Rapport fra tilsyn med Kompetansepluss-prosjekter hos Abbra Norge AS under tildelingen for

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Kompetansepluss-prosjekter hos Abbra Norge AS under tildelingen for

2 MANDAT 2 Mandat Det fremgår av Tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning... 4 Etterspurt dokumentasjon ble mottatt til fastsatt frist Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i alle prosjektene under 2015-tildelingen Samlet vurdering... 12

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Abbra Norge AS ble etablert i Selskapet er enmannsbedrift og produksjon, opplæring og rådgiving i praktisk databruk som formål. Abbra Norge fikk i 2015 tildelt midler til 12 prosjekter, hvorav 11 prosjekter er gjennomført. Ett prosjekt ble kansellert fordi etterspørrer ikke hadde tid til å gjennomføre opplæringen. Kompetanse Norge varselet i brev av tilsyn med Abbra Norge. Formålet med tilsynet var å føre kontroll med at tilskuddet ble benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene i tilsynet var å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad. I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon for ett av prosjektene B2075: Informasjonsmateriell om kurstilbudet overfor bedriften og deltakerne Avtale mellom virksomhet og tilbyder Dokumentasjon på kartlegging Dokumentasjon på læringsutbytte Dokumentasjon på oppmøte Rapport vedrørende opplæringen Annen relevant dokumentasjon for opplæringen Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten For de øvrige 10 prosjektene, ba vi om å få tilsendt frammøtelister. Vi fikk tilsendt frammøtelister, samtykkeerklæringer og kursbevis. Etterspurt dokumentasjon ble mottatt til fastsatt frist. Tilsynet ble gjennomført den i Kompetanse Norges lokaler i Oslo ved seniorrådgiver Sigrun Røstad og rådgiver Uzoma Florence Egbosi. For Abbra Norge møtte daglig leder Tom Langeland. Uzoma Florence Egbosi orienterte om en for tilsyn, om prosessen fram til endelig rapport og om rapportens status. Tom Langeland orienterte avslutningsvis om Abbras metodikk. Kurskonseptet legger vekt på å tilpasse opplæringen til bedriftens behov og ønsker, at kursdokumenter er tilgjengelig på logg og kursinstruktør reiser ut til bedriftene.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Intensjonsavtale mellom etterspørrer og tilbyder på søketidspunktet Etterspørrerne i prosjektet er Norsk Sjømannsforbund, Color Line Crew AS, Hurtigruten Sjø AS og Norsk Sjøoffiserforbund. Abbra Norge tok første kontakt med Norsk Sjømannsforbund og det ble inngått en skriftlig avtale den Avtalen viser at Abbra Norge var ansvarlig for å skrive søknad, faglig innhold, kartlegging av deltakerne, registering av deltakere i kursbasen, gjennomføring av opplæringen, føring av oppmøtelister, evaluering etter opplæringen og rapportering til Kompetanse Norge. Norsk Sjømannsforbund var ansvarlig for å informere medlemmer og ansatte om tilbudet, stille kurslokaler til disposisjon, dekke reise- og oppholdsutgifter for instruktør, beverting og fylle ut brukerevalueringsskjema Avklart oppgavefordeling mellom etterspørrer og tilbyder Tom Langeland fortalte at samarbeidet fungert godt, og at det ikke vært uenighet når det gjelder fordeling av arbeidsoppgaver mellom partene. Det vært jevnlig e-post korrespondanser mellom partene i løpet av prosjektperioden. Vurdering av forholdet mellom etterspørrer og tilbyder: Ingen merknad 2.2 Prosjektets innledende fase Beskrivelse av motivasjons- og kartleggingstiltak Kompetanse Norge spurte om hvordan Abbra Norge kom fram til antall deltakere som inngikk i søknaden. Tom Langeland forklarte at han lagde et estimat på antall ansatte opplæringen kunne være aktuell for, basert på erfaringer fra tidligere avholdelser og samtaler med Norsk Sjømannsforbund. Deretter ble det utført en kartlegging om læringsbehov og deltakernes nivå ved kursstart. Dette er dokumentert i en blogg Kartleggingsverktøy Deltakerne ble kartlagt med It-barometer Dokumentasjon av kartlegging Resultater fra It-barometeret er innsendt i forkant av tilsynet. Vurdering av prosjektets innledende fase: Ingen merknad. