Spørreundersøkelse. Kommunenes forvaltning av tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet

Transkript

1 Vedlegg 1: Spørreundersøkelse Kommunenes forvaltning av tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet Riksrevisjonen Desember

2 I. Innledende spørsmål 1. Navn på kommunen og enhet/avdeling som har ansvar for tilskuddsmidlene til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet Kommune: Enhet/avdeling: 2. Har enhet/avdeling som har ansvar for tilskudd til lokale innvnadrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet også ansvar for andre tilskuddsordninger på integreringsfeltet? År Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke 3. Vi ber kommunen oppgi en kontaktperson for undersøkelsen, med telefonnummer og e- postadresse Navn: Telefonnummer: E-postadresse: 4. Oversikt over tilskuddsramme, søknader, tildelte tilskudd og tilbakebetalinger for og Sum mottatt tilskuddsramme fra IMDi (kr) Tilskudd til frivillig virksomhet i lokalsamfunnet a. Antall mottatte søknader b. Antall gitte tilskudd (tilsagn) c. Sum gitte tilskudd (tilsagn) (kr) d. Sum utbetalte tilskudd (kr) e. Sum tilbakebetaling fra tilskuddsmottakere (kr) Driftstilskudd til innvandrerorganisasjoner 1

3 a. Antall mottatte søknader b. Antall gitte tilsagn c. Sum gitte tilsagn (kr) d. Sum utbetalte tilskudd (kr) e. Sum tilbakebetaling fra tilskuddsmottakere (kr) Sum tilbakebetalte midler til IMDi (kr) II. Kunngjøring/informasjon om tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet Kommunen skal lyse ut tilskuddsmidlene og på annen måte bidra til å gjøre ordningen kjent i egnede fora, slik at hele målgruppen for tilskuddet nås og har lik mulighet til å søke. 5. Hvilke kanaler har kommunen brukt for å lyse ut midlene, og på annen måte bidratt til å gjøre ordningen kjent? Kanaler merknader Annonse Kommunens hjemmeside Tilskuddsportalen Facebook Samarbeidspartnere (ev. hvilke?) Informasjonsmøter (utdyp) Annet (utdyp) Ja Nei Ja Nei 6. Vennligst oppgi utlysningsdato og søknadsfrist for tilskuddsordningen Utlysningsdato Søknadsfrist 2

4 7. Har IMDI utover årlig oppdragsbrev og rundskriv gitt føringer/informasjon om hvordan kommunen skal kunngjøre og bidra til å gjøre ordningen kjent? År Ja Nei Hvis ja, hvilke føringer/tilbakemeldinger er gitt, hvordan og når 8. Opplever kommunen at IMDIs føringer og/eller informasjon knyttet til hvordan kommunen skal kunngjøre og bidra til å gjøre tilskuddsordningen kjent er tilstrekkelig? Ja Nei Hvis nei, utdyp hva som kunne vært bedre 9. utdypende og utfordringer ved kunngjøring/informasjon av tilskuddsmidlene 3

5 III. Søknadsbehandling av tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet Kommunen skal behandle søknader og tildele midler etter kriteriene som fremkommer i årlig oppdragsbrev og rundskriv fra IMDi. Søknadsbehandlingen skal blant annet sikre at søknadene oppfyller de krav til innhold og dokumentasjon som er nødvendig for å kunne avgjøre tildeling og fastsettelse av riktig tilskuddsbeløp. I dette ligger også en veildningsplikt overfor søkere og andre interesserte. Ifølge årlig oppdragsbrev fra IMDi skal kommunen ha en organisering, rutiner og prosedyrer som sikrer en hensiktsmessig forvaltning i forhold til rundskrivet for ordningen, og i tråd med gjeldende regelverk for tilskuddsforvaltning og økonomistyring. 10. Har kommunen utarbeidet lokale prioriteringer og/eller tilleggskriterier for tildeling av tilskuddsmidler til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet? Tildelingskriteriene framgår av IMDis årlige rundskriv og oppdragsbrev. Kommunen kan utarbeide egne, lokale prioriteringer og retningslinjer for tildelingen. Blant annet er det opp til kommunen å fordele tilskuddsmidlene mellom drift av lokale innvandrerorganisasjoner og tiltak og prosjekter som faller inn under kriteriene for frivillig virksomhet. Prioriteringer og tilleggskriterier vedrørende fordeling mellom tilskudd til prosjekter/tiltak og driftstilskudd Tilleggskriterier og prioriteringer for tilskudd til prosjekter/tiltak Tilleggskriterier og prioriteringer for driftstilskudd Ja Nei Ja Nei Kommentarer 4

