Utnytt Outlook beste praksis for å oppnå dine personlige mål

Transkript

1 Utnytt Outlook beste praksis for å oppnå dine personlige mål Tilpass Outlook til din PC, og arbeidsstil Ta kontroll over innkurven Arkivstruktur tilpasset dine arbeidsområder 1. Utnytt skjermplassen bedre. 2. Arbeid raskere og få bedre oversikt med flere Outlook-vinduer. 3. Vis epost i «tråder». 4. Behold konsentrasjonen når du arbeider. Slå av flagg og varsler. 5. Vis oppgaver/gjøremål sammen med kalenderen. 1. La en epost-assistenten sortere posten din i mapper. 2. Behandle oppgaver du får på e-post. 3. De fire 4 D er. Prearkivering. 4. Lage ukeplan. Prioritere gjøremål i sammenheng med avtaler. 5. E-post på telefonen. 1. Opprett mappestruktur i henhold til arbeids-/målområder. 2. Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! 3. Bruk innspart tid til på aktiviteter som øker måloppnåelsen. 4. Overfør aktiviteter til gjøremål i Outlook. Optimer oppsett for kunnskapsarbeidere Effektiv behandling og prioritering av epost Bruk tid på aktiviteter som øker måloppnåelsen SmartEndring-ChangeSmart

2 Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie. Den nye arbeidshverdagen for kunnskapsarbeidere krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange. Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress. Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Ettersom E-post er den vanligste måten å informere på, bli tildelt oppgaver og står for mesteparten av den informasjonsflommen kan det være et bra sted å starte for å løse en av årsakene til stress og ta kontroll over hvor du bruker tid og energi. 2

3 Veldig mange bruker innboksen i Outlook som huskeliste. Det som typisk skjer er at man begynner å lese en E-post, så finner man ut at man ikke kan gjøre noe med denne akkurat nå. Den blir nå liggende og vi går til neste E-pst i håp om at det er noe vi kan besvare nå. Det blir fort mange halvleste E-poster. Hver av dem må vi gjøre noe med, men vi tar ikke stilling til når. Resultatet er at vi får en lengre og lengre liste med ubehandlede oppgaver som vi ser igjennom igjen og igjen mange ganger inntil vi endelig får gjort noe med dem. Dette er uhyre stressende fordi vi ikke kan unngå å lese overskriftene mange ganger og de minner oss hele tiden om alt vi ikke har gjort. Heldigvis finnes det mer effektive løsninger som ikke er vanskelige å benytte. 3

4 Outlook brukes av hundrevis av millioner mennesker rundt i verden. Standardoppsettet er et utgangspunkt som kan passe for mange, men det kan også optimaliseres til den måten du bruker Outlook på. Her tilpasser vi standardoppsettet basert på kunnskap om lederes og kunnskapsarbeideres behov. 4

5 Mange av oss har en relativt liten PC som er lett å ta med seg. Da vil vi gjerne bruke den plassen vi har på skjermen mest mulig effektivt. For noen kan det også virke litt unødvendig å ha E-post, Kalender osv. stående med store bokstaver nederst på skjermen og det kan være bedre å ha bare symbolene for de ulike skjermbildene i Outlook. 5

6 Dersom du har en ekstra skjerm på skrivebordet er det veldig praktisk å kunne bruke begge arbeidsflatene. Får å vise ulikt innhold på de to skjermene, Trykk samtidig på Windows tasten og P og velg «Utvid» Nå kan du vise E-postvinduet på en skjerm, og ha kalenderen på den andre. Du kan gjerne ha flere Outlookvinduer. For eksempel en teamkalender i tillegg til egen kalender. Det er også nyttig å bruke flere vinduer selv om du arbeider på en skjerm ettersom det er raskere å bytte mellom vinduer og du beholder konteksten. 6

7 Sier det pling når du får ny E-post? Ble du sittende å lure på hvem den var fra? Ble du nysgjerrig og falt for fristelsen med å se hva det var? Enda verre, får du opp et flagg på skjermen som viser at du har fått en ny E-post? Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer. Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med. Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel. Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. 7

8 Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte E-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager, og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks, og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 E-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen. 8

