DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Åpningsuken-tiltaksplan NG2 Varetelling avvik Daglig drift Kontortider Arbeidsliste åpningsuken Muntlig orientering fra administrativ leder Muntlig orientering fra leder Skriftlig orientering fra internansvarlig Skriftlig orientering fra internansvarlig Skriftlig orientering fra internansvarlig Skriftlig orientering fra internansvarlig VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat PRISER Til grunn: Skriv fra leder

2 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar følgende priser i NG DRIFTSLEDERE OG STILLINGSINNSTRUKS Til grunn: Skriv fra internansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å ansette(/ta ut følgende av permisjon): xx, xx, xx og xx, i tillegg til xx og xx som ringevikar. Vedtar også modifisert stillingsinnstruks for driftsledere PENGER TIL REKKRUTTERING Til grunn: Skriv fra økonomiansvarlig i personalgruppen, Vegard Storatunet Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppensuken i åpning inntil 8 350,- til rekkruttering KJØP AV SAFE Til grunn: Skriv fra internansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å kjøpe inn safe til inntil xx,- inkl mva KOMPENSASJON FOR ARBEID Til grunn: Skriv fra leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å kompensere xx, xx, xx og xx for arbeid I NG2 iløpet av sommeren PROMOTERING Til grunn: Skriv pransvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å bruke inntil 7 500,- på promotering av Det Akademiske Kvarter, særskilt m.h.t åpningsuken ESPRESSOMASKIN Til grunn: Skriv leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til ,- årlig. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

3 Orientering fra administrativ leder 07. august 2007 Har fullført arbeidet med å ordne skjnkebevilgning til NG2 Har hatt møter med 2 regnskapsbyråer hvorav ett skal ta over etter Morten som slutter 1. September Jobber med å klargjøre for at Morten skal slutte og få ryddet opp i saker som han har hengende Jobber med å få sivilarbeider til å ta over etter Torbjørn som slutter 11. august o Har to aktuelle kandidater o Har i tillegg en som skal søke om omplassering men som ikke er like aktuell da han vil ha kortere tjenestetid enn de to andre Jobber med strategiarbeidet Har gjennom Torbjørn skaffet leiebil denne og neste uke. Jens Tanstad har hentet ut bilen og er ansvarlig for den i leieperioden o Har skaffet midlertidig parkeringstillatelse fra UiB til bilen Holder på å få tilbud på båt til USF gjennom Torbjørn Har fått demontert VVS-inventar i Olav Kyrresgate 49 som skal benyttes i NG2 Har hatt koordineringsmøte med Hansa Har hatt koordineringsmøte med internansvarlig om rutiner i NG2 o Intern har full kontroll ϑ Jobber med å få på plass verditransport og leie safe av Nordea/Loomis til NG2 Økonomiansvarlig Jobbet med skibasrapport Fulgt ølpriser, laget talloversikter. Forsøkt å rette opp i kontantrutiner under NG2-oppussing Forbedret mine rapportmaler o Lagt inn revidert budsjett o Fikset bugs Prosjektansvarlig Har avklart forholdene rundt brannvarsling i NG2 Har fått Jens/Tommy til å hente ut bil. o Samme bil skal brukes under åpningsuken? o Hvem disponerer da? o Hvem har størst behov? Har fått bekreftet scene til mandagen i åpningsuken o Jobber med avklaring angående ekstra behov for utstyr grunnet alternativ bruk av teknisk utstyr. Leder Sendt ut innkalling til koordineringsmøte med UiB og div(trenger referentkvast?). Styrt med kvarter, NG2(mye budsjett), USF osv, generelle ting(ttt) Sendt invitasjoner til 13. Aug og samtidig startet på fest vitebok DAK skal være med på studentfest(mest kraft)

4 Skulle underskrive espressomaskin-avtale, men komplikasjoner, lang avtaleperiode Skjenkebevilling endelig i boks Tror vi klarer oss uten handikapheis, men mulig uib hjelper, kan utdype på møte, sammenheng med de ,- vi får av SiB Vedlegg med leiepriser(usf) ikke underskrevet enda, mulig det blir små endringer i kontrakt, men ingen betydning for vår del, USF er TREIGE! Vært mye styr med frigjøring av midler til dimmere, usikker på status her. Gjort forefallende arbeid

