Referat KVARTERSTYREMØTE , kl 16:00 - Stillhet. Inger Berit Hagen

Transkript

1 Referat KVARTERSTYREMØTE , kl 16:00 - Stillhet TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Tommy Torset Helland Gry Lytjohan Iselin Høle Harald Jonsgar Thomas Evensen Lena Drivenes Sindre Sandvik PÅTROPPENDE KVARTERSTYREMEDLEMMER Rikke Vestergaard, Halvard Løvik, Judith Rezcek, Ingrid Solstrand REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Inger Berit Hagen ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REFERENT Gry Lytjohan DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Spørsmålsrunden AD Tiltaksplan Villa og kontorer Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Spørsmål fra alle Skriv fra Administrativ Leder Muntlig orientering fra Leder

2 VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Innstilling til utvalget for omorganisering av Kvarteret Internasjonale Sosialister ASF Sak ASF Sak ASF Sak Utbetaling av bonus fra Sommerkvarteret Brudd på brukerkontrakt Brudd på Villabestemmelser Brudd på røykeloven Inngåelse av OTP Styregodkjenning av Rettsvesenet Styregodkjenning av Eksponeringsetaten ASF: dekking av reiseutgifter Villareglement Dekonstituering Konstituering OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Vært på visning - Rs-galla - Startet overgang til Iselin - Startet evaluering av tiltaksplan SKJENKEANSVARLIG - Hatt møte med Inghild ang. Vaskerutiner, laget skriv - Vaktgalla - Jobbet mye - Sendt antall kontrakter for V06 & H06 til Gry INTERNANSVARLIG - Jeg har lest på eksamen denne uken, og prøvd å ta mest mulig fri av den grunn(bare en uke så er alt overstått) - Har hatt glemmøte og vært på SosKom møte - Vært på GA-ting - Vært på RSgalla:)

3 EKSTERNANSVARLIG - Opplæring og overlapping av ny ekstern - Forefallende arbeid - Møte med ASF - RS-galla ØKONOMIANSVARLIG - Vært på RS-galla og vakt-galla - Lagd økonomirapport - Hatt litt mer opplæring med John - Vært på ekstraordinært SKiBAS-møte - Jobba som vakt - Eksamenslesing INFORMASJONSANSVARLIG - I samtaler med planb & Natt&Dag - Styremøte med info om merchandises - RS-Galla - Webmøte, mange flotte tanker og villige menn - Startet jobben med profilhefte ADM. LEDER - Har jobbet med informasjon til styrene om obligatorisk tjenestepensjon og innhenting og sammenlikning av tilbud om dette - Har jobbet med rapport til SKIBAS og KVAST for oktober som blir presentert på møtet - Jobber med forberedelse til evaluering av tiltaksplanen for å minimere underskuddet for Dette vil bli gjennomført på styremøtet. - Har hatt møte og samtaler med student som skal foreta risikoanalyse i forbindelse med HMS-arbeid - Har hatt møte med BT for å evaluere samarbeidet og for å jobbe med videreføring av hovedsamarbeidsavtalen. Har avtalt konkret forhandling om avtaleinnholdet i løpet av de to neste ukene for å kunne ha dette klart til årsskiftet. - Har vært i 5 møter om DAK2. Brukerrepresentantene, Ivar Strand, Tommy Torset Helland og Gustav Birkeland har i et møte sist fredag godkjent arkitekttegninger slik at disse kan fullføres. Vi venter nå på å få disse tilsendt slik at vi kan videreformidle dem. - Har i forbindelse med møter om DAK-2 fått en bedre dialog med bygningssjef for område 1 og 2 om behov for utbedringer i eksisterende lokaler i byggeperioden. Dette er noe vi har forsøkt å få klarhet i lenge. Har planlagt å ta en gjennomgang av hele eksisterende bygg (DAK1) for å kartlegge behov for utbedringer. - Har vært på befaring i alternativt lokale sammen med representant for utleier. - Skal på befaring 28. november med fem fagpersoner fra Eiendomsavdelingen for å gjøre en grundigere vurdering av lokalet samt for å kartlegge hvilke bygningsmessige utbedringer som må foretas. - Har fått respons på søknad til Sparebanken Vest om å inngå i et samarbeid med kvarteret og har avtalt møte i desember sammen med informasjonsansvarlig og leder - Har vært en kort tur innom Gasellekonferansen i Bergen som daglig leder og administrativ leder ble invitert til, for å høre om hvordan kommunikasjonsteknologi kan hjelpe oss å nå ut til kunder. Foredraget var ikke særlig matnyttig og jeg gikk etter 45 min. - Har hatt et uformelt møte med leder av kulturstyret for å få mer informasjon om hvordan de jobber samt for å få hennes innspill på de målsetningen som omhandler kulturtilbudet i den strategiske handlingsplanen - Har etterlyst vurderingen og sertifiseringsarbeidet for riggen i Teglverket fra leder i kraft

