Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss under tildeling for 2016 Prima AS,

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss under tildeling for 2016 Prima AS,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2018 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10, annet ledd sikring av kontrolladgang. Rapport fra gjennomført tilsyn oversendes Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen og offentliggjøres på Kompetanse Norges hjemmeside. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Formålet med tilsynet Tilsagn om tilskudd Grunnlagsdokumenter for tilsynet Gjennomføringen av tilsynet Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Prosjektets innledende fase Organisering og gjennomføring av opplæringen Måloppnåelse og effekter av opplæringen Økonomi Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Forholdet mellom søknad, tilsagn og gjennomført opplæring Forankring og gjennomføring av opplæringen Økonomi Generelle erfaringer Kompetanse Norges vurdering Oppsummering og konklusjon... 11

4 INNLEDNING 4 1. Innledning 1.1 Formålet med tilsynet Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet er benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. 1.2 Tilsagn om tilskudd Prima AS fikk for 2016 følgende tilsagn om tilskudd under Kompetansepluss arbeid: åtte prosjekter/25 kurs for 280 deltakere i 2100 timer, kr Alle kursene omfattet enten ferdighetene lesing/skriving eller regning/data og hadde en varighet på 70 eller 80 timer. 1.3 Grunnlagsdokumenter for tilsynet Kompetanse Norge varslet i brev tilsyn med Prima AS. For prosjekt B2659 ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon forut for møtet Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet overfor deltakerne Dokumentasjon på deltakerkartlegging Dokumentasjon på oppmøte (frammøteliste) med navn, dato og klokkeslett Dokumentasjon på læringsutbytte og bedriftens nytte Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten Annen relevant dokumentasjon for opplæringen For de øvrige prosjektene vedla vi et skjema som skulle fylles ut og returneres. 1.4 Gjennomføringen av tilsynet Tilsynet ble gjennomført i Primas lokaler på Heimdal. Fra Prima deltok daglig leder Atle Angvik og leder Arbeid og Inkludering, Cecilie Skarsvåg. Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning, deltok Mona Halvorsrud, Pablo Espinoza og Sigrun Røstad. Sigrun Røstad orienterte om bakgrunnen for tilsyn, prosessen fram til endelig tilsynsrapport og at den er offentlig. Rapporten publiseres på Kompetanse Norges hjemmeside og sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen. Atle Angvik orienterte om bakgrunnen for Prima AS og fisjoneringen fra Prima Holding Trondheim er etablert som eierselskap med to datterbedrifter; Prima AS og Prima Arena AS. Konsernet er eid av Trondheim Kommune og Trondheim Røde Kors. Prima AS er en ren arbeids- og inkluderings-bedrift kun med tjenester for NAV for 200 personer. Prima Arena har ulike tjenester, blant annet konkurranseutsatte oppdrag for NAV, og er også godkjent lærebedrift. Bakgrunnen for å søke Kompetansepluss var kontakten med arbeidsgivere gjennom NAV-samarbeidet, kjennskap om programmet gjennom samarbeidsbedrifter og at de hadde registrert kompetansebehov. Prima Arena er den delen av konsernet som framover skal ha avtale med Kompetanse Norge. I og med at søknadene til Kompetansepluss for 2017 var sendt fra Prima AS, er det viktig at melding om organisasjonsnummer for Prima Arena sendes Kompetanse Norge.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2.Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Opplæringstiltak innenfor Kompetansepluss arbeid må være et samarbeid mellom en tilbyder og en etterspørrer. Kompetanse Norge anbefalte i utlysningen for 2016 at ansvarsforholdet mellom tilbyder og etterspørrer nedfelles i en skriftlig avtale. Fra 2017 er det et krav om skriftlig avtale mellom samarbeidspartene, og denne skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke kan dokumentere at opplæringen er tilstrekkelig forankret i bedrift, vil fra 2017 ikke bli godkjent. Prosjekt B2659 var et samarbeid med Midtbyen Management med kjøpesenter som medlemmer. Kontakten om opplæringen innenfor Kompetansepluss