DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Evaluering, åpningsuken Startproblemer OrgSem 1, program Status NG2 Forsvunne sykler Club konsepter Goder Oslo tur Skriv fra skjenkestyret m.m. Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra nestleder Muntlig orientering fra eksternansvarlig Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat og : Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat og ESPRESSOMASKIN

2 Til grunn: Skriv leder : Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om å kjøpe inn espressomaskin til xx,-. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS Orienteringer: LEDER - Åpningsuke og dugnad - BT og StudVest - Møter med USF Verftet - Snakket med faddere INTERNANSVARLIG - Åpningsuke og dugnad - Jobbet med den daglige driften i NG2 - Holder på med det branntekniske i NG2 - Vært på kvartmøte - Vært på skjenkestyremøte - Vært på Internfest - Vært ubrukelig som vanlig PR-ANSVARLIG - Åpningsuke og dugnad - Absolutt BGO vil at vi skal annonsere med dem - Rot med StudVest - Laget annonse - Prøvd å ordne interntv - Folie i NG2 - Glad for at uka er over

3 Rapport frå Skjenkegruppa Opningsveka har bestått av blod, svette og tårer, bokstaveleg talt! Restaurantsjefen på Verftet ha høyrt at Kvarteret har hatt eit dårleg møte med Verfet og Kirsti. Men det her gjeld ikkje heile Kvarteret. Vi vil gjerne presisere at vi i Skjenkegruppa har hatt eit godt førsteinntrykk av Verftet og deira medarbeidarar. Vi har blitt godt motatt, Marte har oppretta ein god dialog med ledelsen på Verftet for vidare samarbeid, og vi likar å jobbe der! Det var litt stille til tider, så skjenkarane våres kjeda seg, men elles gjekk det bra. Uansett så er det ikkje noko hyggeleg at slike rykter sirkulerar. Vi har jobba som nokre heltar denne veka. Det vi savnar er ros! Når vi arbeider gratis, så er ros noko av det viktigaste ein får. Når vi har hatt kontakt med kvast denne veka, så har vi som oftast fått press på at vi skal ha folk på dugnad, og spørsmål om kor vi er, og at vi må komme hit og dit. Det hadde vore betre om dykk kunne prøvd og føre ein dialog med oss. Spurt oss om korleis ting gjekk, og om det faktisk var mulig å få menneske på dugnad. Det er ikkje greit å ringe til medlemmar av Skjenkestyret og skjelle oss ut fordi vi ikkje er på dugnad. Vi har hatt ein enorm utfordring på å bemanne Verftet. I snitt var det rekna at vi skulle vere 8-10 menneske på jobb kvar kveld. Vi har sett på det som ein førsteprioritering å ha bemanna Verftet sidane desse er våre nye samarbeidspartnerar, og vi ville gjerne gjere eit godt inntrykk til Verftet sidan dei er profesjonelle. Det viste seg imidlertidig at det ikkje var nødvendig at det var så mange menneske på Verftet, og at vi kunne ha prioritert NG2 i større grad. Men samstundes kunne vi ikkje vite om kor mange kundar som ville komme på Verftet, og derfor var det nødvendig å vere forberedt. Desse talla var satt av Verftet. Sjølv om vi ikkje til ei kvar tid har vore synlege i NG2, så betyr ikkje det at vi ikkje har gjort noko. Skjenkegruppa er ei ny gruppe, og vi har gjort mykje administrativt arbeid i tilknytning til det. Vi har kontinuerleg jobba med vaktlistene for opningsveka. Vi har vert på rekruttering i Grieghallen og rundt på Høyden. Vi har jobba mykje på Verftet. Vi føler at Dykk ikkje har heilt trua på oss når det gjeld bemanninga og jobben rundt dette. Sidan vi vart valt til styret, så har vi gjort dykk oppmerksomme på at vi kjem til å bli ei kjempegruppe: i tillegg til den vanlege kafe og pubdrifta så skal vi bemanne dorgane sine arrrangement! Og særleg til opningsveka var det kritisk. Mange av dei gamle skjenkarane har brukt denne samanslåinga som ein mulighet til å slutte på Kvarteret/bli pensjonist! Litt historikk: på infomøte i Fjøsen på jussbygget i juni, var vi veldig klare på at vi kanskje kom til å vere underbemanna til opningsveka. Så når vi då sende epost om kriseplan i forhold til bemanning, og så får til svar om vi verkeleg har spurt alle! Vi har verkeleg spurt alle, både ein og to gangar, men folk sluttar! Tanken vår, var at vi skulle lokke gamle skjenkarar til skjenkegruppa med alle dei nye og bedre godane vi liksom skulle få.. men den lista over godane som vart sendt ut til absolutt alle på Kvarteret var ikkje akkurat til fordel for Skjenkegruppa. (internøl til 35kr på onsd+sund?) Det var jo latterleg! Ein kriseplan kunne for eksempel vere at vi ikkje hadde opent på 1skifet, og evt 2skiftet i NG2, slik at vi kunne bemanne kveldane og Verftet. Men neida, vi skulle ha full drift frå morgon til kveld. Vi vil ikkje at Dykk skal trylle, vi spør berre om hjelp. Vi ville gjerne lage ein plan B for NG2 om vi ikkje klarte å opne den 13august. Men dykk var så påståelege om at vi faktisk skulle opne denne datoen, at det ikkje fanst eit alternativ. Derfor forberedte ikkje vi skjenkarane våras på dugnad denne veka. Når vi hadde ringerunder, så spurte vi om folk ville skjenke øl, og vi satte deretter opp ein skiftplan for NG2. Skiftplanen kunne sjølvsagt fungere som ein dugnadsliste, men ein stiller på jobb i ulike antrekk i forhold til å skjenke øl / legge mosaikk. Ting vart tatt time for time, og dugnaden var dårleg planlagt. Når vi såg på mandagen at NG2 ikkje ville opne, så skulle ein ha vert realistiske på kor mykje arbeid som gjenstod, og kor lang til det ville ta. Då kunne resten av dugnaden kanskje vore betre