5 Til : KvaSt Fra : Internansvalig Emne : AD : Store avvik på varetelling i April Dato : Avvik på varetelling i April Det er blitt funnet avvik på kr ,76,- i April. Detter er mye pga manglende kontroll ved vareleveranser, suppleringer og innlegging av data i RMS. Jeg har gått igjennom hele varetellingen, og delt avvikene inn i kategorier slik at det skal være enklere å skjønne for ett utrent øye. Forklaring på avvik : 1. Feil kostpris 2. Feil forventet 3. Glemt flyttet i RMS, altså ikke ett reelt avvik da varen ikke er flyttet fra lager til bar. 4. Røyk og snus 1. Feil kostpris: I forhold til mange andre år var det bare to varer som lå inne med feil kostpris : Nachos : kostpris kr 1000,- per pose, avvik på kr ,- Salsasaus : kostpris kr 1000,- per spann, avvik på kr 4000,- Tilsammen : kr ,- 2. Feil forventet : Her har det enten vært lagt inn for mange varer i en kategori ellers er vareleveransen ikke registrert i RMS. Det er stort sett samme prinsipp, man vil enten få +/- på avvikene. Kaffe Illy Espresso : Forventet 24 box, avvik -24 box à kr 6339,71.- Forklaring : Man har aldri 24 bokser med espresso bønner stående da de leveres i pakker med enten 2 eller 4 bokser. Det er rett og slett ikke plass på lageret, og mot stenging er det ikke bestillt inn så mye. Dette kan dobbelsjekkes ved å gå gjennom varene som står i Puben. Domaine D`Andezon : Forventet 4 flasker, avvik -4 flasker à kr 484,48,- Forklaring : Har vært tomt på lager lenge Roc Tinto : Forventet 6 flakser, avvik -6 flasker à kr 474,- Forklaring : Tomt på lager Madonna Liebfraumilch : Forventet 13 flasker, avvik -12 flasker à kr 790,92 Forklaring : Ikke i salg siden januar, skal ikke være på lager. Den ene flasken er mest sannsynlig utstillingsvin som er talt som salgsbar vin. Niepoort : Forventet 7 flasker, avvik -5 flasker à kr 1655,46,- Forklaring : Usikkert, men flaskene selges i glassvis. Mistenker at det har vært feil i RMS lenge da denne varen ikke er bestillt inn det siste året. Hansa Tankøl : Forventet 300 liter, avvik -300 liter à kr 9729,- Forklaring : Avtale med Hansa, ikke ett reelt avvik. Hansa Fat : Forventet 2 fat, avvik -2 fat à kr 1945,80,- Forklaring : Var tom for varen i gravølsuken. Pærecider Fat : Forventet 4 fat, avvik -4 fat à kr 5701,20,- Forklaring : Sluttet med pærecider på tapp i februar. Flaske Hansapils : Forventet 117 flasker, avvik + 94 flasker à kr 875,14,- Forklaring : Ble bestillt inn 8 kasser ekstra i gravølsuken. Ikke registrert i RMS. Corona Sol : Forventet 0 flasker, Avvik +17 flasker à kr 291,21 besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

6 Forklaring : Ble solgt på gravølsfesten, så var på lager. Ikke registrert vareleveranse i RMS. Mongozo Banana : Forventet 0 flasker, avvik + 22 flasker à kr 497,42,- Forklaring : Ble forsøkt solgt på gravølsfesten, ikke registrert vareleveranse i RMS. Grevens Eplecider : Forventet 82 flasker, avvik -60 flasker à kr 983,40,- Forklaring : Feil vareleveranse lagt inn? Vikingfjord Ice : Forventet 91 flasker, avvik -42 flasker à kr 708,96,- Forklaring : Utgått på dato, skulle vært ført som ukurante varer Vikingfjord Apple : Forventet 106 flasker, avvik -103 flasker à kr 1738,64,- Forklaring : utgått på dato, skulle vært ført som ukurante varer Vikingfjord Bringebær : Forventet 76 flasker, avvik -32 flasker à kr 540,16,- Forklaring : Utgått på dato, skulle vært ført som ukurante varer Shaker : Forventet 46 flasker, avvik -26 à kr 440,18,- Forklaring : Ble forsøkt solgt på gravølsfesten, feil i RMS Grapesoda : Forventet 35 flasker, avvik -9 flasker à kr 73,44,- Forklaring : Utgått på dato, skulle vært ført som ukurante varer Corkys : Forventet 3 flasker, avvik 3 flasker à kr 449,49,- Forklaring : ikke på lager Bache Gabrielsen : Forventet 1 flaske, avvik 1 falske à kr 150,32,- Forklaring : ikke på lager Tilsammen : kr ,91,- 3. Glemt flyttet i RMS : Disse avviken er det mest sannsynlig driftslederne som står for da de ikke har registrert varen flytttet fra ett sted til ett annet. Olden u/kullsyre : Forventet 33 flasker, avvik -31 flasker à kr 217,93,- Eplemost : Forventet 35 flasker, avvik -22 flasker à kr 170,72,- Syrah Carbenet BiB : Forventet 20 BiB, avvik -2 à kr 518,82,- D`Angelo BiB : Forventet 30 BiB, avvik -2 à kr 1259,85 Coca Cola : Forventet 136 flasker, avvik -73 à kr 595,68,- Coca Cola Light : Forventet 70 flasker, avvik -6 à kr 48,96,- Sprite : Forventet 27 flasker, avvik -19 à kr 155,04,- Tilsammen kr 2967,- 4. Røyk og Snus : Avvik på tilsammen kr 7528,93,-. Her er ingen annen logisk forklaring enn at siste vareleveranse ikke er registrert i systemet. Vi har som regel ikke skyhøy differanse på røyk og snus. Tilsammen kr 7528,93,- Avvik tilsammen kategori 1-3 = kr , 91,- Avvik tilsammen alle kategorier = kr , 84,- Reelt avvik = , ,84 = kr 5646, 92,- besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

