Veileder for EO-fondet 2009

Transkript

1 Veileder for EO-fondet 2009 Side 1 av 9

2 Denne veilederen er utarbeidet for at du som søker penger fra EO-fondet lettere skal kunne skrive en god søknad, og at elevene ved din skole i større grad skal få glede av tilbudet. Hvor kommer pengene fra? Pengene kommer fra Frifond. Hvert år bevilger staten en sum penger til aktiviteter for barn og unge. Dette er penger som kommer fra overskuddet til Norsk Tipping. Frifond er en støtteordning som omfatter alt unntatt idrett, og ordningen blir administrert av 3 paraplyorganisasjoner. For vår del gjelder det Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU). Elevorganisasjonen står fritt til å disponere midlene, innenfor rammene satt av retningslinjene. Retningslinjene blir vedtatt av Landsstyret til Elevorganisasjonen og inneholder bestemmelser om hvordan pengene skal brukes. Hvorfor har vi EO-fondet? Gjennom EO-fondet har våre medlemmer mulighet til å søke penger til aktivitet som styrker elevdemokratiet, medbestemmelsen og trivselen ved sine læresteder. EOfondet er i hovedsak delt inn i to kategorier: tiltak som fremmer elevdemokrati og elevmedbestemmelse og tiltak som fremmer det sosiale på skolen. Man kan også søke om støtte til å arrangere Internasjonal Uke og basisgrupper kan søke om grunnstøtte. Pengene elevrådet ved din skole mottar skal bidra til å gjøre elevene mer bevisst på sin situasjon, og ikke minst bevisste på at de faktisk har muligheten til å gjøre noe for å påvirke situasjonen. Elevorganisasjonen deler årlig ut rundt 1.5 millioner kroner til aktivitet på våre medlemsskoler gjennom EO-fondet. EO-fondet finansierer ikke EO-fondsmidlene skal ikke finansiere oppgaver som lærestedet er ansvarlig for, som utgifter til opplæring, ekskursjoner, oppussing eller innkjøp av utstyr. Hvordan søker vi? For å søke fyller elevrådet ut et eget søknadsskjema som er tilgjengelig på Skjemaet skal inneholde følgende opplysninger: Målsetning for prosjektet Hva ser dere for dere som resultat av prosjektet, hvilken nytteverdi har dette for eleven på skolen? Hvor mange elever vil bli berørt av prosjektet? Hvor mange skal aktivt delta på prosjektet? Side 2 av 9

3 En grundig beskrivelse av prosjektet hva skal dere gjøre, hvordan skal det gjøres, hvor skal det gjøres, når skal det gjøres og hvem skal gjøre det? Når prosjektet skal gjennomføres? Hvor mye penger dere søker om? Et enkelt budsjett hvor mye penger brukes på hva? Kontaktinformasjon til skolen Kontaktinformasjon til en kontaktperson i elevrådet I tillegg må skjemaet underskrives av elevrådsleder. En enkel huskeregel for skjemaet er: Ingenting skal være tomt. Alle felter må fylles ut. Hvis dere føler at det ikke er nok plass på skjemaet er det ingenting i veien for å legge til flere ark skriv i så fall dette på skjemaet, slik at det er lett for oss å se. Hvor mye penger kan vi søke om? Når det gjelder hvor mye man kan søke om har vi delt inn i tre maksbeløp, og man kan, avhengig av prosjektet, søke om inntil; , og kr. Inntil kr til sosiale prosjekter, for eksempel; o Idrettsdag; en cup der alle klasser stiller lag. Pengene kan for eksempel gå til innkjøp av utstyr og premie til vinnerne. o Skoleball; dere kan arrangere juleball på skolen med pene klær og et kult band. Pengene kan for eksempel gå til leie av lokaler, mat, band, DJ, musikkutstyr og pynt. o Sosiale utflukter; skidag for hele skolen. Pengene kan for eksempel brukes til leie av buss og heiskort. Inntil kr til prosjekter tilknyttet Internasjonal Uke for eksempel; o Konserter; lokale band, nasjonale band, mini-idol. Pengene kan for eksempel brukes til leie av lokaler og honorering av bandet. o Foredrag; eksterne foredragsholdere kan ofte koste litt penger, men kan være veldig kunnskapsrike og dyktige. Det er viktig at alle elever forstår hensikten med Operasjon Dagsverk. Foredragsholderne kan for eksempel snakke om årets kampanje eller viktigheten av at alle skal ha rett til utdanning. o Internasjonal dag; del opp skolen i grupper og ha forskjellige sesjoner. Dere kan vise årets OD-film, servere mat knyttet til prosjektlandet, ha foredragsholdere og ha et marked som går til inntekt for OD-prosjektet og lignende. Inntil kr til prosjekter som har til formål å øke elevmedbestemmelsen og elevdemokratiet på skolen for eksempel: o Fagseminarer for hele skolen; rettighetskurs, kurs i tale- og debatteknikk, elevmedbestemmelse. Pengene kan for eksempel brukes til eksterne foredragsholdere og materiell. o Skolering av elevrådet; lei inn eksterne foredragsholdere, reise på tur til en annen skole for å dele erfaringer og lære av hverandre, inviter oss til å komme å Side 3 av 9

