Tilskuddsordninger - idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen

Transkript

1 Avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /1437 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/34 Formannskapet /26 Bystyret Tilskuddsordninger - idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen Sammendrag Tidligere har det vært beskrivelser av åtte ulike tilskuddsområder som idrettslagene har forholdt seg til ved søknader om støtte. Administrasjonen har sett behovet for å forenkle tilskuddsområdene for å gjøre dem lettere tilgjengelig for lag og foreninger i Bodø kommune. Under dette arbeidet har det blitt forsøkt utarbeidet tilfredsstillende retningslinjer og søknadsskjema for tilskuddsordningene. Det foreslås en endring av tilskuddsområdene hvor disse reduseres til to ulike tilskuddsordninger; tilskudd til private anlegg og tilskudd til fysisk aktivitet, som skal ivareta idrettslagene og friluftsorganisasjonene i like stor grad som tidligere ordninger. Det er utarbeidet ny rutinebeskrivelse for saksbehandling av søknader om tilskudd til idrettslag og friluftsorganisasjoner. Det har også blitt utarbeidet nye generelle retningslinjer for tilskudd, retningslinjer for de to tilskuddsordningene og tilhørende søknads- og rapportskjema. Det er tenkt en felles søknadsfrist for tilskuddsordningene. I 2012 foreslås det søknadsfrist satt til 15. mai. Behandlingstiden som er nevnt i vedlagte rutinebeskrivelser foreslås justert forholdsmessig og søknadene vil da bli lagt fram for politisk behandling i formannskapet 27. juni Fra 2013 blir søknadsfristen 15. januar, som er samme frist som det er for de statlige spillemidlene. Begrunnelsen for å slå sammen tilskuddsordningene er å samordne, forenkle og forbedre søknadsprosessen og saksbehandlingen av de ulike tilskuddsordningene. Det vil også gi Bodø kommune en økt kontroll over at tilskuddsmidlene blir brukt til det formålet de er søkt til. Administrasjonen anbefaler formannskapet å slutte seg til de nye retningslinjene for tilskudd og rutinebeskrivelsene i Tilskuddsordninger idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen. Saksopplysninger I bystyrets budsjettvedtak for 2012 står det følgende: Punkt 27. Tilbakeføring av søkbare kulturmidler: OK-avdelingen kan i dag bevilge inntil ,- til ulike prosjekter etter søknad. Beløp over dette behandles av formannskapet. Dette endres til at OK-avdelingen kan bevilge inntil ,- etter søknad, og beløp over dette skal behandles av formannskapet. Midlene legges i sin helhet under politisk budsjett og Formannskapets disposisjon. Side 43

