TIL STEDE. KVAST Eksteransvarlig/Nestleder. ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland. REPRESENTANTSKAPET V/AU Jan Fredrik Eliassen

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Brakkene TIL STEDE KVAST Eksteransvarlig/Nestleder Interansvarlig Skjenkeansvarlig PR-ansvarlig Økonomiansvarlig Anette Moen Anne Kari Tinnesand Charlotte Hoem Raymond Julin Mustafa Duale ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET V/AU Jan Fredrik Eliassen SKJENKESTYRET Karin Röste (17:00 18:00) IKKE TIL STEDE Leder Silje Hildrestrand REFERENT Charlotte Hoem

2 FORSLAG TIL DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent Ymse: Anette, Anki, Raymond ORIENTERING LEDER - Sjukemeldt i første omgang 2 veker - Hatt møte med Engengruppen angående avtalen - Skrive litt mail og snakka litt i telefonen, men ellers gjort så lite som mogleg. SKJENKEANSVARLIG - Jobbet med leverandøravtaler - Kvartet - Feiret bursdag - Planlagt vinkveld - Vært på springbretts karrieredag INTERNANSVARLIG - Skriver oppgave. tar mye tid - Laget pingvinkort - Jobbet med klesbestillingen - Ser etter mulighet for ordentlige jakker til vaktetaten (vanntette) - Innom deler av RS-møtet - Snekrer sammen dagsorden til glem i morgen EKSTERNANSVARLIG - Hatt influensa i en uke. - Prøvd å sette sammen tallene man har brukt av aktivitetsstøtte ØKONOMIANSVARLIG - Fakturaer - Økonomirapport PR-ANSVARLIG - Møter/mye prating med BIFF, ASF og BT om konsert. Brukt ,- av aktivitetsstøtten til BT på BIFF-konserten. - Møte infoetaten - Vært i stavanger - Skriving av avtaler i forbindelse med BT-avtale - Ordnet opp i logomatte til NG2, kommer mest sannsynlig i morgen ADM. LEDER - Vært i møte med USF servering om samarbeidsavtale sammen med leder. - Har jobbet med å fullføre bryggeriforhandlinger og innstilling til styrene sammen med skjenkeansvarlig og Rikke Vestergaard fra SKIBAS. - Har jobbet med økonomirapport for juli og august. - Bruker fortsatt 1/5 av arbeidstiden på å rydde opp i rot med betalinger og fakturaer. - Har fått tilbud på betalingsadministrasjon fra Vassdal og Eriksen og leverer sak om dette til styrene. - Jobber med å oppdatere skjemaer i forbindelse med ny rutinebeskrivelse. - Har kommet i gang igjen med arbeidet med målkortene

3 - Har hatt kontakt med Folken angående samarbeid om å skaffe samarbeidspartnere/sponsorer fra Vestlandet. - Har hatt kontakt med økonomiansvarlig i skjenkegruppen angående å få opprettet en forening for å administrere de tidligere og kommende tipspengene til skjenkegruppen(e) RS V/AU - Hadde RS-møte i går, mandag 6. oktober - GF er satt i henhold til planen som er sendt ut, 23. november. Holdt i Egget på studentsenteret. Tid fra Orgsem 2 går sin gang, venter fremdeles på medlemslister. Mange arger har enda ikke levert. Tenker ut løsning angående dorgene. Prøver å få dorgene til å kunne sende et par representanter - Sardinen og tilbygget til org. sem. 2. Oppmøte i NG2, så til brakkene og så til verftet. Signering ved hvert sted. Må være ute fra verftet til klokken 19, som ble sagt forrige gang. - Internfest på Vertftet etterpå? - Begynner klokken 14. FASTAD Bemanning NG2 Muntlig orientering fra Skjenkestyret - ASF hadde bingo i går. Bingobrett med brikker på toppen, solgte brikkene til 10 kroner. Kjøkkenet så fint ut i etterkant. - Skjenkegruppen har det fint medlemmer med kokkene. - Begynt å få noen DAer. - Må gå gjennom rutinebeskrivelsen. - Ikke bare negativ til julekvarteret. Muligheter for å bruke en del penger på tampen. Den siste uken er alltid veldig hektisk for de få som fortsatt er i byen. Gratis mat på jobb, personalgoder kun til de som jobber. Kinobillett er for så vidt fint, men kanskje gavekort platekompaniet, etterpåfest/middag? Noe litt stort og hyggelig. - Ta opp Vertfet-samarbeidet. Ikke ha en negativ holdning før man går på jobb. Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Er denne uken, onsdag 8. oktober. - Informere om: Dorg - Mye orienteringer om krig mellom ASF og RF (paintball). - RF har gjort en organisatorisk endring som gjør at QED ikke lenger ligger direkte under RF. (Avis) - Kun ASF og RF møtte opp, et Samfunnet-medlem dukket opp når møtet var ferdig. - Informert om at det snart blir satt en komité som vil jobbe med gjenåpning av OK49, og at vi trenger dorge-representanter. - Informert om at det ikke er et ekstra dorge-kontor, siden de allerede er utdelt. - Ekstern hatt kontakt med Hanne fra ASF angående BIFF, skjenkegruppa er noe negativ. Hanne har sendt skjema til vakt. Kraft er en viktig del. - Kvarteret må booke rom tim BIFF (verftet). - ASF hadde bingo i går. Bingobrett med brikker på toppen, solgte brikkene til 10 kroner. Kjøkkenet så fint ut i etterkant. Borg - Vil arrangere noe på Verftet, men mulig de må stille med mennesker selv. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder - To økonomirapporter. Øko ikke levert før i går formiddag, mandag 6. oktober. - Noe informasjon er ufullstendig,

