KursAdmin. Saksbehandlingsrutiner avsluttede kurs i KursAdmin Musikkens Studieforbund. Versjon pr

Transkript

1 KursAdmin Saksbehandlingsrutiner avsluttede kurs i KursAdmin Musikkens Studieforbund

2 Innhold Innledning... 2 Huskeliste saksbehandling avsluttede kurs Sjekke at det er lagt inn kontonummer og SSB-kode på kursarrangør Åpne avsluttede kurs Læreropplysninger og studieplan Kursutgifter - Tilretteleggingstilskudd/Prio-kurs Repertoarliste Registrert frammøte TIMEBEREGNING ALT. 1 FORENKLET FRAMMØTEREGISTRERING ALT 2 ELEKTRONISK FRAMMØTEREGISTRERING Avrunding av kurskvelder til hele og halve timer Slett kursdager som det ikke er ført frammøte på Kurs med færre enn tre deltagere Kontroll av kursets lengde/timetall og sluttdato VED ALTERNATIV 1 FORENKLET FRAMMØTEREGISTERING VED ALTERNATIV 2 ELEKTRONISK FRAMMØTEREGISTERING Gjenavslutning av kurs Kontrollrutiner ved saksbehandling av kurs Vedlegg: SSB-koder Innledning Dette er en veileder for ansatte saksbehandlere i Musikkens studieforbund og fylkesmusikkrådene/kulturnettverkene om den datatekniske saksbehandlingen av rapporterte/avsluttede kurs i KursAdmin. Veilederen er utarbeidet av Ole-Jacob Thorkildsen, Buskerud musikkråd. All saksbehandling etter at kurset er avsluttet skal utføres med at man er pålogget som XXXXXXX musikkråd : Alle endringer blir loggført og kan hentes fram ved behov, men vi anbefaler at man lager en liste over avsluttede kurs og krysser ut at de ulike kontrollrutinene er gjennomført, evt. med kommentarer. Forslag til oppsett på fil for dette er utarbeidet. 2

3 Huskeliste saksbehandling avsluttede kurs Sjekke at kursarrangør er registrert med kontonummer og SSB-kode Åpne kurset Sjekk at det er registrert lærer om kurset har timer med lærer og at kurset har brukt en relevant studieplan For kurs med tilretteleggingstilskudd, prio-kurs og landsomfattende kurs: Sjekk at kopi av utgiftsbilag er lastet opp Sjekk at repertoarliste er lastet opp som vedlegg/fil Frammøteregistrering Kurs med færre enn tre deltagere Kontroller at korrekt timetall og sluttdato er registrert på kurset Gjenavslutt kurset Husk - underskrift av rapport: Ved elektronisk frammøteregistrering, og når kursarrangøren selv har lastet opp frammøteliste som fil erstatter innlogging i KursAdmin signatur på rapportskjema. Når fylkesmusikkrådet har lastet opp frammøteliste som kursarrangøren har sendt på papir/epost og avsluttet kurset (for første gang) på vegne av kursarrangøren må denne frammøtelisten være signert. 3

4 1 Sjekke at det er lagt inn kontonummer og SSB-kode på kursarrangør Det må foretas en sjekk om at det er lagt inn kontonummer og Studieforbundnr (SSB) på alle kursarrangører. Dette gjøres fra Administrasjon - organisasjon og så høyreklikker man på det org.leddet man vil sjekke (se vedlegg tabell Studieforbundskoder (SSB) side 24) Deretter velger man fanen økonomi: 4

5 2 Åpne avsluttede kurs Alle kurs som er ferdig avsluttet av kursarrangør framkommer i Sluttabellen (Administrasjon-Sluttabell): (Se egen veileder for arbeid med rapporter: «For FyMR Veileder Rapportverktøy sept 2013») Slik KursAdmin fungerer pr i dag (april 2014) må alle kurs åpnes før saksbehandling kan foretas. Gå til Vedlikehold av sluttabell. Her vises alle kurs i MSF. Bruk KursId eller navn på arrangør fra sluttabellen for å søke opp kurset: 5

