PROEX.NO. En webbasert samhandlingsløsning. Utviklet av Eskaler as. Rogaland Kunnskapspark Postboks 8034 Postterminalen 4068 Stavanger

Transkript

1 PROEX.NO En webbasert samhandlingsløsning. Utviklet av Eskaler as Rogaland Kunnskapspark Postboks 8034 Postterminalen 4068 Stavanger Telefon: Fax: Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av: 1. Hva er Proex 2. Hvordan fungerer Proex 3. Hvilken betydning kan Proex ha for din bedrift 4. Hvordan komme i gang med Proex Side 1 av 10

2 Hvorfor velge Proex? Fordi Proex bidrar til å forbedre resultatet gjennom: Bedre samhandling med kunder, partnere og internt Proex er enkel å bruke og lett å sette opp som samhandlingsarena Unik løsning for samhandling på tvers av firma og geografiske grenser Proex er en funksjonell, sikker Web basert løsning med nødvendige funksjoner for effektiv samhandling Lett å bruke Minimal opplæring påkrevd. Fleksibilitet. Tilgang til viktige data og informasjon Sikkerhet. Du bestemmer selv hvordan informasjonsstrukturen skal være og hvem som har tilgang til den. Økonomi Du kan leie løsningen til en fast pris pr mnd med garantert 99% tilgjengelighet. Alternativt kan du kjøpe og installere løsningen på egne servere. På de neste sidene presenterer vi Proex nærmere -> Side 2 av 10

3 PROEX effektiv samhandling. PROEX introduksjon PROEX er en Web basert løsning for å: strukturere definere utføre følge opp oppgaver og dokumenter i prosjekter og arbeidsprosesser. Prosjektene og arbeidsprosessene kjennestegnes ved: Prosjekter eller arbeidsprosesser utføres av grupper av mennesker, gjerne på tvers av firma og geografiske lokasjoner. Dette utfordrer informasjonsflyt og kommunikasjon mellom dem som samarbeider. En konsekvens av dette blir at det enten blir for mye (får ikke lest alt), for lite (har ikke tid til å dele) eller feil informasjon (jeg trodde du mente ) mellom partene. Dette fører til ineffektivitet og misforståelser og redusert ytelse. Oppgaver som skal utføres blir ofte kommunisert igjennom møtereferater og e-post. Utførelse av oppgavene og tilbakemelding blir da ofte tilfeldig og krever nøye oppfølging for å sjekkes ut tid som burde vært brukt til produksjon går med til administrasjon. PROEX er utviklet for å fylle gapet mellom store, tunge prosjektadministrasjonssystemer og personlige to-do lister. Proex tilbyr en sikker Webløsning for å gjøre prosjekt / prosess gjennomføring enklere, bedre og raskere. Proex har følgende funksjoner: Opprette informasjonsstruktur for lagring av dokumenter og oppgaver. Opprette brukere og tildele dem ulike roller. Tildele brukere tilgang til ulike deler av informasjonsstrukturen. Administrere tilgang til hvert enkelt prosjekt og underprosjekt på følgende nivå Administrator kan definere nye prosjekt og brukere Prosjektansvarlig kan definere underprosjekt og tildele oppgaver Prosjektdeltaker kan løse oppgaver Prosjektobservatør kan kun lese oppgaver Opprette dokumenter basert på maler. Opprette og tildele oppgaver basert på maler. Side 3 av 10

4 Løse oppgaver Legge til fritt antall vedlegg til dokumenter og oppgaver Opprettelse av maler for dokumenter og oppgaver for enkel registrering av informasjon Opprettelse av informasjonsstrukturmaler for enkel kopiering av best practise til nye prosjekter og prosesser. Send e-post til brukere Review funksjon for innspill/tilbakemelding til utvikling av dokumenter. Side 4 av 10

5 Hvordan virker PROEX? PROEX gir prosjekt / prosess leder et verktøy for å strukturere informasjon og oppgaver med 4 enkle steg: 1) Opprette en informasjonsstruktur og mapper under dette der informasjon og oppgaver kan lagres. 2) Definere brukere og tilgang. Ulike tilgangsnivåer finnes: - ikke tilgang, - lese tilgang, - skrive, - opprette struktur og brukere 3) Legge inn dokumenter og lage og fordele oppgaver til de ulike oppgaveløserne Side 5 av 10

6 4) Editere og publisere informasjon direkte i Proex. For å lette dialogen mellom brukere av Proex benyttes e-post med linker til oppgaver og dokumenter i Proex. På denne måten beholder brukerne sin vante e-post løsning samtidig med at informasjonen er lagret på et felles sted: PROEX. En prosjektdeltaker som får tildelt en oppgave, mottar en e-post med beskrivelse av oppgaven og en link til der oppgaven ligger i PROEX. Han / hun besvarer så oppgaven og legger inn informasjon, vedlegg og dokumenter for å fullføre oppgaven. Når oppgaven er løst i PROEX er også tilbakemelding og lagring av besvarelsen tatt vare på. Side 6 av 10

