DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Inntjening neste semester ProKom og Ivarpengene Draugen og andre tekniske ting Svar på høring Sivilarbeider og bolig Avklaringer etter medarbeidersamtaler Muntlig orientering fra leder Skriv fra Ivar Strand Muntlig orientering fra leder av E-Tjenesten Høringspapirene Muntlig orientering fra admn. leder Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 33-07

2 34-02 DORGEAVTALE Til grunn: Dorgeavtale Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar dorgeavtale mellom Studentersamfunnet i Bergen og Det Akademiske Kvarter, til og med vårsemester RETNINGSLINJER FOR PÅMELDING OG AVMELDING TIL KURS Til grunn: Skriv fra internansvarlig, Rikke Vestergaard Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å følge vedlagte retningslinjer for påmelding og avmelding til kurs som holdes i regi av KvaSt og Personalgruppen. Vedtaket trer i kraft 1.Januar ENDRING AV ÅPNINGSTIDENE I NG2 OG USF VERFTET SAMARBEID Til grunn: Skriv fra leder for skjenkestyrer, Marte Strømme Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å endre åpningstidene i Ng2 med følgende: Mandag 12:00 21:00 Tirsdag 12:00 21:00 Onsdag 12:00 21:00 Torsdag 12:00 01:00 Fredag 12:00 03:00 Lørdag 18:00 03:00 Søndag 19:00 00:00 Samt å avslutte samarbeidet med samfunnet der skjenkegruppa skjenker på debattar på USF Verftet. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

3 ORIENTERINGER LEDER - Koordineringsmøte med Gustav - Levert inn saker til høring - Vært litt fraværende i Stockholm SKJENKEANSVARLIG - xxx INTERNANSVARLIG - Bilagsperm opplæring med Anders - Sett på nye rutiner til driftslederne - Sett på retningslinjer for påmelding til kurs sammen med Rettsvesenet - Møte med Gustav - GLEM - Mange småting INTERNANSVARLIG Bilagsperm opplæring med Anders Sett på nye rutiner til driftslederne Sett på retningslinjer for påmelding til kurs sammen med Rettsvesenet Møte med Gustav GLEM Mange småting EKSTERNANSVARLIG Helhus: Fretex, ikea (og mini plakatrunde med RF), flytting av sofaer og alt mulig annet. Bemanningsmøte med Solveig usf Strategi med Gustav Studentimpulser med FIB Vært innom RF sitt styremøte Avtalt møte med UKEN (usf onsdag kl 12:00, om noen vil være med) Booking og div Kulturkomitemøte (idag, evaluering og strategi) Jobbet med Int.dager ØKONOMIANSVARLIG xxx INFORMASJONSANSVARLIG xxx PROSJEKTANSVARLIG xxx ADM. LEDER xxx RS V/AU Saker til høring