6 Marker det kurset som skal saksbehandles og klikk Åpne kurs. Legg merke til at kurset da blir synlig også for kursarrangør. Gå så til kurssenteret, gjør et søk på KursID og velg det aktuelle kurset i Kurssenteret Marker så det aktuelle kurset. Om man må endre detaljer på kurset klikker man på Rediger slik at man kommer inn i kursveiviseren. 6

7 3 Læreropplysninger og studieplan Navn på lærer skal være registrert i feltet Fagansvarlig om kurset har timer med lærer: Om det ikke er registrert gjøres dette på trinn 1 Kursfakta i kursveiviseren. Det skal også foretas en vurdering om kurset har en relevant studieplan. Om kurset ikke har dette endres studieplan ved å klikke på i ved studieplanopplysningene på trinn 1 kursfakta : Hvis studieplan endres etter at kurset er avsluttet må saksbehandler samtidig oppdatere/hente inn den nye studieplanens tekst under fanene Kursfakta og Kursbevis, før kurset avsluttes på nytt. 7

8 4 Kursutgifter - Tilretteleggingstilskudd/Prio-kurs Kurs som mottar tilretteleggingstilskudd eller tilskudd som Prioriterte/Landsomfattende må dokumentere kursutgifter. Kursregnskap skal legges inn på økonomifanen på kurset: Kopi/skan av originalbilag og kontoutskrift/kvittering som viser at utgiftene er utbetalt skal være lastet opp som fil på kurset, alternativt sendes fylkesmusikkrådet pr. post. Om de er sendt pr. post laster fylkesmusikkrådet opp filene på kurset. I tillegg til kommentar om grunnlaget for behovet for tilrettelegging som søker har lagt inn ved søknad om tilretteleggingstilskudd skal kursarrangør fylle ut «Rapport om tilretteleggingstilskudd» og laste denne opp som fil til kurset. 8

9 5 Repertoarliste Kursarrangør skal laste opp liste over gjennomgått repertoar/læremidler som vedlegg/fil til kurset. Ved å sjekke fanen Filer og notat kan man sjekke om repertoarliste er lastet opp: Ved å klikke på kan man laste ned den opplastede filen. Opplastede filer kan også sees fra trinn 1 Kursfakta i kursveiviseren. 9

10 6 Registrert frammøte TIMEBEREGNING En kurstime er 60 minutter (pause på inntil 15 minutter per time kan inngå). Med utgangspunkt i at en time f.eks. starter kl. 18:00, vil timeberegningen bli som følger: time time ,5 timer ,5 timer timer 2 timer 2,5 timer 2,5 timer KursAdmin summerer automatisk lengde på kurskveldene, og tar altså ikke høyde for disse avrundingsreglene. Det må derfor sjekkes hvilke tidspunkt som er lagt inn i programmet, og evt. legge til tid pr kursdag slik at avrundingen blir korrekt. Kursarrangørene kan registrere frammøte på to alternative måter: Alt 1: Forenklet frammøteregistrering Alt 2: Elektronisk frammøteregistrering Når samlet timetall på avsluttet kurs kommer ut med halvtime (0,5) forhøyes sluttimetallet til nærmeste hele time 10

11 ALT. 1 FORENKLET FRAMMØTEREGISTRERING Om kursarrangøren har valgt denne metoden ser fanen Frammøtereg slik ut: Kursarrangør (eller fylket på vegne av kursarrangøren) skal da ha lastet opp en fil som viser registrert frammøte. Denne kan åpnes/lastes ned fra fanen Fil og notat evt. trinn 1Kursfakta. Se skjermbilder under repertoarliste. Denne frammøtelisten må være signert om det er fylkesmusikkrådet som har lastet opp filen. Totalt antall timer undervisning må beregnes, både for kurset totalt og antall timer deltagelse pr deltager. Husk å bruke korrekt avrunding for hver enkelt kurskveld, jmf tabell på side 10. Disse opplysningene skal kursarrangøren ha lagt inn avslutningsrutinen. Ta vare på denne beregningen og sjekk at korrekte opplysninger er lagt inn når du avslutter kurset på nytt, se 7 Gjenavslutning av kurs. 11

