DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD NG2: Regnskap Oppmøte på kurs o.l. Skriv fra prosjektansvarlig, Tommy Helland Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 32-07

2 33-02 SAKER TIL HØRING Til grunn: Høringspapirer fra kvarterstyret Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å sende vedlagte; saker til GF, driftsbudsjett, investeringsplan og strategisk handlingsplan ut på høring, i forbindelse med Det Akademiske Kvarter sin 26. Generalforsamling ÅPNINGSTIDER NG2 Til grunn: Skriv fra skjenkestyret v/ leder, Marte Strømme Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å sette åpningstiden i NG2 på søndager til kl VERVEKONKURRANSE Til grunn: Skriv fra RekkrutteringsKomiteen v/leder, Steinar Heldal Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å gi 19 middagsbonger i premie til vervekonkurranse i regi av Rekrutteringskomiteen. Middagsbongene har gyldighet høst 2007 og vår PROMOTERING AV KLUBBKONSEPTER Til grunn: Skriv fra PRansvarlig, Robin Sandborg Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innvilge inntil 2 200,- på å trykke opp plakater for klubbkonsepter i NG2. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

3 ORIENTERINGER LEDER - Hatt medarbeidersamtaler - Vært i møte med kommunen ang midler - Møte med Ivar ang flerbrukssal - Irritert meg over folk som ikke overholder frister og tider SKJENKEANSVARLIG - xxx INTERNANSVARLIG - PG møte - Koordinering med Gustav - Målsetningsmøte med Gustav - Medarbeidersamtale med Iselin - Snakket med Sos.kom ang gjennomføring av interne arrangement - Ordnet kurs til skjenkegruppen - Dagkvarter annenhver onsdager er på plass, samt rutiner - Fått Christian til å ordne RMS kurs til alle kvartene - Bedt Stephanie sjekke opp i Ordensvaktkurs og Ansvarlig Vertskap - Skrevet semestermelding EKSTERNANSVARLIG - Møte med UKEN og kulturstyret - Dorgemøte - Kontorarbeid: faktura, mail, rombooking (LAG, MAR +) etc - Kulturkomitemøte - Møte med Leo, ang. club, plakater, AV - Møte med FIB - Møte med BIKS - Jobbet med internsjonale dager - Koordinering med usfs ØKONOMIANSVARLIG - Budsjett - Kontorarbeid PR-ANSVARLIG - xxx PROSJEKTANSVARLIG De siste dagene har jeg hatt en dialog med Jens om hva som skal til for at de kan gjøre ferdig sine ting i NG2. Det fremkom her at ProKom er i ferd med å fall fra hverandre. Mange av de som var med fra starten og en god del av de som har kommet til har sluttet. Jens mener at dette er et direkte resultat av aktiv motarbeiding fra Kvast sin side. Dette er noe jeg tar alvorlig og forsøkte da og dele dikusjonen opp i to tråder, en som har med ferdigstilling av NG2 og en som omhandler problemene i ProKom. Det virker ikke som om noen egentlig er interessert i snakke om, langt mindre gjøre noe med, NG2. Jeg konkludere da med at det som måtte stå igjen av ting som ProKom skulle gjøre i NG2 må taes hånd om av noen andre. Dette var Jens langt på vei den som foeslo. Jeg vet ikke hva jeg skal gjøre med NG2. Jeg har kontaktet Tommy og spurt han om å overta enkelte av de praktiske tingene som står igjen, men har ikke fått noen form for svar derfra. Jeg er så lei av å si til håndverkerne hva de skal gjøre fordi de har sluttet å gjøre jobben sin fordi Espen eller Jens har snakket med noen på

4 huset eller håndverkerne direkte. Jeg er ikke i stand til å ta en diskusjon til med hverken Espen eller Jens på dette for å forklare dem at jeg kunne ikke gitt mer blanke i hvoran det blir seende ut til slutt, når det nå er over to måneder forsinket, og jeg mistenker at ai egentlig ikke har lov til å ha å mange mennesker inne i helgene som det vi har hatt. Utover dette har den siste uka gått med til å se på branninstrukser og å kommunisere mellom OrgSek (som har gjort en utrolig bra jobb med å være kontakt for håndverkere i NG2 de ukene jeg jobber dag) og håndverkerene. Skal ha et møte på foreløbig ubekreftet dato med Sindre om brannrutiner, med oppfølgingsmøte med UiB. Kommer tilbake til dette så snart det er noe å si. - ADM. LEDER - Har snakket med Nygårsdgaten 2 AS ang. sykkelstatier i bakgang, dørlåser, branntavle, endret brannklassifisering av DAK i NG2 mm. - Har jobbet mye med å rydde opp i gammelt rot i faktura-/inkassosaker - Jobber med å få utaribedet målkort sammen med ansvarlige for disse - Jobber med å få laget et mer omfattende budsjettsystem regner med å ha dette klart først til revidert budsjett - Jobber med strategisk handlingsplan i forhold til høringspapirer - Sier opp gamle telefonabonnement som ikke lenger er i bruk fra UiB - Har avspasert to dager og hatt langhelg i Oslo RS V/AU - xxx