4 skolere dere. Pengene kan brukes til mat til deltakerne, godtgjørelse til foredragsholdere, leie av lokale eller transportmiddel. Søknadsfrist Fristen for å søke om EO-fonds midler for prosjekter som skal gjennomføres skoleåret 2009/2010 er 15. november Hva skjer med søknaden vår? 1. Søknad En ferdig utfylt søknad sendes inn til oss der den vil bli behandlet av Elevorganisasjonens sentralstyre. 2. Akseptskjema Hvis søknaden blir innvilget vil vi returnere et akseptskjema der det står: Hvem som har behandlet søknaden Hvor mye dere har søkt om og hvor mye dere har fått innvilget Et felt der dere skal skrive inn eier av kontoen. Hvis eier av kontoen er en privatperson vil pengene ikke bli utbetalt til kontoen. Med andre ord kontoen må være registrert på elevrådet eller på skolen. Hvis ikke akseptskjemaet blir returnert til oss innen 3 uker vil vi anse søknaden som trukket, og dere må eventuelt søke på nytt. 3. Rapportskjema Sammen med akseptskjemaet vil dere også motta et rapportskjema. Senest 1 måned etter avsluttet prosjekt skal dere sende inn et ferdig utfylt rapportskjema med informasjon om: En beskrivelse av hvordan prosjektet ble gjennomført Hva som ble gjort og når det ble gjort Vurdering av i hvilken grad målsetningen med prosjektet ble oppfylt Regnskap for prosjektet Hva synes elevrådet og elevene om prosjektet? Dersom rapportskjemaet ikke blir sendt inn, mister skolen sin rett til å søke om midler fra EO-fondet det påfølgende året, jf. punkt 3.7 i retningslinjene. Side 4 av 9