12 ALT 2 ELEKTRONISK FRAMMØTEREGISTRERING Om frammøte er registrert elektronisk ser fanen Frammøtereg slik ut: Knappen Frammøteliste vil på sikt vise det registrerte frammøte på hver deltager som en fil til nedlasting, men fungerer ikke pr. april Det er pr dato usikkert når funksjonen kommer på plass. Ved å klikke på ser man hva som er registrert på hver enkelt deltager og hvilke dager det er registrert frammøte på: 12

13 Her vises alle kursdager som er registrert og lengden på disse. Saksbehandler vurderer om antall øvelser og lengde synes relevant. Avrunding av kurskvelder til hele og halve timer På de kursene som er registrert kurskvelder som ikke er på hel eller halv time må hver kursdag endres slik at lengden pr kursdag enten blir hel eller halv time, jmf. tabellen på side 10. Man må gå inn på hver enkelt kurskveld og endre lengde på kursdagen og antall timer frammøte for hver deltager. Dette gjøres ved å velge kursdagen som må avrundes, deretter å klikke på Endre og justere lengde. 13

14 : Når du da klikker på oppdaterer du lengden på frammøtet for hver enkelt deltager. Husk også å endre totalt antall timer deltagelse på kurset på trinn 1 kursfakta i kursveiviseren. 14

15 Slett kursdager som det ikke er ført frammøte på Kursdagene som er oppført på fanen frammøtereg tilsvarer kursdagene som står i kursveiviserens trinn to: 2 Kursplan. Kursdager som er opprettet men ikke gjennomført/ført frammøte på må slettes. Klikk på kursdagen og velg slett : 15

16 Når kursplan er i samsvar med gjennomførte kursdager vises totalt antall timer gjennomført opplæring i feltet Timer tildelt. Dette timetallet skal samsvare med antall timer som er registrert på 1 kursfakta i kursveiviseren (se avsnitt 8). NB! Pr. april 2014 er det en feil i KursAdmin som gjør det mulig å slette kursdager som det allerede er ført frammøte på. Sjekk derfor alltid om det er ført frammøte på en kursdag før du sletter den. 16

17 7 Kurs med færre enn tre deltagere For kurs med færre enn tre deltagere skal det sendes søknad om dispensasjon til Musikkens studieforbund om dispensasjon fra regelen om minst tre fullførte deltagere på kurset. Om der er omsøkt og godkjent dispensasjon for færre enn 3 deltakere på kurset legges denne godkjenning ved som fil på kurset. (Trinn 1 Kursfakta i kursveiviser) 8 Kontroll av kursets lengde/timetall og sluttdato Det må foretas en sjekk av antall timer med registrert frammøte og hvor mange timer som er registrert på trinn 1 kursfakta i kursveiviseren. Datoen som er lagt inn som sluttdato skal også samsvare med siste dato det er registrert frammøte på. Dette gjelder ved begge alternativene for frammøteregistrering. NB! Når samlet timetall på avsluttet kurs kommer ut med halvtime (0,5) forhøyes sluttimetallet til nærmeste hele time. VED ALTERNATIV 1 FORENKLET FRAMMØTEREGISTERING Sjekk at antall timer på trinn 1 kursfakta i kursveiviseren samsvarer med det man manuelt har regnet seg fram til ved å legge sammen timene på den opplastede frammøtelista. Timetall med desimaler avrundes opp. Sjekk også at sluttdato er i samsvar med frammøtelista (skjermbilde nederst på siden) VED ALTERNATIV 2 ELEKTRONISK FRAMMØTEREGISTERING Antall timer som er registrert i frammøteregistrering/kursplan påvirker ikke antall timer som er registrert på trinn 1 kursfakta. Når dager i kursplanen som ikke er gjennomført/ført frammøte på er slettet vises totalt antall registrerte timer i ruten timer tildelt : Sjekk at dette timetallet samsvarer med antall timer på trinn 1 kursfakta og at slutt er i samsvar med siste kursdag. 17