5 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth Månedlig rapport for Studentkulturhuset i Bergen AS - Det Akademiske Kvarter Av John Houth Fjellseth og Gustav Birkeland Innledning Dette er den siste rapporten før Vassdal og Erikssen overtar produksjonen av grunnlaget for rapportene. Dette vil bedre stabiliteten på selve regnskapsrapporteringen som i dag går gjennom regnskapsfører og økonomiansvarlig før administrativ leder. Mange ledd, to rapportoppsett og regnskapsførers arbeidstider har til tider skapt feil i grunnlaget samt gjort kommunikasjonen rundt oppsettet av rapportene utfordrende. Rapport kommer i siste liten da økonomiansvarlig og administrativ leder ikke hadde fått med seg møtetidspunktet og dermed planla feil i forhold til frist for rapport. Vi skal jobbe for at dette ikke skal skje igjen. Det har vært en stor ufordring å jobbe med faste økonomirutiner sist måned ettersom overlapping av regnskapsfører og regnskapsbyrå og de nye rutinene dette innebærer har krevd mesteparten av vår oppmerksomhet. Økonomisk status pr dato for månedsrapporten Den dårlige semesterstarten med redusert åpning av NG2 har gjort at salgsinntektene er vesentlig lavere enn budsjettert. Dette er synlig i et ufordelaktig avvik på varesalg. Spesielt ser vi at matsalget har sviktet da kjøkken og kjøledisk ikke var klart i tide. Lave salgsinntekter kan også skyldes pris. Ved oppstart i august var utsalgsprisene feil (for lave) i NG2. Feil utsalgspriser varte helt til 14. september og skyldtes, slik jeg har forstått det, en kommunikasjonssvikt mellom skjenkeansvarlig, skjenkegruppen og personen som satte opp kassesystemet. Samtidig har varekostnadene vært høyere enn budsjettert. Vi har per i dag ikke ressurser nok til å følge opp varekontrollen så godt som vi burde (se nedenfor under bemanning og personell). Høyere varekostnader kan skyldes svinn. Tidligere sak i SKIBAS om varesvinn er blant annet et eksempel på utfordringene rundt varekontroll i forbindelse med flytting og endring av arbeidssituasjon. Negative avvik fra varelager skal være bokført i august. Varetelling ble heller ikke gjennomført skikkelig. Dette skyldes mangelfullt arbeid fra kvartene som gjennomførte tellingen. Videre har vi dårlig varekontroll og slurv hos skjenkegruppen. Dette er et problem vi også hadde før stenging, men det har bare blitt verre etter åpning av NG2. Vi har nå lite ressurser til å følge opp dette daglig Side 1/14

6 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth (se nedenfor under bemanning og personell) samtidig som en konflikt mellom skjenkegruppen og kvarterstyret gjør det vanskelig å følge opp skjenkegruppen mht. kontrollrutiner og opplæring. Inntekter fra USF verftet er ennå ikke registrert. Dette skyldes at vi ikke har hatt mulighet til å ta en gjennomgang av dette ennå. Blant annet vil Kvarteret ha inntekter i forbindelse med markedsstøtte for tankøl i august. Det er også mulig at forventet årsresultat er bedre enn grensen i henhold til avtalen og dermed vil kunne utløse en inntekt. Disse to mulige inntektene kommer ikke som salgsinntekter men som andre inntekter. Lave salgsinntekter har ført til at innbetalingene fra driften har blitt lavere enn de skulle vært. Dette i en periode med stenging hvor vi har hatt omtrent fire måneder uten salgsinntekter. Dette er mye. Samtidig har utbetalingene i forbindelse med Nygårdsgaten 2 vært meget høye. Gitt den allerede noe svake situasjonen har dette ført til at likviditeten har blitt dårlig. For første gang er SKIBAS nødt til å styre i forhold til likviditet. Jeg jobber med å utarbeide en kortsiktig likviditetsoversikt frem mot SKIBAS-møtet. Slik jeg ser det vil det være veldig nyttig for SKIBAS og Kvarteret å jobbe mer bevisst i forhold til likviditeten i selskapet. Dersom vi jobber konsekvent med dette, blant annet gjennom likviditetsbudsjettering på årsbasis, vil det igjen utløse at vi må utarbeide et balansebudsjett. Til sammen vil dette skape en bedre bevissthet rundt forholdet mellom investeringer, balanse, resultat og likviditet ved at det er en direkte og synlig sammenheng mellom de respektive budsjettene. Per i dag er den enste synlige sammenhengen jeg kan se for oss som bruker budsjettene at investeringsbudsjettet får betydning for avskrivningene i resultatbudsjettet. Resultat og resultatutvikling Månedsresultatet for august er foreløpig et underskudd på kr Dette er kr dårligere enn budsjettert. Kostnadsetterslepet vil ytterligere kunne forverre dette resultatet. På lang sikt vil vi jobbe med å få kontroll på kostnadsetterslepet ved å få bedre kontroll på varebestilling og fakturahåndtering og dermed redusere endringen fra rapporteringstidspunkt til neste måned. Med dette ønsker vi også å redusere variasjonen i kostnadsetterslepet. Samtidig skal vi få laget en løpende beregning av det gjennomsnittlige etterslepet av kostnader. Side 2/14