4 RS V/AU - RS har hatt høstens siste møte. På dette møtet hadde vi to diskusjonssaker; Avklaring av RS sin rolle og evaluering av semesteret. Disse sakene overlappet endel, men ble referert grundig. En slags konklusjon ble at RS mener at RS sine oppgaver ikke bør forandres og at de signalene og innspillene man har fått om at folk ikke vet hva RS er og at RS gjør for lite, i hovedsak skyldes dårlig informasjon. Dette tar RS på sin kappe og vi skal prøve å forbedre dette til neste semester. - Vedtakssakene var møtedatoer, valg av midlertidig AU og dekonstituering. Sentrale datoer er som følger; første RS-møte 15. januar, Generalforsamling 13. mai og siste RS-møte den 4. juni. Vi kommer også til våren å ha møter på den første mandagen i måneden. - Midlertidig AU fram til 15. januar ble Inger Berit Hagen, Ivar Strand, Vegard Botnen og Jon Inge Keskitalo. FASTAD GLEM/DORG Glem - Musikkprofil - positiv - Manglende kontrakter ØKONOMIRAPPORT Rapport ble sendt på søndag, utviklingen i september var ikke så positiv som man først hadde trodd, og oktober var verre p.g.a. kostnadsetterslep. Vi er dårligere enn sist. Vi ligger laver enn det vi skulle ha gjort. Prognose for etterskudd fra 2006 vil være ca (Overbudsjettering) og Hansabonus kan endre dette. Dekkningsgrad: Har hatt bedre varetelling, men vi har vanskelig for å ha oversikt over vareflyt. Vi må passe oss på forbruk/kjøp av rekvisita og personalkostnader (leie til sivilarbeidere), dagkvarter. Positiv er at omsetningen er bedre enn i vår. Se rapport for nærmere informasjon. DAK2 Visning - Tommy: det var jo knallbra! - Leien på bygården er eks alt. - Universitetet har også vært på visning, og sjekket hvilken endringer som må/kan gjøres, av huseier/universitetet/(oss). Med tanke på brann/toalett-fasiliteter o.l. Kvast: gulv, handicap-tilrettelegging, toaletter (kapasitet-problem). - Lokalet er midlertidig, det er ikke sikkert vi klarer å oppfylle alle ønskede krav, men hvor stort problem er det? Lite men, det kan se stygt ut i media. Kjøkken må forbedres. Skal vi leie kjøkkenutstyr? hva kan vi bruke av det vi har? Lagring for teknisk utstyr. Det kan bli et problem. Men mye av utstyret blir stående på huset? Ble for mye detaljer, vi tar det seiner:) Dette lokalet skal bare dekke behov for stjerne/pub og ikke så mye mer. Elektrisk anlegg - få det dimensjonert stort nok. (Ingrid ser på?) Beholde lokale i etter tid, hva er mulighetene våre? - Ingenting er sikkert, utleieren har ikke sagt ja, men er mer intressert i langsiktige leietakere. Så muligheten til å få bygget i det heletatt vil øke. - Det er et stort skritt. - Harald sier: gå for det! - Det kan være positivt for spritservering.