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Opplæringens forløp skal være i samsvar med forutsetningene Søknaden lyder på 100 deltakere fra Norsk Sjømannsforbund, Color Line, Hurtigruten Sjø AS og Norsk Sjøoffiserforbund. Antall omsøkte deltakere ble redusert med 30 personer av Kompetanse Norge, på grunn av at to av etterspørrerne er medlemsorganisasjoner. Abbra Norge opplyste at estimatet om antall deltakere ble laget sammen med etterspørrerne.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Deltakerregistrering og dokumentasjon av frammøte. Kompetanse Norge hadde på forhånd fått tilsendt frammøtelister for kurset. Abbra Norge orienterte at listene er fylt ut sammen med deltakerne som en del av opplæringen. Utfylte lister blir gjennomgått på storskjerm dagen etter. Listene viser kursnummer, kursgruppe, deltakernes navn, dato, antall undervisningstimer og opplysninger om deltakerne fått kursbevis. Hver samling ble gjennomført som en firedagers samling på 30 timer Registrering av personnummer Deltakerne fylt ut samtykkeerklæring uten fullt fødselsnummer. På spørsmål om hvorfor personnummer ikke er oppgitt, orienterte Abbra Norge at deltakerne ble informert om registrering av deltakeropplysninger på første kursdag. Abbra Norge oppfordret ikke deltakerne til å oppgi fullt fødselsnummer, fordi en del av opplæringen handler om nettvett Samsvar mellom oppgitte ferdigheter i søknad og ferdighetene som inngikk i opplæringen Det er søkt om opplæring i digitale ferdigheter. Det er framlagt rapport som viser at det er gjennomført aktivitet i oppgitt ferdighet Opplæringen skal være innen rammen av læringsmålene Mottatt rapport og dokumentasjon gir ingen grunn til å tro at opplæringen er gjennomført utenom rammene av kompetansemålene Tilbudet skal være tilpasset virksomhetens behov og tilbyder skal sette seg inn i deltakernes daglige oppgaver Abbra Norge opplyste at opplæringen var tilpasset virksomheten og deltakernes behov. Virksomheten hadde intervju med deltakerne i forkant av opplæringen. Læringsplanen ble endret underveis etter samtaler med deltakerne Deltakerne ligger innenfor programmets målgruppe Samtlige deltakere unntatt fem er registrert med grunnskole som høyest fullførte utdanning i basen. Stillingskategori, utdanningsnivå og testet ferdighet tyder på at deltakerne var innenfor programmets målgruppe. Vurdering av organisering og gjennomføring av opplæringen: Kompetanse Norge presiserer: Samtykkeerklæring om fødselsnummer skal forelegges deltakerne, som selv tar av gjørelsen om de vil oppgi fullt fødselsnummer. Kompetanse Norge ber om at Abbra Norge endrer sine praksis på dette området. Ellers ingen merknad. 2.4 I etterkant av opplæringen Læringsutbytte for deltakerne Det er gjennomført en kartlegging av deltakerne i etterkant av opplæringen. Dokumentasjonen er sendt inn i forkant av tilsynet. Dokumentasjonen viser at deltakerne synes at kurset var lærerikt og at innholdet var bra.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Nytte for virksomheten Abbra Norge ingen dokumentasjon på dette. Bedriften ikke hatt praksisen med å innhente dokumentasjon om nytte for virksomheten. Abbra Norge tatt initiativ til endre sin praksis for dette slik at virksomhetens nytte av opplæringen dokumenteres. Vurdering av effekter av opplæringen: Ingen merknad. 2.5 Økonomi Egenandel Abbra Norge opplyste at kurset var gratis for deltakerne. Etterspørrerne stilt kurslokale til disposisjon, sørget for beverting og hatt noen administrative oppgaver Revisorattestert økonomirapport Abbra Norge søkte og fikk innvilget kr til opplæring i 240 timer for 70 deltakere. Innsendt økonomirapport viser at 44 av 57 påmeldte fullført kurset. Revisorattestert økonomirapport for prosjektet er innsendt til frist og viser at gjennomført timetall er i samsvar med tilsagnet. Revisor er Mari Østbø fra Revisorgruppen FMØ DA i Oslo Gjennomførte timer Kompetanse Norge gjennomgått mottatte frammøtelister for kurset. Dokumentasjonen viser at det er gitt opplæring i riktig antall timer. Abbra Norge opplyste at en undervisningstime var på 60 minutter inklusive pauser. Vurdering av økonomi: Ingen merknad.