4 Heisann. Snakket litt med Prokom om Maos i går. Det er fortsatt ,- igjen av inventartilskuddet fra min tid som er øremerket til møbler/inventar til Maos. I juni 2006 ble ansvaret for prosjektoppfølging delegert til leder i Prokom (Rasmus og meg). Mitt forslag nå er å gi hovedansvaret for møbler/inventar til Maos (innenfor rammene på ,-) til Prokom, og at jeg eventuelt kan fungere som en rådgiver for dem. Tanken er at de da får ansvaret for å sluttføre prosjekteringen, men at det endelige forslaget går fra Kvast til EiA (og må endelig godkjennes av EiA). Kvast bør kanskje også komme med noen føringer på tidsbruk, hvor omfattende prosjektet skal være o.l. Hvis Prokom får det fulle ansvaret for dette prosjektet kan det kanskje være med på å dempe konfliktnivået noe. Føringer som kan legges fra Kvast er f.eks. at prosjektet skal være ferdig prosjektert og klart til bestilling senest 29. februar, at man så langt det er mulig skal kjøpe inn møbler som EiA kan skaffe gjennom sine leverandører og at prosjektet må være av en slik størrelse at det er mulig å gjennomføre i perioden fra byggeprosjektet er ferdig til åpningen av Kvarteret (altså at det er ferdig til åpning). Jeg kan godt følge denne saken videre ovenfor Prokom. Kom gjerne med innspill hvis dere har noen tanker rundt prosjektet. - Ivar Fra: Ivar Strand Til: Kvarterstyret Kopi til: Gustav og Rasmus Midler til utstyr og inventar 2. september i fjor sendte jeg et forslag til Universitetets budsjett fra Kvarteret. Bakgrunnen for dette var samtaler med UiB våren og sommeren 2005 hvor Drifts- og vedlikeholdsavtalen og samarbeidet mellom EiA og DAK ble diskutert. Det kom da fram at UiB har en søknadsfrist til sine budsjetter i september, og at DAK har mulighet til å sende inn forslag til dette. Det man søkte om var midler til å dekke møbler til Storelogen og Maos, samt midler til en oppgradering av toalettene. Utgangspunktet for dette var Drifts- og vedlikeholdsavtalen, denne lister opp hva UiB og DAK skal dekke av utgifter. Men selvom det står i avtalen at UiB skal dekke en ting må Kvarteret fortsatt sende inn forslag på de større tingene slik at dette blir tatt med i EiAs budsjettbehandling. Søknaden var også endel av en strategi om å redusere DAKs egne investeringer så mye som mulig gjennom å bruke støttemuligheter som EiA, Musikkverkstedordningen o.l. Håpet var også at en eventuelt innvilget søknad hos EiA/UiB ville være med å legge føringer når man eventuelt skal starte å reforhandle avtalen, eller når man skal søke penger til andre prosjekter.

5 6. juni fikk DAK tilbakemelding på søknaden, og vi har fått tildelt kr ,-, noe som er omtrent akkurat det vi søkte om. Disse pengene skal brukes i henhold til søknaden, altså til inventar/utstyr som ble skissert der. Bruken skal skje i samråd med Kontor for ombygging og vedlikehold hos EiA. Mitt forslag er at Kvarterstyret delegerer oppfølging av dette prosjektet til Rasmus og meg selv. Vi vil da utrede og hente inn tilbud og priser i samarbeid med Kontor for ombygging og vedlikehold, for så å sende dette til en endelig godkjenning hos Kvarterstyret. Grovprosjekteringen ble gjort allerede i høst, så målet er å få alt klart i løpet av sommeren, med toalettene som første prioritet. Mvh. Ivar Strand Vedlegg: Kvarteret forslag til EiAs budsjett Svar fra EiA

6 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører John Inge Keskitalo ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Robin Sandborg Magnus Øverli REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen AD Oppmøte på kurs o.l Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra leder

7 VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Saker til høring Åpningstider NG Vervekonkurranse Promotering av klubbkonseptene OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Hatt medarbeidersamtaler - Vært i møte med kommunen ang midler - Møte med Ivar ang flerbrukssal - Irritert meg over folk som ikke overholder frister og tider - Reiser til Stockholm på torsdag og har oppgave som skal leveres inn i tillegg SKJENKEANSVARLIG - Møte med vaktstyret - Møte med Skjenkestyret INTERNANSVARLIG - PG møte - Koordinering med Gustav - Målsetningsmøte med Gustav - Medarbeidersamtale med Iselin - Snakket med Sos.kom ang gjennomføring av interne arrangement - Ordnet kurs til skjenkegruppen - Dagkvarter annenhver onsdager er på plass, samt rutiner - Fått Christian til å ordne RMS kurs til alle kvartene - Bedt Stephanie sjekke opp i Ordensvaktkurs og Ansvarlig Vertskap - Skrevet semestermelding - Hatt en semi-lang samtale med Jan Fredrik - Åpnet NG2 EKSTERNANSVARLIG - Møte med UKEN og kulturstyret - Dorgemøte - Kontorarbeid: faktura, mail, rombooking (LAG, MAR +) etc - Kulturkomitemøte - Møte med Leo, ang. club, plakater, AV - Møte med FIB - Møte med BIKS