7 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth Prognose Da budsjett nylig har blitt revidert er dette lik prognosen. Dette kommer til å endre seg snart da vi nå får utarbeidet mer presise anslag på kostnader for nye driftsavtaler som renhold verditransport mm. Kommentarer i forhold til budsjett Økonomiansvarlig sin rapport gjengis her. Da denne var klar tirsdag morgen har den ikke kunnet bli bearbeidet av adm leder ytterligere. Regnskapsrapport er derfor gjengitt i sin helhet som vedlegg i tillegg til sammendrag av regnskap. Inntekter Varesalg: Siden kjøkkenet ikke sto klart til åpningsuken har vi ikke klart våre budsjetterte mål for matsalg. I sum har vi et negativt avvik på ,- i vårt varesalg Andre salgsinntekter: 3311 Sponsorinntektene skal ende opp på som er rammen for aktivitetsstøtten 3999 Alle måneder bortsett fra juli og august har hatt periodiserte inntekter. Jeg vet ikke hvorfor det ikke er noen for disse. Kontoen er brukt til periodisering av renholdsstøtte, hansamidler og kopi-/printer salg Kostnader Varekjøp Økonomisk sett er det ønskelig å øke avansen på våre salgsvarer. Kostnadene i august gav DAK et negativt avvik på , til tross for at det ikke ble solgt mat. Andre varekostnader Tonoavgiften er regnskapsført denne måneden. Vi holder oss godt innenfor det budsjetterte tallet på ,-. Det gir et fordelaktig avvik for året på ,- Side 3/14

8 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth 4220: Det var ikke budsjettert med diverse kjøkkenutstyr i august siden det var ønskelig å gjenbruke fra stjernesalen Driftskostnader 6740: Underskuddsgaranti for ASF er viderefakturert BT og motpostert gammel postering. F , & 6690: Vedlikeholdskontoene er blitt brukt aktivt i forbindelse med NG2-prosjektet. Det var satt av på ordinært budsjett til oppussing fra DAKs side. Siden det ikke er gjort opp status for kostnadene knyttet til prosjekt NG2 er det vanskelig å si hvordan vi ender opp. Totalt gir kontoene et negativt avvik på 84873,-. Andre driftskostnader 7310 Annonsekostnadene sett for juli og august under et gir et bedre bilde av annonsekostnadene knyttet til åpningsuken. Det ufordelaktige avviket på (totalt for juli og august) er ,- En del av kostnadene viderefaktureres Hansa i forbindelse med åpningsuken. Status i forhold til strategi og overordnede mål Strategiarbeidet går så vidt etter planen. Så godt som alle strategier er bearbeidet og har fått tilegnet ansvarlige grupper eller tillitsvalgte. Et system for målkort og oppfølging i henhold til systemet for balansert målstyring er utarbeidet, og skal nå gis innhold i samarbeid med arbeidsgrupper og tillitsvalgte som har ansvar for den enktelte målsetning. Strategikart og eksempel på målkort er vedlagt. Bemanning og personell Etter at vi reduserte antallet sivilarbeidere og kvarter og samtidig endret på ansvaret for vareoppfølging har den praktiske varekontrollen blitt svekket. De kvartene som nå er ansatt har heller ikke gjort en tilfredsstillende jobb i forbindelse med varesupplering og varetelling. De klarer heller ikke følge opp Side 4/14