7 Betydningen av PROEX. PROEX har følgende fortrinn sammenlignet med dagens metoder og løsninger: PROEX gir brukere orden og oversikt over all på sine oppgaver samlet på ett sted, og de slipper derfor endeløse søk i e-post innboksen for å finne hva han/hun skal utføre av oppgaver All informasjon i form av oppgaver/besvarelser og dokumenter i prosjektet lagres på en plass Rapportering minimaliseres ved at oppdragsgiver hele tiden selv kan oppdatere seg på status på oppgaver som utføres av andre PROEX er enkel å bruke. Grunnleggende kjennskap til PC / Web bruk er alt som er nødvendig for å benytte systemet. Dele informasjon på en enkel og trygg måte gjør at prosjekteier kan settes opp tilgang til systemet ut fra behov for informasjon på tvers av selskaper eller avdelinger. For bedrifter som benytter Proex kan dette gi seg utslag i: Færre telefoner De som normalt ringer kan ved selv-service i Proex finne svar uten å plage andre Færre ustrukturerte mail som det er vanskelig å følge opp Alt ligger en plass, oppgaver kommer inn på Mine oppgaver og kan utføres i fred og ro Høyere kvalitet i utførelse av jobber Bedre underlag og spesifikasjon av jobber. Akkurat som at en god agenda for møter fokuserer og forbedrer resultatet fra møtet Informasjonsflyt Utsendelse med e-post er mulig og egenservice ved hjelp av fritekstsøk eller navigering i mappene Bedre og raskere beslutninger Kvalitetssikret informasjon er tilgjengelig. Alle informasjon er samlet på en plass hvilket gjør det mulig å se et totalbilde som underlag til beslutningen. Dele informasjon og kunnskap Enkelt fordi kunnskapsdeling gjøres som en del av det å utføre den daglige jobben i Proex. Best practise strukturer og maler kan enkelt lages og deles. Bruke mindre tid til møter Fordi alle brukerne kan være oppdatert gjennom å søke / motta informasjon i Proex. Fokus på kreativitet og utførelse. Minimalisere dobbeltlagring gjennom bruk av interne og eksterne linker til info. Mindre diskplass, mindre backup, raskere databaser Side 7 av 10

8 Fokus på eksekvering og innebygget kontroll med framdrift Prosjekter leveres på rett tid til rett økonomi. Mersalg gjennom fornøyde kunder. Involvere kunder gjennom tilgang til all relevant informasjon. Buy inn fra kunden sikrer prosjektresultat = mer fornøyd kunde = større sannsynlighet for gjenkjøp. Gjøre jobben en gang. Ved å bruke Proex til å utføre / dokumentere arbeid er jobben utført når Proex dokument / oppgaven er lagret. Redusere antall og størrelse på mail. Proex lagrer vedlegg en plass. Dette sparer mye diskplass. Strukturerer hverdagen for alle involverte. - Prosjektleder får kontroll. - Prosjektmedarbeider får oversikt og kontroll og færre forstyrrelser. Informasjon er alltid tilgjengelig. Lett å rette feil og mangler. Unngår at noen jobber på gammel informasjon. Prosjektmetoder og rammeverk kan standardiseres på tvers av selskapet. Dagens ustrukturerte systemer kan lett forbedres gjennom å benytte best practise maler, strukturer og kunnskapsdeling. Korter ned tiden på igangsettelse av prosjekter og øker kvaliteten. Gjennom bruk av maler og malstrukturer kan best practise lett deles med andre. Etterrettlighet. Proex lager alle dokumenter, oppgaver og dialog i prosjektet. I dagens rutiner vil mye av den viktige prosjektinformasjonen finnes i personlige Outlook mapper. Dersom bruker sletter dette, eller slutter mistes verdifull og viktig informasjon. Side 8 av 10

9 Eksempel skjermbilde: Hovedbildet i PROEX. Skjermbildet i Proex består av 4 kvadranter. Kvadrantene inneholder følgende informasjon: 1 Oppgave/dokument liste 2 Informasjonsstruktur med undermapper 3 Oppgave(dokument innhold med vedlegg m.m.) 4 Informasjon om den mappen du har valgt i kvadrant 2 i form av tekst og bilder, hvem som har tilgang og hvilken type tilgang de har og en rapportgenerator Eksempel PROEX rapport til Acrobat PDF Side 9 av 10

10 Hvordan komme i gang med Proex? Det finnes to alternative måter å benytte PROEX: 1. Enten å anskaffe lisens for installasjon på bedriftsinterne servere 2. Å leie systemet og kun betale for bruk pr mnd hos OilCamp. Når din bedrift skal ta i bruk Proex har vi utviklet PROEX Implementasjons Modell (PIM) som benyttes for å sette opp systemet tilpasset din bedrift. For mer informasjon kontakt: OilCamp AS Forusbeen 35 P.O.Box 340 NO-4002 Stavanger, Norway Mail: contact.us@oilcamp.com Sentralbord: Side 10 av 10