TIL STEDE. KVAST Eksteransvarlig/Nestleder. ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland. REPRESENTANTSKAPET V/AU Espen Lehn-Nilsen

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:45 Brakkene TIL STEDE KVAST Eksteransvarlig/Nestleder Interansvarlig Skjenkeansvarlig PR-ansvarlig Økonomiansvarlig Anette Moen Anne Kari Tinnesand Charlotte Hoem Raymond Julin Mustafa Duale ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET V/AU Espen Lehn-Nilsen SKJENKESTYRET Karin Röste (17:30 18:00) IKKE TIL STEDE Leder Silje Hildrestrand REFERENT Charlotte Hoem

2 FORSLAG TIL DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent. Ymse: Anki, Anette, Raymond. ORIENTERINGER LEDER - Sykemeldt SKJENKEANSVARLIG - Prøvd å sette opp en plan for aktiviteter frem til jul - Hatt målkortmøte med vaktstyret, skjenkestyret og adm. leder - Arrangert vinkveld - Kvartet og kokket - Sendt ut mail om julekvarteret - Hatt en etterlengt ferie INTERNANSVARLIG - Har jobbet som kvart og skjenker. - Har hatt glem. - Har levert oppgave hurra! - Har laget kvarterkort. - Har levert kvarter kort på opera. - Har hatt dugnad. - Har hatt jobbhelg. - Har satt i gang klesbestillingen igjen. - Har satt i gang opprydding på glemlisten. - Vært på vaktstyremøte EKSTERNANSVARLIG - Kvartet - Arr. På NG2 /USF: HOT/RF, BIFF/ ASF,samfunnet - Prøver å fikse julebord med utdanning i Bergen - Meldt meg på By: larm - Prøver å fikse middag under ORG. SEM 2 ØKONOMIANSVARLIG - Holder på med budsjett. Sett på postene, satt opp en ny mail. Grunnlagsfil. - Fortsatt rot/misforståelser i lønn til kvarter. PR-ANSVARLIG - Møte med BSTV - Fikset logomatteavtale til NG2 - Ordnet avtale mellom oss, BT og dorgene - Kraft-middag - Jobbet med stillingsinstruks til gjenåpningsansvarlig - Meldt med på By:Larm - Kommunisert mellom BIFF/ASF og BT om konsert - Kvartet x 2 - Hjulpet filmpremierefolka å rigge til

3 ADM. LEDER - Møte med vakt- og skjenkestyret om målkort for strategisk målsetning GST1 - Jobber med resten av målkortene - SKIBASmøte - Møte med Hansa om aktivitetsstøtte for resten av semesteret - Startet arbeid med overføring av betalingsadministrasjon - Vurderer å spre egenkapital på enda en bank - Har fått tilbud på oppsett for nytt budsjett fra Vassdal og Eriksen og jobber med å få avklart dette med styrene - Går gjennom forsikringsavtale for å forsøke å redusere premien RS V/AU - RS-møte forrige mandag - GFen blir lang med mye statuttendringsforslag - Snakket med kraft om at Bergen har en fast grense på 110 db. Om det overskrides, kan det også gå utover skjenkebevillingen. Vår desibelmåler er ødelagt, burde man kanskje kjøpe ny? - Gi kvast tilgang til innkommende statuttendringsforslag som sendes inn? - Vært i møte med ASF. Støttemannskap til skjenke/vakt siden de er mange flere medlemmer enn nødvendig. Noen av de har ordensvaktkurs. Ønsker ikke å kreve det av folk, men kan stille med to skjenkere på hvert arrangement. Også snakket med skjenkegruppen. FASTAD Bemanning NG2 Muntlig orientering fra Skjenkestyret - Vil søke om midler til julegalla og wasteland. - Noen gode ideer om hva vi kan gjøre mot gjestene, ikke bare innad? - Møbelsituasjonen har frist til helgen. Espen hjelper Karin. - Hvordan skal man arrangere en eventuell salgskonkurranse? Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Økonomigruppen ble etterlyst - Julekvarteret: Folk er interessert i å ha det. Gavekort på Platekompaniet og fest på slutten mer interessant enn kinobilletter. Dorg (møte i morgen) - Holder på med de to arrangementene til helgen, Hot/RF og BIFF/ASF. - Ta opp det med jobbing o.a. Økonomirapport Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder - Tilbakemelding fra Kristoffer Vassdal angående tilbud om å sette opp et bedre budsjettsystem for oss. Intensjonen er å lage en mer robust modell som henter data fra grunnlagsfiler som vi endrer fra år til år. Her vil vi inkludere likviditets- og balansebudsjett. Videre vil budsjettfilen også fungere som rapporteringsfil for økonomirapportene. Dette gjør regnskapsførers rapporteringsarbeid mer effektivt da han kun trenger å generere regnskapsdataene hver måned. - Kostnadsoverslag: kr Relativt kostbart, men de løpende regnskapskostnadene vil synke noe da regnskapsfører vil bruke mindre tid på å gjøre om regnskapet til rapport hver måned. - Unngår feil i budsjettet for Overskrider budsjettet for konsulenthonorar med kr Mulig å gjennomføre kursing for styrene i budsjetteringen. Dette tror jeg også vil være en god idé dersom vi skal kunne styre bedre etter budsjettet for 2009.