5 Rapportering Nytt av året er at elevrådet må ta vare på regnskap og alle bilag i minst 1 år. Dette er et nytt punkt i retningslinjene til EO-fondet: 3.6 Lokallaget plikter å oppbevare bilag og regnskap for prosjektet i minimum 1 skoleår etter prosjektets avslutning. Det er viktig at elevrådet tar vare på alle kvitteringer, fakturaer og andre bilag hvor det er brukt penger på prosjektet. Grunnen til dette er ganske enkel i løpet av året vil Elevorganisasjonen gjennomføre stikkprøvekontroll av regnskapsbilag og rapportering på 10 % av alle skoler som har fått tildelt støtte til prosjekter. Formålet med stikkprøvene er å kontrollere at midler brukes etter søknad og rapport om prosjektet. Hvis vi finner ut at det mangler bilag, pengene har blitt brukt på noe annet enn det de ble innvilget til eller at noe annet ikke stemmer vil skolen automatisk miste retten til å søke det påfølgende året. I noen tilfeller kan vi også kreve at pengene skal betales tilbake. Ferdig prosjekt - hva med penger til overs? Hvis dere har fullført prosjektet, og sitter igjen med ekstra penger kan dere søke om å få overført midlene til et annet prosjekt. Prosjektet dere vil bruke restmidlene på bør være et lignende prosjekt. For eksempel hvis dere har hatt et juleball og har igjen restmidler etter det, så kan dere søke om å bruke pengene på et vårball eller bruke de neste år på et nytt juleball. Hvis dere ikke har noen ideer til nye prosjekter kan dere velge å tilbakebetale restmidlene til oss. Ta kontakt med Generalsekretær om dere ønsker dette. Grunnstøtte til basisgrupper I tillegg til at elevrådet ved en medlemsskole kan søke penger til ulike tiltak kan basisgrupper søke om grunnstøtte (jfr. Punkt 3.2 i retningslinjene). En basisgruppe i Elevorganisasjonen er sammensatt av minst 10 individuelle medlemmer. Grunnstøtten er på 5000 kr, i tillegg til 100 kr per medlem over 10. Er det 11 medlemmer i en basisgruppe vil grunnstøtten da bli på 5100 kr. Søknader om grunnstøtte vil kun bli innvilget til basisgrupper som oppfyller følgende krav: Minst 10 betalende medlemmer Vedtekter og demokratisk oppbygning Levert basisrapport med informasjon om basisgruppen, medlemslister og styre innen 1. oktober. Behandlingsprosessen for grunnstøttesøknader er generelt strengere enn for ordinære søknader. For mer informasjon om basisgrupper, ta kontakt med sentralstyret. Side 5 av 9

6 Hvis elevrådet har spørsmål, eller vil ha mer informasjon om EO-fondet, er det bare å ta kontakt med oss på mail eller telefon. Lykke til! Kontaktinformasjon Elevorganisasjonen i Norge Akersbakken 12, 0172 Oslo Tlf: Fax: eofondet@elev.no elev.no Side 6 av 9

7 Retningslinjer for EO-fondet Vedtatt av Landsstyret Generelt om retningslinjene for tildeling av frifondsmidler 1.1 Disse retningslinjene regulerer Elevorganisasjonens forvaltning av frifondsmidler. 1.2 Elevorganisasjonen mottar hvert år tilskudd fra Landsrådet for Norges barneog ungdomsorganisasjoner. Disse midlene er overskudd fra tippemidlene i Norge. 1.3 Frifondsmidlene mottas på bakgrunn av antall elevråd og basisgrupper, heretter omtalt som lokallag, som er medlem i Elevorganisasjonen. Midlene skal i sin helhet tilfalle lokallag som er medlem i organisasjonen og har betalt medlemskontingent. 2.0 Formål med tildelingen av frifondsmidler 2.1 Frifondsmidlene skal styrke elevene og lærlingenes innflytelse over opplæringen ved lærestedet, elevdemokratiet ved skolen eller medbestemmelse i bedriften og bidra til en høyere aktivitet i lokallaget. 2.2 Frifondsmidlene skal ikke finansiere oppgaver som lærestedet er ansvarlig for, som utgifter til opplæring, ekskursjoner, oppussing eller innkjøp av utstyr. 2.3 I fordelingen av frifondsmidler skal det være en målsetting om å nå flest mulig lokallag. 2.4 I fordelingen av frifondsmidler skal det tilstrebe geografisk spredning, og lik fordeling mellom yrkesfaglig-, og studiespesialiserende skoler. 3.0 Kriterier for tildeling av frifondsmidler 3.1 Frifondsmidlene tildeles etter søknad fra lokallagene samt grunnstøtte til basisgrupper. Søknader må falle inn under målsetningen i punkt 2.0 og oppfyller øvrige bestemmelser i disse retningslinjene. 3.2 Grunnstøtte innvilges basisgrupper bestående av lærlinger og/eller elever som har: Minst 10 betalende medlemmer Side 7 av 9

