Rapport fra tilsyn med prosjekt i Kompetansepluss under tildeling for 2016 ABS AS,

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med prosjekt i Kompetansepluss under tildeling for 2016 ABS AS,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2018 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10, annet ledd sikring av kontrolladgang. Rapport fra gjennomført tilsyn oversendes Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen og offentliggjøres på kompetanse Norges hjemmeside. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Formålet med tilsynet Tilsagn om tilskudd Grunnlagsdokumenter for tilsynet Gjennomføringen av tilsynet Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Prosjektets innledende fase Organisering og gjennomføring av opplæringen Måloppnåelse og effekter av opplæringen Økonomi Oppsummering og konklusjon... 11

4 INNLEDNING 4 KAP 1 1. Innledning 1.1 Formålet med tilsynet Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet er benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. 1.2 Tilsagn om tilskudd Andreas Bjørge Seafood AS, registrert under bransjen "engroshandel med fisk, skalldyr og bløtdyr", er morselskapet i konsernet og står som søker og tilskuddsmottaker på prosjekt B2640. Bedriften fikk for 2016 tilsagn om tilskudd på kr under Kompetansepluss arbeid 2016 til prosjekt B2640 for fire kurs på i alt 680 timer for 35 deltakere. Kursene omfattet ferdighetene norsk, muntlig og data. I e-post , sammen med oversending av økonomisk rapport til Kompetanse Norge, skriver daglig leder Erling Bjørge: «Grunnen til at det er Andreas Bjørge Seafood AS som er registrert som søker beror på en misforståelse. Saksbehandleren i Brisk har nok antatt at når jeg nevnte at ABS AS kunne være interessert i å tilby våre ansatte fra Lithauen undervisning i norsk, så var det en forkortelse for Andreas Bjørge Seafood AS. Men etter 2010 ble ABS AS stiftet som eget selskap for å drive med produksjon av fiskeprodukter, mens Andreas Bjørge Seafood AS skulle drive med trading virksomhet. Alle ansatte som var tiltenkt kurset har ansettelse i ABS AS. Saksbehandleren ble gjort oppmerksom på dette, men da var søknad allerede sendt. Etter hva jeg har forstått ble det tatt kontakt for å oppklare feilen. Imidlertid er undertegnede som kontaktperson korrekt og likeså er kontonummer til ABS AS korrekt. Håper jeg med dette har forklart hvorfor ikke ABS AS er blitt ført opp i søknaden». Tilsynet for prosjekt B2640 forholder seg på denne bakgrunn til ABS AS, heretter ABS, som tilskuddsmottaker og ansvarlig for prosjektet. 1.3 Grunnlagsdokumenter for tilsynet Kompetanse Norge varslet i brev tilsyn med Andreas Bjørge Seafood AS. Vi innhentet skriftlig dokumentasjon fra tilskuddsmottaker om det gjennomførte prosjektet. Kompetanse Norge ba ABS om å besvare spørsmålene i Tilsynsskjema som var vedlagt brevet. I tillegg ba vi om følgende dokumentasjon som understøtter svarene: Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet til deltakerne Eksempel på dokumentasjon av deltakerkartlegging (anonymisert) Dokumentasjon på oppmøte (frammøtelister) med navn, dato og klokkeslett Opplærings-/gjennomføringsplan Dokumentasjon på deltakernes læringsutbytte og bedriftens nytte Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten Kompetanse Norge ba om å få tilsendt utfylt skjema og dokumentasjon innen mandag Utfylt skjema vedlagt fyldig dokumentasjon ble oversendt til frist. Tilleggsdokumentasjon til økonomirapporten ble på anmodning ettersendt.