18 18

19 9 Gjenavslutning av kurs Når punktene over er gjennomgått kan kurset avsluttes på nytt. Klikk på Avslutt kurs i kurssenteret: Oppsummeringene av frammøte som kursarrangørene har lagt inn ved kursavslutningen ligger nå i kolonnen Timer m/lærer og Timer u/lærer: 19

20 KursAdmin legger i utgangspunktet inn antall timer på kurset i kolonnen timer m/lærer-timer u/lærer. Sjekk at disse antall timer i kolonnene Timer m/lærer og Timer u/lærer er i samsvar med de registrerte frammøteopplysningene, enten på opplastet fil eller elektronisk (antall timer i kolonnen timer frammøtereg ). Klikk for å gå videre i kursavslutningsrutinen. På trinn 2 i kursavslutningsrutinen må tidspunkt for når kurset er avholdt og evt. antall fullførte deltagere med tilretteleggingsbehov legges inn på nytt. Klikk På trinn 3 i kursavslutningsrutinen vises på nytt en oppsummering av tilskudd som kurset vil få. Klikk for å gjenavslutte kurset. 20

21 Når kurset er ferdig avsluttet vises det igjen i Sluttabellen : Ferdig saksbehandlede kurs skal legges i utbetalingskø. Trykk «Legg valgte kurs i utbetalingskø» for å avslutte og sende kurset til MSF sentralt for videre behandling/utbetaling av tilskudd. 21

22 10. Kontrollrutiner ved saksbehandling av kurs Daglig leder i fylkesmusikkrådet / kulturnettverket har ansvar for kontroll og kvalitetssikring av hvert enkelt kurs i sitt fylke, med bakgrunn i Lov om voksenopplæring med forskrifter og med utgangpunkt i hver enkelt søknad og rapport: Alle nødvendige opplysninger skal være registrert/opplastet i KursAdmin av kursarrangør, evt skal kursarrangør ha sendt inn signert frammøteliste. Kursarrangørens Kursadministrator registrerer opplysninger om frammøte i KursAdmin og bekrefter registrerte opplysninger ved sin innlogging. Personen må være myndig. Det skal utvises et sunt faglig skjønn med hensyn til om registrerte opplysninger som helhet tilsier at kursopplegget er realistisk og musikkfaglig/ pedagogisk holdbart Sjekklister kontrollgjennomføring Dette skal sjekkes før et kurs godkjennes i KursAdmin: a. Lagsopplysninger - navn på lag og kursleder og om det er innlagt kontonummer på laget b. Kursopplysninger dato for første møtedag, antall møtedager og timer c. Studieplan bruk av godkjent studieplan med påført studieplannummer, evt. veilede kursarrangør i å utarbeide egen studieplan som skal vedlegges søknad og godkjennes før kursstart d. Medlemsorganisasjonstilknytning - er laget aktivt/betalende medlem i en av MSFs medlemsorganisasjoner? Er laget registrert som tilknyttet sin medlemsorganisasjon med SSB-kode i KursAdmin? e. Er foreløpig repertoarliste lastet opp som vedlegg til kurset? f. Tilrettelagt kurs behov for tilretteleggingstilskudd? g. Kursarrangør kan ikke være del av offentlig virksomhet. h. Dersom kursarrangør er en stiftelse skal det søkes styret i MSF om godkjennelse som tilskuddsberettiget kursarrangør ved første gangs registrering av kurs i laget i. Om det søkes tilretteleggingstilskudd skal grunnlaget for hvorfor deltagere trenger tilrettelegging være oppgitt i rutinen for søking om tilretteleggingstilskudd Evt. mangler ved søknaden rettes opp i kommunikasjon med lagets kontaktperson/kursansvarlig før godkjenning/kursstart. 22

