TIL STEDE FORSLAG TIL DAGSORDEN ORIENTERING

Transkript

1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 17:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Erik Oramas Økonomiansvarlig/Skjenkeansvarlig/Nestleder Thomas Calder Eksternansvarlig Marte Tobro Internansvarlig Ingrid Nordgren Pransvarlig Bendik Støren Prosjektansvarlig Stian Dahle ADMINISTRATIV LEDER Thomas Evensen REPRESENTANTSKAPET t v/au Berit Bye REFERENT Bendik Støren FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Forslag til ymse meldes her ORIENTERING LEDER Avholdt talerør ang. Flerkameraproduksjon Befaring med studvest/intervju Prøvd å rekruttere 3d mennesker på noroff. Sosialisert markedsgruppen. Møter: Koordineringsmøte UIB Skibasmøte. RS møte. Info møte Dorgemøte.

2 SKJENKEANSVARLIG X X X INTERNANSVARLIG Skrevet ferdig Brakkereglement Skrevet forslag til sosialpenger basert på diskusjonen på GLEM Vært på Talerør ang. Flerkameraroduksjon Fått litt bedre orden på kontoret EKSTERNANSVARLIG Avholdt dorgemøte Lager utkast til dorgeavtale Lager utkast til borgekontrakter Prøver å finne rombookingsystem til OK49 Representert kvarteret ved det norske studentersamfund i Oslo Fått klarhet i romfordeling på villa ØKONOMIANSVARLIG X X X PR-ANSVARLIG Representert i Oslo på Stud.samf. 150 årsjubilum. Innvitert alle til åpningen v\middagen PR-forum Infoetat-jobbing 3D-møte Rekrutteringstur til Noroff PROSJEKTANSVARLIG Hatt møte med administrativ leder angående prosjektansvarlig stillingen Vært på RS møte 2 befaringer med BSTV på OK49 Avholdt talerør ang. Flerkameraproduksjon Befaring med studvest Levert inn søknad om støtte til NRF sitt pilotprosjekt ADM. LEDER - X - X - X RS V/AU - X

3 - X - X FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig høring om flerkameraproduksjon spør Bendik i bstv hvis spm Befaring på kongelosjen i morgen sendt inn forslag til sosialpenger. Adm.leder foreslår økonomisk tak. innspill fra glemlistemedlemmer om at det kommer for mange urelevante mailer på glem. F.eks kritikk av innkallingstider, kan tas utenfor «offentligheten»\fellesmail. Dorg. avholdt dorgemøte. Lav kommunikasjon innad mellom dorgene. Diskutert helhus, vanskelig å bli enig pga. forskjellige økonomiske forutsettninger. Diskusjon om 15.årsjubileum\årfest 20.feb. Intern foreslår Årsfest lørdagen før åpningen 5 feb. Altså 30. feb. RS tar en kort pause fra møtet adm.leder foreslår jubileumsuke til hørsten. Styret samtykker. Kvarterstyret ønsker ikke å ha et lukket arrangement for interne 20 feb, for ikke å minske inntjeningen i en så viktig periode. Mulig å lukke av tredje etasje for interne, med middag o.l., den 20 feb. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder budsjettet ser noe urealistisk ut nå, siden sosialpenger mm ikke er med. Øko.ans orienterer om budsjett. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder fasaden er ferdig, stilasene er nede. alle anbud sendt ut i dag kraft vil ha en lift. Har ikke sagt fra, har hatt muligheten siden april. Får ta av egen pott til det. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig RF lurer på om de kan ha wiskey-foredrag. Innebærer at vi må søke om skjenkebevilgning for en dag. Delegerer oppgave til skjenkeansvarlig. RF spør om lukket arrangement for fagutvalget, med internpris. Prosjektansvarlig foreslår mandag, eller onsdag. Ikke internpris. 42 kroner. Ekstern følger opp. kraft og vakt diskuterer hvem som skal flytte møbler. Kvarterstyret anmoder partene om å samarbeide. (Berit kommer tilbake.) Det står fortsatt Kvarterets barrikader på studentsenteret. Innvitert til Uka i Trondheim. Ingen har råd

