Ta kontroll over informasjonen og oppnå bedre kundeservice med strukturert dokumenthåndtering

Transkript

1 Ta kontroll over informasjonen og oppnå bedre kundeservice med strukturert dokumenthåndtering Business 360 er en standardløsning for dokumenthåndtering, elektronisk arkiv og saksbehandling som spiller på lag med bankens eksisterende infrastruktur ejendom.indd :40:48

2 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere blir det ikke! Få kontroll over all informasjon med strukturert dokumenthåndtering! Business 360 er en standardløsning for dokumenthåndtering, elektronisk arkiv og informasjonsforvaltning som spiller på lag med virksomhetens eksisterende infrastruktur. Løsningen gjør at eiendomsselskaper raskt og enkelt kan få full oversikt over all informasjon tilknyttet den enkelte eiendom. Business 360 er bygget på SharePoint og Office, er rask å implementere, enkel å ta i bruk, og kan sømløst integreres mot andre fagsystemer. Kontroll og struktur på all informasjon knyttet til eiendommene Ethvert eiendomsselskap må hver dag håndtere store mengder informasjon og dokumenter. Kombinasjonen av fragmentert infrastruktur, forskjellige kontaktpunkter, store mengder informasjon og høyt antall eiendommer kan gjøre dette til en så og si umulig oppgave. Jobben med å forvalte, gjenfinne og ha kontroll på både leiekontrakter, kvalitets- og vedlikeholdsdokumenter, e-post-korrespondanse, innkjøpsdokumenter, møtepapirer og all informasjon knyttet til leietakere og leverandører, gir ikke bare konkurransefortrinn, men er også i mange tilfeller virksomhetskritisk. Svaret på hvordan din virksomhet kan oppnå bedre informasjonshåndtering er Business 360, ECM løsningen som gjør det mulig å knytte all informasjon opp mot hver enkelt eiendom. De ansatte kan dermed lagre og dele all dokumentasjon på en enkel og forskriftsmessig måte. Informasjonen blir personuavhengig og enhver ansatt som er gitt tilgang kan enkelt søke frem, se historikk, revisjoner og siste versjon av all informasjon knyttet mot den enkelte eiendom. På denne måten kan den ansatte spare tid og ikke minst yte bedre service for kunder og leverandører ved å ha struktur og kontroll. Enkelt og sikkert for alle! Kombinasjonen av at Business 360 er bygget på SharePoint og Office og samtidig kan integreres med eksisterende fagsystemer er unik og gjør at de ansatte kan håndtere all dokumentasjon og informasjon i allerede kjente brukerflater. En standardløsning for dokument- og informasjonshåndtering Løsningen dekker mange anvendelsesområder, men kan deles inn i noen hovedområder: Dokumenthåndtering og arkivering Korrespondansehåndtering / e-post Saksbehandling og oppgavehåndtering Kontraktshåndtering Prosjektdokumentasjon Innenfor disse områdene understøttes en lang rekke prosesser og arbeidsoppgaver for ulike arbeidsroller og fagfelt. De ansatte får et effektivt arbeidsverktøy som gjør arbeidet enklere, enten de jobber med HR, administrasjon, innkjøp, prosjektarbeid, salg, saksbehandling, kundeservice, økonomi eller andre arbeidsområder. Entra valgte 360 som arkiv- og dokumenthåndteringssystem fordi det er et standard, velprøvd system som er brukervennlig og intuitivt. 360 er bygget på en moderne teknologisk plattform og kan tilpasses Entras andre fagsystemer. Ansatte kan trygt lagre all informasjon på ett sted uavhengig av kilde eller filformat, og kan og finne tilbake til den fort, enkelt og til enhver tid. ejendom.indd :41:00

3 Software Innovations ECM-løsning Business 360 er basert på Microsoft SharePoint og Office. Løsningen er utviklet gjennom flere tiår med brukerinnvolvering og gir brukerne de beste forutsetninger for å arbeide strukturert med dokument- og informasjonshåndtering i sitt daglige arbeid. ejendom.indd :41:09

