Praksisnær kartlegging for opplæring i muntlige ferdigheter på arbeidsplassen

Transkript

1 Praksisnær kartlegging for opplæring i muntlige ferdigheter på arbeidsplassen Dette heftet viser hvordan lærere og veiledere kan kartlegge i forkant av opplæring i muntlige ferdigheter på en arbeidsplass. Hovedpoenget med metoden er å kunne skreddersy opplæringen til de ansattes og arbeidsplassens behov. Dette gjøres gjennom å kartlegge den muntlige kommunikasjonen på arbeidsplassen og de ansattes muntlige ferdigheter. Kartleggingen avdekker både hvilke kommunikasjonssituasjoner de ansatte deltar i på jobben, hvilke krav arbeidsgiveren setter, og hvordan de ansatte opplever å mestre disse. Heftet bygger på erfaringer fra et utviklingsprosjekt om opplæring i muntlige ferdigheter for ansatte i en barnehage. Metoden for kartlegging kan tilpasses andre opplæringssituasjoner. Kort om utviklingsprosjektet Utviklingsprosjektet ble gjennomført av Hapro Senter for yrkeskvalifisering, som en del av Program for basiskompetanse i arbeidslivet (BKA 1 ). Hapro utviklet en metode for kartlegging og opplæring, og gjennomførte opplæringstiltak for ansatte i en barnehage. Læringsmål i muntlige ferdigheter var rammen for opplæringen. I utviklingsprosjektet ble alle ansatte kartlagt. Hele personalet i barnehagen ble involvert i planleggingen av kurset ved at de fikk komme med innspill til innhold og mål for dette. Ti deltakere gjennomførte et 80 timers kurs i muntlige og digitale ferdigheter. Alle deltakerne hadde grunnskole eller videregående skole som høyeste utdanning og norsk som morsmål, og var assistenter eller fagarbeidere i barnehagen. Deltakerne arbeidet mot nivå 3 og 4 i Læringsmål for muntlige ferdigheter. Muntlige ferdigheter er ett av de viktigste verktøyene ansatte i barnehager har, og det stilles høye krav til muntlige ferdigheter for barnehageassistenter og fagarbeidere i barnehager. Kurset ble arrangert som et ledd i en større kompetanseheving i barnehagesektoren i kommunen, der blant annet profesjonalitet var satt på dagsordenen. Målet for kurset var bedre profesjonell kommunikasjon. 1 Program for basiskompetanse i arbeidslivet heter nå Kompetansepluss - arbeidsliv 1

2 Innledning Språkbruk og språklæring er alltid en del av en sosial sammenheng. Når en arbeidsplass tilbyr sine ansatte kurs i muntlige ferdigheter, er det derfor viktig at kartleggingen klarer å fange opp hvordan språket brukes i den faktiske kommunikasjonen på arbeidsplassen. Innholdet i og målene for opplæringen må gjenspeile arbeidskonteksten. Dette krever at kurset er godt forankret i arbeidsplassen og at tilbyderen og lærerne har en helhetlig tilnærming til kartleggingen av de muntlige ferdighetene. Forankring av kurset på arbeidsplassen Forankring av kurset er viktig. Forankring innebærer at tilbyderen, læreren, lederen og de ansatte får en felles forståelse av kursets overordnede rammer, organisering, innhold og mål. Opplæringen må forstås som et felles prosjekt der alle, ikke bare de som går på kurs, har noe å lære og noe å bidra med i læringen. Dette gir en god plattform for selve opplæringen og for at den skal ha varig effekt. Forankringen skjer gjennom et samarbeid mellom tilbyderen/læreren og arbeidsplassen. I denne prosessen involveres hele personalet, og alle får mulighet til å spille inn forslag til mål og innhold for kurset. En måte å gjøre dette på, er å arrangere et møte med temaet «profesjonell kommunikasjon på arbeidsplassen» der læreren/tilbyderen, lederne og alle de ansatte deltar. På fellesmøtet kan personalet diskutere spørsmål som: Hvilken betydning har god kommunikasjon for kvaliteten på arbeidet og arbeidsmiljøet? Hva slags kommunikasjon er det mest av på arbeidsplassen? Hvilke kommunikasjonsutfordringer har dere på arbeidsplassen? Hvilke kommunikasjonssituasjoner er dere gode på? Hvordan kan dere jobbe med kommunikasjonen for å bli mer profesjonelle? I diskusjonen om kommunikasjonen på arbeidsplassen kan Profil for basisferdigheter på jobben brukes som et utgangspunkt for å diskutere nærmere de konkrete kravene til muntlige ferdigheter. Med utgangspunkt i en av de eksisterende profilene kan de ansatte og lederne diskutere seg fram til en profil som er skreddersydd for sin arbeidsplass. En økt bevissthet om hvordan muntlige ferdigheter er en del av yrkesutøvelsen og at det er et felles ansvar å sørge for god kommunikasjon på arbeidsplassen, gir en bedre forståelse for opplæringen. Det bidrar til at opplæringen i muntlige ferdigheter blir forankret i virksomhetens og den enkeltes mål om profesjonalitet. Kartlegging for skreddersydd opplæring God forankring er viktig, og dette gir et godt grunnlag for å gjennomføre en systematisk kartlegging av både bedriftens krav til kommunikasjon og deltakerens behov for opplæring. Det sentrale i kartleggingen er å finne fram til hvilken muntlig kommunikasjon de ansatte mestrer og ikke mestrer i jobbsituasjonen. De ansattes muntlige ferdigheter må komme fram i 2