4 Juli - For sen på grunn av for sene bilag fra oss. - Prognosen er oppdatert av øko. - Juli og august de siste rapportene som omhandler SK, men mulig noe kommer med i rapporten for september. - Mulig å bestille egen rapport for SK, men vil koste kroner i arbeidstid. Vente med å ta avgjørelsen etter september-rapporten har kommet. - Varetelling registrert rundt 5. august. Det innebærer at lagerbeholdningene ikke blir riktige både for juli og august. Mulig det kun var kjøkkenet, må finnes ut av. - Viktig å registrere riktig for å kunne rapportere riktig. - Artisthonorar ikke ryddet opp i, involvere regnskapsfører/revisor anbefales av adm. leder. Leder og SK-kvast finner ut av dette. Vær nøye med hvordan dette gjennomgås! Alvorlig anmerkning. Strenge krav til dokumentasjon. - Betydelig avvik for reklameannonser, jobber med å finne en teknisk løsning for dette. Skal ikke se ut som en kostnad. Det store avviket er forsvunnet i august. Rapporten ser ,- dårligere ut enn den egentlig er. - Viktig at skjenke får sett på standardbeholdningen. - Snacks: Skyldes feil i varetellingen skyldes bevegelser på varelageret som ikke skulle vært der? - Feil i post 5010 for utbetaling lønn kvart. - Driftskostnader: Feil skyldes felleskostnader og leie av kopimaskin som har falt ut for juli. - Revisjonshonorar: Ikke betalt noe i juli, siden han ikke har jobbet i juli. For revisjon er det periodisert, vil se ut som et avvik hver måned. - SK sine rapporter er internrapportering og internkommunikasjon, mens i SKIBAS sin rapport er SK kun en liten del. - Bokført underskudd på ,-. Noe bedre enn budsjettert når man tar hensyn til reklameannonseavviket. Ca ,- dårligere enn prognosen. - Akkumulert underskuff for juli: Budsjettert i underskudd for året etter juli-rapporten. - Vanskelig å si noe om feil i varekostnader på grunn av feil varetelling. - Viktig internkontroll. Ikke tilfredsstillende fulgt i sommer. - Se over tall, og still spørsmål når som helst. Ingen konfidensiell informasjon i regnskapsrapportene. August - Dårlig tid til å kommentere. - Siste av SK sine rapporter, men også noe av vårt salg. - Fortsatt ikke kontroll på billettinntekter. - Tidligere nevnt faktura tatt med i august. Trekk fra (legg tiloverskuddet) for å få et mer korrekt bilde. Må strekke oss ytterligere for å komme i mål. - Overskudd på , ,- bedre enn budsjett, ,- bedre enn prognose. Enda bedre på grunn av Verftet-avtalen. - Verftet-betalingene ikke ryddet opp i av øko. Vi mottok jan 2008 en regning på Betalt til stiftelsen USF i stedet for - Akkumulert underskudd ,- for året. Se i rapporten for prognose og budsjett. - Forventet underskudd for året fortsatt - Gjelder å holde koken oppe. Skal gå gjennom to avtaler i dag som kan påvirke regnskapet positivt. - Burde dele kopikostnader med dorgene. - Kraftetaten har leid ut en del utstyr er enda ikke fakturert. Må få ordnet opp i. - Varesalg august: Positivt avvik i forhold til budsjett, men negativt i forhold til prognosen. Likevel vært en veldig god måned for Kvarteret. - Billettinntekter må ryddes opp i! Det samme gjelder bandhonorar, som henger direkte sammen med billettinntekter. DAK2 - Ingen ny informasjon. Muntlig orientering fra leder og adm. leder