8 - Jobbet med internsjonale dager - Koordinering med usfs ØKONOMIANSVARLIG - Budsjett - Kontorarbeid - Reiser til Trondheim på torsdag og må levere inn en oppgave på nytt PR-ANSVARLIG - xxx PROSJEKTANSVARLIG - Dialog med Jens ang ferdigstillelse av NG2 - Sett på hva som mangler å gjøres i NG2 - Snakket med Jens ang Pro.kom - Sett på Branninnstrukser - Prøvd å kommunisere mellom org.sek og håndverkere - Avtalt møte om brannrutiner ADM. LEDER - Har snakket med Nygårsdgaten 2 AS ang. sykkelstatier i bakgang, dørlåser, branntavle, endret brannklassifisering av DAK i NG2 mm. - Har jobbet mye med å rydde opp i gammelt rot i faktura-/inkassosaker - Jobber med å få utaribedet målkort sammen med ansvarlige for disse - Jobber med å få laget et mer omfattende budsjettsystem regner med å ha dette klart først til revidert budsjett - Jobber med strategisk handlingsplan i forhold til høringspapirer - Sier opp gamle telefonabonnement som ikke lenger er i bruk fra UiB - Har avspasert to dager og hatt langhelg i Oslo - De nye telefoner er komt er kvarterets hovednummer RS V/AU - Vært i møte med Lov.Kom ang kjønnskvotering og felles dorge-representant - Sett på organisasjonsendringer fra KvaSt, selv om det var litt tynt - Vært på skjenkestyremøte - Lure på hvilke lokaler talerør og GF er satt i? Talerør = Studio USF, GF = Sardinen. Sende stillingsbeskrivelse til Ivar på ivar@kvarteret.no... Husk at det skal være entusiastisk Kvarteret-talerør og GF-talerør 1.nov kl 16. FASTAD GLEM/DORG Glem - Mailproblemer - Rydding - Gruppe-ting - Talerør 1.nov - Utsettelses OK49 (3mnd) Dorg - Dorgeavtalene er endret i samrbeid med Samfunnet, men de andre dorgene engasjerer seg ikke, og avtalene er dermed fortsatt ikke underskrevet - Studentimpuls møte

9 - Rombooking neste semester? ØKONOMIRAPPORT En av de bedre rapportene i år. Har vært lave salgsinntekter, grunnet 4 mnd uten inntekter. Hatt mange ekstraordinære kostnader grunnet NG2, og har havnet i likviditets problemer. Jobber med å løse inn obligasjoner for å bedre dette. Har hatt høye varekostnader grunnet dårlig varekontroll, svinn og manglende inntekter fra USF Verftet. SKiBAS og KvaSt bør jobbe med balanse og likvidetsbudsjettering fra og med nyåpning av OK49. Liten forskjell på prognose og budsjett. (Budsjettet er det som er vedtatt, Prognose er det vi vet pga ny informasjon...budsjett blir da justert) Stort avvik på matsalg, grunnet at kjøkkenet ikke var ferdigstillt. Samt mangel på kokker. Utfordringer på internkontroll og varekontroll er også beskrevet i rapporten. RS og økonomigruppen, kanskje de burde engasjere seg og innvolvere seg i dette. Jon Inge tar dette tilbake til RS. Blir annet innhold i rapporten neste mnd, siden Vassdal og Eriksen tar over jobben DAK2 Iselin har sendt mail. Graving er utsatt til 2.januar og prosessen vil bli 3 mnd forsinket slik det foreligger per dags dato. Vi sender informasjon til alle andre så snart vi får vite noe mer. INNBOKSEN Eksisterer ikke grunnet mailproblemer. Har noen svart Folken som sendte mail til oss? Iselin skal svare, Rikke videresender mailen. AD Oppmøte på kurs o.l Hva gjør vi med folk som ikke møter opp på kurs, seminarer og lignende? Vi taper masse penger på dette. En måte å gjøre det på er å fastsette en sum som en slags bot, samt bindene påmelding. Lage retningslinjer. VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Til grunn : Referat Vedtaksforslag : Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 32-07