3 kartleggingen slik at opplæringen kan bygge på det de kan, men også slik at gapet til arbeidsplassens krav avdekkes. Kartleggingsprosessen kan beskrives slik: 1. Kartlegge arbeidsoppgavene til de ansatte: o Analysere hvilke muntlige ferdigheter som inngår i arbeidsoppgavene o Lage kartleggingsskjema i samarbeid med leder 2. Kartlegge hvilke krav arbeidsgiver har til de aktuelle muntlige ferdighetene. 3. Kartlegge den enkelte ansattes muntlige ferdigheter gjennom kartleggingsskjemaet. 4. Samle resultatene og gi tilbakemelding om kartleggingsresultatene til de ansatte og bedriften. o Lage individuelle planer o Bruke Læringsmålene for å analysere de muntlige ferdighetene Det er altså tre områder som må kartlegges: arbeidsoppgavene til de ansatte og hvilke muntlige ferdigheter de innebærer, arbeidsgiverens krav til de muntlige ferdighetene og de ansattes eksisterende muntlige ferdigheter. Kartlegging av arbeidsoppgavene Det første som må gjøres, er å få en oversikt over arbeidsoppgavene til de ansatte. For å gjøre dette snakker læreren/tilbyderen med lederen og de ansatte om hva de ansatte gjør, og i tillegg kan læreren/tilbyderen observere på arbeidsplassen. Kartleggingen bør få fram alle de oppgavene de ansatte skal gjøre på jobben. Eksempler på arbeidsoppgaver i en barnehage kan være: Koordinere det daglige arbeidet med kolleger Ivareta kommunikasjonen mellom barnehagen og hjemmet Bidra i planleggingen av aktiviteter Disse litt overordnede arbeidsoppgavene består av mange mindre oppgaver og mange ulike kommunikasjonssituasjoner. De innebærer bruk av muntlige ferdigheter som for eksempel å samtale, å diskutere og å gi og ta imot muntlige beskjeder. Læreren må derfor ta utgangspunkt i arbeidsoppgavene for å finne ut hvilke muntlige ferdigheter som kreves i de ulike oppgavene. For eksempel omfatter arbeidsoppgaven «bidra i planlegging av aktiviteter» i en barnehage mange ulike deloppgaver som krever muntlig formuleringsevne: Komme med et forslag til en aktivitet på et planleggingsmøte Snakke på telefonen for å få informasjon om en aktivitet Kontakte et transportselskap for å bestille transport Diskutere ulike aktiviteter og begrunne valg av aktivitet 3