9 Om du velger å se kalendervinduet i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen. Om ikke oppgavelisten er synlig i kalenderen, velg VIS-fanen i båndet, og velg å vise Dagens oppgaveliste som Normal. Du vil nå se at standardvisningen er «Vis oppgaver: Etter forfallsdato». Utfordringen med dette er at du kan ha fem oppgaver som forfaller neste fredag, og de vil alle bli vist neste fredag i kalenderen. Det er litt sent å bli påminnet om dette. Jeg anbefaler å heller velge når du skal gjøre oppgaven. Det kan godt hende at disse oppgavene må gjøres på onsdag fordi det er den eneste dagen du har tid til å gjøre dem i løpet av uken. For å arbeide slik, velg å bruke startdato for planlegging og ikke forfallsdato. Om du høyreklikker på teksten, kan du endre oppsettet til «Vis oppgaver: Etter startdato». 9

10 Som beskrevet tidligere er E-post er den vanligste måten å informere på, bli tildelt oppgaver. Den stadige strømmen av E-post er for mange en av de største stressfaktorene i dag. Særlig når antall E-post som ikke er synlig på skjermen øker, vi ser bare toppen av isfjellet. Det er lett å miste oversikten over hva slags oppgaver, tidsfrister og andre «bomber» som kan ligge «under vann» og med det mister vi følelsen av å ha kontroll. 10

11 Dersom du har 100+ E-post i Outlook Innboksen, hvordan prioriterer du hva du skal gå løs på først? Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først. Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E- postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først? Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre det lettere å komme tilbake fra ferie? Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv. 11

12 Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe. For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler og Flytt alltid meldinger fra.. I eksemplet er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E- post derfra, og vi kan vel fort bli enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart etter ferien? Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E- post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen. Det beste ville vært om du laget den regelen før du dro på ferie J, men om du ikke gjorde det nå kan du fremdeles utføre regelen i etterkant på E-post som allerede er kommet inn. Velg Regler fra menyen i båndet, og så Kjør regler nå. Marker de reglene du ønsker å aktivere på Innboksen, og velg Kjør nå! Sett deg godt tilbake og se E-posten forsvinne fra Innboksen til de valgte mappene J. Min erfaring er at dette lett kan halvere antall E-post du må ta stilling til i første omgang. 12

13 Hva er en av de vanligste måtene å spørre noen om å gjøre en oppgave? De sender deg en E-post! Ikke sant? Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Den enkleste måten å behandle innkommende forespørsler på, og som du ikke umiddelbart kan behandle, er å gjøre den om til en Oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i E-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i E-posten. Ved å gjøre dette blir den behandlet som en Outlook oppgave. Beste praksis for E- postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå. Det er bare fire ting du kan gjøre med en E- post. Dette omtaler vi som de fire D er. Do now/gjør nå, Delegate/Deleger, Delete/Slett, Do later/gjør senere. Jeg klarer dessverre ikke å komme opp med en god norsk huskeregel så jeg bruker den engelske. Dersom du svarer på den umiddelbart, eller delegerer den ved å videresende den kan du trygt slette E-posten fra Innkurven fordi du jo har en kopi sammen med det du har svart/videresendt i Sendte elementer. Velger du derimot å behandle E-posten senere, for eksempel i morgen, eller neste uke, er det beste du nå kan gjøre å flytte E-posten ut av Innboksen. Ellers vil den ligge der og stresse deg kanskje i en uke og påminne deg om at du må gjøre noe med den helt til den er utført. 13

14 Dra E-posten over i valgt mappe og vil den dukke opp nøyaktig på det tidspunktet du har planlagt å gjennomføre oppgaven. Flytt den til den mappen der du senere vil ha E- posten arkivert. Da trenger du heller ikke tenke på å arkivere den når E-posten er behandlet. Ikke alle føler dette som trygt, fordi de er vant til å bruke Innboksen som huskeliste og leser gjennom Innboksen mange ganger om dagen på leting etter oppgaver som må gjøres i dag, mens man hopper over oppgaver som kan vente. Dette er helt unødvendig. Outlook er laget for at du trygt skal kunne flytte E-posten ut av Innboksen samtidig som den vises i din oppgaveliste når du trenger å behandle oppgaven. Outlook er ikke designet for å utføre oppgaver fra Innboksen. I Innboksen behandler du og prioriterer innkommende E-post. Å gjennomføre oppgaver basert på din prioritering gjør du fra Oppgavelisten. Mest effektiv prioritering og best oversikt får du om du bruker oppgavelisten under kalenderen. 14