7 Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post nett

8 Til : KvaSt Fra : Internansvalig Emne : AD : Daglig drift NG2 Dato : Daglig drift NG2 Åpningstider NG2 : Jobbetider Driftsleder : Mandag Onsdag Mandag - Onsdag 12:00 / 01:00 18:00 02:00 Torsdag Lørdag Torsdag - Lørdag 12:00 / 03:00 15:00 22:00 21:30 04:30 Søndag Søndag 12:00 / 00:00 17:00 01:00 Innflytting : Innflytting skjer fredag kl 08:30. Jan Fredrik har ansvaret, men vi mangler dog å fortelle han dette da ingen har fått tak i han. Tommy har dog fikset med flyttefolk og diverse. Skjenkestyret sender en kontaktperson som skal hjelpe til med flyttingen slik at alt blir plassert der det skal. Dette er også for å unngå kaotiske tilstander. Tilgang NG2 : Systemnøkler er bestillt da disse ikke kan kopieres. Følgende personer vil få nøkkeltilgang til NG 2 : - KvaSt ( 7 stk ) - Driftsleder ( 4 stk ) - Gustav - Inghild - Org.sek ( 1 stk ) - Nøkkel resepsjon ( 1 stk ) - Reserve ( 1 stk ) Nøkkel til resepsjon har følgende funksjon : Det er ingen driftsleder på jobb tidlig på dagen lørdag og søndag, derfor må morgen DA hente nøkkel i resepsjon dagen før og samtid få kode til alarmsystemet. Nøkkel leveres inn så snart DA kommer på jobb. Jeg hadde helst sett at man hadde hatt kortleser, men dette blir fort dyrt, og ved å bruke nøkler vet vi iallefall hvem som har tilgang til lokalet. Alarmsystem : Her er vi vel egentlig ikke helt enig i hvilke system som skal brukes. Mens jeg vil ha det som vi hadde i OK49, vil Gustav ha ett annet enklere system som er billigere (? ). Det vi hadde på Kvarteret krevde at alle hadde hver sin personlig kode, det vil ikke det enkle systemet kreve. Da vil det være nok med en felles kode som alle med nøkkeltilgang kan bruke. Thorbjørn er på saken og ringer rundt til diverse folk. Dropsafe : Enighet rundt hvilke dropsafe som skal bestilles inn, og hvordan den fungerer. Driftslederen vil legge inn veksel til skift A og B på kveldstid, og dette kan låses ut om morgenen. Safen brukes til deponering underveis i skiftet slik at man ikke har store pengesummer liggende i kassen, dette vil også minske sannsynligheten for differanser da pengene ikke kan låses ut før skiftet er ferdig. Problemet her er at vi ikke kan gi koden til 50 stk i skjenkegruppen, jeg har derfor snakket med Inghild om dette og ønsker at hun skal få tilgang til dropsafen. Dette må dog igjennom SKiBAS da hun er ansatt. De eneste med tilgang vil da være driftslederne og Inghild, evt Gustav. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