4 Dette er eksempler på muntlige ferdigheter som er sentrale for å mestre arbeidsoppgaven. Det kan være overraskende for lærere og ansatte i hvilken grad og på hvilken måte muntlige ferdigheter inngår i dagligdagse arbeidsoppgaver som oppfattes som praktisk arbeid. Kartleggingen av arbeidsoppgavene og analysen av hvilke muntlige ferdigheter de innebærer, kan ende opp i en lang og omfattende liste over hvilke kommunikasjonssituasjoner de ansatte må delta i og mestre. Lærere og ledere må derfor i samarbeid sette opp en realistisk liste med hvilke muntlige ferdigheter (kommunikasjonssituasjoner) kartleggingen av de ansatte skal omfatte. Denne lista kan settes inn i et Excel-ark og brukes som et kartleggingsskjema 2 der de ansatte skal svare på kartleggingsspørsmål og vurdere sine ferdigheter. 2 Skjemaet som ble brukt av Hapro i utviklingsprosjektet, kalles PIL (Praktisk Individuell Læring). Det ble først utviklet av Hapro til bruk innenfor renholdsbransjen i et samarbeidsprosjekt mellom NHO Service, Bransjeforeningen Attføringsbedriftene, Vox og fem attføringsbedrifter. Det ble også prøvd ut innenfor hotellbransjen i EU-prosjektet HotTrain. 4

5 Eksempel på spørsmål de ansatte måtte svare på i kartleggingen. Det er viktig at spørsmålene er så gjenkjennelige og konkrete som mulig og oppleves som relevante og slik at det er enkelt og meningsfylt for de ansatte å svare. Kartlegging av arbeidsgiverens krav Innenfor opplærings- og kompetansehevingstiltak som foregår på arbeidsplassen, er det arbeidsgiveren som vurderer hva som er «gode nok» muntlige ferdigheter. Kartleggingen må derfor også avdekke hvor godt arbeidsgiveren forventer at de ansatte skal mestre de ulike kommunikasjonssituasjonene. 5

6 Det kan for eksempel gjøres på en skala fra 0-4: Trinn 0: ingen krav Trinn 1: må ha grunnleggende kunnskap og kunne utføre enkle oppgaver etter veiledning Trinn 2: må ha god kunnskap og kunne jobbe selvstendig Trinn 3: må ha meget god kunnskap og kunne gi råd og veiledning Denne kartleggingen er viktig for å finne gapet mellom hva de ansatte kan og de kravene arbeidsplassen stiller. Det er dette gapet opplæringen skal dekke. Det å bruke tid på å finne det riktige nivået på kravene, kan være en nyttig og bevisstgjørende prosess for arbeidsgiveren. Kartlegging av de ansatte Kartleggingen av de ansattes ferdigheter med denne metoden skjer gjennom en egenvurdering. I denne kartleggingsmetoden, der det legges stor vekt på å involvere hele arbeidsplassen i opplæringen, gjennomfører alle ansatte kartleggingen, også lederen. Slik unngår man å stigmatisere de arbeidstakerne som har behov for å få opplæring. Utfyllingen av skjemaet kan ta mellom 5 og 30 minutter. Læreren bør være til stede under kartleggingen for å kunne gi hjelp til de som trenger det. De ansatte svarer på kartleggingsspørsmålene i skjemaet. I skjemaet vurderer de hvor godt de mener at de selv mestrer de ulike kommunikasjonssituasjonene på den skalaen fra 0-3 som arbeidsgiveren bruker. Trinn 0: Kan ikke Trinn 1: Kan det brukbart, kan utføre enkle oppgaver etter veiledning Trinn 2: Har god kunnskap, kan jobbe selvstendig Trinn 3: Har meget god kunnskap, kan gi andre råd og veiledning Eksempel på et kartleggingsskjema fra en barnehage: 6

7 Arbeidsgivers krav til mestring Kartleggingsspørsmålene De ansatte egne vurderinger Eksempel på kartleggingsskjema. Alle får tilbud om en individuell samtale i etterkant av kartleggingen. Innsamling av resultatene av kartleggingen Kartleggingsskjemaet i Excel gir læreren muligheter for å lage fremstillinger av de ansattes mestringsnivå og sammenligne det med arbeidsgiverens krav, både på individnivå og for personalet som helhet (se figuren under). Dette er informasjon som kan være nyttig for arbeidsgiveren, og danner grunnlaget for utformingen av kurset. Arbeidsgiverens krav til muntlige ferdigheter og deltakerens egenvurdering kan for eksempel fremstilles i et søylediagram. Figuren viser gapet mellom deltakerens mestring (mørk farge) og de kravene som lederen har definert (lys farge). 7