8 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER 2015-TILDELINGEN 8 KAP 3 3. Kontroller i alle prosjektene under 2015-tildelingen Frafall mellom søknad og oppstartsregistrering I tre av de 10 prosjektene i 2015 startet så godt som alle deltakere det er søkt om. I de andre prosjektene det vært færre deltakere enn det ble søkt om. Dette er særlig tilfellet for prosjekt B2080, B2081 og B2082 med mindre enn 30 % av omsøkt deltakertall. Abbra Norge fortalte at noen av grunnene til den lave deltakelse vært manglende motivasjon, få påmeldte til kurs og dårlig forankring på grunn av samarbeid med mange virksomheter på ett og samme prosjekt. Videre opplyste Tom Langeland at Abbra Norge bruker estimat når det skal beregnes antall deltakere og timer. Abbra Norge anslår oftest et høyere estimat enn det som er realiserbart fordi de er usikre på om søknaden blir innvilget. Flere av kursene hatt færre deltakere enn oppgitt i søknaden. Urealistiske deltakertall i søknaden kan føre til at en søknad får tilskudd på feil grunnlag. Søker skal tilstrebe realistiske deltakertall og timer i søknaden. Deltakerregistrering Kompetanse Norge fikk tilsendt deltakerlistene vi ba om, og konstaterer at det foreligger deltakerlister. Deltakerlistene viser navn, dato, gruppe og antall timer. Listene er kontrollerbare mot deltakerregisteringen i basen. Abbra Norge 50 % - 75 % fullføringskrav, også for å få fullstendig kursbevis. Målgruppe Søknadene fra Abbra Norge for samtlige 2015-prosjekter viser at deltakernes utdanningsnivå er ingen fullført utdanning, Vgs allmennfaglig og Vgs yrkesfaglig. Utfylte samtykkeskjemaer for prosjektene (B2071, B2074, B2078, B2079 og B2080) viser at antall deltakere med er mer enn 60 %. For ett av prosjektene (B2074), samtlige deltakere. På spørsmål om hvorfor det er høy andel deltakere med, opplyste Tom Langeland at han ikke var klar over dette på søknadstidspunktet. Han orienterte følgende om prosjektene; deltakere på kurs B2074 var sykepleiere og helsefagarbeidere med utdanning fra utlandet, men at de ikke arbeider i profesjonen de er utdannet for. En av deltakerne i dette prosjektet etter opplæringen startet yrkesrettet opplæring innen sin profesjon. For kursene B2078 og B2079, er etterspørrende næringsforeninger med ulike gründerbedrifter. Abbra Norge var ikke klar over utdanningsen til deltakerne da søknaden ble innsendt. For prosjekt B2080, viste han til kommunikasjonslogg med ledelsen hvor han presiserte at målgruppen for opplæringen er deltakere med ingen fullført utdanning. Ledelsen tok direkte kontakt med Kompetanse Norge og skal ha fått innvilget målgruppen i e-post av E-posten viser imidlertid ikke til godkjenning av målgruppen, men til en presisering om at Abbra Norge ikke kunne dele 30 timers kurs til 15 timers kurs i grunnleggende ferdigheter. Abbra Norge innrettet seg etter e-posten og endret sin praksis på dette.