4 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere blir det ikke! Business 360 gir store gevinster Oppnå kontroll og spar tid med enkel søk og gjenfinning Ansatte i eiendomsbransjen håndterer hver dag store mengder informasjon og dokumenter knyttet til selskapets eiendommer. Det kan være leiekontrakter, kvalitetsdokumenter, e-post-korrespondanse, innkjøpsdokumenter, møtepapirer eller annen informasjon knyttet til leietakere og leverandører. Dersom de ansatte ikke har gode systemer for håndtering og lagring av dokumentene blir informasjonen ofte ustrukturert lagret på ulike filområder. Det er kritisk for selskapet når slike informasjonssiloer gjør informasjonen personavhengig og ikke systemavhengig. Virksomheter som benytter 360 har fått store fordeler ved at informasjonen lagres i et felles system og blir personuavhengig. Et eksempel på dette er sommervikaren i resepsjonen i et eiendomsselskap som får spørsmål fra en mann om hvorfor bilen er tauet bort fra parkeringsplassen. Resepsjonisten gjør et enkelt søk på vedkommendes navn i Business 360, får opp all informasjon denne personen er knyttet mot, og ser raskt at vedkommende noen uker tidligere ble tilsendt en e-post med informasjon om at parkeringsplassen ville være utilgjengelig idenne perioden. Mannen som var hissig og irritert dahan ringte for å klage på borttauingen innrømmet at mailen var mottatt, men glemt, og måtte selv hente ut bilen og betale omkostningene! Den største gevinsten Entra har oppnådd med 360 er søk og gjenfinning av dokumenter. For 360 har en søkefunksjonalitet som er så rask og så presis at våre ansatte finner frem til informasjonen når de trenger den. Entra Eiendom Business 360 gir store og mange gevinster Høyere produktivitet Mer effektive prosesser Lavere kostnader Bedre kontroll og laverer risiko Kunnskapsdeling Bedre kundeservice Sømløs integrasjon mot eksisterende fagsystemer Business 360 har en åpen standard som muliggjør sømløs integrasjon mot andre fagsystemer. Ved å være integrert mot de verktøy som de ansatte er vant til å bruke i arbeidet, slik som for eksempel Microsoft Office, CRM og HR-løsning, kan eiendomsselskapet hente ut flere effektiviseringsgevinster gjennom automatisk flyt av informasjon mellom systemer, i tillegg til at den ansatte kan jobbe i allerede kjente brukerflater. For eksempel kan e-post lagres direkte i 360 fra Outlook, og brukeren kan enkelt dra, slippe og lagre dokumenter fra andre datasystemer i 360º. Og når en ansatt for eksempel bytter avdeling, vil tilgangsmatrisen i HR-systemet sørge for at personen alltid har de korrekte tilgangene til informasjon i løsningen. Og tilsvarende på kontakthåndtering, når en kontakt oppdateres enten i Business 360 eller CRM, vil masterdataregisteret alltid være oppdatert, uavhengig av hvor det ligger. Sikker og oversiktlig kontraktshåndtering Det å ha kontroll over løpende kontrakter og avtaler er essensielt for et eiendomsselskap, og usikkerhet rundt hva som er siste versjon, når avtalen skal fornyes og hvem som er ansvarlig internt, kan være kritisk. Med Business 360 kan bedriften ta tilbake kontroll over utkast, endringsforslag, tidligere avtaler, involverte aktører og ikke minst -frister og statuser. Business 360 gjør det derfor enkelt å håndtere alle typer avtaler og kontrakter. Kontraktsarkivet i Business 360 gir medarbeidere god kontroll over de mange rammeavtalene og leiekontraktene som selskapet forvalter. Og med mange hundre løpende rammeavtaler, for eksempel drifts- og renholdsavtaler som vurderes fortløpende, er det nødvendig med en god løsning for kontraktsoppfølging. I Business 360 kan du også sette frister for reforhandling og varsling før en kontrakt utløper. All informasjon knyttet til kontrakten er samlet på ett sted, og det er enkelt å holde styr på ulike kontraktsversjoner og involverte personer fordi alt samles på et sted og fordi endringer spores og oppfølging gjøres enkelt - gjennom avtalens livsløp. ejendom.indd :41:10

