer alle mottakere av en melding og den opprinnelige meldingen hadde blindkopi- eller kopimottakere, inkluderer svaret kopimottakerne, men ikke blindkopimottakerne. Sikkerhetstips Meldinger du mottar gjennom e-post kan i prinsippet inneholde datavirus. De fleste har en eller annen form forviruskontroll. Vær likevel oppmerksom på e-post du mottar fra ukjent avsender Inkludere meldingsteksten i et svar 1. Åpne meldingen du vil svare på. 2. Klikk på Svar. 3. Velg Inkluder melding mottatt fra avsender og klikk på OK. 4. Skriv meldingen og klikk på Send. Noen ganger vil du kanskje blande dine egne kommentarer med den inkluderte teksten for å bevare flyten i konversasjonen. Da kan det være lurt å bruke fet, understreket eller kursivert tekst for å skille den fra originalteksten Signatur Du kan legge inn din signatur slik at den kommer som avsender i meldingene du sender. 1. Velg Verktøy Alternativer Miljø fra menylinjen i hovedvinduet. 2. Velg fanen Signatur og skriv inn opplysningene du ønsker. Velg OK. Signaturen bør inneholde navn, stillingsbetegnelse, avdeling/firmanavn og telefonnummer. Eks: Med vennlig hilsen Ola Normann Salgsleder Cross Platform AS Direkte telefon: Faks: Mobil: Legge ved filer Du kan legge ved filer på ei melding og andre elementer. Anta at du vil sende en utgiftsrapport til en annen bruker. Du kan legge ved fil som finnes på harddisken din, en diskett eller nettverksstasjon. Mottakerne kan åpne den vedlagte filen, Side 9

10 lagre den, vise den eller skrive den ut. Hvis du endrer den vedlagte filen etter at du har sendt den, vil ikke mottakerne se endringene Legge en fil ved en melding 1. Opprett en ny melding. 2. Fyll ut boksene Til, Emne og Melding. 3. Klikk på for å legge ved en fil. 4. Finn frem til riktig mappe i arkivsystemet. 5. Klikk på filen du vil sende og velg OK. Hvis du vil legge ved flere filer, holder du [Ctrl]-tasten nede mens du klikker på de andre filene. 6. Klikk på Send. Mottakerne får se et lite bindersikon ved siden av meldingen i sin postkasse. Dette angir at meldingen har et vedlegg. Selv om du flytter eller sletter en fil på harddisken din eller en nettverksstasjon, påvirkes ikke filer som du har lagt ved ei sendt melding. Sikkerhetstips Tenk gjennom innholdet i vedlegget. Finnes det opplysninger med sensitivt innhold? Hva om opplysningene kom i urette hender? Åpne vedlegg Hvis du bare vil skumme gjennom innholdet i vedlegget, kan du vise det i stedet for å åpne det. 1. Åpne meldingen som inneholder vedlegget. 2. Dobbelklikk på vedlegget 3. Vedlegget åpnes da i GroupWise visningsverktøy. Her kan du lese det eller skrive det ut Åpne vedlegg i tilhørende applikasjon Når du åpner en vedlagt fil, fastslår GroupWise hvilket verktøy filen skal åpnes i. 1. Høyreklikk på vedlegget og velg Åpne. Vedlegget åpnes da i den type applikasjon som vedlegget er laget i. Er det et word dokument åpnes word programmet som igjen åpner dokumentet. Hvis du ikke kan se et ikon for vedlegget i oversikten din, velger du Fil Vedlegg Åpne Sende melding fra Word-programmet Dokumentet du har åpent i word kan du sende direkte som vedlegg i en melding. 1. I word-programmet velger du Fil Send 2. Velg profilen Novell Default Settings 3. Velg OK Side 10