9 Har sendt forespørsel ang leveringstid, fakturering og div Safe og Verditransport : Gustav har vært i kontakt med Nordea ang verditransport og leie av safe. Etter litt frem og tilbake kom vi frem til at vi trengte følgende : 1. Leie av safe med egen innvendig dropsafe (som kun vekter har tilgang til) som er godkjent for å romme kr ,-.Safen må ha både kodelås og ytterlås, samt kunne boltres fast. 2. Henting av seddelposer i dropsafe (må ikke forveksles med dropsafen som er under baren) hver 14.dag. 3. Levering av veksel hver 14.dag De eneste som får kode til safen er driftslederne. Vi ser på muligheten for å samarbeide med nabobedrifter ang henting av seddelposer da det er billigere om flere går sammen. Jeg skal snakke med 7/eleven, Iselin med Garage og Gustav med Legal. Det er en mulighet for at man ikke får safen til åpningsuken, men det er ikke noe problem da det finnes en plan B for pengeoppbevaring og seddel deponeringϑ Branntekniske omstendigheter : Magnus har snakket med elektriker ang branntavle og manuelle meldere. Branntavlen er den samme som vi har i OK49, så her vil det ikke trengs noen form for opplæring på Kvartsiden. Inghild og DA må dog få opplæring siden driftslederen ikke kommer på jobb før etter kl 15:00. Manuelle meldere blir satt opp etter regelverket, og godkjennes av brannvesenet i etterkant. IK for skjenkekontroll : Har endret den fra forrige semester slik at den er tilpasset NG2. RMS : Anders Sagevik holder på oppdatere systemet og gjøre det klart til bruk. Systemet vil ha 4 brukere : KvaSt, Kvart, Org.sek og Maria Svanøe fra skjenkegruppen da hun er produktansvarlig. Det er dog en del ting som ikke er 100% på stell : 1. Vi hadde ett varesvinn på ca ,- i April (her snakker vi fra til 22.04). Dette er mye på grunn av at vi ikke har en person som har en controller-funksjon i forhold til RMS. Hadde man hatt det ville en tortillia pose ikke være lagt inn til kr 1000,- i kostpris. Personlig tror jeg ikke dette vil bli ett stort problem i NG2 da Sagevik legger alt inn rett nå i begynnelsen, og etter det vil det bli en (1) org.sek som får ansvaret. 2. Driftslederne må kurses da det viste seg i mars at alle ikke kan systemet. Burde gå smertefritt da alle utenom 2 stk har skikkelig RMS kurs fra KDR. 3. Avviksrapportering grunnet feil i RMS. Det er tidligere blitt snakket om at lage ett standard avviksskjema som en kunne bruke dersom man hadde problemer med øl/kasse/rms/salgsrelaterte problemer. Det er mye som kan gå galt i starten når systemene ikke har vært bruke i 3 mnd, så for at dette blir håndtert konstruktivt bør skjemaet lages allerede nå slik at det kan brukes i åpningsuken. Skjemaet leveres da til en bestemt person som gjør korrigerende tiltak og gir tilbakemelding når dette er gjort. På denne måten vet alle som trenger å vite det hva som er feil, hva som er oppdatert og hva som evt er lagt til / slettet fra systemene. Rackskapet flytter inn i NG2 på fredag. Varebestilling : For å bedre rutinen på vareflyten og minske svinn vil det bare være Produktansvarlig som tar seg av bestillinger fra Hansa, Vinhuset og andre alkoholrelaterte leverandører. Vi må dog finne ut om man skal legge inn en standard tankøl leveranse hos Hansa eller om en skal bestille dette hver uke selv. Driftslederne vil være de eneste med tilgang til lager. På denne måten får vi fullstendig kontroll over hva som går ut og inn av NG2. Det er dog noen bestillinger som ingen har ansvaret for frem til September : 1. NorEngros 2. Tiedeman Jeg foreslår at Gustav gjør dette, men KvaSt kan jo selvfølgelig gjøre det i kontortiden sin. Det vil som sagt ikke bli noe problem så snart man får en org.sek, men inntil da må man samarbeide litt. Vareleveranser er en annen ting. Inghild tar seg av sine kjøkken leveranser, men vi må ha noen som kan kvittere for leveringer fra Hansa, Vinhuset, Tiedeman etc når de kommer med en leveranse. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

10 Samme personen må fysisk sjekke at varene faktisk er der, og ikke kvittere for noe hvis det ikke stemmer overens. Inghild er kanskje den mest pålitelige her inntil driftslederne kommer på jobb. De vil dessuten legge alle vareleveranser inn i systemet inntil vi får en org.sek. Så i bunn og grunn må alle hjelpe til med de daglige rutinene i hele August ϑ Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

11 Til : KvaSt Fra : Internansvalig Emne : AD : Kontortider Dato : Kontortider høstsemestert 2007 Hei. Vi må finne ut hvordan vi gjør det med kontortider til høsten. Jeg personlig er meget for at vi har disse i NG2 på veldig mange fornuftige grunnlag : 1. Vi har ingen org.sek før september. 2. Noen må ta varebestilling fra NorEngros. ( om ikke Gustav gjør dette ) 3. Dagens supplering må registreres i RMS, siden den nå skal suppleres på kveldstid. 4. Vi er synlige kvastere. 5. Man kan gjøre forfallende kontorarbeid driftslederne ikke har hatt tid til om man ikke har noe administrativt selv. 6. Og la oss innse det, det kommer ikke til å gå at vi har kontortid i NG1b siden hele verden har kontor der. Er noe å tenke på iallefall. Går vel ann å dele oss opp også, om noen absolutt ikke vil ha kontortid i NG2 ϑ Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

12 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Uke aug 14- aug 15-aug 16- aug 17- aug 18- aug 19- aug Christian K2 K3 Marthe K3 K2 Ida K3? K2? May Elin K2 K2 K2 K2 Jone Halvard Arbeidstider: K2 K3 Mandag-Onsdag 18 til Torsdag-Lørdag 15 til :30 til 04:30 Søndag 17 til Håper alle tar iallefall 1 dag i åpningsuken uansett planer :D Hvis Jone eller Halvard vil jobbe må dere gi meg en lyd, regner med at det blir en vakt eller 2 ledig siden ida skal være fadderb

13 ( usikker grunnet status som fadderbarn ) ( kan ikke jobbe helg??? ) siden ida skal være fadderbarn.