4 Mail fra frivillighet norge om kurs. Må tas videre til medlemmenes respektive grupper Endre Oma vil ha bord til et vorspill. Marte svarer. Høyskolen vil ha quiz, men datoen passer ikke. AD Møblering av nytt areal Meldt av administrativ leder(vedlegg 34-A) Alternativ 1: Pro.kom gjør det. Lite samsynelig at det blir bra. Alt. 2: Konkurranse Alternativ. 3 Leies inn interiørarkitekt Alternativ. 4: Black&White. RS: prokom har fått for liten tillit til at de ville gjøre noe. Hvis prokom loves penger, kan de utarbeide noe relativt fort. Adm.leder. Prokom gjør storelogen og mao, andre tar de nye områdene. Kan utlyses en konkurranse, men tid er problemet. Evensen foreslår nr 3. Pga tid og proffesjonalitet. RS: det tar i hvertfall fem mnd til å bestille og få møbler. Øko: opprette ny gruppe som er interessert. (få folk inn i prokom) Leder: utlyse en konkurranse vil være gunstig. Men tidsfristen er kritisk. Adm: Enig med Berit, B&W er ikke idelt, de er ikke gode nok. Men, dette er viktig, vi kan ikke overlate det til noen på kvarteret som tilfeldigvis vil. Uvisst om interiørarkitekter tar honorar for forslag. Berit; interiørarkitekt er det beste alt., men vi må ha flere forslag. KONKLUSJON: Skisseres hva vi ønsker og sender ut til aktuelle aktører og utlyser innad i organisasjonen. Utsmykning av inngangsparti Meldt av administrativ leder(vedlegg 34-b) Må ha en dialog med gall.kom før vi vedtar noe. Positiv til konkurranse. Delegering av investeringsansvar Styret støtter Adm.leders forslag. Møblering av nytt areal Meldt av administrativ leder(vedlegg 34-c og investeringsoversikt) Meldt av administrativ leder(vedlegg 34-c) Ekstraordinert Kvastmøte. Meldt av leder. (vedlegg 34-d) Nytt møte fredag

5 VEDTAKSSAKER Godkjenning av referat Meldt av Leder (Vedtakssak 34-01) Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 33-09" For. 6 Mot. 0 Avholdende. 0 Møblering av nytt areal Meldt av adm.leder (Vedtakssak 34-02) Åpent Vedtaksforslag: Vedtak utgår OPPSUMMERING / DO LIST Alle: Hvem tar seg av barrikadene på Stud.sent? Informer deres respektive grupper om kurstilbud fra Frivillighet Norge LEDER x SKJENKEANSVARLIG Finn ut om RF kan ha wiskey-aften. Må søkes om midl. skjenkebevilgning. INTERNANSVARLIG x EKSTERNANSVARLIG RF vil ha fagaften. Styret sier en mandag eller onsdag. 42 kroner for øl. Endre Omas forspill. Høyskolens quiz, dato passet ikke.. ØKONOMIANSVARLIG PR-ANSVARLIG x PROSJEKTANSVARLIG x ADM. LEDER

6 Lage utkast av hva vi ønsker å gjøre med de nye arealede, til formiddling til interiørarkitekter og interne. RS V/AU x YMSE RIS & ROS VEDLEGG Vedtaks sak. Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvarterstyret A Møblering av nytt areal Det er satt av NOK eks. mva. til møblering av de nye lokalene. - Tivoli - Eldorado m/ mezannin - Lobby 2. etg. - Lobby 3. etg. Det må utarbeides en plan for hvordan disse lokalene skal møbleres. Jeg foreslår en av følgende alternativ: 1. Prokom gjør det Prokom er så godt som ikkeeksisterende og det er lite trolig at de får medlemsmasse nok til å utføre en slik stor oppgave innen den tidsrammen som er påkrevd. Organisasjonsmessig er det de som skal utføre en slik prosjektering, men det vil kanskje være gunstig å la utenforstående ta seg av dette prosjektet da det kan bidra til økt blest om det nye bygget og de nye lokalene. 2. Det utlyses konkurranse