5 - Men vi kan nok ikke regne med at universitetet kan støtte med penger. - Men vi må oppta diskusjonen seinere, derfor fortsetter vi ikke diskusjonen så mye mer nå. - Men pga byggeting bør vi kunne ha lokalet i lengre tid enn bare den antatte byggeperioden. Rs er skeptisk. - Skal vi drifte det eller bare ha mulighet for å utvide leietid. Skal vi ha lille kvarteret så bør det være uavhenig fra kvarteret. - Stemningen i salen fra Tommy: ha det ut 2008, men vi bør vente på et forslag fra de. Og tenke litt, hva er det egentlig vi vil. :) Brannstasjonen - Konsert publikumskapasitet: ca Er bygningen verneverdig? - Bergen kommune er positiv. Gry ankommer møtet. Pause for å ta bilde. Hansa - Jobber med KJS, Kamelon. For oss. Brukermøte med DAK2-folk - Alt (utenom takterassen) er godkjent. - Takterassen ble gjort om til tak, så det jobbes med å få arkitekten til å fikse dette. - Pga belastning - Arkitekten måtte bruke våre trapper, Thomas klapper. - Vi kan kaste øl, men ikke personer ned trappe-ting. - Nytt spennende element, lang vinduskarm/benk og noe greier der Iselin kan bo. (brysthøyde eller iselin-høyde.) - Halvard: legg inn akvarium. - Gustav: nye kvart-rutiner - mat fiskene. - RS savner komplette tegninger. - Thomas vil ha en virituell-gjennomgang med medier. Tommy er enig med Thomas INNBOKSEN Utvidet skjenking i stjerne til kl Anja sier at de kanskje kan dekke overtidsbetaling til kvartene. Fra sosialpengen. Dette virker litt feil. Kvartene må uansett si ja først. Sosialpengen skal ikke brukes til denne type ting. Iselin konkluderer/lodder stemningen. Konk: nei. Musikalske slaven Tigging på kvarteret er ikke ønskelig. Tas opp som sak på neste styremøte. Rikke vet hva hun skal gjøre:) Vakter til avslutningsfest Tas imorgen. Vodka til Harald og Ingrid (??) Medisinerreyven Harald har svart. Røyking på møterom Tommy har fulgt

6 Rikke, manglende rydding av teglverket Kraft har ikke ryddet etter dugnad. Narkolanger tauet Arne gav beskjed, politet tok saken: jippi! Kristin Vil ha gjestelisteplass til Hulen Ingrid følger.. snakk med Thomas Juleøl Skjenke tar saken Ivar: møbler på villaen Vi kan få gratis møbler på villaen, de er ikke spesielt fine, men bedre enn de vi har. Halvard følger SPØRSMÅLSRUNDEN Tommy Rutiner på pianoet? Hva gjør vi med det? Hvor er låsen? Samfunnet skriver kontrakt om pianoet. Følges av Ingrid, får skriv av Tommy Iselin Tommy Sindre Lena Harald Alle Skrive attest til mikael. Har kontroll på brannting. ProGal går bra, skal få fingen ut og få ned rettningslinjer. Bidrag til åpningsukeviteboken. Bidrag til åpningsukeviteboken. Send glem-mail om rom. Vil noen arrangere et allmøte? nei.. Kvast-lag til tullballl. Lite respons. Rs spiller ikke på lag med kvast. Thomas Gry Det nye styret trenger visittkort. Snakk med info først. Gustav Nøkkelkort: jobbes med. Thomas og Gustav tar det sammen. Plan-B tok ikke telefonen. Harald :) Gry Sindre & Lena Sindre Alle Kontraktting er på mail. E-tjenesten har mistet sitt siste medlem. AD TILTAKSPLAN - Skriv fra Administrativ Leder. - Utsatt til januar. (send innkalling i god tid til avtroppende kvaster) - Alle må gå igjennom tiltaksplan, spes punkt 6.

