STYREMØTE nr. 6/2014 I INTER

Transkript

1 STYREMØTE nr. 6/2014 I INTER kl. 12:15-13:26 Til stede: Øystein Parelius Sondre Omar Arneberg Ingrid Nautnes Partizan Duhoki Ikke til stede: Stian Knudsen Trine Beate Nilsen Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk Leder Nestleder Studie- og kvalitetsansvarlig Markedsansvarlig Økonomiansvarlig Velferdsansvarlig Fagdagsansvarlig Sak 39/14 Godkjenning av innkalling og saksliste SAKER TIL EVENTUELT Sondre: Oppfølgning av tidligere vedtak. Partizan: Planer ifm. nye studenter ved FSV til høsten Forslag til vedtak: «Styret godkjenner innkallingen og sakslisten.» Sak 40/14 Rapport fra styrets medlemmer LEDER, ØYSTEIN PARELIUS - Lederforum; ikke noe spesielt der, orientert om status i Inter. - Vært i dialog med Àjour ang. muligheter for tettere samarbeid, f. eks. felles fagdager. - Jobbet for at Àjour skal bli representert i universitetets kollegiale organer. - Stilt til valg som nestleder i SOB. - Blitt valgt som Inters representant i 17. mai-komiteen. - Deltatt på kubbmesterskapet i SOB 2. april. Side 1 av 5

2 NESTLEDER, SONDRE OMAR ARNEBERG (hovedansvarlig) - Formøte med Inters studenttingsrepresentanter og studentting 5/ Formøte med studentleder 31.03, formøte med Inters studenttingsrepresentanter og studentting 6/ Ordnet leie av hybel på studenthotellet for Forrestgate ifm. fagdagen 3. april. - Deltatt på kubbmesterskapet i SOB 2. april. - Utarbeidet referat fra styremøte 5/ Utarbeidet sakspapirer til styremøte 6/ Stiller til valg som varastyremedlem i samskipnadsstyret. ØKONOMIANSVARLIG, STIAN KNUDSEN Ikke til stede. Leder kan rapportere følgende på vegne av han: - Bestilt flybilletter til Forrestgate. VELFERDSANSVARLIG, TRINE BEATE NILSEN Ikke til stede. Nestleder kan rapportere følgende på vegne av henne: STUDIE- OG KVALITETSANSVARLIG, INGRID NAUTNES - Fått oversikt over tillitsvalgte ved kull 2013 høst. - Ordnet møte med UiN 7. mai ang. prosedyrer rundt tillitsvalgte. MARKEDSANSVARLIG, PARTIZAN DUHOKI (Ansvarlig for markedsføring), fikk folk med til UFO. - Møte med UiN ifm. tillitsvalgte og evaluering av dannelsessemesteret. - Lagd plakater til arrangement og fagdag. FAGDAGSANSVARLIG, STEFFEN-JOHAN JAKOBSEN HALSBAKK Ikke til stede. Nestleder kan rapportere følgende: (hovedansvarlig) Forslag til vedtak: «Styret tar rapportene til orientering.» Sak 41/14 Økonomisk status Økonomiansvarlig, Stian Knudsen, holder en muntlig orientering om Inters økonomiske situasjon. RAPPORT Sondre: Rapporterer på vegne av økonomiansvarlig, Stian Knudsen: Økonomiansvarlig rapporterer at vi fortsatt ligger godt ann. Mye utgifter denne perioden som følge av fagdagen, ellers ingen uforutsette utgifter, alt skal være billagsført. Forslag til vedtak: «Styret tar orienteringen til orientering.» Side 2 av 5

3 Sak 42/14 Evaluering av fagdagen m/ Glenn Forrestgate 3. april 2014 Fagdagen med Glenn Forrestgate 3. april var svært vellykket og vi har fått svært gode tilbakemeldinger fra både deltakerne og foredragsholderne. Det er likevel enda rom for forbedring. Styret bør derfor i plenum evaluere planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av fagdagen slik at de kommende fagdagene blir enda bedre. Sondre: Jeg er godt fornøyd med resultatet, selve fagdagen gikk veldig bra, men fortsatt mye som kan forbedres, spesielt med tanke på planlegging og forarbeidet. Generelt har alt i forkant av fagdagen vært i siste liten. Dette er ting som lett kan forbedres. Steffen la ut et innlegg på FB i forkant av møtet og trekker stort sett frem det samme, men også at fagdagsbegrepet ble brukt i markedsføringen på tross av at styret ønsket å unngå nettopp det. Jeg mener man må se det i sammenheng med at man var sent ute med det meste. Øystein: En annen ting: Vi må gi blomster til foredragsholderne, en liten oppmerksomhet slik at de ikke bare kommer, foreleser og går igjen slik som det ble med foredragsholderen fra Statens Barnehus. Markedsføringen kom sent i gang ettersom alt annet før det kom sent i gang. Vi må også, som markedsansvarlig har påpekt, sende mail til forelesere ved UiN slik at de kan informere sine studenter om fagdagen dersom temaet er relevant for faget. Det er et tiltak som kan gjøre at langt flere kommer, men da er vi avhengige av å være tidligere i gang med alt annet. Sondre: Enig. Ellers veldig bra opplegg med mat i kantina for deltakerne etterpå, men det burde vært bedre informert om. Flere deltakere ble overrasket da vi sa det var gratis mat. Øystein: Hadde vi informert om det tidligere ville også flere sittet igjen etter Forrestgate. Sondre: Anbefaler for så vidt alle å lese Steffens innlegg på FB. Som han påpeker er dette helt nytt for han, men det må sies at han har gjort en veldig god jobb. Det ser lovende ut for høsten. Partizan: Vi skulle ikke hatt flere møter da? Føler det blir for lenge mellom hver gang ifm. arrangementer og fagdager så det blir vanskelig å gjøre ting klart. Sondre: Ja, men vi bør nok heller bruke ad hoc arbeidsutvalg, styremøtene er ikke nok for å detaljstyre planer og forberedelser til arrangementer. Øystein: Vi burde ha arbeidsutvalg under velferdsansvarlig og fagdagsansvarlig. Sondre: Enig, styret har godkjent opprettelsen av slike arbeidsutvalg, og det er absolutt noe vi bør gjøre, det er helt klart behov for det. Utvalgene trenger bare fullmakt fra styret og kan jobbe mye mer fleksibelt enn styret i sin helhet. Øystein: Styret trenger bare å si hva som skal gjøres innenfor en budsjettramme, så kan utvalgene jobbe ganske fritt innenfor disse rammene. Sondre: For så vidt er det en god startplass for nye studenter som vurderer å ta verv, men som synes mer ordinære verv blir for mye å forplikte seg til. Forslag til vedtak: «Styret tar momentene som kom frem av evalueringen med i videre arbeid med fremtidige fagdager.» Sak 43/14 Fagdager høsten 2014 Fagdagsansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, ønsker at styret har en diskusjon om mulige fagdager vi kan avholde til høsten. Fagdagsansvarlig holder en muntlig orientering om foreløpige planer og idéer til dette. Forslag til vedtak: «Styret oppfordrer samtlige styremedlemmer til å videreformidle idéer og mer konkrete forslag til fagdagsansvarlig via andre kanaler.» Side 3 av 5

