Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos Block Watne AS under tildeling for 2015,

Transkript

1 Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos Block Watne AS under tildeling for 2015,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Samlet vurdering og konklusjon... 9

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Block Watne AS søkte om tilskudd til fire prosjekter fra programmet Kompetansepluss arbeid (tidligere Basiskompetanse i arbeidslivet) for Søknadene ble innvilget med i alt kr Kompetanse Norge varslet i brev av tilsyn med Block Watne AS. Formålet med tilsynet var å føre kontroll med at tilskuddet ble benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene i tilsynet var kontroll med grunnlaget for tildeling, jfr. søknad, kontroll med at tilskuddet ble brukt i samsvar med tilsagnsbrev, utlysning og kontroll av økonomirapport med underliggende dokumentasjon. I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon for prosjekt B2149: Informasjonsmateriell i forbindelse med opplæringen Avtale mellom virksomhet og tilbyder Dokumentasjon på kartlegging Dokumentasjon på læringsutbytte Dokumentasjon på oppmøte Rapport vedrørende opplæringen Annen relevant dokumentasjon for opplæringen For de øvrige prosjektene ba vi om å få tilsendt dokumentasjon som grunnlag for stikkprøver. Tilsynet ble gjennomført den i Block Watnes lokaler i Oslo, ved seniorrådgiver Ane Nøstvold (nå seksjonsleder) og rådgiver Uzoma Florence Egbosi. For Block Watne møtte Bjørn Einar Skoglund (direktør), Espen Skistad (kvalitetssjef), Trude Gjesting (fra ikt-huset) og Pia Bakke Pedersen (fra Folkeuniversitetet Øst). Bjørn Einar Skoglund gav først en kort presentasjon av Block Watnes virksomhet. Ane Nøstvold orienterte deretter om tilsyn og om prosessen fram til endelig tilsynsrapport. Endelig rapport offentliggjøres på Kompetanse Norges hjemmeside og sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Block Watne AS er søker i prosjektet. Opplæringstilbyder er Folkeuniversitetet Øst. Bedriften opplyste at partene tidligere har samarbeidet om et forprosjekt i bygg og anlegg og at det var tilbyder som først tok kontakt. Tilbyder og etterspørrer hadde samtaler og ble enige om kursenes innhold, varighet og deltakertall. På denne bakgrunn skrev bedriften søknaden. Kompetanse Norge fikk tilsendt skriftlig avtale mellom partene. I følge denne hadde tilbyder ansvaret for kartlegging, pedagogisk opplegg, føring av frammøtelister og oppfølging av deltakerne. Bedriften sto for forankring, rekruttering av deltakere og rapporteringer til Kompetanse Norge. Tilbyder utarbeidet informasjonsmateriell om kurset og bedriften avholdt informasjonsmøte. For å sikre god motivasjon var det enighet om å redusere antall grupper og tematisk fokus underveis. Ingen merknad. 2.2 Prosjektets innledende fase Vi fikk opplyst at deltakerne som ønsket opplæring meldte sin interesse til ledelsen i bedriften, og ble bedt om å skrive hvorfor de ville delta. På bakgrunn av interesse og fastlagt maksimum antall, ble deltakerne valgt av bedriftens ledelse. Bedriften kartla deltakernes behov og ønsker i forkant av opplæringen, og tilbyder planla å kartlegge deltakerne opp mot læringsmålene for lesing/skriving, muntlig og data, men dette ble ikke gjennomført fullt ut grunnet dårlig tilpasset materiale. Bedriften hadde samtaler med deltakerne etter kartleggingen for å få vite hva de ville lære på kurs, og dette ble videreformidlet til tilbyder. Kartleggingen er ikke dokumentert. Dokumentasjon av gjennomført kartlegging var ikke et krav i Ingen merknad. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Tilsagnet omfattet 80 deltakere, fordelt på fem grupper á 80 timer i lesing, skriving, muntlig og digitale ferdigheter. Block Watne varslet i e-post av om at omfanget ble redusert til 3 grupper á 50 timer. Økonomirapporten viser at 21 deltakere fordelt på 2 grupper begynte og samtlige fullførte kurs på 50 timer. Tilbyder opplyste at kursomfanget ble redusert underveis for å kunne ivareta tett oppfølging og motivasjon for et optimalt læringsutbytte. Det foreligger frammøtelister som dokumenterer frammøtet. Listene viser kursansvarlig og kurssted, deltakernes navn, adresse og fødselsdato, kursdatoer og klokkeslett. Tilbyder praktiserer et frammøtekrav på 75 % for å få kursbevis. Kontaktpersonen i bedriften var til stede på kontoret under kurset og fulgte opp frammøtet. Tilbyder opplyste at deltakerne samtykket til registrering med fødselsnummer, men at de ikke hadde gode rutiner for å informere om registrering av fødselsnummer. Tilbyder har nå endret rutinen slik at deltakerne informeres om registrering av fødselsnummer.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Kompetanse Norge mottok undervisningsplan for kursene. Tilbyder opplyste at det har vært et tett samarbeid med bedriften for å tilpasse opplæringen til både bedriften og deltakernes behov. Kursholder har selv mesterbrev som tømrer. Tilbyder og etterspørrer har drøftet programmets læringsmål i møte. Yrkesprofilen for tømrere ble benyttet som grunnlag for opplæringen, dessuten ble det anvendt bedriftsinternt materiell. De fleste deltakerne er tømrere med fagbrev avlagt for mange år siden. Kursene har i hovedsak vært kunnskapsoppdatering slik at de er best mulig rustet for utviklingen i arbeidslivet. Kompetanse Norge presiserer at deltakerne skal informeres om registrering av fødselsnummer. Samtykkeerklæring skal forelegges deltakerne, som selv tar avgjørelsen om de vil oppgi fullt fødselsnummer. Kompetanse Norge registrerer at tilbyder har endret sin praksis på dette området. Mottatt undervisningsplan og samtaler under tilsynet gir ingen grunn til å tro at opplæringen ble gjennomført utenfor rammene av læringsmålene. 2.4 Effekter av opplæringen Lærer foretok muntlig og skriftlig evaluering av opplæringen, men det foreligger ikke referat fra denne. Deltakerne ble ikke kartlagt i etterkant av opplæringen fordi tilbyder savnet verktøy for dette. Kompetanse Norge fikk framlagt tilbyders sluttrapport som viser deltakernes vurdering av kurset. Denne bygger på gjennomført underveisevaluering og viser at deltakerne var fornøyde med opplæringen, og at de har hatt stort utbytte av kurset. Flere av deltakerne ønsket flere kurs med mer faglig innhold. Bedriften opplyste at deltakerne er mer motiverte og har lyst til å lære om Block Watnes boligbygging. Dette gir dem økt innsikt i kunderelasjoner og mulighet for å oppnå høyere lønn. Tilbyder sa at de har fått gode tilbakemeldinger fra ledelsen i bedriften. Bedriften fortalte at kurset har bidratt til å øke deltakernes mestringsnivå. Ingen merknad. 2.5 Økonomi Opplæringen har i hovedsak foregått i arbeidstiden slik at bedriftens egenandel er knyttet til lønn. I tillegg har bedriften bidratt med bevertning og kurslokale. Tilskudd for dette prosjektet er kr for 400 timer opplæring. På grunnlag av 100 innrapporterte timer i økonomisk rapport har Kompetanse Norge utbetalt kr Det er lagt fram fakturaer på til sammen kr Det er ikke krav om revisorrapport for tilskudd under kr , men rapporten skal være signert av daglig leder og regnskapsansvarlig. Mottatt økonomirapport er signert av bedriftens direktør og regnskapsansvarlig. Innsendte frammøtelister med angitt varighet hver kursdag viser at det er gjennomført opplæring for 2 grupper i perioden august 2015 til oktober 2016 med totalt 80,5 timer. På spørsmål om hvorfor det er innrapportert 100 timer på økonomirapporten, fortalte tilbyder at en undervisningstime i deres rutine har en varighet på 45 minutter. Dette gir rom for 100 timer opplæring innen rammen som