10 For 5 Mot 0 Avholdende SAKER TIL HØRING Til grunn: Høringspapirer fra kvarterstyret Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å sende ut følgende saker til høring; driftsbudsjett, semestermelding og strategisk handlingsplan, med endringer, i forbindelse med Det Akademiske Kvarter sin 26. Generalforsamling. For 5 Mot 0 Avholdende ÅPNINGSTIDER NG2 Til grunn: Skriv fra skjenkestyret v/ leder, Marte Strømme Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å sette åpningstiden i NG2 på søndager til kl For 5 Mot 0 Avholdende VERVEKONKURRANSE Til grunn: Skriv fra RekkrutteringsKomiteen v/leder, Steinar Heldal Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å gi 19 middagsbonger i premie til vervekonkurranse i regi av Rekrutteringskomiteen. Middagsbongene har gyldighet høst 2007 og vår For 5 Mot 0 Avholdende PROMOTERING AV KLUBBKONSEPTER Til grunn: Skriv fra PRansvarlig, Robin Sandborg Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innvilge inntil 2 200,- på å trykke opp plakater for klubbkonsepter I NG2 For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken trekkes, da man mest sannsynlig allerede har støtte til dette. OPPSUMMERING

11 AD neste møte : Reforhandle avtale med Verftet Rikke, vedtak til neste gang : Retningslinjer til bot på manglende oppmøte på kurs o.l.

12 Samarbeidsavtale mellom Det Akademiske Kvarter og Studentersamfunnet. 1. Innledning 1.1 Avtalens parter Avtalen regulerer forholdet mellom Studentersamfunnet i Bergen (heretter kalt Samfunnet) og Det Akademiske Kvarter (heretter kalt DAK) 1.2. Avtalens bakgrunn og formål Samfunnet har i følge DAKs statutter status som Driftsorganisasjon ved det Det Akademiske Kvarter. Statuttene regulerer flere sider av forholdet mellom avtalepartene. Formålet med denne avtalen er å fastslå de respektives parters ansvar, rettigheter og plikter i forbindelse med Samfunnets regulære drift på Det Akademiske Kvarter (USF Verftet). Drifts-organisasjonene bestemmer selv den interne ansvars-, rettighets- og pliktfordelingen ved fellesarrangement. Samfunnet plikter seg til å lokalisere sin regulære drift på Det Akademiske Kvarter (USF Verftet) jfr. DAKs statutter. DAK plikter å stille lokaler på USF Verftet til disposisjon som skal benyttes med tanke på å avholde arrangementene. Arrangementene skal representere et fast utadrettet tilbud til studentene i Bergen. Samfunnet, USFK og DAK skal sammen jobbe for å gjennomføre alle arrangement på en hyggelig, smidig og sikker måte. Kvarteret tillater ikke bruk av lokaler til arrangement som er i strid med norsk rett, slik som brannvedtekter, regler om opphavsrett, alkohollovgivning, reklamelovgivning, polititvedtekter om plakatopphenging, signalrettigheter, markedsføringsregler. 1.3 Virkeområde Denne avtalen omfatter alle Samfunnets arrangement i samarbeid med DAK i lokaler på USF Verftet og/eller andre lokaler stilt til disposisjon av DAK. Samfunnet skal har fortrinnsrett på Sardinen hver tirsdag, onsdag og torsdag under avtaleperioden, og kan i tillegg avholde arrangement på andre dager og i andre lokaler ved USF Verftet etter nærmere avtale. Dersom det viser seg å være vanskelig å gjennomføre et arrangement i et reservert lokale skal Samfunnet være fleksible og samarbeide om å finne en løsning. I tillegg til denne avtalen er partene bundet av skjenkeloven og DAKs statutter. Disse er overordnet denne avtalen. Samfunnet kan ikke overdra eller på annen måte disponere over rettighetene etter denne avtalen. Fremleie skal godkjennes av Kvarterstyret. Særavtaler kan settes over denne avtalen. 1.4 Definisjoner USF - USF Verftet USFK - USF Kafedrift AS