5 Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Ekstrainntekt til studentforingene/arenum: Kan få gratisbilletter til messen. - Ansvarlig vertskapskurs flyttet til 25./26. november. Greit for alle utenom skjenke, det er det gitt beskjed om til Silje. - Tempis Fugit: Onsdag 15. oktober, Utdanning i Bergen. PR går. - Utdanning i Bergen: Vil arrangere julebord for norske og internasjonele studenter i samarbeid med oss, gjerne på Verftet. Mulig det må bli en mandag, på grunn av lite ledige datoer i november. God ide. Det går vi for. - Larmonien: Vil arrangere en fredag eller lørdag. Ikke aktuelt. Onsdag? - Borg: 17-åring i døra. Fortsatt ikke aktuelt. - Utleie av lokale: Vi er i utgangspunktet ikke et utleie-sted, men gode muligheter for å tjene penger. Snakke med kjøkkenet. Ekstern følger opp saken. AD Skjenkekontrollen Muntlig orientering fra skjenkeansvarlig - Har skjenkekontrollen rett til å be om legitimasjon? - Bør ta tak i at skjenkekontrollører går til fysisk angrep på vaktene, dersom det var dette som skjedde. Skjenke finner ut mer. - Leder og skjenke børe sammen med Erik Nesgaard ta kontakt med kontor for skjenkesaker og ta en samtale med de. - Fem kontroller på under seks uker. Julekvarteret Muntlig orientering fra skjenkeansvarlig - Få ut listene fortest mulig. - Noen må ta på seg prosjektlederansvar for julekvarteret. - Fest for de som jobber under julekvarteret. Legge det et annet sted enn NG2? - Kjøkkensjef kommer tilbake 1. desember. Hun kan jobbe selv om matsalget ikke er åpent. Tar vanligvis ut noe oppsparte fridager i desember og januar. Skjenke tar ansvar for prosjektet frem til desember, da tar øko over. - Først og fremst få opp listene, og informere om at det blir belønnet. - Heller spørre hva de interessert i? - Liste om informasjonsmøte? - Pepperkaker, kinobilletter, platekompaniet, fest? - Selge gløgg, julenisse, gaver? - Vi stenger for normal drift søndag 14. desember. Julekvarteret uke 51 og (15. desember til 21. desember) og uke 2 (5. januar til 11. januar). - Åpent fra 16 til 24/01 i uken desember. - Vi kan spørre tidligere kvarter om de vil være hjelpsomme. - VI kan på fredag sende ut foreløpig plan. - Hva kan vi tilby av arrangement/konserter? - Hvilke dager har vi åpent? Planlegging OK49 Muntlig orientering fra økonomiansvarlig - Opprette en stilling i Kvast som tar seg av gjenåpningen? - En egen komité til å planlegge gjenåpningen. - Skrive stillingsinstruksen til prosjektansvarlig. Intern begynner arbeidet. PR og øko hjelper til. USF avtalen Skriv fra leder - Har endelig hatt møte. Begge parter er misfornøyde med nåværende samarbeid.

6 - Bygde opp en offensiv avtale, som vi ikke greide å holde. Da kan vi heller ikke forvente at de skal gi oss alt som står i avtalen. - I praksis: Stoppe avtalen og opprette ny avtale med tilbakevirkende kraft. - Hva betyr det i forhold til bemanning og lokale? Vi skal komme med et avtaleutkast, så her - Jobbe parallelt med å søke kommunen. - Enig om en intensjon, men står enda ikke i avtalen: Interne priser på kafé opera onsdag og torsdag, personalpriser for interne arrangementer, studentpriser ellers med kvarteretkort. - Kan få middag og internpriser til org. sem. 2 så fremt vi gir et antall i forkant. Ekstern finner ut mer. Kurs- vaktetaten Muntlig orientering fra skjenkeansvarlig - Er ikke godkjent ordensvaktkurs før uke 7 og 9 i Siden vi har noe penger på kurskontoen til vakt, ber vi de om forslag til hva de vil bruke eventuelle kurspenger til. BT avtalen Muntlig orientering fra PR ansvarlig og adm. leder - Hatt møter med Anette, Raymond, Gustav, BT og delvis Ingrid. - Redusert annonsevolumet. Leverandøravtalen Interne dokumenter VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Ufullstendig. Utsettes til neste gang BETALINGSADMINISTRASJON Til grunn: skriv fra Gustav, se vedlegg. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innstille SKIBAS om å overføre betalingsadministrasjonen for selskapet til Vassdal og Eriksen For: 4 Mot: 0 Avholdende: INNSTILLING TIL SKIBAS; LEVERANDØRAVTALE Til grunn: Interne dokumenter Vedtaksforslag Kvarterstyret innstiller SKIBAS om å inngå vedlagt avtale med Hansa Borg Bryggerier ASA. For: 5 Mot: 0 Avholdende: BT-AVTALE Til grunn: Interne dokumenter Vedtaksforslag

7 Kvarterstyret vedtar å innstille SKIBAS om å gi Silje Seth Hildrestrand fullmakt til å signere ny avtale med Bergens Tidende. For: 4 Mot: 0 Avholdende: 1 OPPSUMMERING Anette følger org. sem. 2/Verftet Anette følger julebord/internasjonale studenter Anette følger Larmonien Anette følger borg og mindreårige Anette følger utleie av NG2 Charlotte følger skjenkekontrollen Charlotte med hjelp følger julekvarteret Gustav følger USF-avtalen Muffe følger kontoplan for budsjett Raymond følger Tempus Fugit Anki, Raymond og Muffe følger prosjektansvarligstillingsbeskrivelse YMSE RIS & ROS