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 er oppgitt. Videre opplyste tilbyder at rutinen nå er endret til 60 minutter inklusive pauser. Block Watne var enig med Kompetanse Norge i at det er levert for få timer. Det er et betydelig avvik mellom antall deltakere og timer oppgitt i søknaden og hva som faktisk er avholdt. Dette er dels kommunisert til Kompetanse Norge. Kompetanse Norge understreker at et realistisk kursomfang bør tilstrebes ved søknad slik at ubenyttede midler kan tildeles andre prosjekter. I tilsagnsbrevet for 2015 står det at «midlene skal benyttes til antall opplæringstimer som er oppgitt i tilsagnsbrevet.» Kompetanse Norge medgir at det i utlysningsteksten for 2015 ikke er noe eksplisitt forbud mot den praksis som her er lagt til grunn for timeberegningen. Vi er likevel av den oppfatning at en klokketime, altså 60 minutter, etter en alminnelig forståelse bør legges til grunn som en opplæringstime i Kompetansepluss. Kompetanse Norge vurderer at det eksplisitt bør framgå dersom en annen timeberegning skal legges til grunn. På grunnlag av framlagt dokumentasjon mener Kompetanse Norge at det i prosjekt B2149 er gjennomført 80,5 opplæringstimer. Det innebærer et avvik på 19,5 timer i forhold til antallet timer oppgitt i økonomisk rapport. Kompetanse Norge vil vurdere å kreve tilbake utbetalt tilskudd tilsvarende 19,5 færre gjennomførte opplæringstimer enn rapportert, kr Kommentarer fra Block Watne: Block Watne har i brev kommentert foreløpig rapport med varsel om mulig vedtak. De mener det er gitt undervisningstider i henhold til søknaden. I dialog med Folkeuniversiteters lærer la de opp til et intensivt undervisningsopplegg med betalt arbeidstid fra Block Watne i 1,5 timer og resten av kurskveldene gikk på deltakernes fritid. Det var en pedagogisk vurdering å holde få og korte pauser slik at deltakerne ikke mistet «flyten» i arbeidet. Det anføres at læreren som regel kom minutter før oppstart og ble igjen tilsvarende tid i etterkant av kurset, slik at de som hadde behov for å få ekstra 1-1 veiledning fikk adgang til dette. Selv om denne tiden ikke er rapportert, mener Block Watne at dette forholdet bør hensyntas. Ny vurdering av Kompetanse Norge: Med hensyn til at det er gitt mulighet for individuell veiledning i etterkant av kurset, er vår vurdering: Tilsagnet om tilskudd fra Kompetansepluss arbeid er gitt på grunnlag av antall grupper og timer per gruppe. Opplæringen forutsetter samtidighet og åpner ikke for individuelle veiledningstimer. Tilbyder burde være kjent med at en opplæringstime er 60 minutter, jf 2 i Forskrift om studieforbund og nettskoler. Antall opplæringstimer er et viktig element i beregningsgrunnlaget for tilskudd. Kompetanse Norge fastholder at det i prosjekt B2149 er gjennomført 80,5 opplæringstimer, som er et avvik på 19,5 timer i forhold til rapporterte timer.