arbeid ble etablert på grunnlag av Primas kontakter med bransjen. Grunnet at Prima vant mange oppdrag i 2016, valgte de å leie inn lærer som var ansatt i Crewpartner Midt-Norge (siden oppkjøpt av Certes) og hadde erfaringer fra denne type opplæring. Søknaden omfattet butikkmedarbeidere i flere kjøpesenter. Målet med opplæring, planene for gjennomføring og rekruttering av kursdeltakere ble utarbeidet i felleskap av Prima og daglig leder i Midtbyen Management. Det ble ikke inngått skriftlig samarbeidsavtale og referat fra kontaktmøter var ikke innført rutine. Kompetanse Norges vurdering Samarbeidsavtale var ikke et krav i Forøvrig ingen kommentarer. 2.2 Prosjektets innledende fase Tilskuddet er basert på en veiledende timesats. Av tilsagnsbrevet framgår at følgende kostnader forutsettes dekket innenfor tilskuddsbeløpet: kartlegging av deltakerne ved kursstart, motivasjonsarbeid, møter med bedriften, utarbeidelse av materiell, undervisning, forberedelser og retting av oppgaver, evaluering. Kravet om forankring på arbeidsplassen forutsetter et aktivt motivasjonsarbeid. Kompetanse Norge anbefaler å kartlegge deltakerne før oppstart mht individuell tilpasning av opplæringen, og som grunnlag for å vurdere læringseffekt. Dokumentasjon på gjennomført deltakerkartlegging bør oppbevares. En praksisnær opplæring knyttet til deltakernes arbeidssituasjon krever at tilbyder har gjort seg kjent med behov og utfordringer på arbeidsplassen. Prima sa at det, som grunnlag for søknaden, ble brukt mye tid sammen med senterleder og butikkledere for å kartlegge behovet for opplæring, samt ulike typer oppgaver på arbeidsplassen. Det var i hovedsak innleid lærer som hadde kontakt med daglig leder i Midtbyen Management og besørget innsalg av opplæringstilbudet til butikkeiere og representanter for ansatte. Vi mottok informasjonsskriv om «BKAkurs i varehandelen», samt eksempel på lærerens e-postkorrespondanse om 60 kursplasser på 80 timers gratis kurs. Informasjonen orienterte om fullfinansiering gjennom BKA-programmet. Det ble i møtet opplyst at lærer kartla deltakernes utdanningsbakgrunn før kursstart. Da både daglig leder i Midtbyen og lærer er sluttet, hadde ikke Prima tilgjengelig dokumentasjon på kartleggingen. Kompetanse Norge ba om at dokumentasjon hos lærer ettersendes. Mottatt «Bli kjent-skjema» ble fylt ut av deltakeren eller benyttet av læreren i samtale med deltakerne. Samtalene ga grunnlaget for søknaden. Av hensyn til personvern er dokumentasjonen slettet. Kompetanse Norges vurdering Prosjektets innledende fase tas til orientering. Det bemerkes at Kompetansepluss ikke kan markedsføres med bruk av Kunnskapsdepartementets og Kompetanse Norges logo.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Organisering og gjennomføring av opplæringen Målgruppen for «Kompetansepluss arbeid» er voksne arbeidstakere, primært med lite formell utdanning, som trenger å styrke én eller flere av sine grunnleggende ferdigheter. Opplæringen skal være praksisnær og knyttet til deltakernes arbeidssituasjon. Opplæring i grunnleggende ferdigheter skal skje med utgangspunkt i læringsmålene for lesing, skriving, regning, muntlig og digitale ferdigheter. Læringsmålene skal brukes som et hjelpemiddel for å utvikle mål, læringsinnhold og arbeidsmetoder i kurs innenfor Kompetansepluss arbeid. Norskopplæring skal skje med utgangspunkt i utdrag fra Læreplan i norsk for voksne innvandrere. Fra 2017 inngår opplæring i samisk på samme betingelser som norsk. Nettbasert opplæring kan ikke overstige 50% av kurstimene og skal skje samtidig for alle deltakerne. Tilskuddsmottaker skal ved oppstart registrere deltakere som har begynt og ved avslutning av prosjektene deltakere som har fullført. Deltakere som har samtykket, skal registreres med personnummer. Opplæringstiltak som får tilskudd, skal gjennomføres innenfor tidsrammen søkeren har oppgitt i søknaden. Eventuelle endringer i prosjektet skal rapporteres til Kompetanse Norge. Prima AS hadde ansatte som kunne være lærere på kurs i grunnleggende ferdigheter, men grunnet andre oppdrag benyttet de innleid lærer for å gjennomføre kursene i Prima har nå ansatt flere lærere som de nå benytter på disse kursene. Butikksenteret Midtbyen stilte med undervisningslokaler og opplæringen