6 11. Vi ber kommunen gi en kort beskrivelse av søknadsbehandlingen for tilskuddsordningen, inkludert hvilke kontroller som er etablert. Dersom det er ulike rutiner/systemer for hhv. driftstilskudd og tilskudd til prosjekter/tiltak, vennligst synliggjør dette i besvarelsen. Legg gjerne ved mer utfyllende beskrivelser hvis det gjør besvarelsen enklere. Rutiner/systemer Mottak, registrering og journalføring av søknadene Kontroll og vurdering av om informasjonen i søknadene er fullstendig, korrekt, reell og i tråd med stilte krav Tiltak ved manglende, ufullstendig og/eller uklar søknadsinformasjon Tiltak når gjennomførte kontroller viser at søknadsinformasjon en er feil eller uregelmessig Dokumentasjon av gjennomførte kontroller og vurderinger Kort beskrivelse av prosessen. 12. Har IMDI utover årlig oppdragsbrev og rundskriv gitt føringer/informasjon om kommunens søknadsbehandling? År Ja Nei Hvis ja, hvilke føringer/tilbakemeldinger er gitt, hvordan og når 5

7 13. Opplever kommunen at IMDIs føringer og/eller informasjon knyttet til hvordan kommunen skal behandle og følge opp søknadene er tilstrekkelig? Ja Nei Hvis nei, utdyp hva som kunne vært bedre 14. utdypende og utfordringer ved behandling av søknadene IV. Vedtak I samsvar med forvaltningsloven og god forvaltningsskikk skal alle vedtak begrunnes og kunne etterprøves. Både søkere som mottar tilskudd og søkere som får avslag skal underrettes om tilsagn eller avslag. 15. Foreligger det en skriftlig begrunnelse for hvert enkelt vedtak? Dokumentasjon Ja Nei Kommentarer 16. Har IMDi utover årlig oppdragsbrev og rundskriv gitt føringer/krav om hva tilskuddsbrev og avslagsbrev skal inneholde av opplysninger? År Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke 17. Opplever kommunen at IMDIs føringer/krav knyttet til innhold i tilskudds-/avslagsbrev er tilstrekkelig? År Ja Nei Hvis nei, utdyp hva som kunne vært bedre 6

8 18. Har kommunene utarbeidet egne maler eller liknende for tilskuddsbrev og avslagsbrev? År Ja Nei Tilskuddsbrev Tilskuddsbrev Avslagsbrev Avslagsbrev 19. Vi ber kommunen oppgi omfang på innkomne klager på vedtak Antall klager (stk) Antall vedtak som ble omgjort med bakgrunn i klagen (stk) Vedtak som ble omgjort med bakgrunn i klagen (kroner) Utdypende 20. Holder kommunen igjen midler fra den årlige tildelingen fra IMDi til eventuelle klagesaker som blir omgjort til gunst for klager? År Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke beløp 21. og utfordringer vedrørende vedtak og klager 7

9 V. Oppfølging av den enkelte tilskuddsmottaker Kommunen skal innhente rapportering fra tilskuddsmottakerne, og gjennomføre nødvendig kontroll av at midlene brukes til formålet. 22. Hvilke frister har kommunen satt for rapportering fra tilskuddsmottakere av tilskudd til innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalmiljøet i / Årsrapportering (sluttrapporter fra tilskuddsmottaker) Eventuell halvårsrapportering etc. 23. Vi ber kommunen gi en oversikt over gitte tilskudd (tilsagn) i forhold til mottatte og manglende/mangelfull rapportering fra tilskuddsmottaker Tilskudd til prosjekter/tiltak: a. Antall gitte tilskudd (tilsagn), se spm. 4 b. Antall mottatte sluttrapporter fra tilskuddsmottaker c. Antall motatte, ikke godkjente sluttrapporter d. Antall prosjekter/tiltak som ikke ble gjennomført som forutsatt (stk) e. Antall prosjekter/tiltak som ikke ble gjennomført som forutsatt (kroner) Driftstilskudd: a. Antall gitte driftstilskudd b. Antall mottatte rapporter c. Antall mottatte, ikke godkjente rapporter utdypinger 8