9 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth skjenkegruppen sine rutiner slik de for det meste var i stand til i Olav Kyrres gate 49. Den sviktende varekontrollen skyldes flere faktorer som bl.a. bemanningen, rutinesvikt hos kvarter og skjenkere, og situasjonen i forbindelse med flyttingen. For eksempel har lagersituasjonen vært meget dårlig og god varekontroll har vært bortimot umulig. Dette er nå bedret (se nedenfor under internkontroll). Saken fra forrige møte angående vareavvik er et eksempel på dette. Internansvarlig og administrativ leder jobber med å få bedret denne situasjonen blant annet ved å ta en gjennomgang av varerutinene. Ansettelse av nye kvarter, samt tettere oppfølging av den enkelte kvart vil også kunne bedre på arbeidet på kveldstid. Vi har spesielt utfordringer med enkelte kvarter som ikke klarer å gjøre jobben sin. På sikt vil vi, slik jeg ser det, kun klare å få god varekontroll ved å få langsiktig stabilitet i dette ansvarsområdet. Dette har alltid tidligere ligget hos en sivilarbeider og har vært utført med meget varierende resultat. Vi jobber med å utarbeide et forslag til en ny stilling som logistikkansvarlig med ansvar for kontantog vareflyt. Dette vil komme som en egen sak. Organisasjonsutvikling Utvalg for organisasjonsendring (UFO) har mest sannsynlig stoppet sitt langsiktige arbeid med organisasjonsendring. Kvarterstyret forsøker å drive denne prosessen videre frem mot GF høsten Samarbeid med UiB Samarbeidet med UiB går meget bra bortsett fra med IT-avdelingen hvis rammer legger klare begrensninger på daglig drift og bruk av informasjonssystemer i midlertidige lokaler. Dette er noe vi ønsker å ta opp med IT-avdelingen i samarbeid med EIA. Utviklingen i definerte og relevante nøkkeltall Her vil utvikling på omtrent 20 strategiske målsetninger bli rapportert våren Her vil det også være aktuelt å rapportere på andre måltall, og jeg vil igjen oppfordre til å komme med ønsker. Vi ønsker fopreløpig å utarbeide følgende måltall: - Gjennomsnittlig etterslep av kostnader - Likviditetsreserve Videre vil vi i samarbeid med regnskapsbyrå utarbeide andre relevante nøkkeltall. Side 5/14

10 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth Markedsmessig forventet utvikling fremover Ingen ny informasjon foreligger. Her vil det mest sannsynlig ikke komme ny informasjon før midten av 2008 da markedsgruppen trolig vil kunne være fullt operativ. Administrativ leder har etterspurt markedsundersøkelser siden våren Nyutvikling Nye klubbkonsepter i NG2 er foreløpig meget vellykket. Eksternansvarlig har lagt til rette for at en rekke klubbkonsepter skal kunne etablere seg i NG2 i helgene og foreløpig har oppslutningen fra gjestene vært meget god. Dette vil trolig være synlig på omsetningen for september. IKT status og fremtidige behov E-tjenesten har endelig blitt stabil og hadde så vidt fått kontroll på situasjonen for informasjonssystemene da vår e-postserver gikk ned. Dette skyldes at det har blitt kjerneboret i rommet der Kvarterets servere er plassert hos EIA uten at vi har fått beskjed slik vi skulle ha fått. Foreløpig har vi ikke kontroll over omfanget av skadene, og det har medført at kvarteret har vært uten e-post siden søndag 30. september. Noen har også mistet e-post (adm. leder har mistet e-post for en uke). Prosjektbasert rapportering NG2 er ennå ikke ferdig. Dette har blitt en stor og tung utfordring for organisasjonen. Prosjektansvarlig jobber med å få ferdigstilt lokalene. DAK2 Byggeprosjektet har foreløpig stoppet da grunnen er ustabil. Det er gitt en god forklaring på dette i På høyden 26. september. For øyeblikket jobbes det visstnok med å kartlegge forholdene. Leder venter en tilbakemelding angående fremdrift fra EIA i neste uke. De tidligere nevnte økonomiske utfordringene i forbindelse med utbyggingen (vedlikehold av eksisterende lokaler og investering i inventar) er tatt med i budsjettbehandlingen til EIA. Administrativ leder forsøker å få til en reforhandling av drifts- og vedlikeholdsavtalen for fristasjonen. Et viktig moment å ta tak i er ansvar for renholdet. Det er i følge EIA ikke planlagt utsmykning i forbindelse med ombyggingen. Vi planlegger å ta initiativ til å sette i gang en prosess i samarbeid med UiB. Viktige internkontroll / HMS forhold Side 6/14