ble gjennomført på formiddag eller ettermiddag. Ved oppstart brukte læreren mye tid på samtaler med deltakere og butikkledere for å kartlegge kompetansenivået. Hjelpemidler i kartleggingen var bl.a. lese- og skrivetesten, regnesjekken, datasjekken og Profil for butikkmedarbeider. Deltakerne fikk oppgaver tilpasset sine utgangspunkt og innholdet i opplæringen. I samråd med tilbyder og butikkeiere og på grunnlag av kartleggingen, ble deltakerne delt inn i grupper i tre ulike nivåer. Prima opplyser i ettersendt dokumentasjon at kartleggingen viste at deltakerne hadde stor variasjon i utdanningsnivå, fra ingen fullført utdanning eller kun grunnskole til videregående yrkesfag/fagbrev. De fleste deltakerne lå på nivå 3 i forhold til læringsmålene for muntlig, lesing og skriving, mens nivået på regning og data lå mellom 1 og 2. Det ble også gjort tilpasninger underveis i forhold til deltakernes nivå. Opplæringens innhold var fyldig beskrevet i søknaden. Prima bekrefter i ettersendt dokumentasjon at dette ble fulgt i praksis. Vi fikk tilsendt eksempler på presentasjoner og oppgaver som ble benyttet i selve gjennomføringen. Materialet er knyttet til hver av de omsøkte ferdighetene. Det forelå ingen spesifikk gjennomføringsplan for kursene. Av frammøtelisten framgår det imidlertid at det var 34 samlinger med kursøkter på seks timer, enten formiddag eller ettermiddag. Listene viser dessuten dato for dagssamlinger, som ble opplyst å gjelde praksisopplæring i butikkene. Det var lærer som førte frammøtet. Mottatte frammøtelister var ført manuelt og summert med antall ganger frammøte for hver enkelte deltaker. I dette tilfellet fulgte lærer opp fravær overfor deltakerne, men dårlig frammøte ble også tatt opp med deres butikkledere. Alle fullførte deltakere har fått kursbevis. Alle de seks omsøkte kursene i prosjekt B2659 ble gjennomført i samsvar med søknaden; henholdsvis 3 grupper á 70 timer lesing/skriving og tre grupper á 80 timer regning/data. På de tre kursene i lesing/skriving ble det gitt 10 tilleggstimer opplæring for å oppnå ønsket ferdighet hos deltakerne. Det var 54 deltakere som fullførte opplæringen. Det ble delvis foretatt individuelle tilpasninger med praksisopplæring direkte i butikk.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Prima uttrykte at opplæring i samarbeid med butikksenter medførte at det gikk mye tid til å involvere butikklederne. Det gjaldt både medvirkning for å tilpasse opplæringen til arbeidstiden, innhenting av undervisningsressurser fra butikken og oppfølging av deltakerne. Disse erfaringene har medført at de nå samarbeider med enkeltbedrifter. Når det gjelder registrering av fødselsnummer, har Prima innarbeidede rutiner for at deltakerne signerer på samtykkeerklæring, samt for personvernhåndtering. Vi fikk materialet ettersendt. Disse rutinene ble fulgt også for kursene innenfor Kompetansepluss. Fødselsnummer er slettet etter registrering i kursbasen. Kompetanse Norges vurdering Gjennomføringen av prosjekt B2659 anses å være i samsvar med søknad og tilsagn når det gjelder opplæringens innhold, tilpasning til butikkenes behov og deltakernes nivå. Prosjektet er gjennomført med flere timer lesing og skriving enn tilsagnet tilsa. Frammøtet anses å ha vært godt ved at 54 av 59 registrerte deltakere er registrert som fullførte. 2.4 Måloppnåelse og effekter av opplæringen Måloppnåelse vurderes ut fra tilskuddsmottakers dokumentasjon som beskriver: antall gjennomførte deltakere og timer i forhold til søknaden, vurdering av deltakernes progresjon og utbytte, samt virksomhetens (arbeidsplassens) nytte av gjennomført kurs. Kompetanse Norge anbefaler en kartlegging av deltakerne i etterkant av opplæringen, for å dokumentere og evaluere måloppnåelse for gjennomført opplæring. Vi anbefaler også at gjennomført opplæring evalueres sammen med virksomhetens ledelse. Prima opplyste at lærer hadde evalueringssamtaler med senterleder og butikkledere. Evalueringen uttrykte stor tilfredshet med opplæringen og deltakernes økte kompetanse spesielt når det gjelder tallforståelse, kundebehandling og muntlige ferdigheter. Deltakere besvarte kursevalueringsskjema anonymt og fikk faglige oppgaver ved kursavslutning for å måle kompetanseheving. Butikkene ønsket kurs for flere og deltakere uttrykte ønske om videre opplæring med henblikk på teori til fagprøven. Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon på kursevalueringen, verken fra deltakere eller butiklederne. Prima sender nå ut en questback til deltakere og ansvarlige, som oppsummeres i et tilgjengelig referat. Kompetanse Norges vurdering Ingen kommentarer til rutinene for evaluering. Evalueringsresultater må imidlertid være dokumentert og kunne framlegges ved tilsyn. 2.5 Økonomi Det er en forutsetning at etterspørrer bidrar med en egenandel i opplæringstiltaket, som kan være i form av arbeidstimer, lokaler og servering. Tildelte midler skal benyttes til antall timer opplæring gitt i tilsagnsbrevet fra Kompetanse Norge. En opplæringstime utgjør 60 minutter inklusive pause. Etter avsluttet prosjekt skal tilskuddsmottaker sende inn økonomisk rapport på standard mal. Denne skal dokumentere gjennomførte timer i hvert kurs. For tilskudd over kroner kreves revisorattestert regnskap for prosjektet. For tilskudd mindre enn kroner, skal regnskapet attesteres av daglig leder og regnskapsansvarlig. Fra 2017 gjelder: Når mottatt tilskudd gjelder flere prosjekter i samme tildeling og samlet tilskudd overstiger kroner, skal det sendes inn revisorattestert regnskap for hvert enkelt prosjekt. Prima hadde sendt inn økonomisk rapport til frist, vedlagt spesifiserte kostnader for prosjektet og revisorerklæring. Bedriftens egenandel har vært lønnskostnader knyttet til motivasjon/rekruttering, kartlegging før kursstart og kurs i deltakernes arbeidstid. Dessuten stilte senteret med kurslokaler og disponibel PC for deltakerne.

8 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Mottatt frammøteliste viser deltakernes navn og kursdatoer. Listene opplyser også klokkeslett basert på opplæring på formiddag og ettermiddag for hver dato. I følge listene er en kursøkt på seks timer, mens det muntlig ble sagt at den varte fire timer. Frammøtet er ført samlet for alle enkeltkursene i prosjektet og omfatter 59 deltakere og 38 kursdatoer. Listen er oppsummert med antall fullførte kursdager for hver deltaker. Frammøtekravet er satt til 80 % av timetallet. Det ble opplyst at Prima regner en time opplæring som 60 minutter inklusive pause. Frammøtelistene samsvarer med navn som er registrert i Kompetanseplussbasen. I basen er det fire flere deltakere enn på frammøtelisten. På frammøtelistene er det også ført opp datoer med frammøte på praksisopplæring i butikkene, men disse datoene synes ikke medregnet i antall dager fullført. Kompetanse Norge ga uttrykk for at frammøtelistene ikke var godt egnet til å kontrollere antall gjennomførte timer på det enkelte kurs opp mot opplysningene i økonomisk rapport. Kompetanse Norges vurdering Økonomisk rapport med revisorerklæring og tilleggsdokumentasjon tas til orientering. Frammøtelistene bør føres med møtedatoer og klokkeslett per kurs slik at de utgjør kontrollgrunnlag for antall gjennomførte timer opplæring.

9 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN I KAP 3 3.Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Forholdet mellom søknad, tilsagn og gjennomført opplæring Avvik skal meldes til Kompetanse Norge. Tabellen nedenfor viser forholdet mellom timer og deltakere i tilsagnet og i økonomisk rapport for alle åtte prosjektene i Antall Timer Timer Deltakere Deltakere Tilskudd Tilskudd Kurskombinasjoner kurs godkjent rapportert søknad rapportert søkt utbetalt B x2 t les/skriv, 80x2 t R/D B x3 t les/skriv, 80x3 t R/D B x2 t les/skriv, 80x2 t R/D B x2 t les/skriv, 80x2 t R/D B x2 t les/skriv, 80x2 t R/D B t les/skriv, 80 t R/D B t les/skriv, 80 t R/D B t les/skriv, 80 t R/D Oversikten viser at Prima har rapportert flere timer enn tilsagnet tilsa. Det skyldes 10 flere timer les/skriv per kurs i seks prosjekter, men disse timene utløser ikke tilskudd. På ett kurs ble det gjennomført 35 færre timer. Prima hadde under vegs informert Kompetanse Norge om endringen. Samlet for alle prosjektene er gjennomføringsgraden på 98 prosent av timer godkjent med tilskudd. Av de 280 deltakerne som inngikk i søknaden, er 218 rapportert som fullførte. Fullføringsgraden, gjennomførte deltakere i forhold til søknad, er 78 prosent. Tilbyder mente oppmøtet skyldes at deltakerne kunne velge tidspunkt for opplæringen, formiddag eller ettermiddag, tilpasset deres arbeidstid. 