2 Administrasjonen har med utgangspunkt i vedtaket hatt en gjennomgang av tilskuddsområdene og utarbeidet klare rutinebeskrivelser og retningslinjer for behandling av søknader om tilskudd, hvor det kommer fram tidsfrister og hvem som er ansvarlig for at oppgavene blir utført. Det er også utarbeidet et søknads- og rapportskjema som er enkelt å fylle ut og lite tidkrevende. Dette vil forenkle og gjøre saksbehandlingen og søknadsprosessen mindre tid- og ressurskrevende. I dag har vi følgende ordninger: tilskudd til barneidrettsskoler, tilskudd til breddeidrett, tilskudd til toppidrett, tilskudd til utstyr, tilskudd til trening (subsidiering), tilskudd til private anlegg, tilskudd til drift av anlegg og tilskudd til drift av anlegg og subsidiering. Administrasjonen har i denne prosessen sett behovet for å forenkle tilskuddsordningene og gjøre dem lettere tilgjengelige for lag og foreninger i Bodø Kommune. Økt tilgjengelighet vil klargjøre lagenes og foreningenes behov. Tidligere års variable tilskudd har vært brukt til å gi støtte til blant annet arrangementer, kjøp av utstyr, mindre utredninger/ konsulentarbeid, mindre vedlikeholdsarbeid på anlegg, barneidrettsskoler og utviklingsprosjekter. Tilgjengelige midler til variable tilskudd vedtas årlig av Bodø bystyre under budsjettbehandlingen ved årets slutt. For 2012 er kr ,- tilgjengelig for de to foreslåtte tilskuddsordningene. Tidligere har det vært løpende saksbehandling for tilskuddsordningene. Det foreslås nå en fast søknadsfrist for tilskudd hvert år, satt til 15. januar, som også er fristen for å søke om statlige spillemidler. I 2012 foreslås søknadsfristen satt til 15. mai. Søknadsfrist 15. januar blir gjeldende fra Økonomi Idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen har en ramme for faste og variable tilskudd til idrett og friluftsliv på totalt kr ,- etter bystyrets budsjettvedtak for Av dette er kr ,- faste tilskudd til idrettslag, organisasjoner og idrettsanlegg. Det er satt av kr ,- til variable tilskudd på idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen i Tilskuddstype Faste tilskudd Variable Total ramme tilskudd Tilskudd til idrett for aktive med utviklingshemming ,- Tilskudd til friluftsliv ,- Tilskudd til private anlegg ,- Tilskudd til kommunale anlegg ,- Sum: , , ,- Vurderinger Ved å utarbeide klare rutinebeskrivelser og retningslinjer for tilskuddsordningene vil det forenkle saksbehandlingen, og administrasjonen vil enklere kunne forvalte tilskuddsordningene. Klare retningslinjer og et søknads- og rapportskjema som krever lite ressursbruk vil også lette søknadsprosessen for idrettslagene og friluftsorganisasjonene. Søknads- og rapportskjema gir også administrasjonen mulighet for å få tettere kontakt med de ulike organisasjonene underveis og etter gjennomført tiltak. Side 44

3 En fast søknadsfrist i året vil gjøre tildelingen mellom søkerne likeverdig når alle søknadene blir behandlet på samme tid. Tilskuddsordningene får ingen økonomiske konsekvenser for Bodø kommune utover bystyrets budsjettvedtak. Konklusjon og anbefaling Administrasjonens forslag til tildeling blir levert formannskapet. Forslaget vil inneholde alle søknadene som er mottatt, også søknader under kr ,- som er behandlet administrativt. Det tildeles 80% av de variable tilskuddsmidlene ved tildelingen, med forbehold om bystyrets budsjettvedtak. De resterende 20% foreslås det å fordele administrativt gjennom året til blant annet egenorganiserte aktiviteter hvor også administrasjonen kan behandle og tildele midler på søknader over kr ,-. Disse midlene brukes til mindre utredningsarbeid, kartlegging og prosjekter for lag og foreninger og informasjonsmateriell for administrasjonen (brosjyrer, skilting o.l.). Bruken av disse midlene rapporteres fra administrasjonen til formannskapet ved budsjettårets slutt. Det foreslås en likeverdig fordeling av de resterende variable midlene på de to tilskuddsordningene. 50% til tilskudd til fysisk aktivitet og 50% til tilskudd til private anlegg. Dette utgjør i 2012 kr ,- for hver ordning. Idrettslag og friluftsorganisasjoner som jobber målrettet med integrering av funksjonshemmede, flyktninger/innvandrere og barn og unge blir prioritert ved tildeling av tilskudd. Forslag til vedtak 1. Bodø formannskap vedtar nye retningslinjer for tilskudd fra idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen til private anlegg og fysisk aktivitet. 2. Vedlagte retningslinjer for tilskudd og søknads- og rapportskjema legges til grunn for behandlingen av søknader. 3. Vedlagte rutinebeskrivelser legges til grunn for Bodø kommunes saksbehandling når det gjelder tilskuddssøknader. Formannskapets behandling i møte den : Forslag Fra Svein E. Olsen (R): 1. Saken legges frem for bystyret. 2. Administrasjonens forslag til tildeling, innafor budsjettramme, legges årlig frem for levekårskomiteen før endelig behandling. (Rutinebeskrivelse pkt. 10 justeres tilsvarende) Votering Forslag fra Olsen (R): Pkt. 1 enstemmig tiltrådt. Innstillingen enstemmig tiltrådt. Side 45