13 2. DAKs ansvar og rettigheter 2.1 Plikter DAK plikter å la Samfunnet benytte lokale disponert av DAK ved USF Verftet uten leiekostnader. DAK plikter å la Samfunnet benytte seg av teknisk utstyr disponert av DAK, forbeholdt at Samfunnet følger rett prosedyre for booking av utstyr og tekniker. DAK stiller med nødvendig vakthold, skjenkere og teknikere til Samfunnets arrangement, forbeholdt at Samfunnet følger rett prosedyre for booking av personell. Skjenkerne skal være på plass minimum 30 minutter før dørene åpner. Kraft skal være på plass minimum 30 minutter før dørene åpner. 2.3 Rettigheter Kvarterstyret kan til enhver tid inspisere arrangementer i regi av Samfunnet. Teknisk ansvarlig og personell ved USF Verftet som har overordnet brannvernansvar eller skjenk ansvar kan til en hver tid inspisere arrangementer. Ansatte ved USFK har gratis adgang til alle arrangementer i regi av Samfunnet. 2.4 Forsikring Kvarteret plikter å tegne tilstrekkelig person- og tingskadeforsikring for Samfunnets arrangementer. Her kan det spesielt nevnes ulykkes- og ansvarsforsikring vedrørende personskader rettet både mot publikum og Kvarterets aktive medarbeidere under Samfunnets arrangementer. Kvarteret er ansvarlig for halvparten av lidt skade/erstatning som ikke dekkes av forsikring. Ved utvist grov uaktsomhet eller forsett fra Kvarteret står Kvarteret alene ansvarlig. 3. Samfunnets ansvar og rettigheter 3.1 Plikter Samfunnet skal etterstrebe at det blir avholdt ukentlige arrangement, både tirsdag, onsdag og torsdag. Mangler ved lokalene kan medføre at Samfunnets plikt til å avholde arrangementer bortfaller. Videre kan denne plikten falle bort grunnet begivenheter utenfor Samfunnets kontroll. I begge tilfeller tiltrer plikten på nytt etter at vedkommende hindring/mangel er tilstrekkelig avhjulpet. Eksternansvarlig skal ha melding fortløpende dersom avtalte arrangement bortfaller. Arrangementer som Samfunnet avholder, i lokaler stilt til disposisjon av DAK, i samarbeid med kommersielle aktører skal godkjennes av Kvarterstyret. 3.2 Avvikling Samfunnet plikter å stille med tilstrekkelig antall personell for å sikre en forsvarlig avvikling av arrangementet, inkl. etter behov kontaktperson, brannvakter/streifvakter, og annet personell rundt avviklingen av arrangement.

14 Samfunnet er selv ansvarlig for billettsalg i forbindelse med sine arrangementer. Inntektene fra dette salget tilfaller Samfunnet. Samfunnet er selv ansvarlig for å gjøre i stand lokalet og sørge for at det etterlates i samme stand som ved ankomst. Samfunnet plikter å behandle lokalene på en aktsom måte, hva angår så vel bygningen, inventar og annet løst utstyr. Samfunnet plikter videre å følge de husordensregler som DAK til enhver tid har fastsatt. 3.5 Forsikring Samfunnet plikter å tegne ansvarsforsikring til dekning av tings- og personskade forvoldt av deres personell. Ansvarsforsikringen skal dekke et eventuelt arbeidsgiveransvar som kan påføres etter skadeerstatningsloven 2-1. Samfunnet plikter å tegne yrkesskadeforsikring for deres personell. Disse forsikringsavtalene skal forevises og godkjennes av Kvarterstyret, og endringer i disse forsikringsavtalene skal øyeblikkelig forelegges Kvarterstyret for godkjennelse. Brudd på denne bestemmelsen kan fra Kvarteret sin side ansees som vesentlig mislighold av avtalen. Samfunnet må selv ordne med forsikring av egne eiendeler. Dette gjelder også utstyr innleid og/eller betalt av Samfunnet. DAK har intet ansvar for tap eller skade på disse. Samfunnet skal betale egenandel for de skader som skyldes Samfunnet selv eller deres ansatte, eller personer som de gir adgang til sine lokaler. Ved grov uaktsomhet eller forsett fra samfunnets side eller noen samfunnet hefter for etter denne avtale vil Samfunnet stå ansvarlig for hele skaden som ikke dekkes av forsikring etter pkt Rapportering Samfunnet skal en gang i semesteret oversende Kvarterstyret rapport om sin økonomiske drift. Rapporten skal inneholde resultat- og balanseregnskap. 4. Samarbeidsforhold og kontaktpersoner 4.1. Ansvar Samfunnet stiller med en hovedansvarlig til hvert arrangement, ansvarsområde er rommet hvor arrangementet blir avholdt. Hovedansvarlig har ansvar for at lover og interne regler (for eksempel skjenkeregler, brannreglement og rydderutiner av bar o.l.) blir overholdt i sitt ansvarsområde. Overordnet brannansvarlig ved USF kan til enhver tid fatte de beslutninger som er nødvendig for å opprettholde sikkerhet og orden. Ved brann vil vaktansvarlig med vakter tre inn som et ledd mellom brannansvarlig ved USF og kontaktpersonen for hvert enkelt arrangement Opplæring DAK skal stå for opplæring i og gjennomføring av brann- og førstehjelpsrutiner for personalet dersom dette er nødvendig. Eventuelle kostnader deles likt mellom partene. Alle nye arbeidere er pliktig til å delta på DAKs organisasjonsseminar 2, da alle arbeidere må ha gjennomført grunnleggende opplæring av brannrutiner før de kan jobbe.