14 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Møterom; NG1B TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Eksternansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Houth Fjellseth Ingrid Alexandra Solstrand Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Robin Sandborg Rikke Vestergaard Stephanie Farstad REFERENT John Houth Fjellseth GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER Administrativ leder Har fullført arbeidet med å få klargjort Olav Kyrres gate 49 til byggearbeid. Begge bygg inkl uterarealer er nå byggeplass, og vi har kun tilgang til pub og teglverk o Tildeling av alarmkoder mangler fortsatt, dette før følges av en skriftlig kontrakt Jobber fortsatt med en del utfordringer I byggeperioden o Transport o Forsikring o Oppbevaring av kunstverk Jobber med strategiarbeidet og med å sette i gang veiledning fra eksterne konsulenter Har vært på kurs om trådløs bedrift sammen med prosjektansvarlig o Har implementert løsningen

15 Jobber med å finne ny løsning for regnskapsfører o Vært på møte med regnskapsbyrå Bruker mye tid på å bistå regnskapsfører som nå tar unna alt arbeid som ikke har vært gjort i eksamens- og flytteperiode Tatt tak i sponsoravtaler og samarbeidspartnere med pr-ansvarlig Jobber med programvare for prosjektstyring Prosjektansvarlig: Klargjort telefoni Pushet på draugen her i NG1b, skal jobbe videre Informasjonsansvarlig: Har vært på møte med evy Styrt med planb annonse. Forberedt to saker til i morgen, månedsprogram og planb annonse Leder: Hatt eksamen og derfor ikke helt oversikten enda Pushet på Rettsvesenet for å få kontrakt i forhold til kontrakt m/ USF Verftet Forberedt SKiBASmøte Prøvd å få orden i juridiske aspekter ved kvartsituasjon Sendt permisjonsvarsel til kvarter Forberedt og avtalt møter for resten av uken før hjemreise Møte om praktiske sidene ved USF Verftet arrangement Møter o.l. ang NG2 Møte med utdanning i Bergen Møter med Gustav og Ingrid Økonimiansvarlig Sjekket opp priser på buss i åpningsuken Lest enda mer eksamen RS-galla Startet å periodisere revidert budsjett Eksternansvarlig: Jobbet med å få i orden en quiz-avtale Kontaktet Akks om øvingslokale for V.P Gjennomført fadderarrangement sammen med en del andre kvastere. Tatt opp dialog med studentradioen om DJ/Club-konsepter i nygårdsgaten 2 Fått laget en ca oversikt over personell på arrangement på USF, spesielt i forhold til brannvakter. Gjort en del endelig booking/avtaler rundt phonofestivalen, blant annet kontakt med cinemateket. (Det skal brukes på torsdagen) Sendt ut gammel dorgeavtale, og venter på innspill fra dorgene. Jobbet med ny dorgeavtale, og hatt møte med Iselin om dorgeavtale Hatt møte med utdanning i bergen (kontaktet samfunnet om arrangement i forbindelse med det, venter på svar.) Gjort booking-avtale med Springbrett og satt opp møte. Jobbet på USF. Prøvd å få åpningsuke arrangement i studentkalender, men mangler mange arrangement. Møte med skjenkestyre, vakt og kraft. RS Styret er dekonstituert Sommer AU er Ivar, Glenn og Inger-Berit

16 Gjennomført vellykket RS-galla. Spørsmål Iselin: Anja, spør om det bør være trådløst nett i NG2 for gjestene? Jo, bred enighet om å ha nett i NG2. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Lite kommunikasjon på mail, og vanskelig å få svar og få bekreftet booking. Dorgene er delt i spørsmål om arrangement og konserter i NG2, og man vil ha kontroll over arrangementene sine. -- Gustav: ASF bør ikke tape egenkapital på hulen. Det vil stride mot statuttene om at det ikke skal tas penger ut av huset. RS bør kanskje ta tak i det? Ingrid: Slik statuttene tolkes er det greit dersom pengene går til studentkultur. Både RF og samfunnet har arrangert utenfor Kvarteret i lang tid. Ivar: Grunnen til at det står i statuttene er fordi det står i aksjonæravtalen. Det bør komme en uttalelse av Skibas. Det vil bli lettere for RS og behandle det da. Iselin: Skal ta det opp på kommende Skibasmøte. -- Ingrid skal ta et lite oppgjør med dorgene som ikke klarer å samarbeide i planleggingen. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Regnskapsføring klar i går og er derfor ikke rukket å utarbeide rapport. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Møte med romvesenet i morgen om DAK2 og inventar ved oppstart høst Innkjøp av møbler -Skilting -Image. -Med mer. Det skal utarbeides budsjett, prisoverslag, og planer iløpet av det nærmeste året. Ivar, Gustav, Magnus, Prokom, Skjenkestyret begynner arbeidet med planlegging sammen med arkitekter. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Morten har fått datter, og blir nødt til å begrense arbeidsmendgen framover. Inghild har fått det ærefulle oppdrag å kjøpe blomster. ϑ AD Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra administrativ leder Tiltaksplanen dreier seg kun om åpningsuken. Ingrid: Vi burde ha en langsiktig plan for å promotere høstsemesteret. Iselin: Ja, det hadde vært bra, men vi trenger denne tiltaksplanen for å få åpningsuken i boks.