4 - Grunnlaget for budsjettet skal vi gjøre selv og det er meningen at vi skal bryte ned alle kontoer i enhetskostander/inntekter, og synliggjøre alle inndata og priser bedre) så langt det lar seg gjøre - Økonomirapport lagt frem på forrige møte. - Viktig å legge planer for hvordan vi skal styre resten av semesteret. - Eget økonomimøte? Handlingsplan? Se på feil i budsjett! - Søke støtte kommunen. Ekstern tar over ballen dersom leder ikke kan. - Avtaler møtetidspunkt på mail i løpet av de nærmeste dagene. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Ikke noe nytt å melde. - Adm. leder finner ut om fremdriftsplanen. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Nye retningslinjer fra kommunen: Kan miste skjenkebevillingen dersom billetteringen ikke er gjennomført på korrekt måte. Ekstern gir beskjed til konsertarrangører som tar inngangsbilletter. Utarbeide et skriv som må signeres den aktuelle kvelden om at de er kjent med retningslinjene. - Fra RF: Vil arrangere Drink N Drive. Vi er veldig for det, men kall det noe annet. AD Ny kvart? Muntlig innlegg internansvarlig - Skal vi ansette en ny kvart? Må tas stiling til og videresendes til SKIBAS. - Enighet om at vi må ansette en kvart til. - Intern finner ut om regler omkring ansettelsesprosessen. Budsjettforslag ekspoetaten Skriftlig vedlegg fra Kevin Loen - Viktig at expo får gjort jobben sin. - Omsetningsøkende tiltak? - Kontorrekvisita? - Adm. leder sjekker opp i forsikringen om det dekker utstyr som er i bruk til arbeid for Kvarteret, uten at det eies av SKIBAS. Julekvarteret Muntlig orientering skjenke/ pr ansvarlig - Sendt ut mail i dag. - Burde sette en frist for folk til å jobbe. - Gjelder både skjenke, kraft, vakt og kraft. - Kun åpent torsdag, fredag og lørdag i uke 51 og 2. - Undersøke om dersom man jobber tre skift, kan man da få en fet fest? - Øko henger opp plakater i morgen, onsdag 15. oktober Aktivitetsstøtte Muntlig orientering fra adm. leder - Øko kommuniserer julegalla-mål. - Skjenke finner ut hvordan vi kan gjeninnføre helgemat. - Skjenke setter opp en midlertidig plan vi kan vise frem på fredag med ting som haster. Pampeordning Skriv fra Frode Realfsen - ASF, RF og Samfunnet har hatt mange problemer med pampeordningen opp igjennom årene. - Vanskelig å få gjort noe med pampeordningen. - Sjekke opp i muligheten for å ikke gi pamper interngoder på kvarteret, men at de beholder sine pampeordninger innenfor sine respektive driftsorganisasjoner? Endre pampeordningen så det blir mer rettferdig?

5 - Sendt inn som statuttendringsforslag, derfor ikke noe vi trenger å ta på dette møtet. Pingvingoder Skriv fra Ordfører Representantskapet - Se på det som en mer aktiv gammel gruppe, alumni-nettverkgruppe. Du kan logge deg på serverparken fra andre steder i landet, så de kan derfor jobbe uansett om de flytter fra Bergen. - Kan gjerne ha et alumni-nettverk, men ikke tilgang til serverparken. - Hva har vi mulighet til å slette, og hva kan vi beholde? - Intern tar et møte med Trond Haugom, leder for E-tjenesten. Tar det opp igjen på neste møte. Vedtaksprotokoll og konsensus Muntlig orientering fra Ordfører Representantskapet - Føler man ikke står ansvarlig for det tidligere kvarterstyrer har gjort. - Konsensus: Uansett hvor mye man diskuterer på møte, skal man gå ut med en samlet betydning. - Konsensus er også: Kvartstyret forplikter seg til å innfinne seg etter de tidligere vedtakene. VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Utsatt til neste gang GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For: 5 Mot: 0 Avholdende: BUDSJETTFORSLAG EKSPONERINGSETATEN Til grunn: Skriv fra Økonomiansvarlig i Expo Vedtaksforslag: Kvartstyret vedtar å frigi midler i henhold til eksponeringsetatens søknad om kr til blekkpatroner. Øvre grense er kr i tilfelle noe prisøkning. For: 5 Mot: 0 Avholdende: 0 OPPSUMMERING Anette følger billetter Anki følger kvart/ansettelsesprosess Anki følger pingvingoder/trond

6 Charlotte følger hasteaktivitetsstøtte Muffe følger økonomigruppe Muffe følger plakater til julekvarteret Raymond følger aktivitetsstøttemøte Alle følger møte om økonomi YMSE RIS & ROS