11 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth Internkontroll er en stor utfordring i NG2. Siden sist rapport skal det meste av fysiske utfordringer være løst (låser, lagringsplass, datasystemer mm.). Nå gjenstår den organisatoriske oppfølgingen av ansatte og frivillige. De tidligere varslede avvikene i forrige rapport er nå synlige under varekostnader (se ovenfor). Brannvern er en utfordring. Tidligere brannvernansvarlig i kvast forsøkte å overføre ansvaret til vakt i samråd med administrativ leder. Dette går foreløpig ikke da vakt ikke har kapasitet til å ta over ennå. Ansvaret ligger i dag hos prosjektansvarlig. Brannvesenet har vært på to tilsyn og påpekt avvik. Disse blir forsøkt utbedret, men to er fortsatt en utfordring: 1. Rømningsvei fra bakplass skulle utbedres i forbindelse med opprustningen av lokalene. En ny rømningsvei mot UiB sin bakplass skulle etableres, men ble aldri utredet av prosjektleder. Dette er ennå ikke gjort. Det i alle tilfeller nødvendig som mulig reserveløsning. Vi jobber nå med å utbedre eksisterende rømningsvei fra bakplass i henhold til brannvesenets tilbakemeldinger. Dette må utbedres av huseier da det ligger utenfor de lokalene vi leier. Huseier har visstnok satt i gang arbeidet men er nå bortreist. 2. Det er fortsatt masse rot etter bryggearbeidene på bakplassen. De som har jobbet med prosjektet vil ikke rydde, og prosjektansvarlig klarer ikke å få noen til å rydde opp raskt nok. Dette er også mangler som tillitsvalgt kvart har meldt klart i fra om at kan medføre stenging av lokalene. Brannvesenet varsler også at de vil registrere NG2 som et særskilt brannobjekt på lik linje med Olav Kyrresgate 49. Dette innebærer strengere oppfølging og kontroll av lokalene. Vesentlige hendelser i / omkring virksomheten Kvarteret har ikke e-post grunnet kjerneborring i serverrom hos EIA som har medført at server har stanset (se ovenfor). Dette medfører at det meste av kommunikasjon for DAK og dorger har stanset. Regnskapsfører og senere økonomiansvarlig har to ganger måttet stanse utbetalinger på grunn av problemer med likviditeten (se ovenfor). En studentpolitiker har blitt pågrepet av politiet etter bråk med vakter i NG2. Se sak i Studevest. DAK2-ombyggingen har foreløpig stanset grunnet ustabil grunn (se ovenfor). Side 7/14

12 KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland John Houth Fjellseth Vedlegg 1. Sammendrag av regnskap og budsjett, side 9 2. Detaljert regnskap og budsjett, side Strategikart, side Fordeling av målsetninger, side Eksempel på målkort, side 14 Side 8/14

13 AUGUST Akkumulert Budsjett Regnskap Avvik Budsjett Regnskap Avvik Sum varesalg 297, ,326 (95,884) 4,655,965 4,570,106 (85,858) Sum salgsinntekter - (4,379) (4,379) ,969 86,120 Sum andre inntekter: 172,500 74,453 (98,047) 466, ,719 (92,329) Sum inntekter: 469, ,400 (198,310) 5,122,862 5,030,794 (92,068) Sum varekkjøp 140, ,092 (31,592) 2,620,478 2,717,782 (97,304) Sum andre varekostnader 15, ,394 (90,042) 505, ,939 (180,233) Sum varekostnader 155, ,486 (121,634) 3,126,185 3,403,721 (277,536) Dekningsbidrag 313,858 (6,086) (319,944) 1,996,677 1,627,073 (369,604) Sum personalkostnader 51,160 63,181 (12,021) 955, ,109 (30,932) Sum driftskostnader - 179,962 (179,962) 1,473,365 1,594,742 (121,377) Sum andre driftskostnader 39,277 81,259 (41,983) 499, ,038 (105,213) Sum alle driftskostnader 90, ,402 (233,966) 2,928,367 3,185,888 (257,522) Driftsresultat 223,422 (330,489) (553,910) (931,689) (1,558,815) (627,126) Sum netto finansposter (1,114) (3,849) (2,735) (16,110) (19,582) (3,472) Årsresultat 222,308 (334,337) (556,645) (947,799) (1,578,397) (630,598) Side 9/14

