REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE John Fjellseth REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra Adm.leder NG2 Muntlig orientering fra leder Varetelling avvik Skriftlig orientering fra Internansvarlig

2 Daglig drift Kontortider Driftsledere Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Priser Driftsledere og stillingsinnstruks Penger til rekruttering Kjøp av Safe Kompensasjon for arbeid Promotering Espressomaskin OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Sendt ut innkalling til koordineringsmøte med UiB og div(trenger referentkvast?). - Styrt med kvarter, NG2(mye budsjett), USF osv, generelle ting(ttt) - Sendt invitasjoner til 13. Aug og samtidig startet på fest vitebok - DAK skal være med på studentfest(mest kraft) - Skulle underskrive espressomaskin-avtale, men komplikasjoner, lang avtaleperiode - Skjenkebevilling endelig i boks - Tror vi klarer oss uten handikapheis, men mulig uib hjelper, kan utdype på møte, sammenheng med de ,- vi får av SiB. Vi bør ha det siden noen av våre brukere er handikappet. - Vedlegg med leiepriser(usf) ikke underskrevet enda, mulig det blir små endringer i kontrakt, men ingen betydning for vår del, USF er TREIGE! - Vært mye styr med frigjøring av midler til dimmere, usikker på status her. - Gjort forefallende arbeid - Må finne ny kjøkkensjef da Inghild går ut i permisjon grunnet graviditet i januar. SKJENKEANSVARLIG - Sjekket posten sin for første gang i sommer - Holder på med vinutvalget siden alle er på ferie, blir supplert med vin fra Amundsen og husets vin blir endret. - Folk er fortsatt bortreist, så sliter litt med skjenkere og vakter til åpningsuken - Opplæring på Verftet for alle skjenkere og vakter på fredag kl 12 INTERNANSVARLIG - Levd i ett t-skjorte helvete i sommer, men alt er på stell

3 - Hatt møte med kvartene ang stillingsinnstrukser, kontrakter og videre arbeid - Sett på varetellingen fra April - Holdt mye på med rutiner samt planlegge den daglige driften i NG2, vanskelig siden stedet ikke er ferdig. - Ordnet IK permen for skjenkebevillingen - Laget nytt IK-skjema til kvartene EKSTERNANSVARLIG - Programmet er klart, en del småendringer. - Filmvisningen er flyttet inn grunnet for store kostnader - Sliter litt med all informasjonen rundt alle arrangementene - Mangler fortsatt sperringer og utedo til mandag - Må ringe grønn etat ang sperringer og scene ØKONOMIANSVARLIG - Jobbet med skibasrapport - Fulgt ølpriser, laget talloversikter. - Forsøkt å rette opp i kontantrutiner under NG2-oppussing - Forbedret mine rapportmaler - Lagt inn revidert budsjett - Fikset bugs INFORMASJONSANSVARLIG - Skal i møte med Friele på fredag ang samarbeid. - Alle trykksaker er i orden - Info har vært på Lost Weekend og delt ut aviser - Vi legger Tempus i NG2 og på Verftet - Få godkjenning til å ha stand på Torgallmenningen, vi står med Narvesen - Fasaden på NG2 må fikses PROSJEKTANSVARLIG - Har avklart forholdene rundt brannvarsling i NG2 - Har fått Jens/Tommy til å hente ut bil. - Samme bil skal brukes under åpningsuken? - Hvem disponerer da? - Hvem har størst behov? - Har fått bekreftet scene til mandagen i åpningsuken - Jobber med avklaring angående ekstra behov for utstyr grunnet alternativ bruk av teknisk utstyr. ADM. LEDER - Har fullført arbeidet med å ordne skjnkebevilgning til NG2 - Har hatt møter med 2 regnskapsbyråer hvorav ett skal ta over etter Morten som slutter 1. September - Jobber med å klargjøre for at Morten skal slutte og få ryddet opp i saker som han har hengende - Jobber med å få sivilarbeider til å ta over etter Torbjørn som slutter 11 august - Har to aktuelle kandidater - Har i tillegg en som skal søke om omplassering men som ikke er like aktuell da han vil ha kortere tjenestetid enn de to andre - Jobber med strategiarbeidet - Har gjennom Torbjørn skaffet leiebil denne og neste uke. Jens Tanstad har hentet ut bilen og er ansvarlig for den i leieperioden - Har skaffet midlertidig parkeringstillatelse fra UiB til bilen - Holder på å få tilbud på båt til USF gjennom Torbjørn

4 - Har fått demontert VVS-inventar i Olav Kyrresgate 49 som skal benyttes i NG2 - Har hatt koordineringsmøte med Hansa - Har hatt koordineringsmøte med internansvarlig om rutiner i NG2. Intern har full kontroll - Jobber med å få på plass verditransport og leie safe av Nordea/Loomis til NG2 RS V/AU - Hatt sommerferie. - Prøvd å sette datoer for møter o.l Spørsmål : Underskuddsgaranti : Dorgene forutsetter at de får støtte på mandagen, og ikke resten av uken. Dorgeavtalene : Sende de til rettsvesenet og RS. Trådløst nett i NG1b : Ingen fremgang Tilgang til Pcer : Avansert E-tjeneste ting, ingen som har tilgang Gave til Tommy : Magnuso og Rikke fikser FASTAD GLEM/DORG Glem - Første GLEM er 22:08 Dorg - Dorgene må informeres om pingvin stempel på dorgekortene ØKONOMIRAPPORT Ingen rapport foreligger DAK2 Vi har bedt ett arkitektfirma lage 3D tegninger som kan brukes på forskjellige tilstelninger, men det ble for dyrt. Kan man høre hva man kan få for en gitt sum? Robin sjekker om Info har kompetanse på området. Magnus sjekker med Romvesenet. Settes på vent til etter åpningsuken. INNBOKSEN Vært sommerferie, innboksen utgår. AD Alle saker finnes i DO 23-07