5 INNLEDNING 5 KAP Gjennomføringen av tilsynet Tilsynet ble gjennomført skriftlig. Framgangsmåten ble forklart i brevet Kontaktperson Erling Bjørge i ABS har fylt ut tilsendt Tilsynsskjema og oversendt dokumentasjonen. For Kompetanse Norge, seksjon for tilsyn, har Eirik Bäcklund og Sigrun Røstad gjennomgått og vurdert tilsendt dokumentasjon. Kompetanse Norge orienterte i brevet om bakgrunnen for tilsyn, prosessen fram til endelig tilsynsrapport og at den er offentlig. Rapporten publiseres på Kompetanse Norges hjemmeside og sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2.Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Opplæringstiltak innenfor Kompetansepluss arbeid må være et samarbeid mellom en tilbyder og en etterspørrer. Kompetanse Norge anbefalte i utlysningen for 2016 at ansvarsforholdet mellom tilbyder og etterspørrer nedfelles i en skriftlig avtale. Fra 2017 er det et krav om skriftlig avtale mellom samarbeidspartene, og denne skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke kan dokumentere at opplæringen er tilstrekkelig forankret i bedrift, vil fra 2017 ikke bli godkjent. ABS AS inngikk standard avtale om kurs for ansatte med Brisk Kompetansesenter AS (arbeids- og inkluderingsbedrift siden 2003), heretter Brisk. I søknaden opplyses at Ålesund kommune har godkjent tilbyderen som underleverandør av norskopplæring for asylsøkere og flyktninger med bakgrunn i bedriftens kompetanse, og at pedagogene ved Brisk har deltatt i BKA-kurs for lærere og er sertifiserte for Digitaltesten og Regnetesten. ABS opplyser at de valgte denne tilbyderen fordi Brisk presenterte dem for muligheten til opplæring på arbeidsplassen, i forbindelse med søknadsfristen i Søknaden omfattet produksjonsarbeiderne i ABS, som alle var arbeidsinnvandrere fra Litauen. Daglig leder i ABS informerte sin arbeidsleder/driftsleder om muligheten for gratis kurs. Bedriften antok at alle ville benytte seg av muligheten og det var enighet om å søke opplæring for fire grupper à 170 timer. Kompetanse Norges vurdering Ingen kommentarer. 2.2 Prosjektets innledende fase Tilskuddet er basert på en veiledende timesats. Av tilsagnsbrevet framgår at følgende kostnader forutsettes dekket innenfor tilskuddsbeløpet: kartlegging av deltakerne ved kursstart, motivasjonsarbeid, møter med bedriften, utarbeidelse av materiell, undervisning, forberedelser og retting av oppgaver, evaluering. Kravet om forankring på arbeidsplassen forutsetter et aktivt motivasjonsarbeid. Kompetanse Norge anbefaler å kartlegge deltakerne før oppstart mht individuell tilpasning av opplæringen, og som grunnlag for å vurdere læringseffekt. Dokumentasjon på gjennomført deltakerkartlegging bør oppbevares. En praksisnær opplæring knyttet til deltakernes arbeidssituasjon krever at tilbyder har gjort seg kjent med behov og utfordringer på arbeidsplassen. Begrunnelse for valget av ferdigheter i søknaden var knyttet til bedriftens behov for at de litauiske arbeidstakerne hadde svake norskferdigheter. ABS ønsket å benytte denne anledningen til å løfte det samlede språknivået i norsk, siden det gjør hverdagslivet i Norge enklere for arbeidsinnvandrerne. Bedriftens materiell lages på norsk og måtte oversettes før de ansatte forsto innholdet. I tillegg var det et ønske å lære grunnleggende digitale ferdigheter for å kunne navigere i bedriftens intranett- og internettside. Motivasjon og informasjon internt i bedriften ble i første rekke gjort gjennom den litauiske arbeidslederen. Han er velfungerende i lokalsamfunnet etter gjennomførte norskkurs på bedriftens regning. Han motiverte de andre ansatte ved å bruke seg selv som eksempel. Tilbyder og bedriften samarbeidet om informasjonsmøtet , som ble holdt i bedriftens kantine rett etter arbeidstidens slutt. På møtet deltok bedriftens ledelse, representert ved administrasjon og driftsledere. Kompetanse Norge fikk tilsendt materiell som informerte om kurstilbudet i norsk og digitale ferdigheter, som var knyttet opp mot arbeidsoppgaver i sjømatproduksjon. Informasjonen er presentert som Vox-kurs og brukte logo for Brisk, ABS AS og Vox.