14 AUGUST - Akkumulert Budsjett Regnskap Avvik Budsjett Regnskap Avvik Inntekter 3010 Salg, 150, ,397 2,397 3,514,875 3,517,618 2, Salg, import 15,000 13,969 (1,031) 169, ,270 (1,031) 3020 Salg, vin 15,000 5,535 (9,465) 167, ,491 (9,465) 3030 Salg, mineralvann 10,000 4,070 (5,930) 99,475 93,546 (5,930) 3050 Salg, tobakk 15,000 4,468 (10,532) 124, ,760 (10,532) 3060 Salg, kaffe mm 15,000 3,414 (11,586) 124, ,180 (11,586) 3080 Salg, snacks 3, (2,120) 37,692 35,572 (2,120) 3090 Salg, kald mat 25,000 9,426 (15,574) 157, ,713 (13,894) 3091 Salg, varm mat 49,210 7,167 (42,043) 260, ,957 (34,043) 3092 Salg bilder Sum varesalg 297, ,326 (95,884) 4,655,965 4,570,106 (85,858) 3095 Oppgj savvik - (4,379) (4,379) (16,650) (23,711) (7,060) 3097 Salg, kopiering ,952 99, Fakturagebyr utg. faktura (2,000) (7,368) (5,368) 3099 Salg, diverse ,500 (1,361) (3,860) 3150 Salg diverse, avgiftsfritt Dorger glass, avgiftsfritt Dorger avgift, avgiftsfritt ,000 19,327 2, Sum salgsinntekter - (4,379) (4,379) ,969 86, Bilettinntekter, utenfor avgiftsomr et Garderobeavgift Annonseinntekter Sponsorinntekter, avgiftspliktig 100,000 69,453 (30,547) 200, ,686 (27,314) 3312 Sponsorinntekter, avgiftsfritt - 5,000 5,000-5,000 5, Leieinntekter, avgiftspliktig Leieinntekter, avgiftsfritt Provisjonsinntekter, avg.pliktig Gevinst ved salg av anleggsmidler Vaskestraffer ,500 5,385 1, UIB bidrag renhold, avgiftsfritt UiB bidrag ansatt Periodisering inntekter 72,500 - (72,500) 262, ,048 (72,500) Sum andre inntekter: 172,500 74,453 (98,047) 466, ,719 (92,329) Sum inntekter: 469, ,400 (198,310) 5,122,862 5,030,794 (92,068) Varekostnader 4010 Kj, 75,000 88,580 (13,580) 1,912,933 1,958,217 (45,284) 4015 Kj, import 7,500 17,898 (10,398) 84, ,175 (18,332) 4020 Kj, vin 5,000 3,963 1,037 95, ,599 (18,216) 4030 Kj, mineralvann 7,000 2,896 4,104 63,576 59,774 3, Kj, mineralvann (1 1 %) Kj, mat 30,000-30,000 30,000-30, Kj, mat (1 1 %) - 29,805 (29,805) 250, ,141 (30,986) 4045 Kjøp, drinker Kj, tobakk 5,000 20,461 (15,461) 97, ,964 (21,099) 4060 Kj, kaf fe (11%) 10,000 7,949 2,051 65,270 63,219 2, Kj, snacks (1 1 %) 1, ,453 19,662 (209) 4095 Kjøp, aviser , Sum varekkjøp 140, ,092 (31,592) 2,620,478 2,717,782 (97,304) 4098 Kostnader dorger , ,940 (55,940) 4099 Periodisering Varekjøp Kj, kopipapir/drift 4,213-4,213 58,000 58,475 (475) 4220 Driftsmateriell Pub/Kafe - 11,263 (11,263) 73,700 99,955 (26,255) 4330 Kj av kj kenutstyr 10, ,502 17,100 7,598 9, Flaskepant 1,000 2,426 (1,426) (5,021) (3,595) (1,426) 4520 Tono-avgift - 91,068 (91,068) - 91,068 (91,068) 4530 Leiekostnader - kvarteret Skjenkeavgift ,928 56,499 (14,571) Sum andre varekostnader 15, ,394 (90,042) 505, ,939 (180,233) Sum varekostnader 155, ,486 (121,634) 3,126,185 3,403,721 (277,536) Dekningsbidrag 313,858 (6,086) (319,944) 1,996,677 1,627,073 (369,604) Driftskostnader 5010 L n, heltidsansatt 52,000 54,156 (2,156) 416, ,639 17, Tilskudd lønn (165,000) (233,250) 68, L n, sivilarbeider - 2,843 (2,843) 60, ,636 (106,636) 5031 Innleid personale L n, kvart , ,244 3, Sommerl n Bandhonorar innberettet ,000 (3,000) 5055 Sykelønn (4,060) 4, Diverse l n - 5,601 (5,601) 30,000 56,237 (26,237) 5150 Feriepenger 4,000 7,171 (3,171) 68,365 78,446 (10,081) 5200 Refusjon av sykepenger Arbeidsgiveravgift 3,000 9,437 (6,437) 85, ,997 (18,134) 5420 Ref. arbeidsgiv.avgift av sykepenger OTP-pensjon 1,160 1, ,362 16,185 (5,824) 5500 Kurs personell 10,000-10,000 50,000 23,526 26, Arbeidst Interne arrangement 1, ,991 93,181 11, Andre personalkostnader - 2,458 (2,458) 21,346 14,078 7, Periodisering lønn (20,000) (20,000) - 68,250 68, Sum personalkostnader 51,160 63,181 (12,021) 955, ,109 (30,932) Side 10/14