4 Sak 44/14 Alkoholfritt, barnevennlig fellesarrangement i april/mai 2014 Velferdsansvarlig, Trine Beate Nilsen, fremlegger foreløpig plan for arrangementet i perioden 28. april 04. mai. Det gjenstår enda en del å gjøre, så samtlige styremedlemmer oppfordres til å vurdere hvordan de kan bidra i det videre arbeidet. Styret bør også vurdere om det tidligere godkjente arbeidsutvalget til velferdsansvarlig bør opprettes til dette arrangementet. Øystein: Ettersom Trine ikke er til stede er det problematisk for styret å gjøre beslutninger om videre arbeid med arrangementet. Foreslår at vi vedtar at styret etterspør mer informasjon fra velferdsansvarlig gjennom andre kanaler enn styremøte, så må vi nok nesten bare ta dette litt ad hoc. Ingrid: Ja, det begynner å bli for sent å planlegge dette mtp. påskeferien og eksamensperioden. Øystein: Hvis det ikke er planlagt noe nå, så må vi nok bare avlyse det. Vi kan evt. flytte det til fadderperioden eller rett etter. Sondre: Planen var vel å ha det større arrangementet vi alt har utsatt da, så det blir i så fall avlysning da. Forslag til vedtak: «Styret avventer mer informasjon om status på planleggingen av arrangementet og vil etterspørre om det gjennom andre kanaler enn styremøte. Dersom planleggingen ikke er tilstrekkelig i gang vil styret måtte vurdere om arrangementet skal avlyses.» Sak 45/14 Godkjenning av referat fra styremøte 5/2014 Referatet er vedlagt sakspapirene. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner referatet fra styremøte 5/2014 med de endringer og tillegg som fremkommer.» Sak 46/14 Eventuelt Eventuelt sak 1: Oppfølgning av tidligere vedtak Fremstilt av nestleder, Sondre Omar Arneberg Styregensere er ikke bestilt. Vi må også iverksette overgangen til Dropbox som filsystem. Sondre: Vi kan vel egentlig bare ta det vi Øystein? Ledig i morgen? Øystein: Jepp, ledig da. Sondre: Kan gi oss selv en tidsfrist på det da, si ila. i morgen. Forslag til vedtak: «Styret setter leder og nestleder til å gjennomføre bestilling av styregensere m.m. og overgang til Dropbox som filsystem innen utgangen av 9. april 2014.» Side 4 av 5

5 Eventuelt sak 2: Planer ifm. nye studenter ved FSV til høsten 2014 Fremstilt av markedsansvarlig, Partizan Duhoki Markedsansvarlig ønsker en diskusjon rundt våre planer ifm. de nye studentene ved FSV til høsten 2014, spesielt mtp. evt. tilbud som organisering av kollokviegrupper, generell markedsføring ovenfor de nye studentene, som SOBs Dag og foredrag under Dannelsessemesteret, osv. I tillegg bør det organiseres flere alkoholfrie arrangementer som bowling, filmkveld og lignende. Øystein: Hvis vi kjører en dag hvor det er obligatorisk for dannelsessemesteret å delta på info fra Inter samt en fagdag rett for alle de nye studentene i løpet av den første uka så kunne vi vist de nye studentene litt av hva som er mulig gjennom Inter. Kan markedsføre engasjementshelga i Lofoten og informere om alle mulige verv de kan være med på i foreninger, undergrupper, osv. Blir forresten 2 dager med SOBs Dag, både torsdagen og fredagen den første uken. Der må vi være aktive. Sondre: Enig med det. De alkoholfrie «småarrangementene» bør vi absolutt ha. Bowling, filmkveld og sånt. Ingrid: I fadderperioden? Sondre: Nei, jeg synes det er noe vi bør ha regelmessig året rundt. Øystein: Vi kan f. eks. leie A1 til filmkveld, slik at studenter for en mulighet til å møte nye og være sosiale. Sondre: Ellers veldig positiv til organisering av kollokviegrupper for de nye studentene. Forslag til vedtak: «Styret tar momentene som kom frem av diskusjonen i styret med i videre planlegging.» Møtet hevet 13:26 Bodø, 8. april 2014 Side 5 av 5