17 Frister: Refereres i tiltaksplanen. Robin ankommer møtet Robin: Hei. Robin forlater møtet Robin: Ha det bra. NG2 praktiske ting i sommer Muntlig orientering fra leder Vi må avklare med romvesenet og tommy klare rammer for oppussingen i sommer. Mandatet for arbeidet er gitt til Tommy, som erstatter for Kvast, som ikke er vil være tilgjengelige til enhvertid i sommer. Møte i morgen kl med romvesenet for å klargjøre roller. Det er konflikter mellom romvesenet og skjenkestyrets utforming av bl.a. baren. Gustav: Husk å prioritere oppstart i august ,- som er søkt om og innvilget fra eiendomsavdelingen til UiB til bruk på Kvarteret. Det er ikke rom for å bruke disse pengene i NG2. Tommy har mandat til å bruke i samarbeid med håndverkere innleid av Sib. Romvesenet kan søke om ,- fra Kvast til bar, inventar, pynt osv. Tommy og Magnus signerer fakturaer i fellesskap, Anders kontrollerer og fører regnskap. Internfester Muntlig orientering fra eksternansvarlig Ingrid sjekker ut hvor mye det koster å leie USF for arrangementer. Summen må ikke overstige det vi har fått tildelt av UiB. Det vi evnt har til overs kan brukes til interne fester. Vamoose er utelukket som offisielt internfest sted. Månedshefte Skriftlig orientering fra informasjonsansvarlig Skal ASF få promotere sin Onsdagshulen i vårt månedshefte? Det diskuteres positive og negative sider ved annonseringen. Men havner på at det bringer lite tilbake til Kvarteret for et slikt samarbeid, og vi takker nei forespørselen. KvaSt neste semester Muntlig orientering fra leder Det er bekymringsfullt at en tendens fra styret at man ikke har tid til å delta på møter og arbeidsoppgaver. Det bør ikke være slik at noens arbeidsoppgaver oppfattes som viktigere enn andres. Men har forståelse for at folk må jobbe. Ingrid: Man må kunne ta på seg ansvar utenfor sine opprinnelige arbeidsoppgaver. Magnus: Det bør kunne forventes å gjøre Kvastoppgaver, og takke nei til for eksempel ekstravakter. Ivar: Kvast har ansvar ovenfor Skibas, og har et kollektivt styreansvar og egentlig ikke egne ansvarområder. Iselin: Tenk på om man har tid, det påfører mye ekstraarbeid for de som er tilstede dersom enkelte ikke kan sette av nok tid til sitt verv. -- Iforhold til telefoner/sommerferie: Hvor tilgjengelige skal Kvast være? Gustav: Alle må jobbe mot tiltaksplanen. Sjekk mail 1-2 ganger i uka, og gi beskjed om man reiser på ferie. VEDTAKSSAKER

18 21-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat for 0 mot 0 avholdende SAMARBEID MED USF VERFTET Til grunn: Skriv fra leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å inngå et samarbeid med USF Verftet i perioden H07, og gir leder og økonomiansvarlig mandat til å gjøre mindre endringer i kontrakten 3 for 0 mot 1 avholdende Iselin og gustav følger GODKJENNING AV PERSONALGRUPPE-TING Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen. 4 for 0 mot 0 avholdende Magnus følger GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen. Saken utsettes i mangel av retningslinjer PROGRAMVARE INNKJØP Til grunn: Skriv fra adm. leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1500,- inkl. mva. 4 for 0 mot 0 avholdende REGNSKAPSFØRERSTILLINGEN Til grunn: Skriv fra adm. leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret innstiller SKIBAS om å gi administrativ leder i samråd med leder mandat til å finne en løsning for å få dekket regnskapsførers arbeidsområder innenfor alternativene skissert i notat av for 0 mot 0 avholdende PlanB Til grunn: Skriv fra Robin Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å bruke inntil 6250,- inkl mva på en helsides annonse i PlanB, forutsatt at dorgene godtar 50% av utgiften