5 Åpningsuken-tiltaksplan Til grunn : Muntlig orientering fra Adm.leder Sommerens tiltaksplan gås igjennom. Vi er stort sett ferdig med alt som står der. Hvor mye jobber KvaSt i åpningsuken : Ingrid : Skal stort sett være på Verftet Stephanie : Jobber 3 dager på kvarteret. Rikke : Jobber fredag og lørdage. Onsdag og torsdag på betalt jobb. Magnus : Betalt jobb 9 16 hver dag, holder seg mest på Verftet. Robin : Jobber lørdagen Iselin : Skal mingle Husk å jobb administrativ og vær tilgjengelig for alle kvarteretmedarbeiderne i åoningsuken. NG2 Til grunn : Muntlig orientering fra leder Tiltak : Tilbud på to polakker, 250,- inkl mva i timelønn. Kan begynne i morgen. Mulig vi leier en tømrer inn i tillegg. Vi må spille på samvittigheten til folk som er i byn slik at de kommer og hjelper til i NG2. Sosialpenger : John har fått ansvaret Innflytting : Alt under kontroll, Tommy tar alt om morgene og Jan Fredrik alt etter kl 16. Får hjelp fra kontaktperson i skjenkestyret slik at man har folk som kan hjelpe til med flyttingen. Fliser : Espen garanterer at det står ferdig til lørdag, mens andre er skeptiske. Skal man bruke den lille frivillige arbeidskraften til dette. Baren er heller ikke påbegynt, det gjelder også for kontoret og lageret. Trådløst nett : Er på plass, blir samme løsningen som i Stjernesalen RMS : Under kontroll Åpningen : Gi blomster til de som har jobbet masse med å ferdigstille NG2. Varetellling avvik Til grunn : Skriftlig orientering fra Internansvarlig Avvik i ,- klassen i april. Vi må innskjerpe rutinene og ha bedre lagerkontroll. Mange av avvikene slyldes rett og slett menneskelig feil, og dette kan vi rette opp i ved å gi bedre opplæring. Alt har en forklaring utenom røyk og snus, ingen vet hvor de pengene er forsvunnet. Daglig drift Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Det meste er under kontroll, men det ser ut som om at man ikke får tak i en safe. Viser til skriv i dagsorden Kontortider Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Hvor skal vi ha kontortider : NG1b eller NG2... mest hensiktmessig å ha det i NG2. Vi tar

6 saken etter åpningsuken. Driftsledere Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Skifttider er laget, arbeidsplan for åpningsuken er i orden og det samme er rutinene. Ansettelsen skjer under vedtakssaker. VEDTAKSSAKER GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : referat Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat xx-xx For 5 Mot PRISER Til grunn : skriv fra leder Kvarterstyret vedtar følgende priser i NG2 : 0,5 Mandag søndag før kl 22, kr 37,- Mandag søndag etter kl 22, kr 43,- 0,6 Mandag onsdag før kl 22, kr 43,- Mandag onsdag etter kl 22, kr 47,- Torsdag lørdag før kl 22, kr 49,- Torsdag lørdag etter kl 22, kr 54,- Internøl Onsdag og søndag, kr 30, Driftsledere Til grunn : Skriv fra Internansvarlig : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer. Vedtar også modifisert stillingsinnstruks for driftslederne Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer.

7 23-04 Penger til rekruttering Til grunn : Skriv fra økonomiansvarlig i personalgruppen, Vegard Storatunet : Vi har fått bil, denne må deles mellom alle på en mest mulig fornuftig måte. Billeie og bensin strykes, det samme gjør partyteltet. Vi setter grillmat inntil kr 4000,-. Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 8350,- i åpningsuken til rekruttering Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 9350,- i åpningsuken til rekruttering Safe Til grunn : Skriv fra Internansvarlig Vi trenger dropsafe i baren. Kvarterstyret vedtar å kjøpe inn safe til inntil kr 2000,- inkl mva Kompensasjon for arbeid Til grunn : Skriv fra leder Bare en har sendt inn søknad til tross for at tidsfrist er gått ut. Vurdering av adm arbeid folk må skjønne at papirarbied og telefonsamtaler tar tid. Kvarterstyret vedtar å kompenserer Jens Tandsten, Espen Lehn Nielsen, Thomas Hocking og Tommy Torseth Helland for arbeid i NG2 iløpet av sommeren Promotering Til grunn : Skriv fra Pr-ansvarlig Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr 7500,- på promotering av Det Akademiske Kvarter, særskilt mhtl åpingsuken

8 23-08 Espressomaskin Til grunn : Skriv fra leder Blir kr 1000,- dyrere enn først forventet. Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig OPPSUMMERING Alle må huske å følge vedtakssakene sine før neste styremøte, samt få gjort alle gjøremål som har med åpningsuken å gjøre. Kake til neste styremøte : Iselin :p