4 planlagt. Vi sakna informasjon om NG2, slik at vi kunne planlegge dagane betre. Vi i styret har heller ikkje telefonliste over Kvast, og vil gjerne ha det. VI ER IKKJE NEGATIVE; VI HAR VORE REALISTISKE: og DYKK HAR VORE SÅ SINNSJUKT OPTIMISTISKE!!!! Kvifor opna vi NG2 klokka 1700 på onsdag? Det såg ikkje ut der, det var skittent, vi hadde ikkje vask bak baren, og baren var fremdeles våt i malinga. Det var heilt uakseptalbelt, men vi stilte likevel med skjenkarar med press frå dykk. Og kvifor fekk ikkje vi i skjenkestyret vere med på denne bestemmelsen? Marte visste ikkje ein gang at vi opna, for det hadde ikkje nokon frå Dykk gitt beskjed om. Resten av styret fekk vite om det av tilfeldighetar. Denne opninga gav berre eit skikkeleg dårleg førsteinntrykk til kundane som var der. Skiftplanen til NG2 fungerte veldig godt den tida vi hadde opent. Menneske møtte på jobb, og var stort sett nøgde. Litt misnøye blant den gjengen som jobba uten vask, men det vart no berre ein gong slik. T-skjortene?! Og kva skjedde med logoen? Kvifor fekk ikkje vi med eit ord i laget? Vi synst den logoen var for fotball, noko vi også sendte epost til Dykk om. Så vi føler oss overkjørte i denne saken. Epostar vi får frå KvaSt bør stå på bokmål eller nynorsk, og ikkje på dialekt. Det er tross alt litt formelt vi driver med, og det er enklare å forstå enn kvar enkelt si dialekt. Eposter til Skjenkestyret bør sendast til skjenkestyret@kvarteret.no, og ikkje berre til Marte. Thomas Hocking må få ferie På debattane som Samfunnet skal ha, så skal vi stille i utgangspunktet med 2 skjenkarar. Kan Verftet stille med sin eigen person? 1 verftetperson+2skjenkarar blir for mange på ein Samfunnet-debatt... Verftet kan i såfall få ølinntektene for dei 7 øla som vert selt på ein slik debatt. Mvh Skjenkestyret Skjenkestyret hausten 2007: Leiar Marte Strømme marte.stromme@gmail.com Nestleiar Tove Kårstad Haugsbø vipeline@gmail.com Økonomiansvarleg Marit Utnes grevinnen_av_osbyen@hotmail.com Arrangementansvarleg Haakon Hoff Jørgensen hoffmeister_84@hotmail.com Kurs og kompetanse Thine Gjersem thine.gjersem@gmail.com IK Maria Svanøe maraisen@gmail.com Sosialansvarleg Pia Haugen pia_katrin@hotmail.com Kokkansvarleg Karin Røste get_moni@hotmail.com Midl. Infoansvarleg Bjarte Wathne Helgesen bjarte_83@yahoo.com Varamedlem/quizans. Kristin Bergvall kristin.bergvall@student.uib.no Varamedlem Petter Ingebrigtsen

