Søknadsprosess og årsplan

Transkript

1 Søknadsprosess og årsplan Vedlegg til rundskriv 02/2015 Støtte til barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn - søknad om støtte for 2015 (kap 857, post 60)

2 Innledning Dette dokumentet har til hensikt å gi en oversikt over frister og de ulike arbeidsoppgavene som tilfaller søkere, kommuner/bydeler og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) i forbindelse med tilskuddsordningen Støtte til barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn søknad om støtte for Fristene i dette dokumentet er foreløpige og kan endres. Det er derfor viktig at både søkere og kontaktpersoner i kommuner/bydeler følger med på Bufdirs nettsider og informasjon fra direktoratet. Hvis fristen faller på lørdag, søndag eller annen helligdag, forskyves den til nærmeste påfølgende hverdag. Informasjon om tilskuddsordningen, skjemaer, rundskriv og veileder finnes på Følgende skjemaer skal benyttes: - «Søknadsskjema: Støtte til barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn søknad om støtte for 2015» - «Skjema for vurdering og prioritering av søknader 2015» - «Søknad om omdisponering i 2015 og overføring av midler fra 2015 til 2016» - «Forside for innlevering av regnskap og rapporter for tiltak i 2015»

3 Søknadsprosess og årsplan for søkere og kommuner/bydeler Tidspunkt Søker Kommune/bydel Bufdir Februar 2015 Kunngjøring lokalt: Kommunen/bydelen må kunngjøre tilskuddsordningen på sine nettsider og/eller i lokalavisen minst 3 uker før Bufdirs søknadsfrist. Dette er et krav da alle potensielle søkere i kommunen/bydelen, også private aktører og frivillige organisasjoner, skal ha like muligheter til å søke på tilskuddsordningen. Kommunen/bydelen må lenke sine sider til Bufdirs kunngjøring, der man finner rundskriv, veileder og søknadsskjema. Kommunen/bydelen må ha en kontaktperson for tilskuddsordningen. Kunngjøring sentralt: Bufdir kunngjør tilskuddsordningen på sine nettsider og gir kontaktpersonene beskjed om dette. Mars 2015: Lokal søknadsfrist Mars/april 2015 Innen 17. april 2015 April 2015 Søker fyller ut søknadsskjema og setter seg inn i rundskriv og veileder til tilskuddsordningen. Søker må orientere seg om når det er søknadsfrist i kommunen/bydelen. Kommunen/bydelen skal foreta en administrativ og politisk vurdering og prioritering av alle innkomne søknader. Disse prioriteringene bør gis på grunnlag av konkrete målsettinger for barne- og ungdomsarbeidet, og på bakgrunn av omfang og utvikling av lokale risikogrupper. Kommunen/bydelen sender kopi av alle søknadene til Bufdir på epost: [email protected] Kommunen/bydelen skal også sende inn «Skjema for vurdering og prioritering av søknader 2015» Saksbehandlingstid: Kommunen/bydelen informerer søkere om sin prioritering, og om videre saksgang og saksbehandlingstid hos Bufdir. Saksbehandlingstid: Bufdir informerer kommunen/bydelen om saksbehandlingstid.

4 April/mai 2015 Mai 2015 Søknadsbehandling Endelig vedtak: Bufdir fatter vedtak, sender tilskuddsbrev og utbetaler midler til kommunen/ bydelen. Februar 2016 Rapport og regnskap: Bufdirs rapport- og regnskapsskjema skal benyttes. Søker må orientere seg om kommunens/ bydelens interne frist. Søker har ansvar for å sørge for revisorattestering innen rapporteringsfristen. Endelig vedtak: Kommunen/bydelen videreformidler omgående Bufdirs vedtak, vilkårene i tilskuddsbrev, og informasjon om klageadgang til samtlige søkere. Kommunen er ansvarlig for å utbetaler midler, det gjelder også for frivillige og private organisasjoner som har fått innvilget midler. Rapport og regnskap: Kommunen/bydelen må sette en intern frist for innlevering av regnskap og rapporter, og informere søkere i sin kommune om fristen. Husk at det kan ta tid å få regnskap revisorattestert. Kommunen/bydelen har ansvar for å påse at alle tiltak som får tilskudd leverer rapport og regnskap. Dette gjelder også tiltak som driftes av private aktører og frivillige organisasjoner som har blitt vurdert og prioritert av bykommunen. Kommunen/bydelen skal kontrollere og kvalitetssikre rapporter og regnskap

5 Innen 1. mars 2016 Kommunen/bydelen oversender regnskap og rapporter samlet til Bufdir innen 1. mars Sammen med oversendelsen skal «Forside for innlevering av regnskap og rapporter for tiltak i 2015» fylles ut. Mars september 2016 Bufdir kontrollerer og gjennomgår regnskap og rapporter. Sende søknad om omdisponering av midler til Bufdir ved behov. Bufdirs skjema for omdisponering/ overføring av midler skal benyttes. Bufdir fatter fortløpende beslutning/vedtak vedrørende omdisponering og sender kopi til kommunen/bydelen. men senest innen 31. januar 2016 Frist for overføring: Frist for å søke om overføring av midler for tiltak som fikk innvilget midler i Bufdirs skjema for omdisponering /overføring av midler skal benyttes. Kommunen/bydelen bør i løpet av tilskuddsåret følge opp alle tiltak som har fått innvilget søknad for å sikre at tilskuddet benyttes i henhold til søknad og vilkårene i tildelingsbrev. Overføring: Bufdir fatter fortløpende beslutning vedrørende søknad om overføring og sender kopi til kommunen/bydelen.