8 Vedtekter og demokratisk oppbygning Levert basisrapport med informasjon om basisgruppen, medlemslister og styre innen 1. oktober. Grunnstøtten er kroner 5000,- samt kroner 100,- pr medlem over Søknader som skal behandles må inneholde: Beskrivelse avprosjektet det søkes om midler til Budsjett som viser disponering av midlene i prosjektet Målsetning for prosjektet Tidsplan for gjennomføring av prosjektet Det konkrete beløpet det søkes om fra Elevorganisasjonen 3.4 Maksbeløp for prosjekter som har til formål å øke elevmedbestemmelse og elevdemokrati er kroner. Maksbeløp på prosjekter tilknyttet internasjonal uke er kroner. Maksbeløpet på sosiale tiltak som fremmer engasjement og samhold er kroner. 3.5 Lokallag som får innvilget søknader plikter seg til å returnere akseptskjema innen 3 uker etter at det er sendt ut. De plikter seg også til å disponere midlene i henhold til godkjent søknad og rapportere til Elevorganisasjonen innen en måned etter avsluttet prosjekt. I rapporten skal lokallaget beskrive prosjektets gjennomføring og vurdere hvilken grad målsetningen er oppfylt, samt legge ved regnskap for prosjektet. Lokallaget kan søke om å gjøre avvik fra opprinnelig prosjektsøknad om nødvendig. 3.6 Lokallaget plikter å oppbevare bilag og regnskap for prosjektet i minimum 1 skoleår etter prosjektets avslutning. 3.7 Dersom et lokallag ikke oppfyller betingelsene i punkt 3.5 og 3.6 vil lokallaget automatisk få avslag på søknad om prosjektmidler det påfølgende året. Avslaget skal begrunnes skriftlig med informasjon om ankemuligheter. 4.0 Oppfølging og kvalitetskontroll 4.1 Elevorganisasjonen skal hvert år gjennomføre stikkprøvekontroll av regnskapsbilag og rapportering på 10 % av fondets tildelte midler. Kontrollens formål er å kontrollere at midler brukes etter søknad og rapport, samt gi tilbakemeldinger og bistå lokallag i å ha gode rutiner for forvalting av EO- Side 8 av 9

9 fondets midler. En slik kontroll skal gjennomføres ved minimum 5 % av lokallagene som mottar støtte. 4.2 Fra oppfølgingsbesøkene skal det lages en kort rapport som sendes lokallaget samt en samlet rapport som leveres sentralstyret. 4.3 Ved alvorlige avvik kan sentralstyret kreve midler tilbakeført og lokallaget mister sin rett til å motta midler det kommende året. 5.0 Informasjon og profilering 5.1 Elevorganisasjonen skal gi gode eksempler på tiltak og prosjekter lokallag kan gjennomføre ved bruk av midler fra EO-fondet. 5.2 Det skal utvikles en veileder for grunnleggende søknadsskriving, planlegging og rapportering rettet mot lokallag. 6.0 Øvrige bestemmelser knyttet til forvaltning av frifondsmidler 6.1 Generalsekretæren er ansvarlig og forvalter av frifondsmidlene, avslag på søknader kan ankes til Elevorganisasjonens Sentralstyre. Anke må gjøres skriftlig og innen 3 uker etter avslag og ankemulighet er gjort kjent. 6.2 Informasjon om fondet og søkning skal kunngjøres overfor lokallagene så snart tildelingen er klar og senest innen 1. september. 6.3 Elevorganisasjonens Landsstyre kan vedta å disponere frifondsmidler til dekking av deltageravgift på sentrale arrangement i Elevorganisasjonen som arrangeres for lokallagene. 6.4 Elevorganisasjonens Landsstyre fastsetter retningslinjene for forvaltning av frifondsmidlene og reviderer den innen 1. juli hvert tilskuddsår. 6.5 Desisjonskomiteen kan tolke disse retningslinjene i tilfeller der det er uenighet om forståelse av disse retningslinjene. Side 9 av 9