5 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE John Fjellseth REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra Adm.leder NG2 Muntlig orientering fra leder Varetelling avvik Skriftlig orientering fra Internansvarlig

6 Daglig drift Kontortider Driftsledere Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Priser Driftsledere og stillingsinnstruks Penger til rekruttering Kjøp av Safe Kompensasjon for arbeid Promotering Espressomaskin OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Sendt ut innkalling til koordineringsmøte med UiB og div(trenger referentkvast?). - Styrt med kvarter, NG2(mye budsjett), USF osv, generelle ting(ttt) - Sendt invitasjoner til 13. Aug og samtidig startet på fest vitebok - DAK skal være med på studentfest(mest kraft) - Skulle underskrive espressomaskin-avtale, men komplikasjoner, lang avtaleperiode - Skjenkebevilling endelig i boks - Tror vi klarer oss uten handikapheis, men mulig uib hjelper, kan utdype på møte, sammenheng med de ,- vi får av SiB. Vi bør ha det siden noen av våre brukere er handikappet. - Vedlegg med leiepriser(usf) ikke underskrevet enda, mulig det blir små endringer i kontrakt, men ingen betydning for vår del, USF er TREIGE! - Vært mye styr med frigjøring av midler til dimmere, usikker på status her. - Gjort forefallende arbeid - Må finne ny kjøkkensjef da Inghild går ut i permisjon grunnet graviditet i januar. SKJENKEANSVARLIG - Sjekket posten sin for første gang i sommer - Holder på med vinutvalget siden alle er på ferie, blir supplert med vin fra Amundsen og husets vin blir endret. - Folk er fortsatt bortreist, så sliter litt med skjenkere og vakter til åpningsuken - Opplæring på Verftet for alle skjenkere og vakter på fredag kl 12 INTERNANSVARLIG - Levd i ett t-skjorte helvete i sommer, men alt er på stell