11 Dokumentet blir lagt inn i meldingen din som vedlegg. Andre windows programmer som for eksempel Excel har samme funksjonalitet (ikke alltid tilgjengelig). 3.7 Hurtigvisning i hovedvinduet Hurtigvisning kan være hensiktsmessig for å bla gjennom meldingene i meldingsvinduet. Hurtigvisning åpnes under elementlisten (klikk på med knappen ). Du kan raskt skumme gjennom meldingene i hurtigvisning i stedet for å åpne hver melding i et annet vindu. 4 Håndtere meldinger i postkassen 4.1 Slette meldinger 1. I hovedvinduet klikker du på meldingen du vil slette. Hvis du vil velge flere meldinger, trykker du på [Ctrl]-tasten mens du klikker på hver melding. 2. Velg Rediger Slett. Når du sletter utgående meldinger, vises dialogboksen Slett element. Velg et passende alternativ. Du kan også høyreklikke på meldinger i hovedvinduet og klikke på Slett.. Slettede elementer flyttes til papirkurven og ligger der inntil papirkurven tømmes (14 dager). Du kan vise eller gjenopprette elementer i papirkurven. Sikkerhetstips Om du holder nede Shift-tasten samtidig som du sletter, vil det du sletter forsvinne for godt. Du har da ikke mulighet til å hente det du slettet fra papirkurv. 4.2 Vise meldinger du har sendt 1. Hvis mappelisten ikke vises allerede, velger du Vis Mappeliste. 2. Klikk på mappen 4.3 Sorter meldingene dine 1. Høyreklikk på datofeltet til meldingene. 2. Velg Sorter fallende. Du får nå sortert meldingene med siste dato øverst. 4.4 Sende en melding på nytt Bruk Send på nytt til å sende en melding for annen gang, eventuelt med rettelser. Når du sender en melding på nytt, kan du tilbakekalle den opprinnelige meldingen. Meldinger kan ikke tilbakekalles hvis de allerede er åpnet. 1. Vis sendte meldinger. 2. Høyreklikk på meldingen du vil sende på nytt og velg Send på nytt. 3. Endre meldingen etter behov og klikk på Send. 4. Klikk på Ja hvis du vil tilbakekalle den opprinnelige meldingen. eller Side 11

12 Klikk på Nei hvis du vil beholde den opprinnelige meldingen. Du kan undersøke egenskapene til den opprinnelige meldingen for å se om GroupWise klarte å tilbakekalle det. Hvis Egenskaper ikke viser Tilbakekalt, har meldingen allerede vært åpnet. Sikkerhetstips Tenker du over hva som står på skjermen din når andre kan lese hva som står der? 4.5 Tilbakekalle meldingen du har sendt Bruk Slett til å tilbakekalle meldingen du har sendt. Hvis du for eksempel oppdager at du har gjort en feil, etter at du har sendt meldingen, vil du kanskje slette det før mottakerne leser det. 1. Vis sendte meldinger. 2. Klikk på meldingen du vil tilbakekalle. 3. Velg Rediger Slett. 4. Velg det aktuelle alternativet. 5. Klikk på OK. Du kan tilbakekalle en melding eller telefonbeskjed fra mottakere som ennå ikke har åpnet meldingen. Du kan tilbakekalle avtaler, notater eller oppgaver når som helst. Hvis du vil se hvilke mottakere som har åpnet meldingen, høyreklikker du på meldingen i postkassen og velger Egenskaper. 4.6 Undersøke statusen til meldinger Med Egenskaper kan du undersøke statusen til meldinger du har sendt. Du kan for eksempel se når meldingen ble levert og når mottakeren åpnet eller slettet. Du kan også se hvilke andre personer som har mottatt meldingen (unntatt blindkopimottakere), størrelsen på og opprettingsdatoen for vedlagte filer. 1. Klikk på eller åpne meldingen du vil undersøke statusen til. 2. Velg Fil Egenskaper. Du kan også høyreklikke på en melding i postkassen og klikke på Egenskaper for å se på statusinformasjonen. Ikonene ved siden av ei melding kan også gi deg nyttig statusinformasjon. 4.7 Bekrefte levering av meldinger du har sendt Spore en melding du har sendt Du kan undersøke statusen i vinduet Egenskaper for en hvilken som helst melding du har sendt. Høyreklikk på meldingen og velg Egenskaper. Vinduet Egenskaper viser deg når meldingen ble levert og åpnet, i tillegg til annen informasjon. Du får ikke status på meldinger du har sendt ut på internett. Side 12