4 Formannskapets innstilling 4. Bodø bystyre vedtar nye retningslinjer for tilskudd fra idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen til private anlegg og fysisk aktivitet. 5. Vedlagte retningslinjer for tilskudd og søknads- og rapportskjema legges til grunn for behandlingen av søknader. 6. Vedlagte rutinebeskrivelser legges til grunn for Bodø kommunes saksbehandling når det gjelder tilskuddssøknader. Saksbehandler: Rune Lund Sommerseth Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Rutinebeskrivelse 2 Generell informasjon om tilskuddsordningene 3 Søknads- og rapportskjema 4 Tilskudd til private anlegg 5 Tilskudd til fysisk aktivitet Rutinebeskrivelse Generell informasjon om tilskuddsordningene Søknads- og rapportskjema Tilskudd til private anlegg Tilskudd til fysisk aktivitet Side 46

5 Rutinebeskrivelser tilskuddsordninger idrett-, friluft- og nærmiljøseksjonen. Følgende rutinebeskrivelser gjelder for de følgende ordningene: # Oppgaver Frist Ansvarlig 1. Kriteriene og fristene for ordningen gjennomgås av enheten. 1. nov Leder 2. Avklare hvem som blir saksbehandler for ordningen. 1. nov Leder 3. Kriteriene legges ut på nett med alle opplysninger tilgjengelig 15. des Saksbehandler (kriterier, frister, budsjettramme, behandlingstid, etc.) Bystyret vedtar budsjettrammen for tilskuddsordningen. 4. Annonse i avisen for alle tilskuddsordninger på idrett-, friluftog nærmiljøseksjonen. 1. des Idrettsseksjonen. 5. Søknadsfrist til Bodø kommune papir eller elektronisk. 15. jan 6. Melding sendes søker innen tre uker om mottatt søknad og 1. feb Saksbehandler behandlingstid. Melding sendes søkere som ikke tilfredsstiller kriteriene om avslag, eller de får to ukers frist til å supplere med opplysninger. 7. Søknadsmatrise utarbeides med opplysninger om hvem som 15. feb Saksbehandler søker, hva de søker på, kostnader for tiltakene, søknadssum og anbefalt tilsagn. 8. Forslag på tilskuddsstørrelse vurderes felles i seksjonsmøte. 15. feb Seksjonsleder Forslaget sendes på høring til Bodø Idrettsråd, Bodø Friluftsforum og Bodø Ungdomsråd. 9. Politisk sak med vurderinger og forslag til vedtak leveres Ca. 20. feb Saksbehandler kultursjef. 10. Formannskapets behandling. 1. mars Formannskapet 11. Formannskapssekretær sender melding om vedtak til 15. mars Formann- saksbehandler. 12. Det utarbeides tilsagns-/avslagsbrev som sendes søkerne. Skal inneholde melding om vedtak, kriterier for utbetaling (rapport og regnskap), frist for anmodning om utbetaling er 1. desember. Signeres av saksbehandler og seksjonsleder. 13. Det er søkers ansvar å rapportere og anmode om utbetaling innen fristen 1. desember. Blir ikke dette gjort innen 1. desember inndras midlene, dersom ikke annen avtale er gjort. 14. Søkers skriftlige anmodning om utbetaling vurderes og avgjøres for utbetaling av saksbehandler. Utbetaling skjer fortløpende etter rapportering. 15. Søker kan be om utsettelse for gjennomføring av prosjektet med inntil ett år. Saksbehandler/seksjonsleder avgjør innvilgelse i hvert enkelt tilfelle. 16. Saksbehandlers beslutning om utbetaling attesteres skriftlig og gis til seksjonsleder. Seksjonsleder anviser deretter til utbetaling. Saksbehandler på enheten oppbevarer kopi. 17. Seksjonsleder og saksbehandler er sammen ansvarlig for å ha kontroll på at utbetalte beløp er i henhold til vedtak. 18. Oversikt over hvem som har søkt midler og melding om vedtak blir lagt ut på Bodø kommunes hjemmeside. skapssekretær 15. mars Saksbehandler 1. des Saksbehandler Innen 20. desember. Innen 1. desember Innen 20. desember Saksbehandler Seksjonsleder Saksbehandler Seksjonsleder Saksbehandler Seksjonsleder Seksjonsleder Saksbehandler Saksbehandler Side 47