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Kompetanse Norges vurdering Prosjektets innledende fase tas til orientering. Det bemerkes at Kompetansepluss ikke kan markedsføres med bruk av Kompetanse Norges logo. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Målgruppen for «Kompetansepluss arbeid» er voksne arbeidstakere, primært med lite formell utdanning, som trenger å styrke én eller flere av sine grunnleggende ferdigheter. Opplæringen skal være praksisnær og knyttet til deltakernes arbeidssituasjon. Opplæring i grunnleggende ferdigheter skal skje med utgangspunkt i læringsmålene for lesing, skriving, regning, muntlig og digitale ferdigheter. Læringsmålene skal brukes som et hjelpemiddel for å utvikle mål, læringsinnhold og arbeidsmetoder i kurs innenfor Kompetansepluss arbeid. Norskopplæring skal skje med utgangspunkt i utdrag fra Læreplan i norsk for voksne innvandrere. Fra 2017 inngår opplæring i samisk på samme betingelser som norsk. Nettbasert opplæring kan ikke overstige 50% av kurstimene og skal skje samtidig for alle deltakerne. Tilskuddsmottaker skal ved oppstart registrere deltakere som har begynt og ved avslutning av prosjektene deltakere som har fullført. Deltakere som har samtykket, skal registreres med fødselsnummer. Opplæringstiltak som får tilskudd, skal gjennomføres innenfor tidsrammen søkeren har oppgitt i søknaden. Eventuelle endringer i prosjektet skal rapporteres til Kompetanse Norge. Målgruppen var alle ansatte produksjonsarbeidere hos ABS AS. Bedriften har bevisst rekruttert arbeidskraft fra Litauen. De deltok i produksjonen av klippfisk, som er bedriftens hovedområde, men også saltfisk til eksportmarkedet. I Kompetanseplussbasen er alle deltakerne registrert med grunnskole som høyeste utdanning og at de er fremmedspråklige. Opplæringen foregikk i bedriftens kantine rett etter arbeidstidens slutt, etter ønske fra de ansatte. Deltakerne ble delt i to grupper som møtte henholdsvis mandag og onsdag eller tirsdag og torsdag, alle dager i tidsrommet kl ABS opplyser at kurstilbyder gjennomførte første kartlegging ved at deltakerne satt i grupper på to og to og stilte spørsmål til hverandre fra utdelte ark. Pedagogene fra tilbyder gikk rundt i rommet og lyttet til dialogene og stilte spørsmål underveis. Resultatet ble at tilbyder anbefalte læreboken "Ny i Norge" som grunnleggende lære-ressurs på nivå A1-A2, bl.a. fordi den også har en god nettressurs som de ansatte kunne jobbe med på fritiden. Med henblikk på praksisnær opplæring, opplyser ABS at bedriften og tilbyder i de forberedende møtene ble enige om at yrkesprofilen "Sjømat-produksjonsarbeider" skulle danne utgangspunkt for de muntlige samtalene i kurset. Kompetanse Norge fikk tilsendt oversikt over materiell som ABS leverte; en liste med ulike temaer, delvis basert på bedriftens interne informasjonsmateriell ifht. HMS, kvalitetssikring m.m., samt aktuelle begreper i jobben. Tilbyder fikk en gjennomgang av gangen i produksjonen, og hvilke kritiske punkter arbeiderne måtte være særskilt oppmerksomme på. På spørsmål om tilrettelagt opplæring skriver ABS: «Opplæringen ble lagt opp etter de pedagogiske prinsippene i begynneropplæringen for norsk A1-1. Man begynte med det nære og lærte replikker rundt hvem man er, hvor man bor, de andre i familien osv. De første ukene gikk med til denne helt enkle formen, men etter hvert fulgte man læreboken, der det er en innebygd progresjon fra kap. 1 og videre utover». Som dokumentasjon fikk Kompetanse Norge oversendt «Læreplan for Ny i Norge, A1» fra Brisk. ABS opplyser videre at ferdighetsnivået ga seg selv, siden ingen av deltakerne hadde fått norskopplæring tidligere.