15 4.3. Leverandør- og sponsoravtaler DAK plikter å informere Samfunnet om partenes plikter i henhold til leverandør- og sponsoravtaler. Samfunnet må overholde disse pliktene. Produkter fra konkurrerende leverandører som Kvarteret har forpliktet seg til ikke å inngå avtale med, må heller ikke benyttes av Samfunnet. Det gjelder både varesalg, teknisk utstyr og ekspertise. Kvarterstyret kan ved skriftlig søknad i særskilte tilfeller gi dispensasjon fra dette punktet. Samfunnet plikter å holde Kvarteret fortløpende informert om slike eksisterende avtaler og avtaler som søkes inngått Profilering Profilering skal foregå i henhold til gjeldende PR-avtale, samt under hensyntagen til DAK og USF sin profil Bookingrutiner Eksternansvarlig er ansvarlig for å koordinere rommene DAK har til rådighet. En bookinghenvendelse skal inneholde: a) Tidspunkt b) Kort beskrivelse av arrangementet c) Hvilket rom man ønsker å benytte. Fullstendig liste med arrangementinformasjon skal sendes til eksternansvarlig senest 17ende måneden før arrangementet. Samfunnet kan be om å holde av en booking, for å bekrefte den seinere, men da skal eksternansvarlig ha tilbakemelding per e-post, som enten bekrefter eller avkrefter bookingen. Bookinger som er holdt av, må avkreftes 9 dager før satt arrangementsdato. Hvis ikke kan DAK holde Samfunnet ansvarlig for leiekostnader på det aktuelle lokalet, samt kostnader på reservert utstyr og kostnader knyttet til ekstra bemanning satt opp av USFK., ekstra bemanning kan inkl. skjenkeansvarlig og teknisk ansvarlig om USFK har sett behov for å sette slike opp. Dette gjelder ikke om arrangementet blir avlyst pga faktorer utenfor Samfunnets kontroll. Booking kan også skje etter denne datoen. Forespørsel sendes via mail til eksternansvarlig så fort som mulig. Eksternansvarlig bekrefter eller avkrefter bookingen så snart som mulig. Ved endringer eller nye arrangement, må eksternansvarlig informeres om dette snarest per e-post. Ved endringer vil eksternansvarlig etterstrebe å sette opp ekstra bemanning. Ved andre endringer som angår begge parter skal eksternansvarlig informeres snarest per . Kraftetaten har ansvar for teknisk utstyr og ekstra inventar. Bestillingen må leveres via mail senest fredag kl før den aktuelle arrangementet. Bestillingen skal inneholde arrangementinformasjon og fullstendig rider for lyd og lys.