15 Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for neste uke med å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den. 15

16 Trenger du å sette av tid til å gjennomføre oppgavene trekker du nå oppgaven opp i kalenderen og setter av så mye tid du ønsker. Det er lurt å begrense seg litt her og gjøre dette bare for de viktigste oppgavene der du trenger å sette sammenhengende tid for å få gjort det du skal. Mindre oppgaver er ofte bedre å beholde i Oppgavelisten og ta innimellom møter og større oppgaver. 16

17 De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen og mellom møter. Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du åpner Outlook og finner halvleste E-poster der. Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Men E-post på telefonen kan absolutt være et gode bare man gjør noen forberedelser og bruker telefonen smart. Jeg bruker Outlook regler som blir behandlet på E-post tjeneren til å sortere posten min og velger så å synkronisere bare den E-posten som gir mening å lese på telefonen. Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper. 1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. 2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. En tredje gruppe med E-post er de jeg ikke ønsker å synkronisere til telefonen. 17

18 Nå som du har lært hvordan du kan jobbe effektivitet med innkommende E-post, gjøre dem om til oppgaver og planlegge når du skal utføre dem er det på tide å finne ut hvordan du kan benytte innspart tid og økt kontroll til å arbeide med dine prioriterte arbeidsområder. Du kjenner sikkert 80/20 regelen? 20% av arbeidet skaper 80% av resultatene. Tenk om vi kunne øke utbyttet av den tiden vi bruker? 18

19 Hvor ofte ser du på dine arbeidsområder og mål? Hvordan vet du at du arbeider med de riktige oppgavene? Jeg har laget mitt mappesystem slik at det samsvarer med mine arbeidsområder. Det vil si at jeg ser på mine målområder hver dag, mange ganger om dagen. Hver gang jeg skal arkivere en E-post må jeg ta stilling til hvilket arbeidsområde den tilhører. Slik får jeg et bevisst forhold til i ulike områder. Da blir det fort klart om det er neon områder jeg bruker for mye tid på, og hva jeg arbeider for lite med. Når du først har laget deg et arkivsystem i Outlook kan du gjerne bruke det samme for andre steder du lagrer dokumenter og annen informasjon kan du bruke samme logikk. 19

20 Vi har lett for å bli hengende ved gamle vaner. Hvis du har brukt Outlook i noen år har du sannsynligvis et relativt omfattende arkivsystem med mapper i flere nivåer. For å finne igjen en E-post forsøker du å huske hvor du lagret den, åpner den mappen og blar nedover for å finne E-posten. Dette kan ta tid og det er ikke engang sikkert at du husker riktig. Hvis du derimot er ganske ny Outlook-bruker, men vant til å søke på nettet går du sannsynligvis rett til søkeboksen som ligger rett over E-postene i Innboksen din. Idet du starter å skrive i søkeboksen vil du se at menyen i båndet forandrer seg og viser ulike søkekriterier. Om du har båndet skjult vil du kun se at ordet SØKEVERKTØY kommer opp på toppen av vinduet. Klikker du på det får du opp søkekriteriene. Du er sannsynligvis vant til å bare skrive inn ord du vet er i E-posten i søkefeltet. Gjør du det vil Outlook søke etter ordene både i emnefeltet og i innholdet av E-posten. Merk at om du står i Innboksen når du søker vil den lete i alle mapper i postboksen din (Gjeldende postboks som uthevet under). Står du i en annen mappe vil den kun lete i denne mappen. Disse valgene kan du endre om du vil. Søking i fritekst er flott, men du kan fort få veldig mange treff. Jeg skulle lete etter en intervju en masterstudent gjorde med meg for et par år siden. Jeg husker bare at han het Tom. Søker jeg på det får jeg 170 treff. Om jeg derimot først velger "Fra" og skriver inn Tom reduseres dette til 12 treff. I tillegg vet jeg at dette ble sendt som et vedlegg så jeg trykker på "Har Vedlegg". Da er det bare 4 treff igjen. Dette tar bare noen få sekunder og sparer meg for minutter med leting i mapper. Jeg har beskrevet dette slik det ser ut i Outlook Du har de samme mulighetene i Outlook 2010 også, men det kan se litt annerledes ut. 20