7 - Hatt møte med kvartene ang stillingsinnstrukser, kontrakter og videre arbeid - Sett på varetellingen fra April - Holdt mye på med rutiner samt planlegge den daglige driften i NG2, vanskelig siden stedet ikke er ferdig. - Ordnet IK permen for skjenkebevillingen - Laget nytt IK-skjema til kvartene EKSTERNANSVARLIG - Programmet er klart, en del småendringer. - Filmvisningen er flyttet inn grunnet for store kostnader - Sliter litt med all informasjonen rundt alle arrangementene - Mangler fortsatt sperringer og utedo til mandag - Må ringe grønn etat ang sperringer og scene ØKONOMIANSVARLIG - Jobbet med skibasrapport - Fulgt ølpriser, laget talloversikter. - Forsøkt å rette opp i kontantrutiner under NG2-oppussing - Forbedret mine rapportmaler - Lagt inn revidert budsjett - Fikset bugs INFORMASJONSANSVARLIG - Skal i møte med Friele på fredag ang samarbeid. - Alle trykksaker er i orden - Info har vært på Lost Weekend og delt ut aviser - Vi legger Tempus i NG2 og på Verftet - Få godkjenning til å ha stand på Torgallmenningen, vi står med Narvesen - Fasaden på NG2 må fikses PROSJEKTANSVARLIG - Har avklart forholdene rundt brannvarsling i NG2 - Har fått Jens/Tommy til å hente ut bil. - Samme bil skal brukes under åpningsuken? - Hvem disponerer da? - Hvem har størst behov? - Har fått bekreftet scene til mandagen i åpningsuken - Jobber med avklaring angående ekstra behov for utstyr grunnet alternativ bruk av teknisk utstyr. ADM. LEDER - Har fullført arbeidet med å ordne skjnkebevilgning til NG2 - Har hatt møter med 2 regnskapsbyråer hvorav ett skal ta over etter Morten som slutter 1. September - Jobber med å klargjøre for at Morten skal slutte og få ryddet opp i saker som han har hengende - Jobber med å få sivilarbeider til å ta over etter Torbjørn som slutter 11 august - Har to aktuelle kandidater - Har i tillegg en som skal søke om omplassering men som ikke er like aktuell da han vil ha kortere tjenestetid enn de to andre - Jobber med strategiarbeidet - Har gjennom Torbjørn skaffet leiebil denne og neste uke. Jens Tanstad har hentet ut bilen og er ansvarlig for den i leieperioden - Har skaffet midlertidig parkeringstillatelse fra UiB til bilen - Holder på å få tilbud på båt til USF gjennom Torbjørn

8 - Har fått demontert VVS-inventar i Olav Kyrresgate 49 som skal benyttes i NG2 - Har hatt koordineringsmøte med Hansa - Har hatt koordineringsmøte med internansvarlig om rutiner i NG2. Intern har full kontroll - Jobber med å få på plass verditransport og leie safe av Nordea/Loomis til NG2 RS V/AU - Hatt sommerferie. - Prøvd å sette datoer for møter o.l Spørsmål : Underskuddsgaranti : Dorgene forutsetter at de får støtte på mandagen, og ikke resten av uken. Dorgeavtalene : Sende de til rettsvesenet og RS. Trådløst nett i NG1b : Ingen fremgang Tilgang til Pcer : Avansert E-tjeneste ting, ingen som har tilgang Gave til Tommy : Magnuso og Rikke fikser FASTAD GLEM/DORG Glem - Første GLEM er 22:08 Dorg - Dorgene må informeres om pingvin stempel på dorgekortene ØKONOMIRAPPORT Ingen rapport foreligger DAK2 Vi har bedt ett arkitektfirma lage 3D tegninger som kan brukes på forskjellige tilstelninger, men det ble for dyrt. Kan man høre hva man kan få for en gitt sum? Robin sjekker om Info har kompetanse på området. Magnus sjekker med Romvesenet. Settes på vent til etter åpningsuken. INNBOKSEN Vært sommerferie, innboksen utgår. AD Alle saker finnes i DO 23-07