15 6000 Ordinære Avskrivinger 58,333 61,000 (2,667) 466, ,000 (21,333) 6100 Taxi og buss 8,000-8,000 31,203 18,758 12, Frakt, transport, forsikring v/varefors 4, ,681 35,637 11,887 23, Renhold 10,000 2,121 7, , ,202 17, Annen kostnad lokaler ,000 1,033 98, Leiekostnader 15,000 30,016 (15,016) 50,400 75,571 (25,171) 6410 Leie Lokaler 22,500-22, , ,000 45, Inventar, utstyr 15,000-15,000 55,914 36,914 19, Teknisk utstyr 15,000 1,015 13,985 62,508 32,980 29, Arbeidstøy (erstatning) ,000 1,153 (154) 6600 Rep. og vedlikehold bygninger 20,000 66,509 (46,509) 20, ,813 (330,813) 6690 Rep. og vedlikehold annet 20,000 58,364 (38,364) 58,329 85,049 (26,720) 6701 Revisjonshonorar, KPMG ,281 15, Regnskapshonorar, VISMA ,498 6, Konsulenthonorarer 15,000-15,000 30,000 8,252 21, Honorar underholdning Forpleining artister ,844 (3,844) 6740 Kulturstøtte - (50,000) 50,000 16,497 6,497 10, Kontorrekvisita 20, ,206 40,000 3,836 36, Trykksaker Aviser, tidsskrifter, b er ,467-1, M ekostnader ,795 1, Annen kontorkostnad ,616 (38,616) 6901 Telefon 7,755 9,825 (2,070) 58,981 58, EDB kostnader 2,998-2,998 13,007 7,010 5, Porto , ,449 Sum driftskostnader - 179,962 (179,962) 1,473,365 1,594,742 (121,377) 7000 Reise med bilag 2,234-2,234 6,063 1,595 4, Sosialpenger 18,248 2,156 16, , ,012 20, Erstatninger (390) 7141 Reisekostnad, ikke oppg.pl.,inkl. 6% mva ,315 (2,315) 7155 Reisekostnader, oppgavepliktig Reklameannonser 10,000 41,100 (31,100) 131, ,885 (72,605) 7320 Informasjon 5,000 8,073 (3,073) 49,289 32,362 16, M kerom-foto , , Utsmykning , Representasjon, fradragsberettiget Representasjon, ikke fradragsberettiget 2,117-2,117 6,533 2,300 4, Gaver, fradragsberettiget (50) 7430 Gaver, ikke fradragsberettiget - 1,932 (1,932) 10,064 6,995 3, Forsikringspremie , ,758 3, Bank og Kortgebyr reavrunding - (2) 2 0 (6) Gebyr leverand Annen kostnad Annen kostnad u/fradrag ,500 (1,500) 7821 Innkommet på tidl. Nedskrevet Tap på fordringer ,661 (1,661) 7839 Endring i avsetning til tap Periodisering driftskostnader - 28,000 (28,000) - 82,287 (82,287) Sum andre driftskostnader 39,277 81,259 (41,983) 499, ,038 (105,213) Sum alle driftskostnader 90, ,402 (233,966) 2,928,367 3,185,888 (257,522) Driftsresultat 223,422 (330,489) (553,910) (931,689) (1,558,815) (627,126) Finansinntekter og utgifter 8051 Renteinntekter, bank Renteinntekter, kunder Annen finansinntekt Telle differanse - (2,051) (2,051) 948 (1,008) (1,956) Sum, finansinntekter - (2,051) (2,051) 988 (968) (1,956) 8155 Rentekostnad leverand gjeld (300) 6,553 7,603 (1,050) 8179 Annen finanskostnad 1,114 1,497 (384) 10,545 11,011 (466) Sum finanskostnader 1,114 1,798 (684) 17,098 18,614 (1,516) Sum netto finansposter (1,114) (3,849) (2,735) (16,110) (19,582) (3,472) Årsresultat 222,308 (334,337) (556,645) (947,799) (1,578,397) (630,598) Side 11/14

16 VISJON kvarteret skal skape det bredeste kulturtilbudet og være det naturlige tilholdsstedet for samtlige studenter i bergen. Strategikart for Det Akademiske Kvarter, gjeldende fra Strategier er forkortet og kartet er et supplement til strategisk handlignsplan Leveranse Gjest GST1 Kvarteret skal gi gjestene en optimal totalopplevelse av servicen og miljøet på huset. Kultur GST2 Kvarteret skal utvikle større eierskap til huset hos den enkelte student, hos studentorganisasjonene og utdanningsinstitusjonene. KUL1 Kvarteret skal være et nyskapen kulturhus som til en hver tid setter standarden for et bredt kulturtilbud for studenter. KUL3 Kvarteret skal være en grobunn for nye studentorganisasjoner og aktiviteter. KUL2 Kvarteret skal ha et mer koordinert og målrettet kulturtilbud. Kultur GST3 Kvarteret skal øke den relative andelen studenter fra læresteder som i dag er underrepresentert. Hva vi skal levere KUL4 Det skal legges til rette for utviklingen av en sterk klubbkultur på Kvarteret. Økonomisk Interne prosesser ØKO2 Kvarteret skal ha et stort nok overskudd fra driften til å dekke inn nåverdien av den egenkapitalen som er tapt siden etableringen av SKiBAS. IPR2 Kvarteret skal til enhver tid ha en åpen, standardisert og effektiv informasjon både mot medarbeidere og eksterne aktører. IPR3 Kvarteret skal utvide serveringstilbudet og drive kontinuerlig produktutvikling. ØKO1 Kvarteret skal utvide inntektsgrunnlaget og ha en jevn økning i driftsinntektene. IPR1 Kvarteret skal ha en så god rekruttering og oppfølging av sine medarbeidere at det er full bemanning, og en venteliste for studenter som ønsker å jobbe frivillig på huset. IPR5 D e a d m i n i s t r a t i v e vervene og stillingene skal utøves kontinuerlig som om det ikke var rotasjon i tillitsvalgte og ansatte. ØKO3 Vi skal forvalte studentenes penger bevisst og ansvarlig, og ressursbruken skal være bærekraftig med hensyn til miljø og kostnadsnivå. IPR4 Kvarteret skal opprettholde og bruke en bevisst og lett gjenkjennelig estetisk profil. IPR6 (Lyd- lys og støttetjenster) ikke formulert LOU1 Strategiutvikling og målstyring skal bli et felles lederansvar på alle nivåer, og strategier og målsetninger skal være styrende for utvikling og drift av Kvarteret. Læring og utvikling LOU4 Kvarteret skal gjøre den høye rotasjonen av frivillige til en fordel ved å systematisk bygge et hurtig voksende nettverk av kontaktpersoner. LOU3 Kvarteret skal ha et standardisert, kontinuerlig opplæringsprogram som sikrer generelle- og gruppespesifikke kunnskaper og samtidig gir rom for videre kursing og spesialisering. Kartet bør kunne gi svar på følgende: Side 12/14 -Hvordan skal Kvarteret klare å nå sine mål uttrykt i visjon og formålsparagraf? -Hvordan kan vi se at organisasjonen er i ferd med å nå disse målene? LOU2 Kvarteret skal bygge en inkluderende helhusfølelse på tvers av etatene.