8 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Alle lærerne i Brisk Kompetansesenter er ansatt i faste, hele stillinger. De er pedagoger med erfaring fra undervisning av voksne og innvandrere. På spørsmål om samarbeidet mellom partene skriver ABS at det gjennom hele kursperioden ble gjennomført gode møter mellom tilbyder og bedriften, i tillegg til at de hadde kontakt via telefon og e-post. De opplyser imidlertid at de driftsmessige forutsetningene endret seg drastisk underveis, bl.a. ved at klippfiskmarkedet i Brasil falt sammen. ABS måtte senhøsten 2016 permittere flere ansatte, og noen av dem som var i hjemlandet på juleferie, valgte å bli værende der etter nyttår. Det medførte at deltakerantallet på kursene falt mye. ABS sendte inn en avviksmelding til Kompetanse Norge om kraftig reduksjon i antallet kursdeltakere, og meldte en reduksjon fra 25 til 16 deltakere og en halvering av antall grupper fra fire til to. ABS opplyser at frammøtelistene er ført av lærerne, som startet hver kurskveld med navneopprop. For å bli registrert som fullført kursdeltaker og få kursbevis, måtte en delta på 75% av kurskveldene. Ved gjentatt fravær, ble bedriften kontaktet for å få vite om den ansatte var i arbeid, eller hadde permisjon/ferie. Som dokumentasjon mottok Kompetanse Norge frammøtelister. De viser at det var 26 ved oppstart og 19 som har registrert oppmøte. Antallet registrerte deltakere i økonomisk rapport samsvarer med registreringen i Kompetanseplussbasen, mens det er et lite avvik på antall fullførte, henholdsvis 21 og 16. Når det gjelder registrering av fødselsnummer, ble det registrert etter at samtykke ble innhentet på skjema fra Kompetanse Norge. Kompetanse Norges vurdering Gjennomføringen av prosjekt B2640 anses å være i samsvar med søknad og tilsagn når det gjelder opplæringens tilpasning til bedriftenes behov og deltakernes nivå. Redusert omfang som skyldes endring i bedriftens driftsmessige forutsetninger er rapportert til Kompetanse Norge under vegs. 2.4 Måloppnåelse og effekter av opplæringen Måloppnåelse vurderes ut fra tilskuddsmottakers dokumentasjon som beskriver: antall gjennomførte deltakere og timer i forhold til søknaden, vurdering av deltakernes progresjon og utbytte, samt virksomhetens (arbeidsplassens) nytte av gjennomført kurs. Kompetanse Norge anbefaler en kartlegging av deltakerne i etterkant av opplæringen, for å dokumentere og evaluere måloppnåelse for gjennomført opplæring. Vi anbefaler også at gjennomført opplæring evalueres sammen med virksomhetens ledelse. Vårt spørsmål om læringsutbytte er besvart slik: «Læringsutbyttet ble for det meste målt gjennom graden av deltakelse i de muntlige øvelsene. Dialog i grupper på 2 eller flere, ble organisert i rommet der lærerne så gikk rundt og lyttet, samt stilte noen kontrollspørsmål. Nivået var så pass svakt at noen formell testing ikke ble gjennomført, men forbedringene ble identifisert ved at flere og flere engasjerte seg og deltok i spørsmålsrundene». Når det gjelder virksomhetens nytte skriver ABS: «Virksomhetens nytte ble målt ved at det ble enklere å føre korte samtaler på norsk med de ansatte, etter hvert som kurset skred frem. Noe formalskjema ble ikke benyttet, og heller ingen andre evalueringsskjema.» Videre skriver de at stadig mer av kommunikasjonen mellom

9 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 ledelse og de ansatte nå går på norsk. De opplever også at flere kommuniserer på norsk i nærmiljøet og at dette bidrar til integrering i nærmiljøet. Bedriften er ikke kjent med at noen av deltakerne har fortsatt i opplæring etter kurset. Kompetanse Norges vurdering Ingen kommentarer til rutinene for evaluering. 2.5 Økonomi Det er en forutsetning at etterspørrer bidrar med en egenandel i opplæringstiltaket, som kan være i form av arbeidstimer, lokaler og servering. Tildelte midler skal benyttes til antall timer opplæring gitt i tilsagnsbrevet fra Kompetanse Norge. En opplæringstime utgjør 60 minutter inklusive pause. Etter avsluttet prosjekt skal tilskuddsmottaker sende inn økonomisk rapport på standard mal. Denne skal dokumentere gjennomførte timer i hvert kurs. For tilskudd over kroner kreves revisorattestert regnskap for prosjektet. For tilskudd mindre enn kroner, skal regnskapet attesteres av daglig leder og regnskapsansvarlig. Fra 2017 gjelder: Når mottatt tilskudd gjelder flere prosjekter i samme tildeling og samlet tilskudd overstiger kroner, skal det sendes inn revisorattestert regnskap for hvert enkelt prosjekt. ABS hadde sendt inn økonomisk rapport til frist med kostnader for prosjektet. Bedriftenes egenandel besto i innledende møter før søknaden ble sendt. Videre stilte de med møterom under hele kurset, anskaffet whiteboard, deltok på oppfølgingsmøter med tilbyder og brukte administrativ tid til å lage lister med undervisningstemaer. I økonomisk rapport oppgis gjennomført timetall til 471, som er 209 timer lavere enn tilsagnet. I rapporten opplyses at dette avviket skyldes endrede konjunkturer som resulterte i redusert bemanning. Uttalelse fra tilskuddsmottaker og revisorrapport fulgte som vedlegg til økonomisk rapport. Tilskuddsmottaker opplyser at revisor har hatt tilgang til alle dokumenter knyttet til prosjekt B2640. Revisor bekrefter at alle kostnadene i økonomirapporten, oppgitt til kr er dokumentert med bilag. Kompetanse Norge fikk ettersendt fakturaer fra tilbyder tilsvarende oppført beløp for kostnader. På spørsmål om hvordan en time opplæring beregnes, skriver ABS: «En opplæringstime varer i 60 min., - 45 min. undervisning og 15 min. pause». Kompetanse Norge har utbetalt tilskudd på kr for 471 timer i samsvar med økonomisk rapport. Mottatte frammøtelister viser deltakernavn, kursdatoer, samt frammøte og fraværsgrunner for hver deltaker per kursdato. Varighet på tre timer per kursdag er angitt med klokkeslett. Opplæringen har strukket seg over to semester i perioden til , med registrert frammøte for i alt 100 møtedatoer. Kursdatoer i frammøtelistene samsvarer med datoer i utdelt gjennomføringsplan, dog slik at noen datoer ikke har registrert frammøte. Kompetanse Norge finner at antall timer beregnet ut fra antall kursdager og angitt klokkeslett i frammøtelistene utgjør 300 timer. Det representerer et avvik på samlet 171 timer i forhold til antallet timer som er rapportert og godkjent for tilskudd, totalt 471 timer. Kompetanse Norge registrerer at inndelingen i grupper ble praktisert mer åpent med færre deltakere mot slutten av opplæringen, slik at de ansatte fikk møte når det passet dem.