23 Dette skal sjekkes etter at et kurs er avsluttet av kursarrangør i KursAdmin: a. Repertoarliste skal være lastet opp som vedlegg til kurset b. Aktivitetens omfang antall dager og timer skal være i henhold til registrert frammøteliste, alternativt opplastet frammøteliste c. Lærer er registrert som Fagansvarlig d. Frammøteregistrering: Frammøte må være registrert med opplysninger om frammøtedager med tider og antall timer deltagelse på hver enkelt deltager, enten ved elektronisk registrering eller ved opplasting av frammøteliste som vedlegg til kurset. Kursarrangørens Kursadministrator registrerer opplysninger om frammøte i KursAdmin og bekrefter registrerte opplysninger ved sin innlogging. Personen må være myndig. e. Samlet timetall i kolonnene timer m/lærer og timer u/ lærer på hver enkelt deltager i trinn 1 i kursavslutningsrutine: Dette skal samsvare med antall timer registrert i elektronisk frammøteregistrering eller opplastet frammøteliste f. Dersom samlet timetall på avsluttet kurs kommer ut med halvtime (0,5) forhøyes sluttimetallet til nærmeste hele time g. Kursutgifter må være registrert på fanen økonomi og kopi av originalbilag, kopi av kontoutskrift/kvittering og evt «Rapport om tilretteleggingstilskudd» må lastes opp som vedlegg til kurset (for landsomfattende kurs, prioriterte emner og tilretteleggingstilskudd) h. Kopi av brev om innvilget dispensasjon for færre enn 3 deltakere skal lastes opp som vedlegg på kurset i. Det foretas en nøye sjekk av kurs o o med svært høyt timetall ta kontakt med kursansvarlig ved tvil om deltakeres identitet og alder få tilsendt medlemsliste fra laget, evt. ta kontakt med Skattekontoret for sjekk mot det sentrale folkeregisteret. Evt. endring av rapporter i forhold til det som er oppgitt av laget (antall timer, møtedager eller gruppesammensetning), bør meldes tilbake til kursarrangøren og føres inn under «Notater» i KursAdmin. Rapporten «Saksbehandlingstabell Kan justeres» i KursAdmin anbefales brukt i kontrollen av avsluttede kurs. Stikkprøvekontroll Hvert semester skal fylkesledd i MSF gjennomføre en stikkprøvekontroll av 1 % av kursene, minst 2 kurs pr. semester. Stikkprøvekontrollen skal dokumenteres på eget rapportskjema. Kontrollen skal omfatte: a. Det foretas en fornyet sjekk av punktene a i b. Lærer skal kontaktes for å få bekreftet at studieplanen er fulgt og at rapporterte timer og deltakere er i overensstemmelse med gjennomført aktivitet. For tiltak uten lærer skal Kursansvarlig /laget kontaktes Rapportskjema for stikkprøven sendes Musikkens studieforbund: msf@musikk.no 23

24 11 Vedlegg: SSB-koder Se side 4 i veiledningen: Medlemsorganisasjonstilknytning i KursAdmin: SSBnr Organisasjon 201 Norsk sangerforum 202 Norges kirkesangforbund 203 Norsk Sangerforbund 204 Norsk viseforum 205 Norsk Festivalsangerforbund 211 Ung i Kor 212 Ung Kirkesang 221 Foreningen Norske Kordirigenter 301 Korpsnett Norge 401 Norske Symfoni-Orkestres Landsforbund 402 Norsk Kammermusikkforbund 411 De Unges Orkesterforbund 421 Norske Trekkspilleres Landsforbund 422 Norsk Mandolin- og Balalaikaorkesterforbund 423 Norsk Munnspillforum 501 bandorg 502 AKKS Norge 503 Norsk Rockforbund 504 Norsk Country Musikk Forbund 511 Norsk jazzforum 521 FolkOrg 601 Dissimilis Norge 602 Pascal Norge 611 Norsk forening for musikkterapi 621 Foreningen Musikk fra livets begynnelse 622 Musikk i Skolen 651 Klassisk Når kursarrangør er et regionalt eller lokalt ledd av Musikkens studieforbund skal det ikke fylles inn noe i feltet Studieforbundnr (SSB). 24