8 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN I KAP 3 3. Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Sammenheng mellom søknad og sluttrapportering Ikt-huset er tilbyder i de tre andre prosjektene (B2150, B2151 og B2152). Alle søknadene gjaldt ferdighetene muntlig og IKT og omfattet i alt 121 deltakere fordelt på 11 grupper. Samlet tilsagn for de tre prosjektene var kr for 360 timer. Økonomiske rapporter viser at alle gruppene er gjennomført med omsøkt timetall og totalt 96 deltakere. Vi fikk opplyst at deltakerne var motiverte for å gå på kurs og at gjennomsnittet for antall deltakere som startet var ca 80 prosent i forhold til antallet oppgitt i søknadene. Søknadene viser at deltakernes utdanningsnivå er yrkesfaglig videregående skole. Dette samsvarer med opplysningene som er registrert Kompetanseplussbasen. Ingen merknad. 3.2 Gjennomført opplæring Kompetanse Norge mottok kontrakt mellom tilbyder og etterspørrer, kurskalender, kursopplegg og eksempler på oppgaver fra kursene. Opplæringen var lagt til arbeidsstedet for de ulike gruppene (Arendal, Bergen, Jæren og Ålesund) og foregikk på ettermiddagen fra kl til Omlag halvparten av kurstiden var lagt til arbeidstiden, og utgjorde bedriftens egenandel. Vi fikk dessuten tilsendt frammøtelistene for prosjektene. Listene viser deltakernes navn, kurssted, kursdatoer, men ikke klokkeslett for opplæring. Etter tilsynet mottok Kompetanse Norge nye frammøtelister som viser klokkeslett. Frammøtelistene kan sammenholdes mot registreringer i Kompetanseplussbasen og dokumenterer antall timer gjennomført. Under tilsynet ble det opplyst at deltakerne ikke har oppgitt personnummer. På spørsmål om hvorfor, svarte Ikt-huset at de synes det er mye arbeid å registrere opplysningene. Dessuten mente de at deltakerne ikke var bekvem med å oppgi personnummeret. Kompetanse Norge har mottatt økonomirapporter med underliggende bilag. Ingen av prosjektene har en tilskuddsramme som overstiger kr , som er grensen for krav om revisorrapport. Mottatte økonomirapporter er signert av daglig leder og regnskapsansvarlig fra Ikt-huset, i samsvar med kravet. Framlagte kursplaner, eksempler på oppgaver benyttet i kursene og opplysninger gitt under tilsynet tilsier at opplæringen er innenfor programmets læringsmål med fokus på grunnleggende ferdigheter. Kompetanse Norge presiserer at samtykkeerklæring om fødselsnummer skal forelegges deltakerne, som selv tar avgjørelsen om de vil oppgi fullt fødselsnummer. Kompetanse Norge ber om at Ikt-huset endrer sine praksis på dette området.

9 SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON 9 KAP 4 4. Samlet vurdering og konklusjon Når det gjelder 1. gjennomgang av prosjekt B kontroll i de øvrige tre prosjektene under 2015-tildelingen finner Kompetanse Norge at kursdeltakerne er innenfor programmets målgruppe for alle prosjektene. at opplæringen har vært innenfor læringsmålene for grunnleggende ferdigheter. Tilsagnet for prosjekt B2514 var totalt 400 timer for 5 grupper. Block Watne varslet under vegs om at omfanget ble redusert til 3 grupper á 50 timer. Sluttrapporten omfatter 100 timer for to 2 grupper. Kompetanse Norge understreker at det bør tilstrebes et realistisk kursomfang ved søknad slik at ubenyttede midler kan tildeles andre prosjekter. Tilsynet har avdekket at antallet faktisk gjennomførte timer opplæring for prosjekt B2149 er 80,5, eller 19,5 timer mindre enn antall rapporterte timer. Kompetanse Norge mener tildelingen tilsier at det bare er rom for én undervisningstime i en klokketime, samt at tid for eventuell individuell veiledning ikke inngår. På denne bakgrunn konkluderer Kompetanse Norge med at det er utbetalt tilskudd til 19,5 timer for mye, tilsvarende kr (19,5 x 1 300) til prosjekt B2514. Block Watne må betale tilbake avviket mellom rapporterte og gjennomførte timer. Vedtak om tilbakebetaling sendes i eget brev sammen med endelig tilsynsrapport.

10 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no