13 4.7.2 Motta varsling når meldingen åpnes eller slettes Du kan motta varsling når mottakeren åpner eller sletter en melding. 1. Opprett en nye melding. 2. Klikk klikk på fanen Sendealternativer. 3. Under Statussporing velger du ønsket type varsling Be om svar Du kan også informere mottakerne av en melding om at du ønsker et svar på den. GroupWise legger en setning til meldingen om at et svar er ønsket, og endrer ikonet i mottakerens postkasse til en pil med to hoder. 1. Opprett en ny melding 2. Klikk på Fil Egenskaper 3. Under Sendealternativer, velg Svar ønskes 4. Angi hvor raskt du vil ha svaret. Mottakeren får da meldingen med følgende ikon i innboksen sin Side 13

14 5 Håndtering av useriøs post/spam I GroupWise 6.5 kan man enkelt blokkere for uønskede avsendere. Det er i hovedsak to metoder å håndtere dette fra GroupWise-klienten. Det ene er å markere avsender eller avsenderdomenet som useriøst, eller fullstendig blokkere avsender eller avsenderdomenet. Forskjellen ligger i hvordan epost blir behandlet. 5.1 Blokkering av epost For å blokkere en avsender eller et avsenderdomene, må du høyreklikke på eposten du har mottatt. Deretter velger du Useriøs post, og valget Blokker avsender. Du vil da få opp vinduet Blokker avsender. Her kan du velge mellom å blokkere eksakt avsender eller hele domenet. Epost du mottar etter at blokkering er satt opp, vil bli ignorert av GroupWise. Du har også mulighet for å stole på bestemte avsendere, om du f.eks har blokkert domenet, men ønsker å kunne motta epost fra en bestemt adressat i et blokkert domene. 5.2 Useriøs post Håndtering av useriøs post fungerer på nøyaktig samme måte som ved blokkering av epost. Side 14

15 Forskjellen er at det blir opprettet en mappe, som all blokkert epost havner i. Om du høyreklikker på denne mappen og velger Håndtering av useriøs post, kan du velge hva som skal skje med epost som kvalifiserer som useriøs. 5.3 Håndtering av useriøs post Du kan endre på innstillinger for blokkering og useriøs post ved å gå i menyen Verktøy og deretter håndtering av useriøs post. Her kan du fjerne eller legge til adresser, både for blokkering og useriøs post. Du kan også håndtere adresser for avsendere du velger å stole på. 6 Rydde og arkivere Det er lurt å holde litt orden i postkassen. Slett meldinger du ikke har behov for og flytt meldinger du ønsker å ta vare på i andre mapper enn i (innboksen). I innboksen bør ikke alle meldingene du får ligge fordi da vil GroupWise bruke lengre tid på å starte opp. I tillegg blir det lite oversiktlig med mange veldinger i postkassen. 6.1 Lag mappe i mappelisten 1. Høyreklikk på Arkivskap mappen 2. Velg Ny mappe 3. Velg Personlig mappe 4. Skriv inn navnet på den nye mappen 5. Velg Neste> Fullfør Mappen er opprettet 6.2 Flytt meldinger til en mappe 1. Marker meldingen du ønsker å flytte 2. Dra meldingen over til ønsket mappe Meldingen blir da flyttet. Hvis du vil ta med flere samtidig, holder du [Ctrl]-tasten nede mens du klikker på de andre meldingene og drar de over til ønsket mappe. 7 Bruke adresseboken I adresseboken i GroupWise kan du oppbevare navn, adresser, e-postadresser og telefonnummer. Du kan opprette flere adressebøker for personlig bruk, og du kan dele disse adressebøkene med andre brukere. 7.1 Åpne adresseboken Velg Adressebok for å åpne adresseboken Når du åpner adresseboken i GroupWise for første gang inneholder den 3 deler: inneholder alle som bruker GroupWise i Sør-Trøndelag fylkeskommune. lagrer automatisk adressatene etter hvert som du sender meldinger. Side 15