5 Med business 360 får eiendomsselskapet bedre kontraktshåndtering gjennom; En felles løsning for lagring av alle typer kontrakter i et velkjent brukergrensesnitt. Oversikt over alle avtaler og korrespondanse som tilhører hver spesifikke avtale. Overvåkning av frister og automatisk varsling når avtaleperioden nærmer seg slutten. Tilgang til riktig versjon/reviderte avtaler Tilgangskontroll som sikrer at konfidensiell informasjon kan skjules når det er nødvendig. Tilgang til felles kontraktsmaler for ulike typer avtaler og enkel bruk av disse. Prosess for godkjenning av kontrakter. Oversikt over leverandører og kunder som er relatert til en avtale, samt kontaktpersonenes roller. Historikk med logging og sporbarhet av viktige hendelser og korrespondanse under hele avtalens livsløp. Effektivt håndtering av kunder og leverandører I både store og små prosjekter og prosesser er det viktig å strømlinjeforme dialogen med og mellom både kunder, leverandører og ansatte. Vi vet at flere av våre kunder tidligere leid eksterne prosjekthotell til å forvalte informasjon i ulike prosjekter og prosesser. Med Business 360 er dette ikke lenger nødvendig. Integrasjon med SharePoint gjør det nemlig mulig å dele informasjon og utveksle dokumenter uten bruk av e-post eller andre former for oversendelser i et prosjekt- og samarbeidsrom. På denne måten kan man oppnå god informasjonsflyt og korrespondanse, og realisere gevinster ved optimal samhandling. Mange virksomheter opplever også utfordringer knyttet til at viktige drifts- og vedlikeholdsdokumenter verken blir gjort tilgjengelig for resten av organisasjonen eller arkivert på en strukturert måte etter at prosjektet er avsluttet. Dette reduserer både intern kunnskapsdeling og mulighetene for å oppfylle krav til sporbarhet og revisjonskontroll. Med Business 360 unngås denne problematikken ved at all informasjon tilhørende et prosjekt ikke blir gjort utilgjengelig etter at det er avsluttet, men alltid vil være søkbar. Du oppnår dermed gevinstene ved åha full oversikt over all dokumentasjon og informasjon som forvaltes. Vi ba seks leverandører om tilbud, og vurderte tre av løsningene. Vi var alle enige om at Business 360º fra Software Innovation var best. Bjørg Hopstad, Aspelin Ramm ejendom.indd :41:17