19 For 4 Mot 0 Avholdende 0

20 ØLSALG I NG2 Gj.snitts tall Gj. Snitts pris øl i kr 45 Antall solgte øl pr.dag 229 Antall solgte øl per uke 1603 Fordelingsoversikt I antall solgte øl Mandag 12 % 193 Tirsdag 12 % 193 Onsdag 8 % 129 Torsdag 16 % 256 Fredag 21 % 336 Lørdag 26 % 416 Søndag 5 % 80 Sum 1603 kr Budsjettert innkjøp øl Budsjettert salgsinntekt øl Budsjettert fortjeneste Salg u/mva - innkjøpspris når øl koster 45 kr: 16,00 Antall uker vi kan beregne salg Varekost 0,5 20 Varekost 0,6 20 Priser øl 0,5 0,6 Antall solgte øl Mandag- onsdag før kl Mandag- onsdag etter kl Torsdag- lørdag før kl Torsdag- lørdag etter kl Søndag før kl Søndag etter kl Sum fortjeneste pr. uke Gjennomsnittspris pr. øl blir ved prisforslag: 43, ) Har ikke tatt med internøl i beregninene. Så disse vil komme i tillegg. Dette er bare et utkast som jeg har prøvd å beregne, i og med at vi både har 05/06 øl, har jeg regnet gjennomsnittet av fortjene Fordelingsoversikten er sann cirka når vi selger mest øl. Gj.snitts prisen blir her 43,3 altså 1, 7 i minus enn det som trengs for å få et ideelt budsjettet, fortjeneste prisen blir også 1,3 kr Her har jeg brukt 20 kr som varekost,men denne er jo muligens lavere på 0,5. I forrige semester var den 16,22 for 0,5 og 19,46 Om dette er likt i år, vil fortjenesteprisen øke, og bli ca. 16 kr som er ideelt. Jeg mener vi uansett kan begynne på disse prisene, det er ikke umulig å endre dem hvis vi ser at det må gjøres. De fleste prisene har økt med 1-2 kr, fordi 0,5/0,6 torsdag- lørdag har gått ned til 50 kr. Det tror vi i skjenkestyret vil få flere forn og at kunden får to øl per hundrelapp! Med dette forslaget tror jeg vi kan komme ganske greit i mål med budsjettet, men som sagt får vi se etter noen uker og heller fo bli problemer. INTERNØL

21 Vi synes fortsatt 35,- er altfor mye for internøl. Internølen bør ikke koste mer enn 30,-

22 Merknad Jam Quiz Internøl (?) Internøl (?) Fortjeneste i gj.snitt i kr Fortjeneste pr uke 10,8 15,6 13, ,4 18,8 17, ,8 15,6 13, Fortjeneste gj.snittspris 14,67 net gjennomsnittet av fortjenesten., så det blir ikke helt 100 % riktig, men cirka tall. neste prisen blir også 1,3 kr i minus pr.øl. ar den 16,22 for 0,5 og 19,46 for 0,6. det må gjøres. i skjenkestyret vil få flere fornøyde kunder, se etter noen uker og heller forandre på det da, hvis det skulle

23

24 Til : KvaSt Fra : Internansvalig Emne : AD : Driftsledere Dato : Driftsledere høsten 2007 Hvem blir ansatt : Iselin og jeg hadde møte med de permitterte driftsledere og kom frem til at følgende personer skal ansettes, de to siste skal ansettes som ringevikarer : Christian Hagerup Reinshol Marthe Hatlen Grønsveen May Elin Emilsen Ida Marie Floberg Halvard Løvik Jone Nesse Det har lenge vært snakk om å ansette 4 stk i 43 % stillinger, dette har vi måtte gjøre om på da to av Kvartene ikke kan ta på seg så mye jobb grunnet skole. Det vil derfor bli en ujevn prosentandel per ansatt. Dette er alle per dags dato inneforstått med. Vi har valgt å ansette 2 ringevikarer, da uforusette ting kan skje. Det er mulig disse to vil få 1-2 faste vakter i måneden. Skifttider : Per dags dato mangler vi en sivilarbeider, vi har dog en del søkere og vil mest sannsynlig få en i månedsskifet august / september. Inntil da er arbeidstidene følgende : Mandag-Onsdag K2 18:00 02:00 Torsdag-Lørdag K2 15:00 22:00 K3 21:30 04:30 Søndag K2 17:00 01:00 Som dere ser er skifttidene betydelig kortere enn de var i våres da de hadde 9,5 timers arbeids dag. Nå ligger de mellom 7-8 timer per dag. Lønn vs. kompensasjon : På møtet ble det igjen tatt opp at driftslederne ønsker å motta lønn for jobben de gjør, og ikke en gitt kompensasjon. Skifttidene ble lagt til grunn, og det faktum at de er ansatte og ikke skal ses på som frivillige. Kvarterstyret mottok i våres ett skriv fra tillitsvalgt driftsleder, Christian Reinshol, ang samme tema. Vi vagte dog på det tidspunktet å ikke gå over til lønn grunnet en usikker fremtid for driftslederne, og det faktum at de i teorien er ansatt på ett idealistisk grunnlag lå også til grunn for å nedstemme forslaget. Nå er situasjonen derimot endret, og det er sikkert at alle som ønsker det vil få jobben tilbake. Skifttidene er også endret, og vi følger per dags dato arbeidsmiljøloven på arbeidstider da dagene ikke overskrider 8 timers arbeidsdag. Vi har derfor bedt de overleverer ett skriv til SKiBAS ang lønn, da de er ansatte. Innstruksjonsrett : Per April 2006 hadde stillilngsinnstruksen følgende ordlyd : Kvarterstyret har instruksjonsrett ovenfor Driftslederen i alle forhold som gjelder driften av Kvarteret (Ng2). Instrukser skal være skriftlige og skal legges i permen merket Instrukser fra Kvarterstyret i ekspedisjonen. Instrukser skal være tilgjengelig for Driftslederen ved skiftets start. Kvartermesteren plikter ikke å følge instrukser som blir gitt etter skiftstart, men bør tilstrebe å følge disse dersom de ikke skaper problemer for driften. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