16 Adressatene her fjernes automatisk dersom du ikke bruker dem på 6 måneder. i adresseboken med ditt navn kan du lage din egen adressebok. 7.2 Søke etter adressat 1. Klikk med musepekeren i det hvite feltet Navn i Søkeliste 2. Begynn å skriv etternavn 3. Dobbelklikk på adressaten Den kommer da over i Adresselisten i Til, Kopi eller Bkopi feltet, etter hva som er valgt. 4. Velg Lukk for å lukke adresseboken 7.3 Se på informasjon om adressater 1 Merk en adressat i adresseboka 2 Klikk på knappen Informasjon nederst i skjermbildet eller høyreklikke og velg Informasjon Du får opp det som er registrert av informasjon om adressaten. Adressater i Novell GroupWise-adressebok får du ikke endret informasjonen på. Ønsker du endring her kontakt IT-ansvarlig. I de andre adressebøkene kan du endre og skrive inn informasjon. Her finner du også opplysninger om hvilken e-post adresse som er oppført. 7.4 Sortere adresseboken 1 Høyreklikk på kolonneoverskriften du vil sortere på 2 Velg for eksempel Sorter på Avdeling først eller velg Sorter nederst på menyen Sortering på Postkontor er ikke tilgjengelig 7.5 Filter For at det skal være lettere å finne fram i adressebøkene er det laget filter slik at en kan se deler av innholdet. I adresseboken er personer oppført uten ikon foran, ressurser med og distribusjonslister med Bruk filter 1 Velg Vis på menylinjen 2 Du har følgende valg: 3 Velg det filteret du ønsker Dersom du har satt på et filter på ei adressebok, vil filteret stå der helt til du fjerner det igjen Fjern filter 1 Velg Vis på menylinjen 2 Velg på menyen Side 16

17 Du kan fjerne adressebokkolonner eller vise andre kolonner med informasjon om oppføringer (menyvalg Rediger Kolonner sett eller fjern hake på ønsket felt). Adresseboken Mye brukte adresser kan lukkes, men ikke slettes. 7.6 Kontakter i mappelisten Mappelisten i GroupWise hovedvinduet inneholder en mappe som heter kontakter. Om du klikker på denne vil du få opp kontaktene som finnes i den adresseboken mappen er tilknyttet Endre adressebok for Kontakter Du kan endre hvilken adressebok Kontaktermappen skal være tilknyttet. For å endre dette gjør du følgende: 1. Høyreklikk på Kontakter-mappen. 2. Velg egenskaper 3. Velg adressebok for kontakter. Du kan ikke legge inn system-adresseboken i Kontaktermappen, men du kan kopiere kontaktene fra system-adresseboken over til den adresseboken som du har tilknyttet Kontaktermappen Funksjoner i Kontaktermappen Når du dobbelklikker på en bruker i Kontakter-mappen får du opp et sammendrag, som inneholder telefon, epostadresse, organisasjon, etc. Du kan også klikke deg inn på de forskjellige fanene for å legge til eller endre informasjon. Helt til høyre har du en fane som heter historikk, her får du opp en oversikt over all korrespondanse du har hatt med den aktuelle kontakten. 8 Endre i adresseboken 8.1 Legge til adressater i adresseboken 1. Merk adresseboken du vil registrere ny adresse i (klikk på fanekortet til adresseboken) Du kan bare registrere nye adressater i dine egne adressebøker. 2. Klikk på knappen Legg til.. nederst i skjermbildet 3. Velg person, ressurs eller organisasjon og klikk OK Du får forskjellige dialogbokser ut fra om du velger person, ressurs eller organisasjon Side 17