6 Generell informasjon om tilskuddsordningene Tilskuddsstørrelse Bodø kommune har i 2012 til fordeling; - Tilskudd til aktivitet kr ,- - Tilskudd til anlegg kr ,- Ved hovedfordeling tildeles 80 % av tilskuddsrammen. Resterende midler fordeles administrativt i løpet av siste halvår. Det kan gis tilskudd på inntil 50 % av dokumenterte kostnader opp til maksimum kr ,-. Tilskudd vurderes med grunnlag i søknadens budsjett og detaljert søknadsbeskrivelse. Innvilgede tilskuddsbeløp utbetales i sin helhet etter gjennomført tiltak og avgitt rapport med regnskap. Krav til mottaker av tilskudd Tilskudd gis under forutsetning av at tiltaket gjennomføres i samsvar med søknaden. Ved vesentlige endringer skal saksbehandler i kommunen kontaktes. Dersom tilskuddet ikke benyttes i samsvar med forutsetningene, kan tilskuddet bli redusert. Mottaker av tilskudd kan ikke søke nye tilskudd før rapport og regnskap er levert inn. Alle som innvilges støtte bes å opplyse om at tiltaket er støttet av Bodø kommune. Det er søkers ansvar å rapportere og anmode om utbetaling innen to måneder etter fullført tiltak, senest 1. desember. Søknadsfrist: 15. januar. Gjeldende søknadsskjema skal benyttes. Alle punktene på skjemaet fylles ut. Saksbehandling Søknadsskjemaet sendes pr e-post til postmottak@bodo.kommune.no Avslag på søknad om tilskudd kan påklages i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Eventuell klage må sendes Bodø kommune innen 3 (tre) uker etter at avslagsbrev er mottatt. Side 48

7 SØKNADS- OG RAPPORTSKJEMA seksjon idrett/friluft/nærmiljø Søknaden gjelder tilskudd til FYSISK AKTIVITET [ ] (sett kryss) PRIVAT ANLEGG [ ] Søknadsskjema sendes innen 15. mai 2012 til Bodø kommune ved seksjon idrett/friluft/nærmiljø, pb 319, 8001 Bodø, eller postmottak@bodo.kommune.no Organisasjon: Organisasjonsnr.: -- Kontaktperson: tlf.: - Adresse: E-postadresse: Konto for overføring av tilskudd: Navn på tiltaket: Kort omtale av tiltaket: Målgruppe: Planlagt gjennomføringstidsrom: - Annen relevant informasjon om tiltaket: Side 49

8 BUDSJETT OG REGNSKAP FOR TILTAKET Kostnader Kostnadstype Budsjett Regnskap SUM Finansiering Inntektstype Budsjett Regnskap Søknadssum (maks 50 % av dokumenterte kostnader) Egeninnsats/dugnad Andre offentlige tilskudd Sponsorinntekter Annet (oppgi hva) SUM Dato: Underskrift søknad: Søker beholder kopi av dette søknadsskjemaet, og rapporterer på samme skjema når tiltaket er gjennomført. Rapportering innen to måneder etter gjennomført tiltak, eller senest 1. desember. Er tiltaket gjennomført etter planen? Vesentlige avvik skal kommenteres: Dato: Underskrift søknad med budsjett: Dato: Underskrift rapportering inklusiv regnskap: Side 50