25 Henvendelser fra kvarterstyremedlemmer i arbeidstiden er ikke å regne som instrukser. Driftslederen bør likevel tilstrebe å etterkomme ønsker fra kvarterstyremedlemmer dersom ønskene ikke skaper problemer for driften. Driftslederen skal ikke etterkomme slike ønsker dersom de strider mot gjeldende instrukser Paragrafene byttes ut med følgende tekst : Leder, Internansvarlig og Administrativ leder har instruksjonsrett ovenfor Driftslederen i alle forhold som gjelder driften av Kvarteret (Ng2). Instrukser skal være skriftlige og skal legges i permen merket Instrukser fra Kvarterstyret i ekspedisjonen. Instrukser skal være tilgjengelig for Driftslederen ved skiftets start. Driftslederen plikter ikke å følge instrukser som blir gitt etter skiftstart, men bør tilstrebe å følge disse dersom de ikke skaper problemer for driften. Driftslederen skal ikke etterkomme ønsker dersom de strider mot gjeldende instrukser Som dere ser vil det bare være Iselin, Gustav og jeg som har innstruksjonsrett overfor driftslederne. Dette er for å opprettholde ett ansatt / arbeidsgiver forhold mellom Kvarterstyret og driftslederne. Det har også tidligere vist seg at enkelte kvarterstyremedlemmer har misbrukt denne innstruksjonsretten, derfor er den nå minsket fra 8 til 3 personer. Om andre kvarterstyremedlemmer likevel har noe som må gjøres skal dette klareres med en av de nevnte tre. Driftslederne har gått med på dette punktet. Kontaktperson: Innad i Kvart-gruppen har det lenge vært snakk om at man ønsker å forholde seg til Administrativ leder, og ikke Internansvarlig i kvarterstyret som kontakperson. Dette er på grunn av følgende ting : 1. Administrativ leder har ansvaret for de andre ansatte. 2. Administrativ leder har ansvaret for sivilarbeiderne. 3. Administrativ leder er ansatt av SKiBAS, og blir ikke skiftet ut hvert semester. Internansvarlig kan være en fersk kvarteretmedarbeider som ikke vet hvordan Kvarteret fungerer og hvordan ansettelsesforholdne er. 4. Administrativ leder har innstruksjonsrett overfor driftslederne. Som dere ser er dette 4 gode grunner til å legge ansvaret på Administrativ leder og ikke Internansvarlig i Kvarterstyret. Jeg er enig med driftslederne i at ansvaret burde ligge andre steder enn Kvarterstyret siden de er ansatte. Gustav og jeg har snakket om dette, og funnet en løsning på situasjonen. Høstsemesteret 2007 vil bli siste semester hvor Internansvarlig sitter som kontaktperson for driftslederne, semesteret vil altså bli ett overlappingssemester mellom Adm.leder og Internansvarlig. Det er dog likevel ingen som sier at ansvaret faller på Adm.leder, da det har vært snakk om å ansette en logistikk ansvarlig som skal ha ansvaret for driftslederne. Forhåpentligvis klarer man å få denne stillingen på plass til OK49-53 åpner igen. Inntil stillingen er opprettet vil Administrativ leder være sjefen til driftslederne. Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

26 SØKNAD OM MIDLER VEDR. ÅPNINGSUKEN HØST 2007 I forkant av årets åpningsuke har Personalgruppen (PG) i helhet og Rekrutteringskomiteen (Rek.kom.) spesifikt planlagt aktiviteter som skal gjennomføres i uke 33 og 34. Hovedhensikten er rekruttering, med synliggjøring av Kvarteret som naturlig konsekvens. Situasjonen er svært spesiell denne høsten med tanke på utbyggingen, og et stort frafall av erfarne arg-arbeidere, og viktigheten av gode og gjennomplanlagte arrangementer er viktige. Vi har forespeilet følgende budsjett: Grieghallen Popcorn og popcornmaskin (Fra Location) 900,- Kopper 200,- Kaffe 300,- Kontormateriell 100,- Bilpatrulje/Stands Billeie og bensin 2500,- Reiseutgifter 400,- Telt (type Party) 500,- Gledespredere 400,- Infofest Underholdning 800,- Mat 1500,- Kontormateriell 150,- Standsaften NHH Kontormateriell 300,- Clas Ohlson fikser alt Diverse 300,- Totalt 8350,- Dette forslaget omfatter ikke materiell Infoseksjonen produserer, t-skjorter ( Æ jobber på Kvarteret ), grillmat eller midler til Dorgene. Mvh Vegard Storaunet Økonomiansvarlig/Nestleder, Personalgruppen