16 Forventet besøkstall for våre arrangementer er: tirsdag 40 pers, onsdag 30 pers, torsdag 50 pers. Dersom Samfunnet forventer et besøkstall som avviker veldig fra disse tallene skal Samfunnet gi beskjed senest en uke før arrangementet. Samfunnet har ikke ansvar for feilaktige beregninger Gjensidig belønning av hverandres aktive medlemmer DAK (USF Verftet): Internøl og internvin til 35,- i alle barer på USF. Te og kaffe til kr 15,- Påfyll til kr 7,- På jobb: Gratis te og kaffe. 50% rabatt på mat. DAK (Nygårdsgaten 2): Internøl på mandag, onsdag og søndag. Gratis te og kaffe. 25% rabatt på mat, når en er på jobb. Dette gjelder kun ved fremvisning av gyldig medlemsbevis. Dette medlemsbeviset må ha DAK-stempel for å være gyldig på USF og NG2. Samfunnet Gratis inngang på alle Samfunnets arrangementer. 5. Varighet 1. Denne avtalen er gyldig fra xx/xx /200x til og med xx/xx/200x. Avtalen vert deretter automatisk fornya for seks 6 månader av gongen, inntil ein av partane seier den opp, med tre 3 mnd oppsigelsestid. Dispensasjon fra oppsigelsestid kan bli gitt av Kvast. 6. Endringer Endringer i denne avtale må gjøres skriftlig, ved enighet mellom partene. DATO OG SIGNATUR Det Akademiske Studenter Samfunnet Kvarter.... Ingrid Solstrand Avtale Det Akademiske Kvarter, versjon av 00/00/00

17 Til : KvaSt Fra : Internansvarlig Emne : Vedtak : Retningslinjer for påmelding/avmelding til kurs Dato : Hei Da man lenge har sett at man taper penger på å arrangerer kurs til frivillig arbeidskraft på Det Akademiske Kvarter er det på tide å stramme inn rutinene rundt kurs som avholdes i regi av Kvarteret. Jeg fremmer derfor følgende vedtak på grunnlag av vedlagt skriv : Kvarterstyret vedtar å følge vedlagte retningslinjer for påmelding og avmelding til kurs som holdes i regi av KvaSt og Personalgruppen. Vedtaket trer i kraft 1.Januar 2008 Vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, KvaSt RETNINGSLINJER FOR PÅMELDING TIL KURS o.l Dette er rutiner som skal følges hver gang man skal avholde kurs. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

18 Påmelding : 1) Alle forespørsler om påmelding til kurs i regi av Det Akademiske Kvarter skal sendes fra Kvarterstyret eller Personalgruppen seneste 4 uker før kurset skal avholdes. 2) Påmeldingsfrist er en (1) uke etter at påmeldingslisten er sendt ut. 3) Påmeldingen er bindene. Avmelding : 1) Avmeldingsfrist er to (2) uker etter at påmeldingslisten er sendt ut. 2) Avmelding av personer skal skje ved navn, ikke antall personer. 3) Skjer avmelding etter den gitte tidsfristen, skal grunn til avmelding kunne dokumenteres. Konsekvenser ved manglende avmelding : Dersom en påmeldt person ikke møter opp og gyldig frafallsgrunn ikke kan dokumenteres blir personens arbeidsgruppe/driftsorganisasjon belastet i henhold til satsene under.for arbeidsgruppene blir beløpet trukket fra sosialpengene til gruppen. Driftsorganisasjonene blir fakturert. Satser* : Led.Sem kr 400,-** Org.sem 1 Kr 500,-** Førstehjelpskurs kr 350,-** Brannkurs kr 250,-** Ordensvaktkurs kr 1350,-*** Ansvarlig Vertskaps kurs kr 1350,-*** *Satsene er pr person **Prisen er utregnet etter en gitt sum delt på maks antall deltakere ***Prisen er faktisk pris per person Med vennlig hilsen Rikke Vestergaard Internansvarlig, Kvarterstyret besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