10 24. Vi ber kommunen gi en kort beskrivelse av hvordan oppfølging av den enkelte tilskuddsmottaker foregår, inkludert hvilke kontroller som er etablert. Dersom det er ulike systemer/rutiner for hhv. driftstilskudd og tilskudd til prosjekter/tiltak, vennligst synliggjør dette i besvarelsen. Legg gjerne ved mer utfyllende beskrivelser hvis det gjør besvarelsen enklere. Rutiner/systemer Mottak, registrering og eventuell journalføring av innkomne rapporter Formalia- og rimelighetskontroller, herunder om rapporten er levert innen fristen, signert ol., og at tallmaterialet og informasjonen i rapporten virker sannsynlig og oppfyller kravene i tilskuddsbrevet Tiltak dersom gjennomførte formalia- og rimelighetskontroller viser mangler/avvik Kontroll og vurdering av om midlene brukes til formålet (beskriv hvilke kontrollhandlinger som gjennomføres) Tiltak dersom gjennomførte kontrollhandlinger viser mangler/avvik i forhold til om midlene brukes til formålet Dokumentasjon av gjennomførte kontroller og vurderinger Kort beskrivelse utfyllende 9

11 25. Hvilke rutiner har kommunen for krav om tilbakebetaling av tilskudd fra tilskuddsmottaker ved eventuell mislighold eller annen bruk av tilskuddsmidler som er i strid med forutsetningene? 26. Vi ber kommunen gi en oversikt over krav om tilbakebetaling av tilskudd fra tilskuddsmottaker. Tilskuddsmottaker skal tilbakebetale ubrukte og/eller misligholdte midler til kommunen. Dersom kommunens rutiner tilsier at tilskuddet først utbetales når tilskuddsmottaker har levert rapport, ber vi om at antall ikke utbetalte tilskudd oppgis. Antall tilskudd hvor det er stilt krav om tilbakebetaling av hele/deler av tilskuddet (antall) Totalt krav om tilbakebetaling av tilskudd (kroner) a. Beløp som er tilbakebetalt (kroner) b. Beskriv kort årsakene til kravene om tilbakebetaling Kommentarer Prosjekt/ tilak Drift Prosjekt/ tiltak Drift 27. Har IMDi utover årlig oppdragsbrev og rundskriv gitt føringer/informasjon om hvordan kommunen skal følge opp den enkelte tilskuddsmottaker? År Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke 10

12 28. Opplever kommunen at IMDIs føringer/informasjon knyttet til oppfølging av den enkelte tilskuddsmottaker er tilstrekkelig? År Ja Nei Hvis nei, utdyp hva som kunne vært bedre 29. og utfordringer knyttet til oppfølging av den enkelte tilskuddsmottaker VI. Dialog med og rapportering til IMDi Kommunen skal rapportere til IMDi om bruk av midlene. I oppdragsbrevet ber IMDi kommunen spesielt rette fokus på effekten av tilskuddet og resultatene i sin rapportering. ubrukte midler skal tilbakeføres IMDi. 30. Har IMDi utover årlig oppdragsbrev og rundskriv gitt føringer/informasjon om kommunens samlede årsrapportering om måloppnåelse og resultater? Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke føringer og hvordan det har skjedd 31. Har kommunen fått tilbakemeldinger fra IMDi på kommunens samlede årsrapporten for vedrørende tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet? Tilbakemeldinger på kommunenes samlede rapport til IMDi for Ja Nei Hvis ja, oppgi hvilke tilbakemeldinger og tidspunkt 11

13 32. Har IMDi gjennomført kontroller av kommunenes forvaltning av tilskudd til innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalsamfunnet? År Ja Nei Hvis ja, beskriv type kontroll (stedlig kontroll, skriftlig forespørsel etc.) og tidspunkt for kontroll 33. Vurderer kommunen at IMDIs oppfølging og tilbakemeldinger er tilstrekkelig for å sikre en god rapportering og forvaltning av tilskuddsordningen? År Ja Nei Utdyp svaret 34. Hvordan gjennomfører kommunen den samlede rapportering om måloppnåelse og resultater til IMDi (gjelder da rapportering for ennå ikke er gjennomført) Vurderer kommunen at rapportene fra tilskuddsmottakerne egner seg til å vurdere måloppnåelse og resultater samlet Må kommunen ofte hente inn tilleggsopplysninger fra tilskuddsmottakere for å kunne vurdere måloppnåelse og resultater samlet Innhenter kommunen ofte tillleggsopplysninger fra andre kilder for å vurdere måloppnåelse og resultater samlet Er kommunen ofte i tvil om hvorvidt tilskudd som utbetales bidrar til måloppnåelse for ordningen Ja Nei Utdyp 12

14 35. og utfordringer vedrørende dialog og rapportering til IMDi VII. Oppsummering - kommunens forvaltning av tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner og annen frivillig virksomhet i lokalmiljøet 36. Har kommunen innspill til forbedrings-/forenklingstiltak for denne tilskuddsordningen? 13