7 VILLA OG KONTORER - Villareglement brytes - Villaen blir sannsynlig ferdig til avslutningsfestene. - Positivt. Men hva skal vi gjøre når det åpnes, ang regler og regelbrudd? VEDTAKSSAKER GODKJENNELSE AV REFERAT Gry har endret noe Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat og INNSTILLING TIL UTVALGET FOR OMORGANISERING AV KVARTERET Sitte i flere styrer. Bør kanskje bli et utvalg og ikke et styre. Helland-utvalget. Poeng og status, sett opp mot arbeidsmengde. Tommy sender inn sak, utsatt til neste møte INTERNASJONALE SOSIALISTER Utsettes Ingrid følger Ingrid Solstrand, Rikke Vestergaard & Halvard Løvik forlot møtet ASF SAK 1 Kvarterstyret vedtar herved å fakturere Aktive Studenters Forening (ASF) med kroner ,- for flere grove regelbrudd. Internt skriv sendes ASF for utredning av sakene. Dette skrivet vil også inneholde diverse tiltak som blir pålagt ASF. Ekstern og leder følger ASF SAK 2 Henviser til sak ASF SAK 3 Henviser til sak 44-04

8 44-07 UTBETALING AV BONUS FRA SOMMERKVARTERET Kvarterstyret vedtar å utbetale følgende bonus etter Sommerkvarteret 2006: Marte Røken 5470,50 Vegard Botnen 5470,50 Jørgen Skjellevik 5470,50 Johan Roaldsnes 5470,50 Magnus Øverli 5470,50 Bjørn Hagerup 5470,50 Rikke Vestergaard 5470,50 Magnus Hoem Iversen 3808,- May Elin Emilsen 3548,50 Guro Hoftaniska 3084,50 Marthe Grønsveen 2843,50 Paul Bergene 2504,50 Yngve Flognfeldt 2463,- David Balmbra 2119,50 Frode Hagerup 2119,50 Mari Bolstad 1716,- Anja Ødegård 1581,50 Arne Petter Karlsen 1503,- Judith Louise Reczek 1424,- Martin Tverdal 1034,50 Steinar Heldal 872,- Kjersti-Lill Sørgaard 709,50 Øko følger BRUDD PÅ BRUKERKONTRAKT Henviser til sak BRUDD PÅ VILLABESTEMMELSER Kvarterstyret vedtar å fakturere Samfunnet med kroner 1000 for brudd på husets regler Øko følger BRUDD PÅ RØYKELOVEN Henviser til sak 44-04

9 44-11 INNGÅELSE AV OTP Kvarterstyret anmoder SKIBAS om å opprette en innskuddspensjonsordning med 2% sparing i henhold til minstekravet i OTP-loven. Muligheten for å opprette et høyere nivå på sparingen bør behandles i forbindelse med lønnsforhandlinger. Kvarterstyret anmoder også SKiBAS om å inngå en OTP-avtale med Sparebank 1 SR-bank med fritt fondsvalg. For 6 Avholdende 1 Adm. Leder følger STYREGODKJENNING AV RETTSVESENET Kvarterstyret godkjenner Rettsvesenets ting av høst Intern følger STYREGODKJENNING AV EKSPONERINGSETATEN Utsatt for avklaring fra ekspo om styremedlemmer betyr styremedlemmer eller kun er ansvarsfordeling innad i etaten. Info følger ASF: DEKKING AV REISEUTGIFTER Kvarterstyret vedtar å dekke reiseutgiftene pålydene kroner 520 grunnet kommunikasjonssvikt fra Kvasterstyrets side. Øko følger VILLAREGLEMENT Kvarterstyret vedtar å godkjenne revidert villareglement med endringer Leder følger

10 44-16 DEKONSTITUERING Kvarterstyret vedtar å dekonstituere det gjeldende styre For 6 Mot 1 21:31 Avtroppende Kvast gikk i protest KONSTITUERING Kvarterstyret vedtar det nye styret av Det Akademiske Kvarter med følgende personer: Leder: Iselin Høle Informasjonsansvarlig/Nestleder: Thomas Evensen Eksternansvarlig: Ingrid Solstrand Internansvarlig: Jude Reczek Økonomiansvarlig: John Fjellseth Prosjektansvarlig: Halvard Løvik Skjenkeansvarlig: Rikke Vestergaard For: 5 Mot: 0 Avholdende: 0 OPPSUMMERING Her ble nye Kvast rådløse og opphevet styremøtet.