19 Skjenkestyret vel å foreslå nye opningstider i Ng2 og kutt i arbeid på Verftet. Dette er grunna overarbeida medlemmer i båe skjenkestyret og skjenkegruppa me ynskjer desse endringane. Det har vore ei rovdrift av arbeidarar som ikkje er forsvarlig. Dette har ført til at skjenkegruppa har mista mange medlemar, og har ikkje kapasitet til å fortsette med den arbeidsmengda me no har. Det er viktig å ta omsyn til dei arbeidarane me har og kutte ned på arbeidsmengda snarast. Skjenkestyret som skulle vera eit om lag 100% administrativt styre har måtta arbeide mellom 2-4 gangar i veka i tillegg til styrearbeid. Denne arbeidsmengda har medført at skjenkestyret har måtta nedprioritera styrearbeid for å få plassen til å gå rundt. Det er ein stor mangel i DAer i skjenkegruppa, og ikkje minst menneske som ynskjer å bli DA. Me kan sikta til episodar der folk har måtta jobba mellom 2-8 skift i løpet av ei veke, jobba doble skift og jobba aleine bak baren i Ng2. Dette forslaget vil og minske arbeidsmengda til grupper som vakt og kraft. Dette er grupper som og har slitt med bemanningsproblematikk dette semesteret. Me har tatt omsyn til det økonomiske aspektet ved drifta, me har då valt å halde opent når det er størst omsetning. Me har og tatt omsyn til Inghild sitt arbeid på kjøkkenet, og ynskjer difor ikkje kutte ned på skifta med matserveringa på vekedagane. Me i sittande skjenkestyret ser desse endringane som naudsynte for at skjenkegruppa skal ha moglegheit til å fungere dei resterande vekene av semesteret. Dette er ikkje naudsynt eit forslag som er permanent, men i den nedbrotne tilstanden som skjenkestyret/skjenkegruppa no er i er det viktig å minske arbeidsmengda. Dei endringane i opningstidene me ynskjer er: Måndag 12:00 21:00 DA 2 Skjenker 4 Tysdag 12:00 21:00 DA 2 Skjenker 4 Onsdag 12:00 21:00 DA 2 Skjenker 4 Torsdag 12:00 01:00 DA 3 Skjenker - 6 Fredag 12:00 03:00 DA 3 Skjenker 6 Laurdag 18:00 03:00 DA 2 Skjenker 4 Søndag 19:00 00:00 DA 1 Skjenker 1 Uke DA 15 Skjenkere 31 + Verftet Dette kjem til å påverke en del arrangement som har tatt sted i Ng2: Fotball pub og jam forsvinner. Evnt. Dj konsept onsdagar vert ramma. Quiz vert ikkje påverka på anna måte enn at tidene må endras.

20 Me ynskjer og å kutte ut skjenking på samfunnet sine arrangement på Verftet. Dette er grunna lite sal av alkohol på arrangementet, som medfører at me bruker 1 DA og 1 skjenker på ingenting 3 gangar i veka. Dette har vist seg å bli eit irritasjonsmoment innad i dei forskjellige gruppene. Me er villige til å fortsette å skjenke på dei store arrangementa slik som heilhus og konsertar. Inghild stiller seg bak dette forslaget 100% Vaktstyret stiller seg bak forslaget 100% Dette har blitt tatt opp på skjenketing den 21 oktober 2007, der gruppa som satt i lokalet stilte seg bak forslaget. Om ikkje dette går igjennom med umiddelbar verking, kjem sittande og påtroppande skjenkestyre til å trekke seg. (Med mulig unntak av Irlin Søvde som ikkje er mulig å nå grunna opphald i Kina.) Mvh Marte Strømme, Leder skjenkestyret Tove K. Haugsbø, Nestleder/personalansvarlig skjenkestyret Marit Utnes, Økonomiansvarlig skjenkestyret Haakon Hoff Jørgensen, Arrangementansvarlig skjenkestyret Thine Gjersem, Kurs- & kompetanseansvarlig skjenkestyret Bjarte W. Helgesen, Innkjøpsansvarlig skjenkestyret Pia Katrin Haugen, Sosialansvarlig skjenkestyret Kristin Bergval, PR & Quizansvarlig skjenkestyret Karin Røste, Kokkeansvarlig skjenkestyret

21 Skjenkestyret kjem då med følgjande vedtaksforslag: KvaSt vedtar å endre opningstidene i Ng2 med føljande: Måndag 12:00 21:00 Tysdag 12:00 21:00 Onsdag 12:00 21:00 Torsdag 12:00 01:00 Fredag 12:00 03:00 Laurdag 18:00 03:00 Søndag 19:00 00:00 KvaSt vedtar å avslutte samarbeidet med samfunnet der skjenkegruppa skjenker på debattar på USF Verftet.