9 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER 2015-TILDELINGEN 9 KAP 3 Abbra Norge orienterte om utfordringene ved å samarbeide med mange etterspørrere i ett og samme prosjekt. Han opplyste at de vil endre sin praksis på dette. Abbra Norge skal tilstrebe i søknadsfasen å samle inne alle opplysninger som er nødvendige for søknaden. Søknader som er fremmet med feil målgruppe kan føre til at en søknad får tilskudd på feil grunnlag. Innhold Søknader, fremlagte opplæringsplaner og samtaler i møtet indikerer ikke at opplæringen i kursene beveget seg utenfor læringsmålene i grunnleggende ferdigheter. Kompetanse Norge sett på hvordan Abbra Norge reklamerer om ordningen på sin nettside. Det fremgår av nettside at «kursprisen dekkes av Kompetanse Norge» under Kompetansepluss. Abbra Norge ble gjort oppmerksom på at formuleringen er uheldig sett i forhold til kravet i Kompetansepluss om at virksomheten skal bidra med egenandel. Abbra Norge svarte med at informasjonen skal skrives om. Kompetanse Norge tar til etterretning at Abbra Norge vil endre informasjonen om Kompetansepluss på sin hjemmeside og presisere kravet om egenandel for virksomhetene. Revisjon Tre av elleve prosjekter en tilskuddsramme som overstiger kroner. For disse forelå det revisorattestasjon. Ingen merknad. Økonomi (a) Økonomirapporter: Kompetanse Norge bedt om og fått tilsendt bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten. Ingen merknad.

10 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER 2015-TILDELINGEN 10 KAP 3 Tabellen nedenfor viser oversikt over funnene hva angår undervisningstimer, antall deltakere og målgruppe. Prosjekt Innvilget tilskudd Timeramme tilsvarende tilskudd Timer reelt gjennomført Antall deltakere jf. tilsagn Antall deltatt deltakere Timer uten dokumentasjon B B Merknad 7 av 13 deltakere B B Samtlige deltakere universitet/ høyskole B av 57 deltakere B av 12 deltakere B av 10 deltakere B B B B Sum av 26 deltakere 3 av 17 deltakere 1 av 31 deltakere 3 av 21 deltakere (b) Gjennomførte timer: For tre prosjekter er det stort avvik mellom timeramme, jf. tilsagnsbrev og reelt gjennomførte timer. Abbra Norge forklarer at avvikene skyldes sykemeldinger, oppsigelser og omfordeling av arbeidsoppgaver. Endringene for hvert prosjekt er kommunisert til Kompetanse Norge.

11 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER 2015-TILDELINGEN 11 KAP 3 Oversikten viser større avvik i deltakertallet for 5 prosjekter. Antallet per gruppe er til dels kritisk lavt. Når det gjelder gjennomførte timer, representerer avviket for tre prosjekter (B2080, B2081, B2082) 900 timer eller ca. 49,2 % av samlet tildelt timer for de 11 prosjektene. Det representerer et tilskudd på kr (900 * kr 1 300) som kunne vært anvendt til andre søkere.

12 SAMLET VURDERING 12 KAP 4 4. Samlet vurdering Når det gjelder 1. gjennomgang av prosjekt B kontroller i alle prosjekter under 2015-tildelingen finner Kompetanse Norge at kursdeltakerne er innenfor programmets målgruppe for 6 prosjekter, men at det betydelig avvik for fem prosjekter. at opplæringen vært innenfor læringsmålene for grunnleggende ferdigheter. at det vært et betydelig avvik i antall deltakere i forhold til søknadene. Tilsynet gir grunnlag for følgende presiseringer: Søker skal tilstrebe realistiske deltakerantall i søknaden Søker skal tilstrebe realistiske målgrupper i søknaden Samtykkeerklæringer om fødselsnummer skal foreligges deltakerne, som selv avgjør om de vil oppgi fullt fødselsnummer Kompetanse Norge tar til etterretning at Abbra Norge tatt initiativ til å bedre rutinene når det gjelder forankring og samarbeid med etterspørrere.

13 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no