3.2 Forankring og gjennomføring av opplæringen Kompetanse Norge krever fra 2017 at det inngås avtale mellom tilskuddsmottaker og bedriftene(e) som inngår i prosjektet. Målgruppen er voksne arbeidstakere, primært med liten formell utdanning. Opplæringen skal ha utgangspunkt i læringsmålene og være knyttet til deltakernes arbeidssituasjon. Tilskuddet kan ikke benyttes til fagopplæring. Frammøtelister skal vise deltakernes navn, kursdatoer og varighet for hver samling. Deltakerlistene skal kunne sammenholdes med deltakerregistreringen i Kompetansepluss-basen. Alle virksomhetene som inngikk i Primas prosjektportefølje for Kompetansepluss arbeid i 2016 var butikker i et butikksenter. Det var ikke inngått skriftlig samarbeidsavtale for noen av de åtte prosjektene. Prima hadde imidlertid tett kontakt med senterleder og flere møter med butikkledere i de sentrene som var representert i hvert av prosjektene. Alle prosjektene omfattet kurskombinasjonen 70 timer lesing/skriving og 80 timer regning/data. Det forelå ikke gjennomføringsplan for noen av prosjektene, ut over faglig innhold som er beskrevet i søknadene. Kompetanse Norge fikk ettersendt eksempler på opplæringsplan og oppgaver knyttet til de ulike ferdighetene.

10 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN I KAP 3 Frammøtet føres av lærer. Mottatt frammøteliste for prosjekt B2659 gjaldt alle prosjektene. I basen er det fire flere deltakere enn på frammøtelisten. Prima opplyste at lærer har rapportert fravær over tid til butikkleder. Frammøtekravet er satt til 80 % av opplæringstimene. Prima definerer en opplæringstime til 60 minutter inklusive pause. 3.3 Økonomi Etter avsluttet prosjekt skal tilskuddsmottaker sende inn økonomisk rapport for det enkelte prosjekt, på standard mal. Disse skal dokumentere gjennomførte timer i hvert kurs. En opplæringstime utgjør 60 minutter inklusive pause. Prima AS har sendt inn økonomisk rapport for alle åtte prosjektene til tid, vedlagt totalkostnad for prosjektet. Revisorerklæring forelå for de fem prosjektene som hadde utbetaling på mer enn kr For de tre øvrige var det innsendt underliggende bilag. Antall timer opplæring er grunnlaget for tilskudd fra Kompetansepluss. Frammøtelister som er ført felles for alle kurs i et prosjekt gir ikke et godt kontrollgrunnlag for antall gjennomførte timer. 3.4 Generelle erfaringer Prima bemerket at de hadde fått økte revisorkostnader på grunnlag av kravet om at revisor skal kontakte deltakere for å bekrefte at vedkommende har deltatt. De mente dokumentasjon for kursdeltakelse kunne sikres gjennom attestasjon fra etterspørrer og/eller lærer, eventuelt også med signering fra den enkelte deltaker. 3.5 Kompetanse Norges vurdering Kravet om samarbeidsavtale er lagt inn i tilbyders rutiner fra Samlet for de sluttrapporterte Kompetanseplussprosjektene er avviket mellom tilsagnet og gjennomført opplæring på 35 timer eller 1,2 %. Økonomisk rapportering er utført i henhold til kravene. Frammøtelister anbefales ført separat for hvert kurs i et prosjekt og må angi klokkeslett for varighet per kursdag.

11 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 11 KAP 4 4.Oppsummering og konklusjon Samlet for de sluttrapporterte Kompetanseplussprosjektene er avviket mellom tilsagnet og gjennomført opplæring på 35 timer eller 1,2 %, hvilket er marginalt. Prima AS anses å ha gjennomført opplæring i samsvar med læringsmålene for de omsøkte grunnleggende ferdighetene. De synes å legge til rette for at opplæringen tilpasses bedriftens behov og deltakernes forutsetninger på grunnlag av gjennomført kartlegging. Prima Arena anbefales å utarbeide separate gjennomføringsplaner som viser kursets varighet og hovedemner for hver enkelt kurssamling, samt å angi tilrettelegging i forhold til deltakernes arbeidsoppgaver. Det anbefales at frammøtelister føres separat for hvert kurs og angir varighet per kursdag. Kurs innenfor Kompetansepluss kan ikke markedsføres med bruk av Kunnskapsdepartementets og Kompetanse Norges logo. Erfaringer knyttet til revisjonskostnader vil bli tatt videre internt i Kompetanse Norge.

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no