18 4. Legg inn den informasjonen du ønsker og velg OK 8.2 Bruke distribusjonslister En gruppe (distribusjonsliste) er en liste over brukere eller ressurser du kan sende meldinger til. Bruk grupper til å sende en melding til flere brukere eller ressurser ved å skrive gruppenavnet i boksene Til, Kopi eller Bkopi. Det finnes to typer grupper: felles og personlige. Felles grupper - er lister over brukere som den systemansvarlige har opprettet, og som er tilgjengelige for alle GroupWise-brukere. Det kan for eksempel finnes en felles gruppe for regnskapsavdelingen. Hver ansatt i denne avdelingen er inkludert i gruppen. Felles grupper er oppført i Novell GroupWise-adressebok. Personlige grupper - er grupper du selv har opprettet. Hvis du for eksempel ofte sender en avtale til arbeidsgruppen din, kan du inkludere hver kollegas adresse eller navn og et møtested (en ressurs) i en personlig gruppe. Grupper er angitt med ikonet Adressere meldinger til en gruppe 1. Opprett ei ny melding. 2. Klikk på Adresser. 3. Velg en gruppe og klikk på Til, Kopi eller Bkopi eller dobbelklikke på gruppen. 4. Klikk på Lukk for å avslutte adresseboken Opprette en personlig gruppe 1. Åpne adresseboken. 2. Hvis adresselisten ikke er synlig, klikker du på Novell GroupWise-adressebok. 3. Klikk på Til, Kopi eller Bkopi, dobbeltklikk eller dra brukerne til adresselisten. 4. Klikk på Lagre gruppe. 5. Angi et navn og en personlig adressebok for gruppen og klikk på OK. Du kan inkludere brukere fra forskjellige adressebøker i en gruppe. Du kan bare lagre grupper i personlige adressebøker. Du kan bruke både mellomrom og spesialtegn i gruppenavnet Legge til og fjerne navn i en personlig gruppe 1. Åpne adresseboken og klikk på fanen til adresseboken der gruppen finnes. 2. Merk gruppen og velg Rediger Rediger Rediger gruppe. 3. Endre adressatene i adresselisten til høyre, legg evnt. til nye navn ved å velge disse fra riktig adressebok 4. Klikk på Lagre gruppe OK. Du kan også høyreklikke på gruppeoppføringen i en adressebok og klikke på Rediger gruppe. Gruppeoppføringene vises i adresselisten. Du kan dobbeltklikke på brukernavn i adressebøkene for å flytte dem til gruppen, eller dobbeltklikke på brukernavn i adresselisten for å fjerne dem fra gruppen. Side 18

19 8.2.4 Vis gruppeinformasjon 1. Åpne adresseboken og klikk på fanen til adresseboken der gruppen finnes. 2. Merk den aktuelle gruppen. 3. Velg Vis Informasjon. 4. Velg Rediger gruppe for å se hvem som er medlem av gruppen. Lagre gruppe.. vil lagre endringer i dine private grupper. I grupper fra Novell GroupWise-adressebok vil du ikke kunne oppdatere men gruppen vil bli kopiert til en av dine private adressebøker. 8.3 Opprett ny adressebok Du kan lage flere adressebøker dersom du for eksempel ønsker å systematisere adressene eller dele enkelte adressebøker med andre. 1. Åpne adresseboken. 2. Velg Fil på menylinjen og deretter Ny.. 3. Skriv navnet til den nye adresseboken i dialogboksen Lag ny adressebok og velg OK Du får ei ny, tom adressebok klar til å legge inn adresser. 8.4 Dele adressebok med andre Dine adressebøker kan du dele med andre. 1. Åpne adresseboken. 2. Høyreklikk på fanen til adresseboken 3. Velg Deling.. 4. Velg Deles med.. 5. I feltet Navn skriver du etternavnet til den/de du vil dele adresseboken med og trykker ENTER-tasten når du har funnet riktig adressat. 6. Velg tilgangen du ønsker å gi til delingslisten De du valgte å dele adresseboken med får melding i postkassen om at de har fått tilgang til ei adressebok hvis de bekrefter dette. Da vil adresseboken komme opp som de andre adressebøkene, men den er merket med navnet til den som deler den ut. 9 Bruke kalenderen Bruk av elektronisk kalender er mer enn en personlig kalender. Planlegging av avtaler, oppgaver og notater i GroupWise er nyttig i samhandling med andre medarbeidere i organisasjonen. Ved møteplanlegging kan du bruke Finn ledig tidspunkt til å se etter et tidspunkt der alle personer og ressurser er tilgjengelige. Hvis du vil finne ut om noen kommer til møte ditt, kan du se etter godtatt eller avslått status. Du kan bruke Gjentakende... til å planlegge gjentakende avtaler og oppgaver raskt og enkelt og du kan også reservere en privat avtale. I hovedvinduet - klikk på Kalender i mappelisten. Her kan du raskt velge mellom ulike visninger, Side 19

20 Ønsker du enda flere visningsalternativer, klikk på pilen til knappen åpne kalender og velg ønsket alternativ fra nedtrekkslisten (fra verktøylinjen i hovedvinduet). Side 20

21 10 Planlegge en personlig avtale 10.1 Lage en avtale 1. Vis kalenderen. 2. Klikk på ønsket dato og merk tidsintervallet for avtalen i kalenderen. Trykk [Enter]. 3. Skriv inn et emne og velg Plasser for å bekrefte innleggingen Lese en avtale 1. Vis kalenderen. 2. Dobbeltklikk på avtalen du vil lese Endre en avtale 1. Dobbelklikk på avtalen i kalenderen. 2. Legg til eller endre opplysninger og klikk på Plasser Flytte en avtale 1. Klikk på avtalen i kalenderen. 2. Hold musen nede og dra avtalen til dag og Side 21