6 Business ECM i SharePoint & Office. Enklere blir det ikke! ECM i SharePoint & Office. Enklere blir det ikke! Knytt sammen all data som tilhører hver enkelt eiendom og få et 360 graders perspektiv på informasjon Business 360 er bygget opp rundt en unik objektmodell som skaper en logisk grunnmur i informasjonsstrukturen og sørger for fleksibiliteten som brukeren opplever. Det å knytte sammen all informasjon tilhørende hver enkelt eiendom, og gjøre alt innhold søkbart uavhengig av om man søker på eksempelvis dokument, eiendom eller kontaktperson, gjør at løsningen skiller seg fra konkurrenter og fra CRM-løsninger. Dokument Sak PROSESS Prosjekt Modellen sikrer at all informasjon knyttes sammen og opp mot eiendom, kontakt, dokument, prosjekter, aktiviteter og saker. Brukeren kan veksle mellom disse informasjonselementene uten å miste oversikten, og kan enkelt se hvilke dokumenter som inngår i de ulike sakene og hvilke kontakter som er tilknyttet et prosjekt. Med den unike objektmodellen behandles, lagres og struktureres altså informasjonen på en måte som gjør den tilgjengelig for de ansatte på en rask og logisk måte uansett hvilket felt man søker fra. Med andre ord - Brukeren får et 360 graders perspektiv på informasjon, og har alltid tilgang til relaterte data! En standardløsning klar til å tas i bruk Business 360 er en standardløsning basert på beste praksis, og er bygget på velkjent og utprøvd teknologi. Dette sikrer en rask og enkel implementering, lave driftskostnader og lav risiko. Dyre og tidskrevende tilpasninger unngås og bedriften får en stegvis og trygg innføring av systemet. Kombinasjonen 360 og SharePoint et samspill med synergier Vi har gjort det enkelt for våre kunder ved å bygge Business 360 på velkjent Microsoft-teknologi. Våre kunder kan dermed utføre dokumenthåndtering og saksbehandling i kjente brukeromgivelser. Business 360 er ikke bare bygget i SharePoint, men er en del av SharePoint og er fullstendig integrert med Office applikasjonene. Samspillet mellom Business 360 og SharePoint gjør at våre brukere får det beste fra to verdener ved å knytte sammen samhandlingsmuligheter fra SharePoint med en sterk arkivkjerne og 360 graders søkefunksjonalitet i Business 360. Kontakt Med brukeren i fokus Eiendom Aktivitet Software Innovations ECM-løsning Business 360 er basert på Microsoft SharePoint og Office. Løsningen er utviklet gjennom flere tiår med brukerinnvolvering og gir brukerne de beste forutsetninger for å arbeide strukturert med dokumentog informasjonshåndtering i sitt daglige arbeid. Hvordan? Business 360 lar brukerne enkelt få tilgang til funksjonalitet for dokumenthåndtering akkurat der de trenger det, nemlig direkte i Office-applikasjonen. På denne måten unngår brukeren komplisert tilnærming til dokumenthåndtering ved å måtte navigere mellom ulike brukergrensesnitt. Fordelene er mange både for medarbeider og ejendom.indd :41:18

7 Fordeler for medarbeideren: Trenger ikke lære seg, eller forholde seg til nytt brukergrensesnitt Får en naturlig og intuitiv støtte for dokumentog informasjonshåndtering i sine kjente, daglige brukerflater Unngår tunge rutiner ved å navigere mellom ulike applikasjoner Får direkte og enkel tilgang til relevant informasjon uansett utgangspunkt et 360 graders perspektiv Jobber i rolletilpasset miljø med støtte for prosess og favoritter Sparer tid Fordeler for bedriften: Får en intuitiv løsning som ikke krever merarbeid for de ansatte og som er enkel å ta bruk og anvende på en korrekt måte Oppnår totalt overblikk og kontroll over dokument- og informasjonsflyten Ingen informasjon dupliseres, og ingen informasjon forsvinner Overholder gjeldene regler for arkiv og informasjonshåndtering Får mer effektive prosesser Får en bedre kunnskapsdeling mellom medarbeidere og sikrer felles virksomhetshukommelse Kostnadsbesparelser Rask ROI Økt mobilitet med løsninger på ipad Det blir stadig viktigere for nøkkelpersoner som er mye utenfor kontoret å ha gode offline muligheter og kunne arbeide via ipad. Mange bedrifter som forvalter og drifter eiendommer vil oppleve store fordeler ved å knytte all informasjon opp til en sentral kjerne, samtidig som informasjonen er tilgjengelig lokalt uansett hvor man befinner seg. På denne måten kan virksomheten unngå flaskehalser, spare tid ved gjenfinning av informasjon, sikre tilgang til siste versjon og revisjon og ikke minst yte bedre service mot alle parter, internt og eksternt Software Innovation har utviklet tre ipad-apper for en enklere og mer mobil hverdag 360 eworker - en mobil klient for Business 360 som gir deg rask oversikt og kontroll ved at du kan lese dokumenter og utføre oppaver knyttet til dokumenthåndtering. 360 edocuments lar deg publisere alle typer dokumenter på din ipad i egendefinert mappestruktur. 360 emeetings - appen som gjør deres møter helt papirløse Entras visjon er å være best i klassen, og derfor trenger vi kontroll, for å ha denne kontrollen er det helt avgjørende å har oversikt over all dokumentasjon vi forvalter. Vi ønsker å satse på moderne løsninger som også understøtter fremtidige behov noe vi har funnet i 360 Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i Entra Eiendom ejendom.indd :41:19

8 Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no ejendom.indd :41:19