10 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Fakturaer fra Brisk Kompetansesenter gjelder stort sett 12 timer per uke i perioden september 2016 til april 2017, samt en sluttfaktura uten angitt timetall og en kreditnota. På grunnlag av disse antas fakturert timetall å gjelde ca 340 timer. Kompetanse Norges vurdering Økonomisk rapport med revisorerklæring og tilleggsdokumentasjon tas til orientering. Antall timer opplæring er det avgjørende elementet i beregningsgrunnlaget for tilskudd fra Kompetansepluss arbeid. Kriteriene definerer en time opplæring til 60 minutter inklusive pause, og tilsagnsbrevet understreker hvilke kostnader timesatsen forutsettes å dekke. I følge utlysningskriterier og tilsagnsbrev regnes ikke timer til kartlegging som opplæringstimer, og lærerens forberedelsestid inngår ikke i timeberegningen. Ved tilsyn kontrollerer Kompetanse Norge om antall gjennomførte timer er i samsvar med tilsagnet og økonomisk rapport. Kompetanse Norge finner at mottatte frammøtelister og fakturerte timer fra tilbyder ikke er godt egnet til å kontrollere gjennomførte timer opplæring. Både frammøtelister og fakturaer indikerer at faktisk gjennomførte timer à 60 minutter ikke samsvarer med det timetallet tilskuddsmottaker har oppgitt i økonomisk rapport. Etter vår vurdering utgjør avviket over 150 timer. Tilsagnet på 680 timer gjaldt fire grupper, som ABS meldte ville bli redusert til to grupper. Sett i lys av dette forholdet, ville antall timer opplæring bli redusert til 340 timer. På grunnlag av mottatt dokumentasjon finner Kompetanse Norge at det er rimelig å godkjenne tilskudd for 340 timer. Det innebærer at det er utbetalt tilskudd til 130 for mange timer.

11 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 11 KAP 3 3.Oppsummering og konklusjon ABS AS anses å ha markedsført, forankret og gjennomført opplæring i samsvar med læringsmålene for de omsøkte grunnleggende ferdighetene. De synes å legge til rette for at opplæringen tilpasses bedriftens behov og deltakernes forutsetninger på grunnlag av gjennomført kartlegging. Kompetanse Norges logo kan ikke benyttes i markedsføringsmateriale eller på kursbevis. Kompetanse Norge konstaterer at gjennomført opplæring er vesentlig redusert på grunn av endrede driftsmessige forhold. I følge ABS egne opplysninger er fire kurs i tilsagnet redusert til to gjennomførte. Når det gjelder antall gjennomførte timer opplæring i prosjekt B2640, finner Kompetanse Norge å kunne godkjenne tilskudd for to grupper à 170 timer, totalt 340 timer. Det representerer et avvik på 131 timer i forhold til 471 rapporterte timer, som var grunnlaget for å utbetale tilskudd med kr per time. På bakgrunn av ovenstående fatter Kompetanse Norge vedtak om å kreve tilbakebetaling for 130 timer. Vårt tilbakebetalingskrav utgjør kr Kompetanse Norges vedtak om å kreve tilbakebetaling av for mye utbetalt tilskudd til Kompetansepluss i 2016 oversendes i eget brev.

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no