9 Åpningsuken-tiltaksplan Til grunn : Muntlig orientering fra Adm.leder Sommerens tiltaksplan gås igjennom. Vi er stort sett ferdig med alt som står der. Hvor mye jobber KvaSt i åpningsuken : Ingrid : Skal stort sett være på Verftet Stephanie : Jobber 3 dager på kvarteret. Rikke : Jobber fredag og lørdage. Onsdag og torsdag på betalt jobb. Magnus : Betalt jobb 9 16 hver dag, holder seg mest på Verftet. Robin : Jobber lørdagen Iselin : Skal mingle Husk å jobb administrativ og vær tilgjengelig for alle kvarteretmedarbeiderne i åoningsuken. NG2 Til grunn : Muntlig orientering fra leder Tiltak : Tilbud på to polakker, 250,- inkl mva i timelønn. Kan begynne i morgen. Mulig vi leier en tømrer inn i tillegg. Vi må spille på samvittigheten til folk som er i byn slik at de kommer og hjelper til i NG2. Sosialpenger : John har fått ansvaret Innflytting : Alt under kontroll, Tommy tar alt om morgene og Jan Fredrik alt etter kl 16. Får hjelp fra kontaktperson i skjenkestyret slik at man har folk som kan hjelpe til med flyttingen. Fliser : Espen garanterer at det står ferdig til lørdag, mens andre er skeptiske. Skal man bruke den lille frivillige arbeidskraften til dette. Baren er heller ikke påbegynt, det gjelder også for kontoret og lageret. Trådløst nett : Er på plass, blir samme løsningen som i Stjernesalen RMS : Under kontroll Åpningen : Gi blomster til de som har jobbet masse med å ferdigstille NG2. Varetellling avvik Til grunn : Skriftlig orientering fra Internansvarlig Avvik i ,- klassen i april. Vi må innskjerpe rutinene og ha bedre lagerkontroll. Mange av avvikene slyldes rett og slett menneskelig feil, og dette kan vi rette opp i ved å gi bedre opplæring. Alt har en forklaring utenom røyk og snus, ingen vet hvor de pengene er forsvunnet. Daglig drift Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Det meste er under kontroll, men det ser ut som om at man ikke får tak i en safe. Viser til skriv i dagsorden Kontortider Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Hvor skal vi ha kontortider : NG1b eller NG2... mest hensiktmessig å ha det i NG2. Vi tar

10 saken etter åpningsuken. Driftsledere Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Skifttider er laget, arbeidsplan for åpningsuken er i orden og det samme er rutinene. Ansettelsen skjer under vedtakssaker. VEDTAKSSAKER GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : referat Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat xx-xx For 5 Mot PRISER Til grunn : skriv fra leder Kvarterstyret vedtar følgende priser i NG2 : 0,5 Mandag søndag før kl 22, kr 37,- Mandag søndag etter kl 22, kr 43,- 0,6 Mandag onsdag før kl 22, kr 43,- Mandag onsdag etter kl 22, kr 47,- Torsdag lørdag før kl 22, kr 49,- Torsdag lørdag etter kl 22, kr 54,- Internøl Onsdag og søndag, kr 30,- For Driftsledere Til grunn : Skriv fra Internansvarlig : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer. Vedtar også modifisert stillingsinnstruks for driftslederne Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer.

11 For Penger til rekruttering Til grunn : Skriv fra økonomiansvarlig i personalgruppen, Vegard Storatunet : Vi har fått bil, denne må deles mellom alle på en mest mulig fornuftig måte. Billeie og bensin strykes, det samme gjør partyteltet. Vi setter grillmat inntil kr 4000,-. Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 8350,- i åpningsuken til rekruttering Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 9350,- i åpningsuken til rekruttering For Safe Til grunn : Skriv fra Internansvarlig Vi trenger dropsafe i baren. Kvarterstyret vedtar å kjøpe inn safe til inntil kr 2000,- inkl mva For Kompensasjon for arbeid Til grunn : Skriv fra leder Bare en har sendt inn søknad til tross for at tidsfrist er gått ut. Vurdering av adm arbeid folk må skjønne at papirarbied og telefonsamtaler tar tid. Kvarterstyret vedtar å kompenserer Jens Tandsten, Espen Lehn Nielsen, Thomas Hocking og Tommy Torseth Helland for arbeid i NG2 iløpet av sommeren. For Promotering Til grunn : Skriv fra Pr-ansvarlig Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr 7500,- på promotering av Det Akademiske Kvarter, særskilt mhtl åpingsuken

12 For Espressomaskin Til grunn : Skriv fra leder Blir kr 1000,- dyrere enn først forventet. Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig For 6 OPPSUMMERING Alle må huske å følge vedtakssakene sine før neste styremøte, samt få gjort alle gjøremål som har med åpningsuken å gjøre. Kake til neste styremøte : Iselin :p