9 Tilskudd til private anlegg for idrett, friluft og nærmiljø Formål Tilskuddet kan benyttes til å hjelpe med løpende vedlikehold og mindre vedlikeholdsoppgaver på egne private anlegg. Anlegg i lokalmiljøet som stimulerer og tilfredsstiller barns behov for fysisk aktivitet i organiserte eller egenorganiserte former prioriteres særskilt. Anleggene bør fungere som gode sosiale møteplasser i lokalmiljøene. Foreninger som jobber målrettet med integrering av funksjonshemmede, flyktninger/innvandrere og barn og unge blir prioritert ved tildeling av tilskudd. Tilskudd kan gis til kjøp av nødvendig utstyr for å drive søkers idrett. Tilskuddsordningen gjelder: Engangsbeløp til kjøp av utstyr. Utvikling og vedlikehold av egne eller leide private idrettsanlegg. Utvikling av lekeplasser/nærmiljøanlegg. I hovedsak skal tilskuddet dekke deler av de dokumenterte utgiftene som generer aktivitet. Forutsetning for tilskudd Det forutsettes at anlegget er åpent for allmenn idrettslig og fysisk aktivitet. Det gis ikke støtte til: Utbygging eller rehabilitering av eksisterende anlegg, eller til nye planlagte anlegg der hvor dette er spillemiddelberettiget. For disse formålene kan man søke statlige spillemidler. Dekning av gjeld eller underskuddsgaranti. Kjøp av personlig treningsutstyr. Side 51

10 Tilskudd til fysisk aktivitet Formål Tilskuddsordningen har som formål å opprettholde eller øke aktiviteten i idrettslaget/friluftsorganisasjonen, samt stimulere til flere og større idrett og friluftsarrangement i Bodø. Tilskudd gis både til deltaker og publikumsarrangement. Tilskuddet skal bidra til å stimulere til nye aktiviteter, samarbeid og et aktivt og mangfoldig tilbud av aktiviteter i nærmiljøet. Idrettslag og friluftsorganisasjoner som jobber målrettet med integrering av funksjonshemmede, flyktninger/innvandrere og barn og unge blir prioritert ved tildeling av tilskudd. Tilskuddsordningen gjelder; Nyoppstartede breddeidrettslag/friluftsorganisasjoner i Bodø kommune. Nye aktivitetstilbud i eksisterende idrettslag/friluftsorganisasjoner. Prosjektstøtte inntil 3 år. Arrangementer: Lokale, regionale, nasjonale og internasjonale idrettsarrangementer i Bodø kommune. Forutsetning for tilskudd Det forutsettes at laget, foreningen eller organisasjonen driver aktiviteter direkte rettet mot barn og unge. Arrangementene skal være åpne for publikum, og annonseres på vanlig måte. Funksjonshemmede som kjøper billett eller betaler startavgift skal kunne ta med seg ledsager gratis på arrangementet, når gyldig ledsagerbevis framvises. Det forutsettes at ungdom i alderen år som har Bodø kommunes kulturkort for ungdom gis rabattert pris på inngang til, eller deltagelse i arrangementet på minst 25% av normal pris. Regionale/fylkesorganisasjoner kan innvilges tilskudd dersom midlene øremerkes virksomhet i Bodø kommune, og det ikke finnes lokallag i Bodø kommune som ivaretar denne aktiviteten. Det gis ikke støtte til: Å dekke utgifter til leie av treningstimer, da idrettslagene allerede mottar slik støtte ved trening i de kommunale idrettsanleggene. Kommersielle tiltak, bedriftsidrettslag, barnehager, skoler eller studentorganisasjoner. Å dekke underskudd ved gjennomførte arrangementer. Utgifter til servering, premiering samt utgifter til honorar, reise og opphold for deltagere på ulike arrangementer er ikke berettiget støtte. Kommunale, fylkeskommunale og statlige enheter/etater/virksomheter er ikke berettiget til støtte fra denne ordningen. Side 52