17 FordelingMaalsetninger.oo3 Målsetning Ansvar Oppfølging og støtte av ansvarlig KUL1 Leder, Kvast RS KUL2 Kulturkomité Leder KUL3 Eksternansvarlig, Kvast Leder KUL4 Kulturkomité Leder GST1 Skjenkeansvarlig, Kvast Leder Herunder skjenkegruppe og vakt GST2 Info PR GST3 Info PR ØKO1 Økonomiansvarlig, Kvast Leder ØKO2 Representantskapet SKIBAS ØKO3 Administrasjon Øko IPR1 Personalgruppen Intern IPR2 Info PR IPR3 Produktgruppen Skjenke IPR4 Info PR IPR5 Internansvarlig, Kvast Leder LOU1 Administrativ leder Leder LOU2 Personalgruppen Intern LOU3 Personalgruppen Intern LOU4 Personalgruppen Intern Side 13/14

18 Målkort for Det Akademiske Kvarter Kul1 Kvarteret skal være et nyskapende kulturhus som til en hver tid setter standarden for et bredt kulturtilbud for studenter. Formål: Å sørge for at utviklingen av kulturtilbudet er i tråd med formålsparagraf og visjon. Definisjon: Mål: Status: Endring fra sist: Mål denne periode: Mål for året: Grenseverdier: Rød: (lite utvikling) Gul: (under utvikling) Grønn: (som planlagt) <innenfor hvilket verdispenn?> <innenfor hvilket verdispenn?> <innenfor hvilket verdispenn?> Prognose: Historikk: Februar: April: :Juni August: Oktober: Desember: Frekvens: Ansvarlig: Ansvarlig for måloppnåelse: Ansvarlig for oppfølging: Tiltak: Kritiske suksessfaktorer: <Hva er måloppnåelse avhengig av?> Kommentarer: Side 1 av 17 Side 14/14

19 INTERNNOTAT xx.xx.200x NG2 Jeg har nå prøvd å samle alle utgiftene som kom i forbindelse med NG2. Det er ikke akkurat hyggelig lesning, men mye av underskuddet er rørleggerabeidet på badet som vi ikke hadde med i budsjettet. Og at Kvarteret leide inn ekstra arbeidskraft når de såg at vi ikke klarte å bli ferdige i tide. Jeg foreslår at DAK fakturer SiB for alt elektro (kr ,12), vvs (kr ,- )og kjøledisk fra John Nilsen as (kr 4.750,-) Da kommer vi på en samlet sum på kr ,12 Høres det ut som en grei løsning? Jeg har sendt dett etil Frank indreøy og, som har sendt det til Erik Næsgård. Jeg fikk desverre ikke raporten klar, men håper å ha den klar ila uka Nygårdsgaten 2 Regnskap Budsjett Differanse Byggmester , , ,82 1 Elektro , , ,10 2 VVS , , ,00 3 Hovedrom , , ,30 4 Kjøkkenutstyr , ,00 0,00 5 Lys 4 387, , ,80 6 Ekstraordinært , ,00 7 Ymse 6 764, ,58 8 Totalt , , ,00 Med vennlig hilsen -- Mvh Tommy Holen Helland Prosjektleder Nygårdsgaten 2 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett

20 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Stephanie Farstad REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Driftsbudsjett og investeringsbudsjett til GF Skriv fra økonomiansvarlig NG2: Status, dugnader og regnskap/evaluering Skriv fra posjektansvarlig og Tommy Helland Opussing av kjelleren i NG2 Skriv fra internansvarlig AV utstyr Muntlig orientering fra leder Nye folk til kvarterstyret Muntlig orientering fra leder