7 Kvast utlyser konkurranse i Studvest/medier andre steder om innredning av de nye lokalene innenfor pengerammene som er satt. Innhenter bidrag fra deltakere og velger ut vinner som får realisert sitt forslag. Det kan godt være at også her er noe kort tidsfrist. 3. Det leies inn interiørarkitekt Den avsatte summen blir brukt som totalsum, inkludert honorar (satt til et maksbeløp), til interiørarkitekt som står for utforming, innkjøp og utplassering av møbler til lokalene. Har vil vi kunne f gjort det innenfor tidsfristen, men noe av midlene vil måtte gå til honorar. Det vil derimot kanskje gå opp-i-opp da en god interiørarkitekt har kontakter i møbelbransjen og vil kunne kjøpe inn til rabatterte priser. 4. Black & White Vi har et godt samarbeid med møbelleverandøren Black & White og har tidligere fått muntlig tilbud om at de kan stå for interiør av lokalene hvis de også blir leverandør av møbler. Det optimale og korrekte ville vært om Prokom hadde mulighet til å gjøre det. Prokom pr. dags dato er dessverre ikke i stand til å gjøre dette. Det er også knapp tid til dette og jeg foreslår heller at vi bruker de NOK som vi har øremerket fra EiA til møbler i Storelogen / Maos til å gjenopplive Prokom. Jeg anbefaler derfor å gå for enten #3 eller #4. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å.. Thomas Evensen Administrativ leder Ad-sak. Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvarterstyret B Delegering av investeringsansvar Basert på investeringsoversikten og Kvarterets likviditet godkjente SKiBAS ved forrige møte en foreløpig investeringspakke på opptil NOK eks. mva. Under dette faller investeringspunktene Inventar (minus utemøbler) og DAK1. Forhåpentligvis vil SKiBAS ved neste møte godkjenne også investering til kinosal.

8 Prioriteringsrekkefølgen er som følger (rekkefølgen er basert på pr. million DAK får tilgjengelig): 1. DAK1 2. Inventar 3. Kinosal 4. Utemøbler 5. Rigg 6. Backline 7. Lyd 8. Lys 9. Projektor Det må delegeres ansvar og mandater for oppfølging av disse to første punktene som nå er godkjent. DAK1 og Inventar er på totalt NOK eks. mva, og vi må jobbe hardt for å presse det ned til under NOK eks. mva. Dette bør være godt mulig da kostnadsoverslagene er basert på stykkpriser. Disse to punktene kan slås sammen og deles opp i undergrupper basert på hva det er, hvilken sum det er, hvilken arg som er knyttet til investeringen og hvem som skal ha ansvar for gjennomføring og mandat til å godkjenne bruk av penger. Nedenfor følger et oppsett over mulig delegering av ansvar. Husk at det er kun Kvast som kan binde Kvarteret til bruk av større pengebeløp. Dette er investeringer, og ikke budsjett under gruppene. Dere må derfor ha overoppsyn over hva som blir brukt på hva og sørge for at vi ikke går over budsjett og/eller at vi ikke bruker mer penger enn vi faktisk trenger. Det må være mål å totalt gå under NOK eks. mva. Det er også kritisk at vi fremover har kontroll over de midlene som blir brukt som en del av disse investeringene. Derfor må alle innkjøp rapporteres til økonomiansvarlig sik at han kan merke fakturaer i egnet system for å ha oversikt over pengebruken.

9 Ad-sak. Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvarterstyret C Utsmykning av inngangsparti Inngangspartiet (den gule buen) til Kvarteret er en definerende del av bygget og bør benyttes bedre enn det har blitt tidligere. Kvast bør diskutere mulige måter å benytte dette potensialet. Et alternativ kan være å lyse ut konkurranse blant kunststudenter om å få dekorere veggen. Dette vil kunne være meget positivt for aspirerende kunstnere. Permanent utstilling over mange år er sjelden vare. Hvem skal administrere en slik konkurranse? Et alternativ kan være å gi ansvaret for utsmykning av inngangspartiet til Gallkom. Gallkom lyser ut konkurranse med rammebetingelser, og står, sammen med Kvast, for utvelgelse av vinnerbidraget. Om det skal være premie utover det å få permanent kunst på Kvarterets inngangsparti får dere diskutere. DETTE BØR GJØRES GANSKE RASKT FOR Å HA TID NOK TIL Å GJENNOMFØRE KONKURRANSE, UTVELGELSE OG UTFØRING. Thomas Evensen Administrativ leder Orientering Fra Erik Oramas, Kvarterstyreleder. Til Kvarterstyret D Ekstraordinert kvastmøte. Ettersom Kvarterstyret ikke har gjort de har pålagt seg på forgje Kvastmøte blir det et nytt møte på Fredag. Slike tillegsmøter vil bli avholdt også i fremtiden i den grad viktige saker ikke blir fulgt opp i tilstrekkelig grad. MVH. ERIK ORAMAS, KVARTERSTYRELEDER.

10