21 Ved å ha og en oversikt over alle dine avtaler, oppgaver, frister og leveranser som du holder oppdatert daglig vil du kunne lage en realistisk ukeplan for deg selv. Det gir deg også et godt utgangspunkt for prioritering så du er sikker på at du arbeider med de riktige oppgavene som gjør at du når dine mål. 21

22 Hva nå? Erfaringsmessig kommer bare 2 av 10 til å ta vesentlige deler av dette i bruk med mindre du setter av tid til oppfølging, for når du er tilbake på arbeid blir du tatt av en hvirvelvind av daglige oppgaver Om du vil realisere ½ -1 dags re-prioritering av tiden kan du for eksempel sette av tid med deg selv hjemme med et glass og lage en plan for dette Du kan også ta 3 timer individuell coaching for maksimal effekt med SmartEndring 1. Rett etter workshopen etablerer vi personlig plan og etablerer effektiv behandling og prioritering av E-post 2. Etter 2 uker finpusser vi E-postbehandling og etablerer målbasert prioriteringssystem. Lærer nye tips og triks. 3. Etter 4 uker gjennomgår vi erfaringer og gjør siste justeringer. SmartEndring-ChangeSmart 22

23 Spar tid ved å bruke Hurtigtrinn for å arkivere Hurtigtrinn kan brukes for å automatisere oppgaver i Outlook du gjør ofte. Du kan spare mye tid om du bruker det til å (pre-)arkivere E-post. 1. Velg pil ned i Hurtigtrinnboksen 2. Velg Nytt hurtigtrinn og Flytt til mappe 3. Velg et navn på hurtigtrinnet, og den mappen du ønsker å arkivere E- posten i Når du har markert en E-post i Innboksen kan du trykke på hurtigtrinnet, og den vil bli arkivert i valgt mappe SmartEndring-ChangeSmart 24

24 Velg dager du vil se i kalenderen Hold nede Ctrltasten og marker de dagene du vil se i månedskalenderen Du kan se flere måneder ved å trekke streken i bunnen av månedskalenderen nedover SmartEndring-ChangeSmart 26

25 Hvilken E-post vil du se først? Flytt all E-post der jeg ikke er på Til-linjen til en egen mappe Lag en regel for å flytte all E-post der navnet ditt er i Kopi-boksen, eller navnet ditt er i en distribusjonsliste, til en egen mappe. Start Opprett mappen under Innboksen Trykk på lenke SmartEndring-ChangeSmart 28

26 De 4 D er utdypet Do now / Gjør nå Dersom du kan besvare E-posten, ringe noen, eller på annen måte behandle E-posten i løpet av et minutt eller to er dette meget effektivt. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder. Delegate / Deleger Ofte får man oppgaver via E-post man kan delegere til andre. Det enkleste er da å videresende E-posten med en kommentar/instruksjon. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder. Om du ønsker å følge opp i forhold til den du har delegert til, flagg E-posten for deg selv med det ønskede tidspunkt for oppfølging før du sender den. Den vil da dukke opp på oppgavelisten på tidspunktet du har bestemt. Delete / Slett Selvforklarende :-) Do later /Utsett til senere Bestem deg for når du skal behandle E-posten, og flagg den med det tidspunktet. Neste uke vil opprette en oppgave med start neste mandag, og forfall neste fredag. Du kan også bruke Egendefinert. Velg bare startdato. Forfall vil bli satt til samme dato. En oppgave bør kunne gjøres i løpet av en dag. Er det mer omfattende anbefales å splitte den i flere oppgaver. Når du har flagget den for ønsket oppfølgingstidspunkt, arkiver den i den mappen du vil ønske å finne den igjen senere. Om du ikke trenger å arkivere den kan du flytte den til en kladdefolder, for eks. Behandlet E-post. Senere når oppgaven er utført, klikk på flagget for å markere den som utført. Dersom du ikke ønsker å arkivere E-posten kan du slette oppgaven. Dette vil også slette E-posten SmartEndring-ChangeSmart 30