8 Med utgangspunkt i disse resultatene kan lederen prioritere hvilke kommunikasjonssituasjoner/muntlige ferdigheter hun mener er spesielt viktige å vektlegge i opplæringen. Dette gir en ramme for hva som er målet med kurset som helhet. Hver enkelt ansatt som skal få tilbud om kurs, må imidlertid også få en plan med egne individuelle mål for kurset. Med utgangspunkt i resultatene av kartleggingen og leders prioriteringer, har læreren individuelle samtaler med hver enkelt ansatt, der det settes opp en individuell opplæringsplan. Den individuelle planen må ikke inneholde for mange mål, fordi det er viktig at deltakerne ser framgangen og kommer i mål med alt i løpet av kurset. Læringsmål i muntlige ferdigheter setter rammen for opplæringen i BKA, og det er nyttig for læreren å vurdere de ulike kommunikasjonssituasjonene på den aktuelle arbeidsplassen opp mot Læringsmålene. Dette gir informasjon om hvilket nivå de ulike kommunikasjonssituasjonene er på. Kartleggingen vil ofte vise at deltakerne har en «sprikende» profil. Dette betyr at de på noen områder kan ha ferdigheter på nivå 1-2 i Læringsmål i muntlige ferdigheter, mens de på andre områder kan ligge på nivå 3 og 4. Dette understreker behovet for en grundig individuell kartlegging. Læringsmålene kan også fungere som et verktøy for å analysere mer i detalj hvilke delferdigheter og hvilke nivåer som den enkelte må arbeide med. Sammenhengen mellom kommunikasjonssituasjonene og læringsmålene i muntlige ferdigheter kan for eksempel beskrives slik: 8

9 gi relevante bidrag og drive diskusjonen fremover (Læringsmål nivå 4) gjøre avtaler og diskutere praktiske gjøremål på en klar og tydelig måte (Læringsmål nivå 3) komme med forslag til aktivitet på et planleggingsmøte ta i mot og respondere på positive og negative tilbakemeldinger (Læringsmål nivå 4) argumentere for egne synspunkter (Læringsmål nivå 4 ) 9

10 etablere en enkel samtale (Læringsmål nivå 1-2) bruke vanlige høflighetsformer og hilsningsfraser (Læringsmål nivå 1-2) hilse på kollegaer ved vaktstart signalisere interesse og forståelse i en samtale verbalt og ikke-verbalt (Læringsmål nivå 1-2) oppfatte vanlige høflighetsformer og hilsningsfraser (Læringsmål nivå 1-2) 10

11 tilpasse og oppfatte bruken av ikkeverbale signaler i kommunikasjonen (Læringsmål nivå 4) avbryte og endre samtaleemne på en passende måte (Læringsmål nivå 4) tilpasse egen uttale til mottaker og situasjon (Læringsmål nivå 3) gripe inn i konflikt og hjelpe barna til løsning bruke strategier for å klargjøre og bekrefte felles forståelse (Læringsmål nivå 3) tilpasse lyttingen og tilbakemeldingssigna lene til situasjonen (Læringsmål nivå 3) løse problemer og misforståelser som oppstår i kommunikasjonen (Læringsmål nivå 3) Eksempel fra barnehage, sammenhengen mellom kommunikasjonssituasjon og læringsmål. Avslutning Metoden for kartlegging og kartleggingsverktøyet som er presentert her, kan brukes i andre bransjer og for opplæring i andre ferdigheter tilpasset andre kurs. For at denne måten å kartlegge på skal fungere optimalt, er det viktig at det er de reelle kravene til muntlig kommunikasjon på den aktuelle arbeidsplassen som settes inn i kartleggingsskjemaet. På denne måten gir metoden et godt grunnlag for et kurs som er skreddersydd for både de ansatte og arbeidsplassen. 11