22 tidspunkt du ønsker. Du kan lese en avtale i alle kalenderoversikter unntatt årsoversikten. Du får opp en ramme med flere opplysninger når du holder musepekeren over avtalen Legge inn gjentatte avtaler 1. Klikk på kalenderikonet bak feltet Startdato i avtalen du har påbegynt. 2. Velg Gjentakende i vinduet Angi dato. 3. Klikk på de datoene du vil at avtalen skal gjelde fra årskalenderen og klikk på OK. 5. Velg Plasser for å bekrefte innleggingen Legge inn en privat avtale 1. Stå i avtalen du holder på å lage, personlig eller felles. 2. Velg Handlinger Merk privat. 3. Avtalen kommer da opp i din kalender markert med en hengelås. Andre vil ikke kunne lese avtalen eller se at du har denne avtalen i avtaleboken. 11 Planlegge en felles avtale 11.1 Lage en felles avtale og booke møterom 1. Gå til hovedvinduet for GroupWise. 2. Klikk på Tidfest ny avtale på verktøylinjen. 3. I boksene Til skriver du navnet på personene du vil innkalle og møterommet. Hvis du er usikker på navnet klikk på Adresse og søk i samme adressebok som du bruker til å sende e-post. 4. Fyll ut feltene Startdato, Klokkeslett og Varighet. Feltet Sted blir fylt ut automatisk med møterommet (ressursnavnet) når du har valgt et møterom i Til feltet. 5. Skriv et emne og en melding. 6. Klikk på Opptatt? For å se om personene og møterommet er ledig. 7. Klikk på Send Søke etter ledig tid hos andre 1. Klikk på Opptatt? i felles avtalen du har påbegynt 2. Merk tidspunkt for møtet i kalenderen (klikk i kalenderen på tidspunktet for møtestart og dra mot høyre) og klikk OK. Side 22

23 Klikk på avtalen hvis du ønsker nærmere informasjon om den. Fargene på avtalene bestemmes ut fra hva som ble valgt når avtalen ble godtatt. Benytt deg av Autovalg for å finne første ledige tid for alle Hvor er de ansatte? 1. Velg Verktøy fra menylinjen og Finn ledig tidspunkt. 2. Skriv inn etternavn, fornavn Her kan du også skrive inn ei gruppe hvis du ønsker å få opp mange personer samtidig. 3. Trykk enter-tasten to ganger Finn ledig tidspunkt 4. Velg Verktøy fra menylinjen og Finn ledig tidspunkt. 5. Skriv inn navn og møterom og velg OK. Her kan du også skrive inn ei gruppe (distribusjonsliste) hvis du ønsker å få opp mange personer samtidig. 6. Velg tidspunkt som passer. Benytt deg av Autovalg for å finne første ledige tid for alle. 7. Velg Be om møte og du får opp avtale innkalling og velg Send. Informasjonsikonet foran navnene betyr at vedkommende har gitt ut tilgang til at andre kan lese kalenderen Flytte en felles avtale 1. Klikk på avtalen i din kalender som du vil flytte. 2. Hold ned venstre musetrast og dra avtalen til dag og tidspunkt du ønsker. 3. Klikk på Ja på meldingen om å søke etter ledig tidspunkt. 4. Velg Opptatt? for å søke etter ledig tidspunkt for deltakerne på møtet og møterommet. 5. Velg tidspunkt og klikk på Send. 6. Klikk på Ja hvis du vil tilbakekalle den opprinnelige avtalen Endre en felles avtale 1. Høyreklikk på avtalen i kalenderen og velg Send på nytt. 2. Foreta endringene og klikk på Send. 3. Klikk på Ja hvis du vil tilbakekalle den opprinnelige avtalen. Du kan flytte en avtale hvis du selv planla den opprinnelige avtalen, eller hvis du har de nødvendige stedfortrederrettighetene til planleggerens postkasse. Du finner også avtalene du har laget i mappen. Høyreklikk på avtalen og velg Send på nytt Side 23